Erstellen von Flows

Hier erfahren Sie, wie Sie Flows zum Sammeln und Kopieren von Daten und Flows zum Senden von Benachrichtigungen erstellen. Führen Sie Flows nach Zeitplan oder bedarfsgesteuert über eine Schaltfläche aus.

Sie erlernen Folgendes:

Erstellen eines Flows für eine Schaltfläche

In diesem Thema erfahren Sie, wie ein Flow für eine Schaltfläche für das Unternehmen Contoso Flooring erstellt wird.

Flows für Schaltflächen können zum Senden von E-Mail für ein Team und zum Benachrichtigen über anstehende Aufgaben verwendet werden. Der Besitz der Flows kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden oder von mehreren Mitgliedern in einem Team gemeinsam verwaltet werden.

  1. Navigieren Sie zuerst zur Microsoft Flow-Website, und melden Sie sich an.
  2. Nachdem Sie sich angemeldet haben, wählen Sie Meine Flows und dann Ohne Vorlage neu erstellen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

    Im ersten Schritt benötigen Sie einen Trigger. Der Flow für eine Schaltfläche ist hierfür gut geeignet.

  3. Wenn er nicht in der Liste vorhanden ist, wählen Sie Hunderte von Connectors und Triggern durchsuchen am unteren Rand der Seite aus, geben Sie Schaltfläche ein, und der Flow wird für Sie angezeigt.
  4. Wählen Sie Flow-Schaltfläche für mobile Verwendung aus.

    Nach Schaltfläche suchen

  5. Wählen Sie Flow-Schaltfläche für mobile Anwendung – Flow manuell auslösen aus.

    Auswählen des manuellen Triggers

  6. Wählen Sie auf dem Eingabebildschirm Eingabetext hinzufügen aus.

    Hinzufügen der Eingabe

  7. Geben Sie Contoso Flooring in das erste Textfeld und E-Mail für Lagerwareneingang in das zweite Textfeld ein.

    Hinzufügen der Eingabe

  8. Wählen Sie Neuer Schritt aus.

    Eingabetext

  9. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

    Hinzufügen einer Aktion

  10. Wählen Sie den Office 365 Outlook-Connector aus. Wenn er nicht vorhanden ist, suchen Sie nach outlook.

    Suchen nach „outlook“

  11. Wählen Sie Office 365 Outlook: E-Mail senden aus.

    E-Mail senden

    Wenn die Schaltfläche gedrückt wird, wird unabhängig vom Aufenthaltsort der Teammitglieder im Gebäude eine E-Mail an das gesamte Contoso-Lagerteam gesendet, die es informiert, dass Waren eingegangen sind.

  12. Erweitern Sie die Felder, und passen Sie die E-Mail an die Belange von Contoso Flooring an.

    1. Geben Sie in das Feld An eine E-Mail-Adresse ein, die in Ihrer Organisation gültig ist.
    2. Geben Sie im Feld Betreff die Angabe Wareneingang ein.
    3. Beachten Sie, dass auf der rechten Seite ein Feld Dynamischer Inhalt eingeblendet wird. Damit das genaue Datum sowie die Uhrzeit in der Betreffzeile angezeigt wird, zu der die Schaltfläche gedrückt wurde, wählen Sie Datum und Zeitstempel aus.

      Datum und Uhrzeit der E-Mail

  13. Geben Sie nun einen einfachen Text für die E-Mail ein, der z. B. Folgendes besagt: Lagerteam, bitte an Ladestelle wegen Wareneingang melden.
  14. Wählen Sie Flow erstellen aus, um den Flow zu speichern.

    Flow erstellen

Erstellen eines Teamflows

Sie können diesen Flow für eine Schaltfläche als Beispiel zum Erstellen eines Teamflows verwenden. Was geschieht, wenn sich der Ersteller dieses Flows krank gemeldet hat? Was geschieht, wenn er das Unternehmen verlässt? Sie möchten sicherstellen, dass dieser Flow weiterhin ausgeführt wird. Fügen Sie zu diesem Zweck Mitbesitzer hinzu.

  1. Wählen Sie das Teamsymbol für Ihren Flow aus, um einen Mitbesitzer hinzuzufügen.

    Erstellen eines Teamflows

  2. Geben Sie Namen, E-Mail-Adressen oder Benutzergruppen ein, um Mitbesitzer hinzuzufügen.

    Hinzufügen von Mitbesitzern

  3. Wenn Sie Mitbesitzer entfernen möchten, wählen den Papierkorb rechts neben dem betreffenden Namen aus.

    Entfernen von Mitbesitzern

  4. Wählen Sie Diesen Besitzer entfernen aus, um den Entfernungsvorgang abzuschließen.

    Entfernen von Mitbesitzern

Zusammenfassung

In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie ein Flow für eine Schaltfläche erstellt wird.

Innerhalb von wenigen Minuten ermöglichte der Flow einem Lagermitarbeiter, das Team zu informieren, dass ein Wareneingang stattgefunden hat, damit das Team nicht herumstehen, warten und wertvolle Zeit verschwenden musste, die für andere Aufgaben genutzt werden kann.

Der Mitarbeiter hat diese Schaltfläche dann mit seinem Team geteilt, damit bei seiner Abwesenheit auch andere Mitarbeiter den gleichen Flow auslösen können.

Nächste Lektion

In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie ein Flow erstellt wird, der Pushbenachrichtigungen verwendet.

Erhalten von Benachrichtigungen

Microsoft Flow wird häufig verwendet, um sich eine Benachrichtigung über ein Ereignis senden zu lassen. Bei Benachrichtigungen kann es sich um E-Mails, SMS oder Pushbenachrichtigungen auf Ihrem Telefon handeln.

Von einer Vorlage

Erforderliche App

Es ist einfach, einen Flow zu erstellen, der Pushbenachrichtigungen an Ihr mobiles Gerät sendet. Sie können den Flow in der mobilen App oder unter flow.microsoft.com erstellen. Sie benötigen jedoch die mobile App, um Pushbenachrichtigungen empfangen zu können. Die mobile Microsoft Flow-App ist für Android, iOS und Windows Phone verfügbar.

Wenn Sie ein nicht unterstütztes mobiles Gerät verwenden, sollten Sie sich SMS statt Pushbenachrichtigungen senden lassen.

Erstellen von Flows, die Benachrichtigungen senden

Sie können wie im Video oben eine Vorlage verwenden oder die Aktion Send a push notification (Pushbenachrichtigung senden) verwenden, wenn Sie einen Flow von Grund auf neu erstellen. Sie können dynamische Inhalte aus anderen Aktionen oder Triggern einschließen.

Von Grund auf neu

Nächste Lektion

Nachdem Sie jetzt gesehen haben, wie Sie sich Benachrichtigungen senden lassen, wollen wir betrachten, wie Microsoft Flow zum Kopieren von Dateien verwendet wird.

Kopieren von Dateien

Kopieren von Dateien

Die Verwendung eines Dateispeicherdiensts wie OneDrive oder Google Drive ist inzwischen weit verbreitet. Mussten Sie jemals Dateien von einem Speicherdienst in einen anderen kopieren? Mit Microsoft Flow lassen sich Dateien einfach automatisch zwischen zwei Diensten verschieben und kopieren.

Erstellen von Flows zum Kopieren von Dateien

Sie können wie im Video oben eine Vorlage verwenden oder einen Flow von Grund auf neu erstellen. Die Aktionen der Dienste weisen unterschiedliche Details und Parameter auf. Im Video haben Sie gesehen, wie Sie eine Datei von OneDrive nach OneDrive for Business kopieren. Es folgt ein weiteres Beispiel eines von Grund auf neu erstellten Flows für das Kopieren von OneDrive nach Dropbox.

Von OneDrive nach Dropbox.

Weitere Schritte

Als Nächstes betrachten wir, wie Sie Daten aus Diensten sammeln.

Sammeln von Daten

Mit Microsoft Flow können Sie nicht nur Benachrichtigungen erhalten und Dateien kopieren, sondern auch Daten sammeln. Dies ist für die Analyse, z. B. mit Power BI, hilfreich.

Quellen und Ziele, Trigger und Aktionen

Beim Sammeln von Daten kann eine Vielzahl von Diensten als Trigger verwendet werden, z. B. Twitter, Office 365-E-Mail oder der Common Data Service. Jeder dieser Dienste verfügt über eigene dynamische Eigenschaften, die Felder darstellen, die Sie im Ziel mit Daten auffüllen können.

Übliche Ziele, in denen Sie Daten speichern können, sind z. B. Excel, SQL Server, SharePoint-Listen und Google-Tabellen. Sie können auch den Common Data Service nutzen.

Nächste Lektion

Erfahren Sie, wie Tweets basierend auf Daten in einer SharePoint-Liste veröffentlicht werden.

Veröffentlichen von Tweets aus einem Flow

Für diesen Flow erstellen Sie eine SharePoint-Liste, in der das Marketingteam von Contoso Flooring seine Twitter-Beiträge und die Datumsangaben ihrer Veröffentlichung speichert. Auf diesem Szenario aufbauend erstellen Sie einen Flow, der den Inhalt für das Team automatisch twittert.

Herstellen einer Verbindung mit den Microsoft Flow-Diensten

In diesem Thema verwenden Sie die Dienste SharePoint und Twitter. Wenn Sie einen Dienst verwenden, der neu für Sie ist, müssen Sie zuerst eine Verbindung mit dem neuen Dienst herstellen.

  1. Wählen Sie in Microsoft Flow das Zahnradsymbol aus, und klicken Sie dann auf Verbindungen,

    Abrufen der Verbindung

  2. Wählen Sie + Verbindung erstellen aus.

    Erstellen einer Verbindung

  3. Scrollen Sie in der Liste nach unten, suchen Sie nach Twitter, und wählen Sie dann + aus.

    Klicken auf das Pluszeichen

  4. Um ein Twitter-Konto zu autorisieren, geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann App autorisieren aus.

    Erstellen von ID und Kennwort

  5. Wählen Sie zum Überprüfen der Verbindungen das Zahnradsymbol und Verbindungen aus.

    Meine Verbindungen

    Die neue Twitter-Verbindung und alle anderen Verbindungen, die Sie erstellt haben, sollten angezeigt werden.

    Verbindung mit Twitter

Erstellen einer SharePoint-Liste

Im ersten Schritt müssen Sie eine neue SharePoint Online-Liste für Contoso Flooring erstellen.

  1. Wählen Sie in SharePoint Online Neu und dann Liste aus.

    Erstellen einer neuen Liste

  2. Nennen Sie die Liste Contoso-Tweets.
  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen In Websitenavigation anzeigen, und wählen Sie Erstellen aus.

    Erstellen der Liste

    Wenn Sie Erstellen auswählen, zeigt SharePoint die neue Liste an.

  4. Standardmäßig enthält die Liste eine einzelne Spalte: Titel. Fügen Sie eine weitere Spalte hinzu, und nennen Sie diese Tweet-Inhalt. Die Inhalte Ihrer Tweets werden hier eingefügt.

    1. Wählen Sie das Pluszeichen aus, und wählen Sie dann Mehr... aus.

      Erstellen der Liste

    2. Wählen Sie Mehrere Textzeilen aus, und wählen Sie dann OK aus.

      Erstellen der Liste

  5. Fügen Sie eine Spalte für das Datum und die Uhrzeit des Tweets ein, und nennen Sie diese Tweet-Datum.

    1. Wählen Sie wie bei Tweet-Inhalt weiter oben das Pluszeichen aus, und wählen Sie dann Mehr... aus.

      Datums-/Uhrzeitspalte

    2. Scrollen Sie zu Datums- und Uhrzeitformat nach unten. Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus, damit beide Angaben enthalten sind.

      Datum und Uhrzeit

    3. Wählen Sie OK aus. Die Liste Contoso-Tweets wird auf der SharePoint-Website angezeigt, und Sie können der Liste neue Elemente hinzufügen.

Erstellen des Flows

Die Liste wurde erstellt. Sie können jetzt den Flow erstellen.

Auswählen eines Triggers

  1. Navigieren Sie in Microsoft Flow zu Meine Flows, und wählen Sie dann Ohne Vorlage neu erstellen aus.

    Ohne Vorlage neu erstellen

  2. Wählen Sie Wenn ein Element erstellt wird aus.

    Hinzufügen eines Triggers

    Der Trigger soll auslöst werden, wenn eine neue Zeile mit Tweet-Inhalt hinzugefügt wird.

  3. Wählen Sie die SharePoint-Website aus, und wählen Sie dann die Liste aus, die Sie zuvor eingerichtet haben: Contoso-Tweets.

    Neues erstelltes Element

Der Trigger wurde erstellt.

Hinzufügen einer Aktion zum Verzögern der Veröffentlichung

  1. Wählen Sie + Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

    Hinzufügen eines Schritts und einer Aktion

  2. Wählen Sie unter dem Dienst Zeitplan die Option Verzögern bis aus.

    Verzögern bis

  3. Legen Sie den Verzögerungswert fest.

    1. Klicken oder tippen Sie auf das Feld Zeitstempel.
    2. Wenn das Feld für dynamischen Inhalt geöffnet wird, scrollen Sie nach unten. Sie sehen dann die drei Spalten aus der SharePoint-Liste: Titel, Tweet-Datum und Tweet-Inhalt.
    3. Wählen Sie Tweet-Datum aus.

      Verzögern bis Zeitstempel

      Wenn jetzt ein Benutzer Ihrer SharePoint-Liste Inhalt hinzufügt, wird jede Aktion bis zu dem Datum und der Uhrzeit verzögert, die Sie in der Spalte Tweet-Datum festgelegt haben.

      Dynamischer Zeitstempel

Hinzufügen einer Aktion zum Veröffentlichen eines Tweets

Sie fügen nun eine andere Aktion hinzu, die der Flow an dem in der Spalte Tweet-Datum angegebenen Datum und zu der angegebenen Uhrzeit ausführen soll.

  1. Wählen Sie + Neuer Schritt, Aktion hinzufügen aus, und suchen Sie dann nach Twitter.

    Hinzufügen eines Tweets

  2. Wählen Sie die Aktion Twitter: Tweet posten aus.

    Posten eines Tweets

  3. Klicken oder tippen Sie auf das Feld Tweet-Text, und wählen Sie im Feld mit dynamischem Inhalt Tweet-Inhalt aus. Hier ist die Sequenz, die Sie erstellt haben.

    Tweet, Datum, Inhalt

  4. Wählen Sie Flow erstellen... aus.

    Flow erstellen

  5. Wählen Sie Fertig aus.

    Klicken auf „Fertig“

    Der Flow ist nun vollständig.

    Vollständiger Flow

    Wenn ein neues Element in der SharePoint-Liste erstellt wird, verzögert der Flow die Veröffentlichung bis zum voreingestellten Zeitpunkt. Wenn dieses Datum erreicht wird, veröffentlicht der Flow den Beitrag auf Twitter mit dem Text aus der Spalte Tweet-Inhalt in Ihrer Liste.

Nächste Lektion

In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Flows nach einem Zeitplan ausgeführt werden. Dabei wird ein Trigger namens Serie verwendet.

Erstellen geplanter Flows

In diesem Thema erfahren Sie, wie vorab geplante Flows mithilfe eines Triggers namens Serie ausgeführt werden. Sie müssen einen Flow für das Contoso-Marketingteam erstellen, der automatisch E-Mail-Adressen von Kunden aus einer Excel-Tabelle auf OneDrive abruft. Sie konfigurieren den Datenfluss so, dass neue E-Mail-Adressen, die der Kalkulationstabelle hinzugefügt wurden, ein Mal pro Tag einer MailChimp-Kundenliste hinzugefügt werden.

Erstellen eines geplanten Flows

  1. Öffnen Sie Microsoft Flow, und wählen Sie Meine Flows und dann Ohne Vorlage neu erstellen aus.

  2. Wählen Sie Hunderte von Connectors und Triggern durchsuchen aus.
  3. Suchen Sie nach dem Dienst Zeitplan, wählen Sie ihn aus, und wählen Sie dann den Trigger Zeitplan – Serie aus.

  4. Legen Sie die Häufigkeit auf Täglich und das Intervall auf 1 fest. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

  5. Suchen Sie nach Excel, wählen Sie den Dienst Excel aus, und wählen Sie dann die Aktion Excel – Zeilen abrufen aus.

    Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie Zeilen abrufen und nicht Zeile abrufen auswählen.

  6. Wählen Sie Dateiname aus, und navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Datei. Wählen Sie Tabellenname aus, und wählen Sie dann die gewünschte Tabelle in der Kalkulationstabelle aus.

  7. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu.

  8. Suchen Sie nach dem Dienst MailChimp, und wählen Sie dann die Aktion MailChimp – Mitglied zur Liste hinzufügen aus.

    Hinweis: MailChimp ist ein Premium-Connector. Abhängig von Ihrer Microsoft Flow-Lizenz müssen Sie sich ggf. für eine Testversion registrieren, um diesen Connector verwenden zu können.

  9. Fügen Sie die Felder Listen-ID und Status aus den Dropdownmenüs hinzu:

    • Listen-ID: Wählen Sie die gewünschte MailChimp-Adressenliste aus.
    • Status: Wählen Sie Abonniert aus.

  10. Verwenden Sie in E-Mail-Adresse das Feature für dynamischen Inhalt, um das Feld ContactEmail hinzuzufügen.

    Beachten Sie, dass der Flow automatisch einen weiteren Schritt erstellt. Flow erkennt, dass Sie beabsichtigen, eine Aktion festzulegen, die eine weitere Aktion erfordert. Wenn der Flow eine neue E-Mail-Adresse liest, erstellt er auch eine neue Aktion für jede Zeile.

  11. Verwenden Sie den dynamischen Inhalt zum Auffüllen der Felder Vorname und Nachname mit Daten:

    • Vorname: FirstName
    • Nachname: LastName

Dieser Datenfluss wird nun ein Mal täglich ausgeführt und ruft neue Zeilen aus dieser Excel-Tabelle ab, erfasst die E-Mail-Adresse und den Namen und verwendet diese Angaben dann zum Auffüllen der MailChimp-Adressenliste von Contoso. Dies spart Ihnen Zeit und Geld.

Konvertieren und Speichern von Dokumenten

In diesem Thema erfahren Sie, wie Contoso Flooring Microsoft Flow verwendet, um Dokumente automatisch in ein Standardformat zu konvertieren und dann in SharePoint Online zu speichern, um sie in der Cloud zu sichern. Sie erstellen einen Flow, der erkennt, wenn eine neue Datei einem OneDrive for Business-Ordner hinzugefügt wurde, und der diese Datei dann in das PDF-Format konvertiert und in einem SharePoint Online-Ordner speichert.

Voraussetzungen

Für dieses Szenario benötigen Sie ein Konto bei Muhimbi, einem PDF-Konvertierungsdienst. Wenn Sie noch kein Konto bei Muhimbi besitzen, können Sie sich für eine kostenlose Testversion registrieren, die 30 Tage lang gültig ist. Befolgen Sie die Anweisungen auf der Seite für die Bereitstellung der App über Ihre SharePoint Online-Website.

Erstellen der Quell- und Zielordner

Zunächst müssen Sie die Quell- und Zielordner in OneDrive for Business und SharePoint Online erstellen.

  1. Erstellen Sie in OneDrive for Business unter Dateien einen Ordner mit dem Namen Fertiggestellte Dokumente.

  2. Erstellen Sie in SharePoint Online in Freigegebene Dokumente einen Ordner mit dem Namen PDF - Fertiggestellte Dateien.

Erstellen des Flows

  1. Wählen Sie in Microsoft Flow Meine Flows und dann Ohne Vorlage neu erstellen aus.

  2. Wählen Sie Hunderte von Connectors und Triggern durchsuchen aus.
  3. Suchen Sie nach OneDrive, wählen Sie OneDrive for Business aus, und wählen Sie dann den Trigger OneDrive for Business - Wenn eine Datei erstellt wird aus. Wählen Sie unter Ordner das Symbol „Ordner“ aus, und wählen Sie dann den Ordner Fertiggestellte Dokumente aus, den Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

  4. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.

  5. Suchen Sie nach Muhimbi, wählen Sie den Connector Muhimbi PDF aus, und wählen Sie dann die Aktion Muhimbi PDF - Dokument konvertieren aus.

  6. An diesem Punkt werden Sie möglicherweise von Microsoft Flow aufgefordert, sich bei Muhimbi zu authentifizieren. Sie müssen Muhimbi mithilfe Ihrer SharePoint-Mandanten-ID registrieren, damit Microsoft Flow den Muhimbi-Dienst verwenden kann.

    1. Um Ihre Mandanten-ID zu ermitteln, wählen Sie das Zahnradsymbol Einstellungen in SharePoint Online und dann Websiteeinstellungen aus.
    2. Wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Option App-Berechtigungen der Websitesammlung aus. Ihre Mandanten-ID ist der Bezeichner, der auf das Symbol „@“ in der App-Liste folgt.

  7. Legen Sie in der Aktion Dokument konvertieren die folgenden Werte fest:

    • Quelldateiname: Wählen Sie aus der Liste mit dem dynamischen Inhalt Dateiname aus.
    • Quelldateiinhalt: Wählen Sie aus der Liste mit dem dynamischen Inhalt Dateiinhalt aus.
    • Ausgabeformat: Wählen Sie aus der Dropdownliste PDF aus.

Bis jetzt haben Sie den Flow mit den folgenden Schritten konfiguriert:

  1. Der Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Datei einem bestimmten OneDrive for Business-Ordner hinzugefügt wird.
  2. Der Muhimbi-Dienst konvertiert diese Datei in das PDF-Format.

Für den letzten Schritt fügen Sie eine Aktion hinzu, die das PDF-Dokument in einen SharePoint Online-Ordner verschiebt, in dem das Team auf das Dokument zugreifen kann.

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus. Suchen Sie nach SharePoint, und wählen Sie die Aktion SharePoint - Datei erstellen aus.

  2. Legen Sie in der Aktion Datei erstellen die folgenden Werte fest:

    • Websiteadresse: Die URL Ihrer SharePoint-Website.
    • Ordnerpfad: Wählen Sie das Symbol „Ordner“ aus, und navigieren Sie zum Ordner PDF - Fertiggestellte Dateien.
    • Dateiname: Wählen Sie aus der Liste mit dynamischem Inhalt für Dokument konvertieren die Option Basisdateiname aus, und fügen Sie dann „.pdf“ hinzu, damit das Dokument in SharePoint mit diesem Suffix gespeichert wird.
    • Dateiinhalt: Wählen Sie aus der Liste mit dynamischem Inhalt für Dokument konvertieren die Option Verarbeiteter Dateiinhalt aus.
  3. Wählen Sie Flow erstellen am oberen Rand der Seite aus, um Ihre Arbeit zu speichern.

Testen des Flows

  1. Um den Datenfluss zu testen, fügen Sie Ihrem Ordner Fertiggestellte Dokumente in OneDrive for Business eine neue Datei hinzu.
  2. Wählen Sie in Flow Meine Flows aus, und wählen Sie dann den neuen Flow aus, um den Ausführungsverlauf anzuzeigen. Standardmäßig wird der Flow so konfiguriert, dass er alle fünf Minuten ausgeführt wird.
  3. Nachdem der Flow ausgeführt wurde, vergewissern Sie sich, dass die Datei in das PDF-Format konvertiert und in SharePoint im Ordner PDF - Fertiggestellte Dateien gespeichert wurde.

Herzlichen Glückwunsch!

Sie haben den Abschnitt Erstellen von Flows im angeleiteten Lernen für Microsoft Flow abgeschlossen.

Sie haben Folgendes gelernt:

Nächstes Tutorial

Work with approvals

  • Deon Herbert
  • olprod