Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Hinweis

Zum proaktiven Aufbewahren oder Löschen von Postfachinhalten für die Informationsgovernance in Microsoft 365 empfehlen wir, dass Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus dem Microsoft 365 Compliance Centeranstelle der Messaging-Datensatzverwaltung verwenden, die auf dieser Seite beschrieben wird. Sie sollten jedoch weiterhin die Messaging-Datensatzverwaltung verwenden, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben.

Wenn Sie derzeit die Verwaltung von Messaging-Datensätzen verwenden, funktioniert dieses ältere Feature weiterhin parallel mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Es wird jedoch empfohlen, in Zukunft stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zu verwenden. Sie bieten einen einzigen Mechanismus, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten in Microsoft 365 zentral zu verwalten.

In Exchange Online können Sie Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten. Aufbewahrungsrichtlinien werden angewendet, indem Aufbewahrungstags erstellt und zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden, die auf Postfachbenutzer angewendet wird.

Hier ist ein Video, in dem gezeigt wird, wie Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und auf ein Postfach in Exchange Online anwenden.

Weitere Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Messaging Records Management Procedures.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

  • Geschätzte Zeit bis zum Abschließen dieser Aufgabe: 30 Minuten.

  • Für die Verfahren in diesem Thema sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in den einzelnen Verfahren.

  • Postfächer, auf die Sie Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, müssen sich auf Exchange Server 2010- oder höher-Servern befinden.

  • Informationen zu Tastenkombinationen für die Verfahren in diesem Thema finden Sie unter Tastenkombinationen für das Exchange Admin Center.

Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen zu den benötigten Berechtigungen finden Sie im Eintrag "Messaging-Datensatzverwaltung" in den Featureberechtigungen in Exchange Online Thema.

Verwenden des EAC zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

  1. Navigieren Sie zu > Aufbewahrungstags für die Complianceverwaltung, und klicken Sie dann auf "Symbol  hinzufügen".

  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Automatisch auf das gesamte Postfach angewendet (Standard): Wählen Sie diese Option aus, um ein Standardrichtlinientag zu erstellen. Mithilfe von Standardrichtlinientags können Sie eine Standardlöschrichtlinie und Standardarchivrichtlinie erstellen, die für alle Elemente im Postfach gilt.

      Hinweis

      Ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Voicemailelementen kann nicht in der Exchange-Verwaltungskonsole erstellt werden. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines DPT zum Löschen von Voicemailelementen finden Sie unten in Exchange Online PowerShell-Beispiel.

    • Wird automatisch auf einen bestimmten Ordner angewendet: Wählen Sie diese Option aus, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (Retention Policy Tag, RPT) für einen Standardordner wie Posteingang oder gelöschte Elemente zu erstellen.

      Hinweis

      Aufbewahrungsrichtlinientags können nur mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen erstellt werden.

    • Von Benutzern auf Elemente und Ordner (Persönlich) angewendet: Wählen Sie diese Option aus, um persönliche Tags zu erstellen. Diese Tags ermöglichen Benutzern von Outlook und Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) das Anwenden von Einstellungen für das Archivieren oder Löschen auf eine Nachricht oder Ordner, die sich von den Einstellungen unterscheiden, die auf den übergeordneten Ordner oder das gesamte Postfach angewendet wurden.

  3. Der Titel und die Optionen der Seite "Neuer Aufbewahrungstag" variieren je nach ausgewähltem Tagtyp. Füllen Sie folgende Felder aus:

    • Name: Geben Sie einen Namen für das Aufbewahrungstag ein. Der Tagname dient nur zu Anzeigezwecken und hat keine Auswirkungen auf den Ordner oder das Element, auf den das Tag angewendet wird. Bedenken Sie, dass die von Ihnen bereitgestellten persönlichen Tags in Outlook und Outlook im Web verfügbar sind.

    • Weisen Sie dieses Tag den folgenden Standardordner zu: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Automatisch auf einen bestimmten Ordner anwenden ausgewählt haben.

    • Aufbewahrungsaktion: Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, nachdem das Element seinen Aufbewahrungszeitraum erreicht hat:

    • Löschen und Wiederherstellen zulassen: Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente zu löschen, aber benutzern die Möglichkeit zu geben, sie mithilfe der Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook oder Outlook im Web wiederherzustellen. Elemente werden aufbewahrt, bis die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, die für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfiguriert ist, erreicht ist.

    • Endgültig löschen: Wählen Sie diese Option aus, um das Element endgültig aus der Postfachdatenbank zu löschen.

      Wichtig

      Postfächer oder Elemente, die der Compliance-Archivierung bzw. dem Beweissicherungsverfahren unterliegen, werden aufbewahrt und bei Compliance-eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren.

    • Wechseln zum Archivieren: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Sie ein DPT- oder ein persönliches Tag erstellen. Wählen Sie diese Aktion zum Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.

    • Aufbewahrungszeitraum: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um anzugeben, dass Elemente niemals gelöscht oder in das Archiv verschoben werden sollen.

    • Wenn das Element das folgende Alter erreicht (in Tagen): Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die Anzahl der Tage an, die Elemente aufbewahrt werden sollen, bevor sie verschoben oder gelöscht werden. Der Aufbewahrungszeitraum für alle unterstützten Elemente – ausgenommen Kalender- und Aufgabenelemente – wird ab dem Datum berechnet, an dem ein Element empfangen oder erstellt wird. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalender- und Aufgabenelemente wird ab dem Enddatum berechnet.

    • Kommentar: Benutzen Sie dieses optionale Feld zur Eingabe von administrativen Notizen oder Kommentaren. Das Feld wird Benutzern nicht angezeigt.

Verwenden Exchange Online PowerShell zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicyTag, um ein Aufbewahrungstag zu erstellen. Unterschiedliche im Cmdlet verfügbare Optionen ermöglichen Ihnen das Erstellen verschiedener Typen von Aufbewahrungstags. Verwenden Sie den Parameter Type, um ein DPT ( All ), RPT (geben Sie einen Standardordnertyp, z. Inbox B. ) oder ein persönliches Tag ( ) zu Personal erstellen.

Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Löschen aller Nachrichten im Postfach nach 7 Jahren (2556 Tagen).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Verschieben aller Nachrichten in das Compliance-Archiv in 2 Jahren (730 Tagen).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Voicemailnachrichten nach 20 Tagen.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Dieser Befehl erstellt ein Aufbewahrungsrichtlinientag zum endgültigen Löschen der Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner nach 30 Tagen.

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Dieser Befehl erstellt ein persönliches Tag, bei dessen Anwendung Nachrichten nie gelöscht werden.

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Schritt 2: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen zu den benötigten Berechtigungen finden Sie im Eintrag "Messaging-Datensatzverwaltung" in den Featureberechtigungen in Exchange Online Thema.

Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole

  1. Navigieren Sie zu Aufbewahrungsrichtlinien für die Complianceverwaltung, > und klicken Sie dann auf "Symbol hinzufügen".

  2. Füllen Sie unter Neue Aufbewahrungsrichtlinie die folgenden Felder aus:

    • Name: Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie ein.

    • Aufbewahrungstags: Klicken Sie auf  "Hinzufügen"-Symbol. um die Tags auszuwählen, die Sie dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten.

      Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Tags enthalten:

      • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben.

      • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen.

      • Ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen.

      • Ein Aufbewahrungsrichtlinientag pro Standardordner, wie z. B. Posteingang, um Elemente zu löschen.

      • Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags.

      Hinweis

      Sie können einer Aufbewahrungsrichtlinie zwar beliebig viele persönliche Tags hinzufügen; viele persönliche Tags mit unterschiedlichen Aufbewahrungseinstellungen können Benutzer aber zusätzlich verwirren. Es wird empfohlen, mit einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags zu verknüpfen.

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne dieser Aufbewahrungstags hinzuzufügen, doch Elemente im Postfach, für das die Richtlinie gilt, werden nicht verschoben oder gelöscht. Sie können einer Aufbewahrungsrichtlinie auch nach ihrer Erstellung Aufbewahrungstags hinzufügen bzw. aus dieser entfernen.

Verwenden von Exchange Online PowerShell zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

In diesem Beispiel wird die Aufbewahrungsrichtlinie RetentionPolicy-Corp erstellt und der Richtlinie mithilfe des Parameters RetentionPolicyTagLinks fünf Tags zugeordnet.

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter New-RetentionPolicy.

Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer

Nachdem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, wenden Sie sie auf Postfachbenutzer an. Sie können auf mehrere Benutzer unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien anwenden. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer.

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Nachrichten bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen verschoben oder gelöscht.

Gehen Sie wie folgt vor, um sich zu vergewissern, dass die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde:

  1. Ersetzen Sie <Mailbox Identity> den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Alias des Postfachs, und führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell-Befehl aus, um den MRM-Assistenten manuell für ein einzelnes Postfach auszuführen:

    Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
    
  2. Melden Sie sich mit Outlook oder Outlook im Web bei dem Postfach an, und überprüfen Sie, ob Nachrichten entsprechend der Richtlinienkonfiguration gelöscht bzw. in ein Archiv verschoben wurden.

Tipp

Liegt ein Problem vor? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.