Aufbewahrungstags und AufbewahrungsrichtlinienRetention tags and retention policies

In Exchange Server und Exchange Online hilft die Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) Organisationen bei der Verwaltung des e-Mail-Lebenszyklus und bei der Verringerung rechtlicher Risiken im Zusammenhang mit e-Mail und anderen Kommunikationen.In Microsoft Exchange Server and Exchange Online, Messaging records management (MRM) helps organizations to manage email lifecycle and reduce legal risks associated with e-mail and other communications. MRM vereinfacht die Aufbewahrung von Nachrichten, die zum Erfüllen der Anforderungen von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Vorgaben notwendig sind, sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Nutzen mehr haben.MRM makes it easier to keep messages needed to comply with company policy, government regulations, or legal needs, and to remove content that has no legal or business value.

Sehen Sie sich dieses Video an, um einen schnellen Überblick über das Anwenden von Aufbewahrungstags und einer Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach in Exchange Online zu finden.Watch this video for a quick overview of how to apply retention tags and a retention policy to a mailbox in Exchange Online.

Messaging Records Management strategyMessaging Records Management strategy

MRM in Exchange Server und Exchange Online wird mithilfe von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien erreicht.MRM in Exchange Server and Exchange Online is accomplished by using retention tags and retention policies. Bevor Sie die Details zu den einzelnen Aufbewahrungs Features erläutern, müssen Sie wissen, wie die Features in der gesamten MRM-Strategie verwendet werden.Before discussing the details about each of these retention features, it's important to learn how the features are used in the overall MRM strategy. Diese Strategie basiert auf folgenden Themen:This strategy is based on:

  • Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinientags zu Standardordnern, beispielsweise dem Posteingang und dem Ordner für gelöschte Elemente.Assigning retention policy tags (RPTs) to default folders, such as the Inbox and Deleted Items.

  • Anwenden von Standardrichtlinientags auf Postfächer, um die Aufbewahrung aller nicht markierten Elemente zu verwalten.Applying default policy tags (DPTs) to mailboxes to manage the retention of all untagged items.

  • Möglichkeit für Benutzer, benutzerdefinierten Ordnern und einzelnen Elementen persönliche Tags zuzuweisen.Allowing the user to assign personal tags to custom folders and individual items.

  • Trennen der MRM-Funktionalität von den Verwaltungs- und Archivierungsvorgängen, die Benutzer für ihren Posteingang durchführen. Benutzer müssen Nachrichten nicht anhand von Aufbewahrungsanforderungen in verwalteten Ordnern ablegen. Einzelne Nachrichten können ein anderes Aufbewahrungstag aufweisen als die Ordner, in denen sie enthalten sind.Separating MRM functionality from users' Inbox management and filing habits. Users aren't required to file messages in managed folders based on retention requirements. Individual messages can have a different retention tag than the one applied to the folder in which they're located.

Die folgende Abbildung zeigt die Aufgaben im Zusammenhang mit der Implementierung dieser Strategie.The following figure illustrates the tasks involved in implementing this strategy.

Verwenden von Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten

AufbewahrungstagsRetention tags

Wie in der vorstehenden Abbildung dargestellt, werden Aufbewahrungstags zum Anwenden von Aufbewahrungseinstellungen auf Ordner und einzelne Elemente wie e-Mail-Nachrichten und Voicemail verwendet.As illustrated in the preceding figure, retention tags are used to apply retention settings to folders and individual items such as e-mail messages and voice mail. Mit diesen Einstellungen wird angegeben, wie lange eine Nachricht in einem Postfach verbleibt und welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn die Nachricht das angegebene Beibehaltungsalter erreicht.These settings specify how long a message remains in a mailbox and the action to be taken when the message reaches the specified retention age. Wenn der Aufbewahrungszeitraum einer Nachricht abläuft, wird sie in das Compliance-Archiv des Benutzers verschoben oder gelöscht.When a message reaches its retention age, it's moved to the user's In-Place Archive or deleted.

Einstellungen in einem Aufbewahrungstag

Mithilfe von Aufbewahrungstags können Benutzer ihre eigenen Postfachordner und einzelne Elemente für die Aufbewahrung kennzeichnen. Die Benutzer müssen Elemente nicht länger in verwalteten Ordnern archivieren, die von einem Administrator auf Grundlage der Anforderungen für die Nachrichtenaufbewahrung bereitgestellt werden.Retention tags allow users to tag their own mailbox folders and individual items for retention. Users no longer have to file items in managed folders provisioned by an administrator based on message retention requirements.

Typen von AufbewahrungstagsTypes of retention tags

Aufbewahrungstags werden in die folgenden drei Typen unterteilt, je nachdem, wer sie anwenden kann und wo in einem Postfach sie angewendet werden können.Retention tags are classified into the following three types based on who can apply them and where in a mailbox they can be applied.

Typ des AufbewahrungstagsType of retention tag Angewendet...Applied... Angewendet von...Applied by... Verfügbare Aktionen...Available actions... DetailsDetails
StandardrichtlinientagDefault policy tag (DPT) Automatisch auf das gesamte PostfachAutomatically to entire mailbox
Ein Standardrichtlinientag wird auf nicht gekennzeichnete Elemente angewendet, d. h. Elemente, auf die Aufbewahrungstags weder direkt noch durch Vererbung über den Ordner angewendet wurden.A DPT applies to untagged items, which are mailbox items that don't have a retention tag applied directly or by inheritance from the folder.
AdministratorAdministrator In Archiv verschiebenMove to archive
Löschen und Wiederherstellung zulassenDelete and allow recovery
Permanent löschenPermanently delete
Benutzer können auf ein Postfach angewendete Standardrichtlinientags nicht ändern.Users can't change DPTs applied to a mailbox.
AufbewahrungsrichtlinientagRetention policy tag (RPT) Automatisch auf einen StandardordnerAutomatically to a default folder
Standardordner sind Ordner, die in allen Postfächern automatisch erstellt werden. Beispiel: Posteingang, Gelöschte Elemente und Gesendete Elemente. Eine Liste der unterstützten Standardorder finden Sie unter Default folders that support Retention Policy Tags. Default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items. See the list of supported default folders in Default folders that support Retention Policy Tags.
AdministratorAdministrator Löschen und Wiederherstellung zulassenDelete and allow recovery
Permanent löschenPermanently delete
Benutzer können auf einen Standardordner angewendete Standardrichtlinientags nicht ändern.Users can't change the RPT applied to a default folder.
Persönliches TagPersonal tag Manuell auf Elemente und OrdnerManually to items and folders
Benutzer können die Kennzeichnung mithilfe von Posteingangsregeln automatisieren, um eine Nachricht entweder in einen Ordner zu verschieben, der über ein bestimmtes Tag verfügt, oder um ein persönliches Tag auf die Nachricht anzuwenden.Users can automate tagging by using Inbox rules to either move a message to a folder that has a particular tag or to apply a personal tag to the message.
BenutzerUsers In Archiv verschiebenMove to archive
Löschen und Wiederherstellung zulassenDelete and allow recovery
Permanent löschenPermanently delete
Persönliche Tags ermöglichen Benutzern zu bestimmen, wie lange ein Element beibehalten werden soll. Beispiel: Das Postfach kann über ein Standardrichtlinientag verfügen, damit Elemente nach sieben Jahren gelöscht werden. Benutzer können jedoch eine Ausnahme für Elemente wie beispielsweise Newsletter oder automatische Benachrichtigungen erstellen, indem sie ein persönliches Tag anwenden, sodass diese Elemente nach drei Tagen gelöscht werden.Personal tags allow your users to determine how long an item should be retained. For example, the mailbox can have a DPT to delete items in seven years, but a user can create an exception for items such as newsletters and automated notifications by applying a personal tag to delete them in three days.

Weitere Informationen zu persönlichen TagsMore about personal tags

Persönliche Tags sind für Outlook oder höher und Outlook im Internet (früher als Outlook Web App bezeichnet) Benutzer im Rahmen ihrer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar.Personal tags are available to Outlook or later and Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App) users as part of their retention policy. In Outlook und Outlook im Internet werden persönliche Tags mit der Aktion in Archiv navigieren als Archivrichtlinieangezeigt, und persönliche Tags mit den Aktionen Löschen und Wiederherstellung zulassen oder endgültig löschen werden wie in der folgenden Abbildung dargestellt als Aufbewahrungsrichtlinieangezeigt.In Outlook and Outlook on the web, personal tags with the Move to Archive action appear as Archive Policy, and personal tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions appear as Retention Policy, as shown in the following figure.

Persönliche Tags in Outlook 2010 und Outlook im Internet

Benutzer können persönliche Tags auf von ihnen erstellte Ordner oder auf einzelnen Elemente anwenden. Nachrichten, auf die persönliche Tags angewendet sind, werden immer auf der Basis der Einstellungen der persönlichen Tags verarbeitet. Benutzer können ein persönliches Tag auf eine Nachricht anwenden, sodass diese früher oder später verschoben oder gelöscht wird, als durch das Standardrichtlinientag oder die Aufbewahrungsrichtlinientags angegeben ist, die auf das Postfach dieses Benutzers angewendet wurden. Sie können außerdem persönliche Tags erstellen, in denen die Aufbewahrung deaktiviert ist. Hierdurch ist es Benutzern möglich, Elemente so zu kennzeichnen, dass diese nie in ein Archiv verschoben werden oder nie ablaufen.Users can apply personal tags to folders they create or to individual items. Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag's settings. Users can apply a personal tag to a message so that it's moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user's mailbox. You can also create personal tags with retention disabled. This allows users to tag items so they're never moved to an archive or never expire.

Hinweis

Benutzer können Archivrichtlinien auf Standardordner, auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente anwenden. Benutzer können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente (was auch Unterordner und Elemente in einem Unterordner einschließt), jedoch nicht auf Standardordner anwenden.Users can apply archive policies to default folders, user-created folders or subfolders, and individual items. Users can apply a retention policy to user-created folders or subfolders and individual items (including subfolders and items in a default folder), but not to default folders.

Benutzer können mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole (Exchange-Verwaltungskonsole) zusätzliche persönliche Tags auswählen, die nicht mit ihrer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sind.Users can also use the Exchange admin center (EAC) to select additional personal tags that aren't linked to their retention policy. Die ausgewählten Tags werden dann in Outlook 2010 und Outlook im Internet verfügbar gemacht.The selected tags then become available in Outlook 2010 and Outlook on the web. Damit Benutzer zusätzliche Tags in der Exchange-Verwaltungskonsole auswählen können, müssen Sie die MyRetentionPolicies Role zur Rollenzuweisungsrichtlinie des Benutzers hinzufügen.To enable users to select additional tags from the EAC, you must add the MyRetentionPolicies Role to the user's role assignment policy. Weitere Informationen zu Rollenzuweisungsrichtlinien für Benutzer finden Sie unter role assignment Policies in Exchange Online.To learn more about role assignment policies for users, see Role assignment policies in Exchange Online. Wenn Sie Benutzern die Auswahl zusätzlicher persönlicher Tags erlauben, werden alle persönlichen Tags in Ihrer Exchange-Organisation für die Benutzer verfügbar.If you allow users to select additional personal tags, all personal tags in your Exchange organization become available to them.

Hinweis

Persönliche Tags sind ein Premium-Feature. Für Postfächer mit Richtlinien, die diese Tags enthalten (oder diese Tags aufweisen, weil Benutzer die Tags zu ihrem Postfach hinzugefügt haben), ist eine Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) erforderlich.Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).

AufbewahrungszeitraumRetention age

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag aktivieren, müssen Sie einen Aufbewahrungszeitraum für das Tag angeben. Dieser Zeitraum gibt die Anzahl der Tage an, die eine Nachricht aufbewahrt wird, nachdem sie im Postfach des Benutzers eingegangen ist.When you enable a retention tag, you must specify a retention age for the tag. This age indicates the number of days to retain a message after it arrives in the user's mailbox.

Der Aufbewahrungszeitraum für nicht wiederkehrende Elemente (z. B. E-Mail-Nachrichten) wird anders berechnet als für Elemente mit Enddatum oder für Serienelemente (z. B. Besprechungen und Aufgaben). Informationen zum Berechnen des Aufbewahrungszeitraums für verschiedene Elementtypen finden Sie unter Berechnung von Aufbewahrungszeiträumen.The retention age for non-recurring items (such as email messages) is calculated differently than items that have an end date or recurring items (such as meetings and tasks). To learn how retention age is calculated for different types of items, see How retention age is calculated.

Sie können auch Aufbewahrungstags mit deaktivierter Aufbewahrung erstellen oder die Tags nach der Erstellung deaktivieren. Da Nachrichten mit deaktiviertem Tag nicht verarbeitet werden, findet keine Aufbewahrungsaktion statt. Daher können Benutzer ein deaktiviertes persönliches Tag als Nie verschieben- oder Nie löschen-Tag verwenden, um ein Standardrichtlinientag oder ein Aufbewahrungsrichtlinientag außer Kraft zu setzen, das ansonsten auf die Nachricht angewendet werden würde.You can also create retention tags with retention disabled or disable tags after they're created. Because messages that have a disabled tag applied aren't processed, no retention action is taken. As a result, users can use a disabled personal tag as a Never Move tag or a Never Delete tag to override a DPT or RPT that would otherwise apply to the message.

AufbewahrungsaktionenRetention actions

Beim Erstellen oder Konfigurieren eines Aufbewahrungstags können Sie eine der folgenden Aufbewahrungsaktionen auswählen, die ausgeführt werden, wenn für ein Element das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht ist:When creating or configuring a retention tag, you can select one of the following retention actions to be taken when an item reaches its retention age:

AufbewahrungsaktionRetention action Ausgeführte Aktion...Action taken... Außer...Except...
In Archiv 1 umsteigenMove to Archive1 Verschiebt die Nachricht in das Archivpostfach des BenutzersMoves the message to the user's archive mailbox
Nur verfügbar für Standardrichtlinientags und persönliche TagsOnly available for DPTs and personal tags
Ausführliche Informationen zur Archivierung finden Sie unter:For details about archiving, see:
In-Situ-ArchivierungIn-Place Archiving
Archivieren von Postfächern in Exchange OnlineArchive Mailboxes in Exchange Online
Wenn der Benutzer nicht über ein Archivpostfach verfügt, wird keine Aktion durchgeführt.If the user doesn't have an archive mailbox, no action is taken.
Löschen und Wiederherstellung zulassenDelete and Allow Recovery Emuliert das Verhalten, wenn der Benutzer den Ordner "Gelöschte Elemente" leert.Emulates the behavior when the user empties the Deleted Items folder.
Elemente werden in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Postfach verschoben und bis zum Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente beibehalten.Items are moved to the Recoverable Items Folder in the mailbox and preserved until the deleted item retention period.
Der Benutzer erhält eine zweite Möglichkeit, das Element im Dialogfeld Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook im Web wiederherzustellen.Provides the user a second chance to recover the item using the Recover Deleted Items dialog box in Outlook or Outlook on the web
Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente auf null Tage festlegen, werden Elemente dauerhaft gelöscht.If you've set the deleted item retention period to zero days, items are permanently deleted. Ausführliche Informationen finden Sie unter Ändern der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöschter Elemente für ein Exchange Online Postfach.For details, see Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox.
Endgültig löschenPermanently Delete Nachrichten werden dauerhaft gelöscht.Permanently deletes messages.
Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden, nachdem sie dauerhaft gelöscht wurden.You can't recover messages after they're permanently deleted.
Wenn für das Postfach In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren oder das Beweissicherungsverfahren aktiviert wurde, werden Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" basierend auf den entsprechenden Parametern beibehalten. Compliance-eDiscovery gibt diese Elemente weiterhin in den Suchergebnissen zurück. If mailbox is placed on In-Place Hold and Litigation Hold or Litigation Hold, items are preserved in the Recoverable Items folder based on hold parameters. In-Place eDiscovery will still return these items in search results.
Als letzten Aufbewahrungsgrenzwert markierenMark as Past Retention Limit Kennzeichnet eine Nachricht als abgelaufen.Marks a message as expired. In Outlook 2010 oder höher und Outlook im Internet werden abgelaufene Elemente mit der Benachrichtigung angezeigt, dass das Element abgelaufen ist und dieses Element in 0 Tagen abläuft.In Outlook 2010 or later, and Outlook on the web, expired items are displayed with the notification stating 'This item has expired' and 'This item will expire in 0 days'. In Outlook 2007 werden Elemente, die als abgelaufen markiert sind, mithilfe von Text durchgestrichen angezeigt.In Outlook 2007, items marked as expired are displayed by using strikethrough text. N.N. A.A.

Hinweis

1 in einer Exchange-hybridbereitstellung können Sie ein Cloud-basiertes Archivpostfach für ein lokales primäres Postfach aktivieren.1 In an Exchange hybrid deployment, you can enable a cloud-based archive mailbox for an on-premises primary mailbox. Beim Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem lokalen Postfach werden die Elemente zum cloudbasierten Archiv verschoben.If you assign an archive policy to an on-premises mailbox, items are moved to the cloud-based archive. Wenn ein Element in das Archivpostfach verschoben wird, wird im lokalen Postfach keine Kopie davon beibehalten.If an item is moved to the archive mailbox, a copy of it isn't retained in the on-premises mailbox. Wenn das lokale Postfach ausgesetzt wird, werden Elemente anhand einer Archivrichtlinie weiterhin in das cloudbasierte Archivpostfach verschoben, in dem sie so lange aufbewahrt werden, wie dies durch die In-Situ-Speicherung festgelegt wurde.If the on-premises mailbox is placed on hold, an archive policy will still move items to the cloud-based archive mailbox where they are preserved for the duration specified by the hold.

Weitere Informationen zum Erstellen von Aufbewahrungstags finden Sie unter Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie.For details about how to create retention tags, see Create a Retention Policy.

AufbewahrungsrichtlinienRetention policies

Wenn Sie ein oder mehrere Aufbewahrungstags auf ein Postfach anwenden möchten, müssen Sie diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen und dann die Richtlinie auf Postfächer anwenden.To apply one or more retention tags to a mailbox, you must add them to a retention policy and then apply the policy to mailboxes. Ein Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie aufweisen.A mailbox can't have more than one retention policy. Aufbewahrungstags können jederzeit mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft oder von dieser aufgehoben werden, und die Änderungen werden automatisch für alle Postfächer wirksam, auf die die Richtlinie angewendet wurde.Retention tags can be linked to or unlinked from a retention policy at any time, and the changes automatically take effect for all mailboxes that have the policy applied.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Aufbewahrungstags aufweisen:A retention policy can have the following retention tags:

AufbewahrungstagtypRetention tag type Tags in einer RichtlinieTags in a policy
StandardrichtlinientagDefault policy tag (DPT) Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschiebenOne DPT with the Move to Archive action
Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschenOne DPT with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions
Ein Standardrichtlinientag für Voicemail-Nachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder endgültig löschenOne DPT for voice mail messages with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete action
AufbewahrungsrichtlinientagsRetention policy tags (RPTs) Ein Aufbewahrungsrichtlinientag für jeden unterstützten StandardordnerOne RPT for each supported default folder
> Hinweis: Sie können nicht mehr als eine RPT für einen bestimmten Standardordner (wie Gelöschte Elemente) mit derselben Aufbewahrungsrichtlinie verknüpfen.> Note: You can't link more than one RPT for a particular default folder (such as Deleted Items) to the same retention policy.
Persönliche TagsPersonal tags Eine beliebige Anzahl von persönlichen TagsAny number of personal tags
> Tipp: * * viele persönliche Tags in einer Richtlinie können Benutzer verwirren.> Tip: **Many personal tags in a policy can confuse users. Es wird empfohlen, einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags hinzuzufügen.We recommend adding no more than 10 personal tags to a retention policy.

Hinweis

Auch wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht zwingend mit Aufbewahrungstags verknüpfen müssen; wird ein solches Szenario trotzdem nicht empfohlen. Wenn keine Aufbewahrungstags mit Postfächern mit Aufbewahrungsrichtlinien verknüpft sind, kann dies dazu führen, dass die Postfachelemente niemals ablaufen.Although a retention policy doesn't need to have any retention tags linked to it, we don't recommend using this scenario. If mailboxes with retention policies don't have retention tags linked to them, this may cause mailbox items to never expire.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann sowohl Archivtags (Tags, mit denen Elemente in das persönliche Archivpostfach verschoben werden) als auch Löschungstags (Tags, die Elemente löschen) enthalten. Auf ein Postfachelement können ebenfalls beide Arten von Tags angewendet werden. Archivpostfächer verfügen über keine separate Aufbewahrungsrichtlinie. Dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie wird auf das primäre und das Archivpostfach angewendet.A retention policy can contain both archive tags (tags that move items to the personal archive mailbox) and deletion tags (tags that delete items). A mailbox item can also have both types of tags applied. Archive mailboxes don't have a separate retention policy. The same retention policy is applied to the primary and archive mailbox.

Wenn Sie planen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen, müssen Sie berücksichtigen, ob diese sowohl Archiv- als auch Löschungstags einbeziehen werden.When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. Wie bereits erwähnt, kann für eine Aufbewahrungsrichtlinie ein Standardrichtlinientag verwendet werden, in dem die Aktion zum Archivieren und ein Standardrichtlinientag verwendet wird, in dem entweder die Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder endgültig löschen verwendet wird.As mentioned earlier, a retention policy can have one DPT that uses the Move to Archive action and one DPT that uses either the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete action. Das Standardrichtlinientag mit der Aktion in Archiv verlegen muss ein niedrigeres Aufbewahrungs Alter aufweisen als das Standardrichtlinientag mit einer Löschaktion.The DPT with the Move to Archive action must have a lower retention age than the DPT with a deletion action. Beispielsweise können Sie ein Standardrichtlinientag mit der Aktion in archivieren , um Elemente in das Archivpostfach in zwei Jahren zu übertragen, und ein Standardrichtlinientag mit einer Löschaktion zum Entfernen von Elementen aus dem Postfach in sieben Jahren verwenden.For example, you can use a DPT with the Move to Archive action to move items to the archive mailbox in two years, and a DPT with a deletion action to remove items from the mailbox in seven years. Elemente in primären und Archivpostfächern werden nach sieben Jahren gelöscht.Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.

Eine Liste der Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Messaging Records Management Procedures.For a list of management tasks related to retention policies, see Messaging Records Management Procedures.

StandardaufbewahrungsrichtlinieDefault retention policy

Exchange-Setup erstellt eine MRM-Standardrichtlinie für die Aufbewahrung.Exchange Setup creates the retention policy Default MRM Policy. Die Standard-MRM-Richtlinie wird automatisch auf neue Postfächer in Exchange Online angewendet.The Default MRM Policy is applied automatically to new mailboxes in Exchange Online. In Exchange Server wird die Richtlinie automatisch angewendet, wenn Sie ein Archiv für den neuen Benutzer erstellen und keine Aufbewahrungsrichtlinie angeben.In Exchange Server, the policy is applied automatically if you create an archive for the new user and don't specify a retention policy

Sie können Tags modifizieren, die in der MRM-Standardrichtlinie enthalten sind, z. B., indem Sie die Verfallszeit für die Aufbewahrung oder die Aufbewahrungsaktion ändern, ein Tag deaktivieren oder die Richtlinie ändern, indem Sie Tags zu ihr hinzufügen oder aus ihr entfernen. Die aktualisierte Richtlinie wird ab der nächsten Verarbeitung von Postfächern durch den Assistent für verwaltete Ordner auf die Postfächer angewendet.You can modify tags included in the Default MRM Policy, for example by changing the retention age or retention action, disable a tag or modify the policy by adding or removing tags from it. The updated policy is applied to mailboxes the next time they're processed by the Managed Folder Assistant.

Genauere Informationen, darunter eine Liste von mit der Richtlinie verknüpften Aufbewahrungs-Tags finden Sie unter Standardaufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online und Exchange Server.For more details, including a list of retention tags linked to the policy, see Default Retention Policy in Exchange Online and Exchange Server.

Assistent für verwaltete OrdnerManaged Folder Assistant

Der Assistent für verwaltete Ordner, ein auf Postfachservern ausgeführter Postfach-Assistent, verarbeitet Postfächer, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird.The Managed Folder Assistant, a mailbox assistant that runs on Mailbox servers, processes mailboxes that have a retention policy applied.

Der Assistent für verwaltete Ordner wendet die Aufbewahrungsrichtlinie an, indem die Elemente im Postfach untersucht werden und somit ermittelt wird, ob diese aufbewahrt werden müssen. Elemente, die der Aufbewahrung unterliegen, werden dann mit den entsprechenden Aufbewahrungstags versehen, und die angegebene Aufbewahrungsaktion wird für Elemente ausgeführt, deren Aufbewahrungslimit überschritten wurde.The Managed Folder Assistant applies the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tags and takes the specified retention action on items past their retention age.

Der Assistent für verwaltete Ordner ist ein einschränkungsbasierter Assistent. Einschränkungsbasierte Assistenten werden immer ausgeführt und müssen nicht eingeplant werden. Die Systemressourcen, die von ihnen beansprucht werden können, sind eingeschränkt. Sie können den Assistenten für verwaltete Ordner so konfigurieren, dass dieser alle Postfächer auf dem Postfachserver innerhalb eines bestimmten Zeitraums verarbeitet (auch als Arbeitszyklus bezeichnet). Zusätzlich aktualisiert der Assistent in einem angegebenen Intervall (auch als Arbeitszyklusprüfpunkt bezeichnet) die Liste der zu verarbeitenden Postfächer. Während der Aktualisierung fügt der Assistent neu erstellte oder verschobene Postfächer zur Warteschlange hinzu. Er weist vorhandenen Postfächern auch neue Prioritäten zu, die aufgrund von Fehlern nicht erfolgreich verarbeitet wurden und verschiebt sie in der Warteschlange nach vorne, damit Sie im gleichen Arbeitszyklus verarbeitet werden können.The Managed Folder Assistant is a throttle-based assistant. Throttle-based assistants are always running and don't need to be scheduled. The system resources they can consume are throttled. You can configure the Managed Folder Assistant to process all mailboxes on a Mailbox server within a certain period (known as a work cycle). Additionally, at a specified interval (known as the work cycle checkpoint), the assistant refreshes the list of mailboxes to be processed. During the refresh, the assistant adds newly created or moved mailboxes to the queue. It also reprioritizes existing mailboxes that haven't been processed successfully due to failures and moves them higher in the queue so they can be processed during the same work cycle.

Sie können auch das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um den Assistenten für die Verarbeitung eines Postfachs manuell auszulösen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Assistenten für verwaltete Ordner.You can also use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet to manually trigger the assistant to process a specified mailbox. To learn more, see Configure the Managed Folder Assistant.

Hinweis

Der Assistent für verwaltete Ordner führt keine Aktion für Nachrichten aus, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, was durch Deaktivieren des Aufbewahrungstags angegeben wird. Sie können ein Aufbewahrungstag auch deaktivieren, um die Verarbeitung von Elementen mit diesem Tag temporär einzustellen.The Managed Folder Assistant doesn't take any action on messages that aren't subject to retention, specified by disabling the retention tag. You can also disable a retention tag to temporarily suspend items with that tag from being processed.

MRM verschiebt keine Elemente, die größer sind als die Werte von MaxSendSize und MaxReceiveSize, die für das Postfach festgelegt sind.MRM won't move items larger than the values of MaxSendSize and MaxReceiveSize set on the mailbox.

Verschieben von Elementen zwischen OrdnernMoving items between folders

Ein Postfachelement, das von einem Ordner in einen anderen verschoben wird, erbt ggf. alle Tags, die auf den Zielordner angewendet wurden. Wenn ein Element in einen Ordner verschoben wird, dem kein Tag zugewiesen wurde, wird das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn dem Element ein Tag explizit zugewiesen wurde, hat dieses Tag immer Vorrang gegenüber allen Tags auf Ordnerebene sowie gegenüber dem Standardtag.A mailbox item moved from one folder to another inherits any tags applied to the folder to which it's moved. If an item is moved to a folder that doesn't have a tag assigned, the DPT is applied to it. If the item has a tag explicitly assigned to it, the tag always takes precedence over any folder-level tags or the default tag.

Anwenden eines Aufbewahrungstags auf einen Ordner im ArchivApplying a retention tag to a folder in the archive

Wenn der Benutzer ein persönliches Tag auf einen Ordner im Archiv anwendet und im primären Postfach ein Ordner mit dem gleichen Namen, aber einem anderen Tag existiert, wird das Tag für diesen Ordner im Archiv so geändert, dass es mit dem im primären Postfach übereinstimmt. Dadurch wird Verwechslungen bei Elementen in einem Ordner im Archiv vorgebeugt, die ein anderes Ablaufverhalten aufweisen als der gleiche Ordner im primären Postfach des Benutzers. Beispiel: Der Benutzer besitzt im primären Postfach einen Ordner mit dem Namen "Project Contoso" und dem Tag Löschen - 3 Jahre. Außerdem enthält auch das Archivpostfach einen Ordner mit dem Namen "Project Contoso". Der Benutzer wendet ein persönliches Löschen - 1 Jahr-Tag an, um Elemente im Ordner nach 1 Jahr zu löschen. Wenn das Postfach erneut verarbeitet wird, wird der Ordner auf das Tag "Löschen - 3 Jahre" zurückgesetzt.When the user applies a personal tag to a folder in the archive, if a folder with the same name exists in the primary mailbox and has a different tag, the tag on that folder in the archive changes to match the one in the primary mailbox. This is by design to avoid any confusion about items in a folder in the archive having a different expiry behavior than the same folder in the user's primary mailbox. For example, the user has a folder named Project Contoso in the primary mailbox with a Delete - 3 years tag and a Project Contoso folder also exists in the archive mailbox. If the user applies a Delete - 1 year personal tag to delete items in the folder after 1 year. When the mailbox is processed again, the folder reverts to the Delete - 3 Years tag.

Entfernen oder Löschen eines Aufbewahrungstags aus einer AufbewahrungsrichtlinieRemoving or deleting a retention tag from a retention policy

Wenn ein Aufbewahrungstag aus der auf ein Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, steht das Tag nicht mehr für den Benutzer zur Verfügung und kann nicht auf Elemente im Postfach angewendet werden.When a retention tag is removed from the retention policy applied to a mailbox, the tag is no longer available to the user and can't be applied to items in the mailbox.

Vorhandene Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde, werden weiterhin anhand dieser Einstellungen vom Assistenten für verwaltete Ordner verwaltet, und alle im Tag angegebenen Aufbewahrungsaktionen werden auf diese Nachrichten angewendet.Existing items that have been stamped with that tag continue to be processed by the Managed Folder Assistant based on those settings and any retention action specified in the tag is applied to those messages.

Wenn Sie das Tag jedoch löschen, wird die in Active Directory gespeicherte Definition entfernt. Das führt dazu, dass der Assistent für verwaltete Ordner alle Elemente in einem Postfach verarbeitet und diejenigen mit einem neuen Tag versieht, auf die das entfernte Tag angewendet wurde. Je nach Anzahl von Postfächern und Nachrichten kann dieser Prozess erhebliche Ressourcen auf allen Postfachservern in Anspruch nehmen, die Postfächer mit Aufbewahrungsrichtlinien enthalten, in denen das entfernte Tag enthalten war.However, if you delete the tag, the tag definition stored in Active Directory is removed. This causes the Managed Folder Assistant to process all items in a mailbox and restamp the ones that have the removed tag applied. Depending on the number of mailboxes and messages, this process may significantly consume resources on all Mailbox servers that contain mailboxes with retention policies that include the removed tag.

Wichtig

Wenn ein Aufbewahrungs aus einer Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, laufen alle vorhandenen Postfachelemente, auf denen das Tag angewendet wird, basierend auf den Einstellungen des Tags weiter ab.If a retention tag is removed from a retention policy, any existing mailbox items with the tag applied will continue to expire based on the tag's settings. Um zu verhindern, dass die Tags-Einstellungen auf Elemente angewendet werden, sollten Sie das-Tag löschen.To prevent the tag's settings from being applied to any items, you should delete the tag. Durch das Löschen eines Tags wird es aus allen Aufbewahrungsrichtlinien entfernt, in denen es enthalten ist.Deleting a tag removes it from any retention policies in which it's included.

Deaktivieren eines AufbewahrungstagsDisabling a retention tag

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag deaktivieren, ignoriert der Assistent für verwaltete Ordner Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde. Elemente mit einem Aufbewahrungstag, für das die Aufbewahrung deaktiviert ist, werden in Abhängigkeit von der angegebenen Aufbewahrungsaktion entweder nie verschoben oder nie gelöscht. Da diese Elemente weiterhin als mit einem Tag markierte Elemente angesehen werden, wird auf sie nicht das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn Sie beispielsweise eine Problembehandlung für Einstellungen von Aufbewahrungstags durchführen möchten, können Sie ein Aufbewahrungstag vorübergehend deaktivieren, um zu verhindern, dass der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten mit diesem Tag verarbeitet.If you disable a retention tag, the Managed Folder Assistant ignores items that have that tag applied. Items that have a retention tag for which retention is disabled are either never moved or never deleted, depending on the specified retention action. Because these items are still considered tagged items, the DPT doesn't apply to them. For example, if you want to troubleshoot retention tag settings, you can temporarily disable a retention tag to stop the Managed Folder Assistant from processing messages with that tag.

Hinweis

Der Aufbewahrungszeitraum für ein deaktiviertes Aufbewahrungstag wird dem Benutzer als Nie angezeigt.The retention period for a disabled retention tag is displayed to the user as Never. Wenn ein Benutzer ein Element markiert, von dem er annimmt, dass es nie gelöscht wird, kann das nachträgliche Aktivieren des Tags dazu führen, dass Elemente ungewollt gelöscht werden.If a user tags an item believing it will never be deleted, enabling the tag later may result in unintentional deletion of items the user didn't want to delete. Dasselbe gilt für Tags mit der Aktion in Archiv verlegen .The same is true for tags with the Move to Archive action.

Anhalten der AufbewahrungszeitRetention hold

Wenn Benutzer vorübergehend abwesend sind und keinen Zugriff auf Ihre e-Mail haben, können Aufbewahrungseinstellungen auf neue Nachrichten angewendet werden, bevor Sie an die Arbeit zurückkehren oder auf Ihre e-Mail zugreifen.When users are temporarily away from work and don't have access to their e-mail, retention settings can be applied to new messages before they return to work or access their e-mail. Abhängig von der Aufbewahrungsrichtlinie können Nachrichten gelöscht oder in das persönliche Archiv des Benutzers verschoben werden.Depending on the retention policy, messages may be deleted or moved to the user's personal archive. Sie können die Verarbeitung eines Postfachs durch Aufbewahrungsrichtlinien für einen angegebenen Zeitraum anhalten, indem Sie die Aufbewahrungszeit für das Postfach anhalten.You can temporarily suspend retention policies from processing a mailbox for a specified period by placing the mailbox on retention hold. Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für ein Postfach anhalten, können Sie außerdem einen Aufbewahrungskommentar angeben, mit dem der Postfachbenutzer (oder ein anderer Benutzer, der zum Zugreifen auf das Postfach autorisiert ist) über das Anhalten der Aufbewahrungszeit informiert wird (einschließlich des geplanten Anfangs und Endes).When you place a mailbox on retention hold, you can also specify a retention comment that informs the mailbox user (or another user authorized to access the mailbox) about the retention hold, including when the hold is scheduled to begin and end. Aufbewahrungskommentare werden auf unterstützten Outlook-Clients angezeigt.Retention comments are displayed in supported Outlook clients. Sie können den Aufbewahrungskommentar auch in die bevorzugte Sprache des Benutzers lokalisieren.You can also localize the retention hold comment in the user's preferred language.

Hinweis

Das Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach hat keine Auswirkung auf die Verarbeitung von Speicherkontingenten für das Postfach.Placing a mailbox on retention hold doesn't affect how mailbox storage quotas are processed. In Abhängigkeit von der Postfachnutzung und den entsprechenden Postfachkontingenten sollten Sie das postfachspeicherkontingent für Benutzer vorübergehend erhöhen, wenn Sie sich im Urlaub befinden oder keinen Zugriff auf e-Mails über einen längeren Zeitraum haben.Depending on the mailbox usage and applicable mailbox quotas, consider temporarily increasing the mailbox storage quota for users when they're on vacation or don't have access to e-mail for an extended period. Weitere Informationen zu Postfachspeicherkontingenten finden Sie unter Konfigurieren von Speicherkontingenten für ein Postfach.For more information about mailbox storage quotas, see Configure Storage Quotas for a Mailbox.

Bei langen Abwesenheiten von der Arbeit kann es vorkommen, dass Benutzer eine große Menge an e-Mails ansammeln.During long absences from work, users may accrue a large amount of e-mail. Je nach e-Mail-Volumen und Dauer der Abwesenheit kann es vorkommen, dass diese Benutzer mehrere Wochen dauern, bis Sie Ihre Nachrichten sortieren.Depending on the volume of e-mail and the length of absence, it may take these users several weeks to sort through their messages. Berücksichtigen Sie in diesen Fällen die zusätzliche Zeit, die die Benutzer möglicherweise benötigen, um ihre E-Mails aufzuarbeiten, bevor Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit beenden.In these cases, consider the additional time it may take the users to catch up on their mail before removing them from retention hold.

Wenn in Ihrem Unternehmen keine Messaging-Datensatzverwaltung implementiert wurde und die Benutzer mit deren Funktionen nicht vertraut sind, können Sie während der anfänglichen Aufwärm- und Schulungsphase für die Bereitstellung der Messaging-Datensatzverwaltung auch Aufbewahrungszeiten verwenden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und bereitstellen sowie die Benutzer über die Richtlinien in Kenntnis setzen, ohne zu riskieren, dass Elemente verschoben oder gelöscht werden, bevor diese von Benutzern markiert werden können. Wenige Tage vor dem Ende der Aufwärm- und Schulungsphase sollten Sie die Benutzer an die Aufwärmfrist erinnern. Nachdem die Frist abgelaufen ist, können Sie die Aufbewahrungszeit für Postfächer entfernen, wodurch der Assistent für verwaltete Ordner die Möglichkeit erhält, Postfachelemente zu verarbeiten und die angegebene Aufbewahrungsaktion durchzuführen.If your organization has never implemented MRM, and your users aren't familiar with its features, you can also use retention holds during the initial warm up and training phase of your MRM deployment. You can create and deploy retention policies and educate users about the policies without the risk of having items moved or deleted before users can tag them. A few days before the warm up and training period ends, you should remind users of the warm-up deadline. After the deadline, you can remove the retention hold from user mailboxes, allowing the Managed Folder Assistant to process mailbox items and take the specified retention action.

Weitere Informationen zum Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach finden Sie unter Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach.For details about how to place a mailbox on retention hold, see Place a mailbox on retention hold.