Suchen und Beheben von E-Mail-Übermittlungsproblemen als Administrator von Office 365 Business

[] Wenn Benutzer melden, dass sie keine E-Mails empfangen, kann sich die Suche nach der Lösung schwierig gestalten. Möglicherweise spielen Sie im Kopf eine Reihe von Problembehandlungsszenarien durch. Ist etwas mit Outlook nicht in Ordnung? Ist der Office 365-Dienst ausgefallen? Gibt es ein Problem beim Nachrichtenfluss oder den Einstellungen für die Spamfilterung? Oder liegt das Problem an einer Stelle, die sich Ihrer Kontrolle entzieht, wie etwa einem Absender, der in einer globalen Liste mit blockierten Absendern geführt wird? Glücklicherweise bietet Office 365 leistungsstarke automatische Tools, die Sie beim Suchen und Beheben einer Vielzahl von Problemen unterstützen können.

Überprüfen Sie zunächst, ob ein Problem mit Outlook oder einer anderen E-Mail-App vorliegt.

Wenn nur ein Benutzer Probleme beim Empfang von E-Mails meldet, liegt möglicherweise ein Problem bei seinem E-Mail-Konto oder seiner E-Mail-App vor. Lassen Sie den betroffenen Benutzer die folgenden Lösungen ausprobieren, bevor Sie zu administratorspezifischen Aufgaben übergehen.

Outlook im Web verwenden, um nach fehlenden Nachrichten zu suchen – 5 Minuten

Wenn ein Benutzer E-Mails in seinem Outlook im Web-Posteingang empfängt, doch nicht in der auf seinem Computer installierten E-Mail-App, könnte dies darauf hindeuten, dass ein Problem mit dem Computer des Benutzers oder einer E-Mail-App vorliegt. Bitten Sie diesen Benutzer, sich bei Outlook im Web anzumelden, um zu überprüfen, ob sein Office 365-E-Mail-Konto ordnungsgemäß funktioniert.

Anweisungen: Anmelden bei Outlook im Web für Unternehmen

Ausführen des Support- und Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft zum Beheben von Outlook-Problemen oder Kontoproblemen – 10 Minuten

Wenn ein einzelner Benutzer in Ihrer Organisation Probleme beim E-Mail-Empfang hat, kann dies an einem Lizenzproblem, einem Profilproblem, einer falschen Outlook-Version oder einer Kombination anderer Probleme liegen. Glücklicherweise findet der Support- und Wiederherstellungs-Assistent die meisten Probleme mit Outlook oder Office 365 und hilft Ihnen bei deren Behebung. Als erster Schritt zur Behandlung von E-Mail-Übermittlungsproblemen für Office 365 Business wird empfohlen, den Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten auf dem betroffenen Computer herunterzuladen und auszuführen. Wenn Probleme mit Outlook für Mac oder beim mobilen Zugriff auftreten, können Sie Ihre Kontoeinstellungen mithilfe der App überprüfen, müssen diese aber auf einem PC installieren. Nachdem Sie sich mit dem betroffenen Konto angemeldet haben, überprüft die App auf Probleme. Benutzer können den Support- und Wiederherstellungs-Assistenten in der Regel herunterladen und ausführen, ohne ihren Office 365-Administrator um Hilfe bitten zu müssen.

Erste Schritte Lassen Sie uns Ihr Problem beheben Herunterladen und Ausführen des Support- und Wiederherstellungs-Assistenten von Microsoft

Wenn die App Support- und Wiederherstellungs-Assistent das E-Mail-Übermittlungsproblem nicht behebt, versuchen Sie es mit diesen Admin-Tools

Als Office 365 Business-Administrator haben Sie Zugriff auf mehrere Tools, mit denen Sie ermitteln können, warum die Benutzer keine E-Mails erhalten haben. Das folgende Video gibt einen kurzen Überblick über die für Sie verfügbaren Tools.

Die nachstehenden Tools werden von der schnellsten zur tiefgreifendsten Option aufgeführt.

Überprüfen des Office 365-Dienststatus auf Exchange-Online-Probleme - 5 Minuten

Auf der Seite für den Dienststatus wird der Status von Office 365-Diensten aufgelistet und angegeben, ob es kürzlich zu Dienstvorfällen gekommen ist. Führen Sie die nachstehenden Schritte aus, um den Dienststatus zu überprüfen.

  1. Where to sign in to Office 365 for business mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie das Symbol für das App-Startfeld in der oberen linken Ecke und dann Administrator aus.

    Tipp

    Administrator wird nur Office 365-Administratoren angezeigt.

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Startprogramm auf Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Office 365-Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  3. Unter Dienststatus gehen Sie zu Dienststatus anzeigen.

    Screenshot mit der Option „Dienststatus anzeigen“, die im Admin Center ausgewählt wurde

Wenn ein Hinweis darauf besteht, dass der ExchangeOnline-Dienst beeinträchtigt ist, kann sich die E-Mail-Zustellung für Ihre Organisation verzögern. Die Servicetechniker von CompanyName arbeiten bereits an der Wiederherstellung des Dienstes. Überprüfen Sie die Seite „Dienststatus“ auf Fortschrittsaktualisierungen. In diesem Fall müssen Sie keine Serviceanfrage eröffnen, da CompanyName bereits daran arbeitet, das Problem zu beheben.

Verwenden der Nachrichtenablaufverfolgung für die detaillierte Problembehandlung bei der E-Mail-Übermittlung – 15 Minuten

Manchmal geht eine E-Mail-Nachricht während der Übermittlung verloren, oder Ihre Versendung dauert etwas länger, sodass Ihre Benutzer sich fragen, was passiert sein könnte. Mit der Nachrichtenablaufverfolgungsfunktion können Sie Nachrichten beim Durchlaufen Ihres Exchange Online-Dienstes verfolgen. Mit den detaillierte Informationen zu einer bestimmten Nachricht können Sie die Fragen Ihres Benutzers effizient beantworten, Probleme mit dem Nachrichtenfluss beheben, Richtlinienänderungen überprüfen und verhindern, dass Sie sich an den technischen Support wenden müssen, um Unterstützung zu erhalten.

Öffnen des Nachrichtenablaufverfolgungstools

Wenn Sie ein Office 365 Midsize Business-, Office 365 Business- oder Office 365 Enterprise-Administrator sind, greifen Sie über das Exchange Admin Center auf das Tool für die Nachrichtenablaufverfolgung zu und führen es von dort aus. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Where to sign in to Office 365 for business mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wählen Sie das Symbol für das App-Startfeld in der oberen linken Ecke und dann Administrator aus.

    Tipp

    Administrator wird nur Office 365-Administratoren angezeigt.

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Startprogramm auf Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Office 365-Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  3. Wechseln Sie zu Exchange.

    Sceenshot des Admin-Centers, mit Exchange ausgewählt.

  4. Wechseln Sie unter Nachrichtenfluss zu Nachrichtenablaufverfolgung.

Wenn Sie ein Office 365 Small Business-Administrator sind, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Nachrichtenablaufverfolgung zu finden.

  1. Wechseln Sie zu Administrator > Diensteinstellungen > E-Mail, Kalender und Kontakte.

  2. Klicken Sie unter Behandlung von E-Mail-Problemen auf Probleme mit der Nachrichtenübermittlung behandeln.

Ausführen einer Nachrichtenablaufverfolgung und Anzeigen von Übermittlungsdetails von Nachrichten, die in der letzten Woche gesendet wurden

Die Nachrichtenablaufverfolgung wird standardmäßig auf eine Suche nach allen Nachrichten festgelegt, die innerhalb der letzten 48 Stunden von Ihrer Organisation gesendet oder empfangen wurden. Sie können am Ende der Seite Suchen auswählen, um diesen Bericht zu generieren. Er kann Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon vermitteln, was mit dem Nachrichtenfluss in Ihrer Organisation geschieht. Um jedoch das Problem mit der Zustellung von E-Mails bei einem bestimmten Benutzer zu beheben, können Sie die Ergebnisse der Nachrichtenablaufverfolgung auf dessen Postfach und den Zeitrahmen begrenzen, innerhalb dessen der Nachrichtenempfang erwartet wurde.

Screenshot showing the options available in message trace

  1. Wählen Sie aus dem Menü Datumsbereich den Datumsbereich aus, der dem Zeitpunkt am nächsten kommt, zu dem die fehlende Nachricht gesendet wurde.

  2. Verwenden Sie Absender hinzufügen und Empfänger hinzufügen, um einen oder mehrere Absender bzw. Empfänger hinzuzufügen.

  3. Klicken Sie auf Suchen, um die Nachrichtenablaufverfolgung durchzuführen.

  4. Auf der Seite Ergebnisse der Nachrichtenablaufverfolgung werden alle Nachrichten angezeigt, die mit den ausgewählten Kriterien übereinstimmen. Typische Nachrichten sind unter der Statusspalte mit Zugestellt gekennzeichnet.

    Screenshot, der ein Beispiel für die Ergebnisse der Nachrichtenverfolgung zeigt.

  5. Wenn Sie Details zu einer Nachricht anzeigen möchten, wählen Sie die Nachricht und dann Bleistiftsymbol ( Details) aus.

  6. In den daraufhin angezeigten Details wird erläutert, was mit der Nachricht geschehen ist. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt So beheben Sie das Problem, um das Problem zu beheben.

    Screenshot of the message trace details page showing an example of what message trace details look like.

Wenn Sie nach einer anderen Nachricht suchen möchten, können Sie auf der Seite Nachrichtenablaufverfolgung auf die Schaltfläche Löschen klicken und dann neue Suchkriterien eingeben.

Anzeige der Ergebnisse einer Nachrichtenablaufverfolgung, die älter als 7 Tage ist

Nachrichtenablaufverfolgungen für Elemente, die älter als sieben Tage sind, stehen nur als herunterladbare CSV-Datei zur Verfügung. Weil Daten zu älteren Nachrichten in einer anderen Datenbank gespeichert sind, können Nachrichtenablaufverfolgungen für ältere Nachrichten bis zu einer Stunde dauern. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die CSV-Datei herunterzuladen:

  • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung, die nach Abschluss der Nachrichtenablaufverfolgung gesendet wird.

  • Wenn Sie eine Liste der Ablaufverfolgungen für Elemente, die älter als sieben Tage sind, anzeigen möchten, klicken Sie im Tool für die Nachrichtenablaufverfolgung auf Ausstehende oder abgeschlossene Nachrichtenablaufverfolgungen anzeigen.

    Screenshot of the message trace tool with a cursor hovering over the "View pending or completed traces" link.

    In der daraufhin angezeigten Benutzeroberfläche ist die Liste der Ablaufverfolgungen basierend auf dem Datum und der Uhrzeit sortiert, an dem bzw. zu der sie gesendet wurden. Dabei stehen die letzten Übermittlungen an erster Stelle.

    Wenn Sie eine bestimmte Nachrichtenablaufverfolgung auswählen, werden im rechten Bereich zusätzliche Informationen angezeigt. Je nach den angegebenen Suchkriterien sind hierin Details wie der Datumsbereich aufgeführt, für den die Ablaufverfolgung ausgeführt wurde, sowie der Absender und die gewünschten Empfänger der Nachricht.

Hinweis

Nachrichtenablaufverfolgungen, die Daten enthalten, die älter als sieben Tage sind, werden automatisch gelöscht. Sie können nicht manuell gelöscht werden.

Häufige Fragen zur Nachrichtenablaufverfolgung

Wie lange dauert es nach dem Senden einer Nachricht, bis sie von der Nachrichtenablaufverfolgung gefunden wird?

Nachrichtenablaufverfolgungs-Daten können schon 10 Minuten nach dem Versand einer Nachricht angezeigt werden, es kann aber auch bis zu einer Stunde dauern.

Warum erhalte ich beim Ausführen der Nachrichtenablaufverfolgung einen Timeoutfehler?

Wahrscheinlich dauert die Suche zu lange. Versuchen Sie, die Suchkriterien zu vereinfachen.

Warum dauert es so lange, bis meine Nachricht den Zielort erreicht?

Zu den möglichen Ursachen gehören folgende:

  • Der gewünschte Zielserver reagiert nicht. Dies ist die häufigste Ursache.

  • Eine umfangreiche Nachricht erfordert eine lange Verarbeitungszeit.

  • Die Verzögerungen werden von der Wartezeit des Diensts verursacht.

  • Die Nachricht wurde vom Filterdienst blockiert.