Erstellen einer Genehmigungsschleife mit Microsoft Flow und dem Microsoft Common Data Service

Der Common Data Service bietet Ihnen eine Möglichkeit, Flows mit Informationen zu erstellen, die in einer von Flows unabhängigen Datenbank gespeichert sind. Dies lässt sich am besten anhand von Genehmigungen veranschaulichen. Wenn Sie den Status der Genehmigung in einer Entität speichern, kann Ihr Flow damit arbeiten.

In diesem Beispiel erstellen Sie einen Genehmigungsprozess, der gestartet wird, wenn ein Benutzer Dropbox eine Datei hinzufügt. Beim Hinzufügen der Datei werden Informationen zur Datei in einer App angezeigt, in der ein Prüfer die Änderungen genehmigen oder ablehnen kann. Wenn der Prüfer die Änderungen genehmigt oder ablehnt, wird eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet, und abgelehnte Dateien werden aus Dropbox gelöscht.

Führen Sie die Schritte in diesem Abschnitt aus, um Folgendes zu erstellen:

  • Eine benutzerdefinierte Entität die Informationen zu jeder Datei enthält, die Dropbox hinzugefügt wird. Zudem wird angegeben, ob der Dateistatus als genehmigt, abgelehnt oder ausstehend festgelegt wurde.
  • Einen Flow, der der benutzerdefinierten Entität Informationen hinzufügt, wenn Dropbox eine Datei hinzugefügt wird, eine E-Mail sendet, wenn die Datei genehmigt oder abgelehnt wird, und abgelehnte Dateien löscht. Mit diesen Schritten wird veranschaulicht, wie ein derartiger Flow von Grund auf neu erstellt wird, Sie können den gleichen Flow jedoch auch auf Grundlage einer Vorlage erstellen.
  • eine App, in der ein Prüfer Dateien genehmigen oder ablehnen kann, die Dropbox hinzugefügt wurden. Sie generieren diese App mithilfe von PowerApps automatisch auf Grundlage der Felder in der benutzerdefinierten Entität.

Voraussetzungen

Erstellen der Entität

  1. Melden Sie sich bei powerapps.com an.
  2. Wenn die linke Navigationsleiste in der Standardeinstellung nicht angezeigt wird, klicken bzw. tippen Sie links oben auf das Symbol mit den drei waagerechten Linien.

    Öffnen der linken Navigationsleiste

  3. Klicken bzw. tippen Sie in der linken Navigationsleiste auf Verwalten, und klicken bzw. tippen Sie anschließend auf Entitäten.

    Verwalten von Entitäten

  4. Klicken bzw. tippen Sie bei einer entsprechenden Aufforderung auf Datenbank erstellen.

    Erstellen einer Datenbank

  5. Klicken bzw. tippen Sie rechts oben auf Neue Entität.

    Erstellen einer Entität

    Wenn Ihr Browserfenster nicht maximiert ist, befindet sich diese Schaltfläche möglicherweise an einer anderen Stelle.

  6. Geben Sie unter Entitätsname einen Namen an, der keine Leerzeichen enthält und nicht identisch mit dem Namen einer anderen Entität in der Datenbank ist.

    Um genau den Anweisungen für dieses Beispiel zu folgen, geben Sie ReviewDropboxFiles an.

    Angeben des Entitätsnamens

  7. Geben Sie unter Anzeigename einen Anzeigenamen ein.

    Angeben des Anzeigenamens

  8. Klicken oder tippen Sie auf Weiter.

    Schaltfläche „Weiter“

Hinzufügen von Feldern zur Entität

  1. Klicken bzw. tippen Sie rechts oben auf Feld hinzufügen.

    Hinzufügen eines Feldes

  2. Legen Sie in der leeren Zeile, die unten in der Liste der Felder angezeigt wird, die Eigenschaften für ein Feld Genehmigende Person fest. (Beim Festlegen dieser Eigenschaften können Sie durch Drücken von Tab in die nächste Spalte wechseln.)

    • Geben Sie in der Spalte Anzeigename Genehmigende Person ein.
    • Geben Sie in der Spalte Name ApproverEmail ein.
    • Klicken bzw. tippen Sie in der Spalte Typ auf die Option E-Mail.
    • Aktivieren Sie in der Spalte Erforderlich das Kontrollkästchen.

      Feld „Genehmigende Person“

  3. Legen Sie in der nächsten Zeile die Eigenschaften eines Feldes Status fest:

    • Geben Sie in der Spalte Anzeigename Status ein.
    • Geben Sie in der Spalte Name Status ein.
    • Klicken bzw. tippen Sie in der Spalte Typ auf die Option Text.
    • Übernehmen Sie in der Spalte Eigenschaften den Standardwert.
    • Aktivieren Sie in der Spalte Erforderlich das Kontrollkästchen.

      Feld „Status“

  4. Legen Sie in der nächsten Zeile die Eigenschaften eines Feldes FileID fest:

    • Geben Sie in der Spalte Anzeigename Dateikennung ein.
    • Geben Sie in der Spalte Name FileID ein.
    • Klicken bzw. tippen Sie in der Spalte Typ auf die Option Text.
    • Übernehmen Sie in der Spalte Eigenschaften den Standardwert.
    • Aktivieren Sie in der Spalte Eindeutig das Kontrollkästchen.
    • Aktivieren Sie in der Spalte Erforderlich das Kontrollkästchen.

      Feld „FileID“

  5. Klicken bzw. tippen Sie rechts auf die Auslassungspunkte (...) für das Feld FileID, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Als Titelfeld festlegen.

    Festlegen des Titelfelds

  6. Klicken bzw. tippen Sie links unten auf Erstellen.

    Erstellen einer Entität

  7. (optional) Wenn die Liste der Entitäten wieder angezeigt wird, maximieren Sie das Browserfenster (sofern es noch nicht maximiert ist), und klicken bzw. tippen Sie auf die Spaltenüberschrift Typ. Die benutzerdefinierten Entitäten sind in der Liste sortiert, so befindet sich z.B. die soeben erstellte an erster Stelle.

Anmelden und Erstellen eines Flows

  1. Öffnen Sie das Microsoft Flow-Portal.
  2. Maximieren Sie das Browserfenster (sofern es nicht bereits maximiert ist), und klicken bzw. tippen Sie rechts oben auf Anmelden.

    Anmeldeschaltfläche für Microsoft Flow

  3. Im oberen rechten Menü wählen Sie die Umgebung aus, in der Sie die Datenbank auf powerapps.com erstellt haben.

    Hinweis: Wenn Sie nicht die gleiche Umgebung auswählen, wird Ihre Entität nicht angezeigt.

  4. Klicken bzw. tippen Sie links oben auf Meine Flows.

    Schaltfläche „Meine Flows“

  5. Klicken bzw. tippen Sie rechts oben auf Flow erstellen.

    Schaltfläche „Flow erstellen“

Starten bei Hinzufügen einer Datei

  1. Geben oder fügen Sie im Feld mit dem Text Nach weiteren Triggern suchen Dropbox ein, und klicken bzw. tippen Sie auf Dropbox – wenn eine Datei erstellt wird.

    Erstellen von Triggern

  2. Klicken bzw. tippen Sie unter Ordner auf das Ordnersymbol, und navigieren Sie zu dem Ordner, dem Dateien hinzugefügt werden.

    Auswählen eines Ordners

Hinzufügen von Daten zur Entität

  1. Klicken oder tippen Sie auf Neuer Schritt, und klicken oder tippen Sie auf Aktion hinzufügen.

    Hinzufügen einer Aktion

  2. Geben oder fügen Sie im Feld Nach weiteren Aktionen suchen den Text Common Data Service ein, und klicken oder tippen Sie auf Common Data Service – Objekt erstellen.

    Erstellen eines Objekts im Common Data Service

  3. Geben oder fügen Sie unter Entität Überprüfen ein, und klicken oder tippen Sie auf Dropbox-Dateien überprüfen.

    Auswählen der Entität

  4. Klicken bzw. tippen Sie unter Titel in das Feld, und klicken oder tippen Sie anschließend in der Liste der Parametertoken auf Dateiname, um dieses Token dem Feld hinzuzufügen.

    Hinzufügen des Tokens „Dateiname“

  5. Geben oder fügen Sie unter Genehmigende Person die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Dateien überprüfen soll.

    Hinweis: Um den Flow leichter testen zu können, geben Sie Ihre eigene Adresse an. Sie können sie später ändern, wenn der Flow in der Produktion verwendet werden kann.

    Hinzufügen der genehmigenden Person

  6. Geben oder fügen Sie unter Status Ausstehend ein.

    Hinzufügen des Standardstatus

  7. Klicken bzw. tippen Sie unter Dateikennung in das Feld, und klicken oder tippen Sie anschließend in der Liste der Parametertoken auf Dateikennung, um dieses Token dem Feld hinzuzufügen.

    Hinzufügen des Tokens „Dateikennung“

Überprüfen, ob die Datei überprüft wurde

  1. Klicken bzw. tippen Sie unter der Aktion Objekt erstellen auf Neuer Schritt, klicken oder tippen Sie auf Mehr, und klicken oder tippen Sie auf ‚Ausführen bis‘ hinzufügen.

    Hinzufügen von „Ausführen bis“

  2. Klicken oder tippen Sie in der oberen linken Ecke der Aktion Ausführen bis in das Feld mit dem Text Wert auswählen.

    Wert auswählen

    Hinweis: Wenn Ihr Browserfenster nicht maximiert ist, klicken bzw. tippen Sie in das obere Feld mit dem Text Wert auswählen.

  3. Klicken oder tippen Sie unter Ausgaben von ‚Objekt erstellen‘ auf Status, um dieses Parametertoken dem Feld hinzuzufügen.

    Hinzufügen des Status-Tokens

  4. Öffnen Sie die Liste in der Mitte der Aktion Ausführen bis, und klicken oder tippen Sie auf ist ungleich.

    Angeben von „ist ungleich“

  5. Geben oder fügen Sie in der oberen rechten Ecke der Aktion Ausführen bis Ausstehend im Feld mit dem Text Wert auswählen ein.

    Angeben des zu überwachenden Status

    Hinweis: Wenn Ihr Browserfenster nicht maximiert ist, klicken bzw. tippen Sie in das untere Feld mit dem Text Wert auswählen.

  6. Klicken oder tippen Sie unten in der Aktion Ausführen bis auf Aktion hinzufügen.

    Hinzufügen einer Aktion innerhalb von „Ausführen bis“

  7. Geben Sie im Feld Nach weiteren Aktionen suchen den Text Common ein, und klicken bzw. tippen Sie dann auf Common Data Service – Objekt abrufen.

    Abrufen eines Objekts

  8. Klicken bzw. tippen Sie unter Namespace auf Ihre Datenbank.
  9. Geben oder fügen Sie unter Entität Überprüfen ein, und klicken oder tippen Sie auf Dropbox-Dateien überprüfen.

    Auswählen einer Entität

  10. Klicken oder tippen Sie unter Objekt-ID, in das Feld, und klicken oder tippen Sie auf das Parametertoken Dateikennung, um es dem Feld hinzuzufügen.

    Hinzufügen der Dateikennung

Überprüfen, ob das Element genehmigt wurde

  1. Klicken oder tippen Sie unter der Aktion Ausführen bis auf Neuer Schritt, und klicken oder tippen Sie auf Bedingung hinzufügen.

    Hinzufügen der Bedingung

  2. Klicken oder tippen Sie in der oberen linken Ecke der Bedingung in das Feld mit dem Text Wert auswählen.

    Obere linke Ecke der Bedingung

    Hinweis: Wenn Ihr Browserfenster nicht maximiert ist, klicken bzw. tippen Sie in das obere Feld mit dem Text Wert auswählen.

  3. Klicken oder tippen Sie unter Ausgaben von ‚Objekt abrufen‘ auf das Parametertoken Status, um es dem Feld hinzuzufügen.

    Hinzufügen eines Status zur Bedingung

  4. Geben oder fügen Sie in der oberen rechten Ecke der Bedingung den Wert Genehmigt im Feld mit dem Text Wert auswählen ein.

    Überprüfen, ob der Status auf „Genehmigt“ festgelegt ist

    Hinweis: Wenn Ihr Browserfenster nicht maximiert ist, geben oder fügen Sie den Wert Genehmigt im unteren Feld mit dem Text Wert auswählen ein.

Senden einer Benachrichtigungs-E-Mail

  1. Klicken oder tippen Sie unter Wenn Ja, nichts unternehmen auf Aktion hinzufügen.

    Wenn ja, Aktion hinzufügen

  2. Geben oder fügen Sie im Feld mit dem Text Nach weiteren Aktionen suchen E-Mail senden ein, und klicken oder tippen Sie auf Office 365 Outlook – E-Mail senden.

    Falls ja, Senden einer E-Mail

  3. Geben oder fügen Sie unter An die Adresse der Person ein, die bei Annahme eines Elements benachrichtigt werden soll.

    Hinweis: Um den Flow leichter testen zu können, geben Sie Ihre eigene Adresse an. Sie können sie später ändern, wenn der Flow in der Produktion verwendet werden kann.

    Genehmigungsempfänger

  4. Klicken oder tippen Sie unter Betreff in das Feld, und klicken oder tippen Sie auf das Parametertoken Dateiname, um es dem Feld hinzuzufügen.

    Angeben des Dateinamens als E-Mail-Betreff

  5. Geben oder fügen Sie unter Text den Text Das Element wurde genehmigt ein.

    Text der Genehmigungs-E-Mail

  6. Wiederholen Sie unter Wenn Nein, nichts unternehmen die Schritte 1 bis 5 dieses Verfahrens, geben Sie jedoch als Text der E-Mail-Nachricht Das Element wurde abgelehnt an.

    Text der Ablehnungs-E-Mail

Löschen von abgelehnten Dateien

  1. Klicken oder tippen Sie unter den Feldern für die Ablehnungs-E-Mail auf Aktion hinzufügen.

    Hinzufügen der Aktion „Löschen“

  2. Geben oder fügen Sie im Feld mit dem Text Nach weiteren Aktionen suchen Dropbox ein, und klicken oder tippen Sie auf Dropbox – Datei löschen.

    Löschen von Dateien aus Dropbox

  3. Klicken oder tippen Sie unter Datei in das Feld, und klicken oder tippen Sie auf das Parametertoken Dateikennung, um es dem Feld hinzuzufügen.

    Angeben der zu löschenden Datei

Speichern des Flows

  1. Geben oder fügen Sie am oberen Bildschirmrand einen Namen für den zu erstellenden Flow ein, und klicken oder tippen Sie auf Flow erstellen.

    Speichern des Flows

  2. Klicken oder tippen Sie auf Schließen, und klicken oder tippen Sie auf Fertig.
  3. Fügen Sie in Dropbox dem angegebenen Ordner mindestens zwei Dateien hinzu: eine Datei zum Testen der Genehmigung und eine Datei zum Testen der Ablehnung.

Erstellen der App

  1. Melden Sie sich bei powerapps.com an, und klicken oder tippen Sie auf Neue App am unteren Rand der linken Navigationsleiste.

    Erstellen einer App in einem Browser

  2. Klicken oder tippen Sie im angezeigten Dialogfeld auf die Option zum Öffnen von PowerApps Studio für Windows oder PowerApps Studio für das Web.
  3. Wenn Sie PowerApps Studio für Windows geöffnet haben, klicken oder tippen Sie auf der linken Navigationsleiste auf Neu.
  4. Klicken oder tippen Sie unter App anhand Ihrer Daten erstellen in der Kachel Common Data Service auf Telefonlayout.

    Erstellen der App

  5. Geben oder fügen Sie im Feld Suchen den Text Überprüfen ein.

    Suchen nach einer Entität

  6. Klicken oder tippen Sie unter Entität auswählen auf Dropbox-Dateien überprüfen.

    Auswählen einer Entität

  7. Klicken bzw. tippen Sie links unten auf Verbinden.

    Schaltfläche „Verbinden“

  8. Wenn das Startfenster der Einführungstour angezeigt wird, machen Sie sich auf der Tour mit PowerApps vertraut (oder klicken bzw. tippen Sie auf Überspringen).

    Einführungstour

    Sie können die Tour auch jederzeit später absolvieren, indem Sie links oben auf das Fragezeichen klicken bzw. tippen und anschließend auf Einführungstour klicken bzw. tippen.

  9. (optional) Ziehen Sie den Schieberegler am unteren Bildschirmrand, um den Zoomfaktor zu erhöhen, um die Anzeige der App zu verbessern.

    Zoom-Steuerelement

Anpassen der App

  1. Klicken oder tippen Sie auf der rechten Navigationsleiste auf das Layout, das eine Kopfzeile und eine Beschreibung enthält.

    Schaltfläche „Verbinden“

  2. Klicken oder tippen Sie auf dem Suchbildschirm direkt unter die Suchleiste, um das größere Textfeld-Steuerelement auszuwählen.

    Auswählen der Kopfzeile

  3. Öffnen Sie im rechten Bereich die untere Liste, indem Sie auf den Pfeil nach unten klicken bzw. tippen.

    Öffnen der Dropdownliste

  4. Klicken oder tippen Sie in der unteren Liste auf Titel, um den Dateinamen der hinzugefügten Dateien anzuzeigen.

    Festlegen von Kopfzeilendaten

  5. Öffnen Sie im rechten Bereich die obere Liste, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Status, um den Status der einzelnen Dateien anzuzeigen.

    Festlegen von Textdaten

Testen der gesamten Lösung

  1. Öffnen Sie in PowerApps den Vorschaumodus, indem Sie links oben auf die Wiedergabe-Schaltfläche klicken oder tippen.

    Öffnen des Vorschaumodus

  2. Klicken oder tippen Sie für die erste Datei in der Liste auf den Pfeil, um Details zur Datei anzuzeigen.

    Öffnen des Detailbildschirms

  3. Klicken oder tippen Sie rechts oben auf das Stiftsymbol, um Details zur Datei zu ändern.

    Öffnen des Bearbeitungsbildschirms

  4. Geben oder fügen Sie im Feld Status den Text Genehmigt ein.

    Genehmigen einer Datei

  5. Klicken oder tippen Sie rechts oben auf das Häkchen, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern und zu den Details zurückzukehren.

    Speichern der Änderungen

    In wenigen Minuten erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie informiert werden, dass die Datei genehmigt wurde.

  6. Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche „Zurück“, um zurück zum Suchbildschirm zu wechseln.

    Zurückkehren zum Suchbildschirm

  7. Klicken oder tippen Sie für die andere Datei in der Liste auf den Pfeil, um Details zur Datei anzuzeigen.

    Öffnen des Detailbildschirms

  8. Klicken oder tippen Sie rechts oben auf das Stiftsymbol, um Details zur Datei zu ändern.

    Öffnen des Bearbeitungsbildschirms

  9. Geben oder fügen Sie im Feld Status Abgelehnt (oder einen beliebigen anderen Text mit Ausnahme von Genehmigt sowie Genemigt oder Geenehmigt) ein.

    Ablehnen der Datei

  10. Klicken oder tippen Sie rechts oben auf das Häkchen, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern und zu den Details zurückzukehren.

    Speichern der Änderungen

    In wenigen Minuten erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie informiert werden, dass die Datei abgelehnt wurde und aus Dropbox gelöscht wird.