Nur eine Teilmenge ihrer Exchange-Postfachelemente wird in Outlook synchronisiert

Symptome

Sehen Sie sich das folgende Szenario an:

  • Sie verwenden Microsoft Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 oder Outlook für Office 365.

  • Sie sind mit einem Exchange Server Postfach verbunden.

    Hinweise

    • Wenn Sie Outlook 2019, Outlook 2016 oder Outlook für Office 365, ist dieses Konto möglicherweise Ihr primäres Postfach oder ein anderes Postfach, für das Sie über Stellvertretungszugriff oder eine andere Berechtigung verfügen. Dies kann ein zusätzliches, freigegebenes oder automatisch zugeordnetes Postfach oder öffentliche Ordner sein.

      Weitere Informationen zu diesem Problem in Outlook 2019, Outlook 2016 oder Outlook für Office 365 im Zusammenhang mit freigegebenen Postfächern oder öffentlichen Ordnern finden Sie im folgenden Artikel in der Microsoft-Datenbank:

      3140747 nur eine Teilmenge der Elemente werden in freigegebenen Postfächern oder öffentlichen Ordnern in Outlook 2016 synchronisiert.

      • Wenn Sie Outlook 2013 durchführen, muss das Konto Ihr primäres Konto sein.
  • Ihr Exchange-e-Mail-Konto ist für die Verwendung des Exchange-Cache-Modus konfiguriert.

In diesem Szenario können die e-Mail-Ordner für diese Postfächer Elementanzahlen anzeigen, die niedriger sind als erwartet. Darüber hinaus scheinen möglicherweise ältere Elemente fehlen, und Sie erhalten möglicherweise die folgende Meldung und den Hyperlink unten in der Liste der Elemente:

Auf dem Server befinden sich weitere Elemente in diesem Ordner.

Klicken Sie hier, um mehr über Microsoft Exchange anzuzeigen.

Diese Meldung wird im folgenden Screenshot angezeigt.

message

Wenn Sie außerdem nach e-Mail-Elementen in Ihrem Postfach suchen, wird in den Suchergebnissen möglicherweise der folgende Text unten in den Ergebnissen angezeigt:

Aktuelle Ergebnisse werden angezeigt...

Weitere

Wenn Sie auf den Link Weitere klicken, werden weitere Elemente, die Ihren Suchkriterien entsprechen, in den Suchergebnissen angezeigt. Dies liegt daran, dass Outlook die zusätzlichen Elemente aus Ihrem Postfach auf dem Server abruft, auf dem Exchange Server ausgeführt wird.

Hinweis

Dieses Verhalten kann auch im Ordner RSS-Feeds in Ihrem Exchange-Postfach auftreten. Außerdem kann nur eine Teilmenge der Elemente in Outlook 2016 oder Outlook für Office 365 in Gruppen synchronisiert werden.

Ursache

Dieses Verhalten tritt auf, weil die Einstellung für den Exchange -Cache-Modus, die offline bleiben soll, auf einen anderen Wert als " all" konfiguriert ist. Der folgende Screenshot zeigt beispielsweise ein Profil, das für die Verwendung des Exchange-Cache-Modus konfiguriert ist, und für die Einstellung offline geschaltete e-Mail ist ein Standardwert von 12 Monatenfestgelegt.

E-Mail-Nachrichten offline bleiben

Hinweis

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook für Office 365 bieten die Optionen 1, 3, 6, 12 oder 24 Monate oder alle. Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook für Office 365 bieten die zusätzlichen Optionen von 3 Tagen, 1 Woche und 2 Wochen.

In der Standardkonfiguration synchronisiert Outlook in Abhängigkeit von der Größe Ihrer Festplatte nur 1, 3 oder 12 Monate e-Mail an Ihre Offline-Outlook-Datendatei (Ost) vom Exchange-Server.

Wenn die Einstellung Offline schalten von e-Mails auf 12 Monate festgelegt ist und e-Mail-Elemente in Ihrem Exchange-Postfach älter als 12 Monate sind, befinden sich diese Elemente nur in Ihrem Postfach auf dem Server. Wenn Sie daher keine Verbindung mit dem Exchange-Server herstellen können, können Sie möglicherweise keine Elemente außerhalb des Bereichs abrufen, der in der Synchronisierungseinstellung für den Exchange-Cache-Modus angegeben ist, bis Sie sich erneut mit dem Server verbinden.

Hinweis

Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Anzahl der Elemente aus, die mit Ordnern der folgenden Typen synchronisiert werden:

  • Kalender
  • Kontakte
  • Tasks
  • Journal
  • Anmerkungen
  • Postausgang
  • Freigegeben oder delegiert (nur für Outlook 2013)

Hinweis

Gruppenordner synchronisieren nur maximal 1 Jahr. E-Mails zum Beibehalten von Offline Einstellungen, die niedriger als 1 Jahr sind, werden berücksichtigt.

Weitere Informationen

Um die Auswirkungen der Outlook-offline Datendatei (Ost) zu reduzieren, variiert die Standardanzahl der Monate, die für Ihr Profil konfiguriert sind, je nach Größe Ihrer Festplatte. Die folgende Tabelle enthält die unterschiedlichen Standardwerte für unterschiedliche Festplattengrößen.

Größe der Festplatte Standardwert für "Mail to Keep offline"
Kleiner als oder gleich 32 GB 1 Monat
Größer als 32 GB, jedoch weniger als 64 GB 3 Monate
Größer oder gleich 64 GB 12 Monate

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie die Anzahl der ausgewählten Monate der e-Mail für die Synchronisierung mit der OST-Datei im Cache-Modus ändern müssen:

  1. Starten Sie Outlook.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Kontoeinstellungen.

  3. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Ihr Microsoft Exchange Konto.

  4. Ziehen Sie im Dialogfeld Konto ändern den Schieberegler Mail to Keep Offline auf die gewünschte Anzahl von Monaten oder auf alle , um alle e-Mail-Nachrichten zu synchronisieren.

    Konto ändern

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf OK , wenn Sie aufgefordert werden, Outlook neu zu starten, um die Konfigurationsänderung abzuschließen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  8. Starten Sie Outlook neu.

Offline arbeiten

Wenn Sie keine Verbindung mit dem Exchange-Server haben, wird die folgende Meldung in einem Ordner angezeigt, wenn ältere Elemente auf dem Server vorhanden sind, die nicht mit Ihrer OST-Datei  synchronisiert wurden: 
Auf dem Server befinden sich weitere Elemente in diesem Ordner.

Stellen Sie eine Verbindung mit dem Server her, um Sie anzuzeigen

Diese Meldung wird im folgenden Screenshot angezeigt.

message

Wenn Sie unter ähnlichen Bedingungen nach Elementen in Ihrem Postfach suchen und keine Verbindung mit dem Exchange-Server besteht, wird die folgende Meldung unterhalb der Suchergebnisse angezeigt:

Server nicht verfügbar. <x> Monate der angezeigten Ergebnisse.

In dieser Meldung stellt ** <x>**  den Wert dar, der für die Einstellung Offline für e-Mails im Cachemodus konfiguriert ist.

Ein Beispiel für diese Meldung wird im folgenden Screenshot gezeigt.

message

Funktionsverwaltung über Gruppenrichtlinien

Die Einstellung Offlinemodus-e-Mail-Status wird in den Outlook-Profileinstellungen in der Windows-Registrierung beibehalten. Wenn Sie diese Einstellung mithilfe von Gruppenrichtlinien verwalten möchten, können Sie die Gruppenrichtlinienvorlagen verwenden. Je nach Ihrer Office-Version stehen diese auf den folgenden Microsoft-Websites zur Verfügung:  

Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Office 365:https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013:https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Die Gruppenrichtlinienvorlagen Dateien für Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook für Office 365 sind Outlook16. admxand Outllk16. ADML. Die Dateien für Outlook 2013 sind Outlk15. ADMX und Outlk15. ADML. Wenn Sie diese Einstellung mithilfe von Gruppenrichtlinien verwalten, werden die folgenden Registrierungsdaten von Outlook verwendet:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office** x. 0 * * \Outlook\Cached-Modus

DWORD: SyncWindowSetting

Wert: ganzzahliger Wert (Decimal), der die Anzahl der Monate angibt (verwenden Sie nur die folgenden Werte) 
0 = alle (gesamtes Postfach)

1 = 1 Monat e-Mail-Elemente

3 = 3 Monate e-Mail-Elemente

6 = 6 Monate e-Mail-Elemente

12 = 12 Monate e-Mail-Elemente

24 = 24 Monate e-Mail-Elemente

Hinweise:

  • Der x. 0 -Platzhalter stellt Ihre Version von Office dar (16,0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Office 365, Office 2019 oder Outlook für Office 365, 15,0 = Office 2013).

  • Mit der Benutzeroberfläche von Outlook 2016, Outlook 2019 oder Outlook für Office 365 können Sie festlegen, dass die Offline Einstellung für e-Mail auf die zusätzlichen Werte von 3 Tagen, 1 Woche und 2 Wochen festgelegt werden soll. Mit dem Update für Outlook 2016 vom Mai 3 2016 können Sie diese zusätzlichen Werte mithilfe der SyncWindowSettingDays-Registrierungsdaten festlegen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Outlook 2016 mit diesen zusätzlichen Werten finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base: 

    3115009 Update ermöglicht Administratoren das Festlegen zusätzlicher Standard-e-Mail-und Kalender Synchronisierungsfenster für neue Exchange-Konten in Outlook 2016.

  • Administratoren, die die vorhandenen GPO-Werte ändern, sollten sich der möglichen Auswirkungen auf den Netzwerkdatenverkehr bewusst sein, wenn Sie den Wert des SyncWindowSettingerhöhen. Wenn das GPO SyncWindowSetting in einen höheren Wert geändert wird, führt Outlook eine vollständige Ost-Neusynchronisierung durch, wenn der neue Wert angewendet wird. Für einen einzelnen Client ist dies im Allgemeinen nicht problematisch. Die gleichzeitige Anwendung eines höheren Werts auf Hunderte oder mehr Clients kann sich negativ auf die verfügbare Netzwerkbandbreite auswirken. Das Verringern des Werts hat keine Auswirkungen, da Outlook eine lokale Löschung von überschüssigen Daten durchführt, die in den Ost-Dateien aller Clients zwischengespeichert werden, um den niedrigeren SyncWindowSetting -Wert zu erhalten.

  • Da Outlook nur maximal 1 Jahr für Gruppen synchronisiert, können Sie nicht nach älteren Nachrichten suchen. Um diese Outlook-Einschränkung zu umgehen, verwenden Sie Outlook im Internet, um ältere Nachrichten in Gruppen anzuzeigen und zu suchen.