Erstellen und Testen eines Genehmigungsworkflows mit Microsoft FlowCreate and test an approval workflow with Microsoft Flow

Mit Microsoft Flow können Sie die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen dienstübergreifend verwalten, z.B für die Dienste SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk oder WordPress.With Microsoft Flow, you can manage the approval of documents or processes across several services, including SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

Fügen Sie zum Erstellen eines Genehmigungsworkflows einem beliebigen Flow die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten hinzu.To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. Nach dem Hinzufügen dieser Aktion kann der Flow die Genehmigung von Dokumenten oder Prozessen verwalten.After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. Sie können z.B. Genehmigungsflows für Dokumente erstellen, um Rechnungen, Arbeitsaufträge und Verkaufsangebote zu genehmigen.For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. Sie können auch Genehmigungsflows für Prozesse erstellen, mit denen Urlaubsanträge, Überstunden oder Dienstreisen genehmigt werden.You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

Die genehmigenden Personen können auf Anforderungen über ihr E-Mail-Postfachs, das Genehmigungscenter auf der Microsoft Flow-Website und die Microsoft Flow-App antworten.Approvers can respond to requests from their email inbox, the approvals center on the Microsoft Flow website, or the Microsoft Flow app.

Erstellen eines GenehmigungsflowsCreate an approval flow

Hier erhalten Sie eine Übersicht über den zu erstellenden und zu testenden Flow:Here's an overview of the flow we'll create and test:

Übersicht des Flows

Mit dem Flow werden die folgenden Schritte ausgeführt:The flow performs the following steps:

  1. Er wird gestartet, wenn jemand in einer SharePoint Online-Liste einen Urlaubsantrag erstellt.Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Der Urlaubsantrag wird dem Genehmigungscenter hinzugefügt, und die genehmigende Person erhält den Antrag per E-Mail.Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. Nachdem die genehmigende Person eine Entscheidung getroffen hat, erhält der Antragsteller eine Antwort per E-Mail.Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. Anschließend wird die SharePoint Online-Liste mit der Entscheidung und Kommentaren der für die Genehmigung zuständigen Person aktualisiert.Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

VoraussetzungenPrerequisites

Um diese exemplarische Vorgehensweise nachzuvollziehen, benötigen Sie Zugriff auf:To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Microsoft FlowMicrosoft Flow.
  • Eine SharePoint Online-ListeA SharePoint Online list.
  • Ein Konto für Office 365 Outlook und Office 365-BenutzerOffice 365 Outlook and Office 365 Users account.

Hinweis

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce und Gmail verwenden.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Erstellen Sie zunächst (vor dem Flow) eine SharePoint Online-Liste. Wir werden diese Liste später verwenden, um Urlaubsanfragen genehmigen zu lassen.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

Erstellen Sie diese Spalten in Ihrer SharePoint Online-Liste:Create these columns in your SharePoint Online list:

Spalten der SharePoint Online-Liste

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. Sie benötigen diese Elemente später, wenn Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein Element erstellt wird konfigurieren.You'll need these items later when you configure the SharePoint - When an item is created trigger.

Erstellen des Flows aus einer leeren VorlageCreate your flow from the blank template

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an.Sign in to Microsoft Flow.

    Anmelden

  2. Wählen Sie die Registerkarte Meine Flows aus.Select the My flows tab.

    „Meine Flows“ auswählen

  3. Wählen Sie Ohne Vorlage neu erstellen aus.Select Create from blank.

    Ohne Vorlage neu erstellen

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ohne Vorlage neu erstellen.Select the Create from blank button.

Hinzufügen eines TriggersAdd a trigger

  1. Geben Sie im Suchfeld den Begriff SharePoint ein.Enter SharePoint into the search box.

    SharePoint-Trigger suchen

  2. Suchen Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein Element erstellt wird, und wählen Sie ihn aus.Find, and then select the SharePoint - When an item is created trigger.

    SharePoint-Trigger auswählen

  3. Wählen Sie für die SharePoint-Liste, die der Flow auf neue Elemente hin überwacht, die Websiteadresse und unter Listenname den Namen aus.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

Websiteadresse und Listenname sind die Elemente, die Sie sich oben in dieser exemplarischen Vorgehensweise notiert haben.The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

SharePoint-Info

Hinzufügen einer ProfilaktionAdd a profile action

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.Select New step, and then select Add an action.

    Neuer Schritt

  2. Geben Sie Profil im Suchfeld Aktion auswählen ein.Enter profile into the Choose an action search box.

    Nach Profil suchen

  3. Suchen Sie die Aktion Office 365-Benutzer – Mein Profil abrufen, und wählen Sie sie aus.Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    Office-Benutzer auswählen

  4. Geben Sie einen Namen für den Flow ein, und wählen Sie dann Flow erstellen aus, um den bisherigen Stand zu speichern.Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    Flow speichern

Hinzufügen einer GenehmigungsaktionAdd an approval action

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Aktion hinzufügen aus.Select New step, and then select Add an action.

    Neuer Schritt

  2. Geben Sie Genehmigung im Suchfeld Aktion auswählen ein.Enter approval into the Choose an action search box.

    Genehmigung suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten aus.Select the Approvals - Start an approval action.

    Genehmigungsaktion auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Genehmigung starten wie gewünscht.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Hinweis

    Titel und Zugewiesen zu sind Pflichtfelder.The Title and Assigned To fields are required. Sie können Markdown verwenden, um das Feld Details zu formatieren.You can use Markdown to format the Details field.

    Genehmigung konfigurieren

Hinweis

Diese Aktion sendet die Anforderung zur Genehmigung an die E-Mail-Adresse, die im Feld Zugewiesen an eingetragen ist.This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

Hinzufügen einer BedingungAdd a condition

  1. Wählen Sie Neuer Schritt und dann Bedingung hinzufügen aus.Select New step, and then select Add a condition.

    Bedingung hinzufügen

  2. Wählen Sie das Feld Objektname aus, und geben Sie Antwort im Suchfeld ein, das sich auf der Karte Fügen Sie dynamischen Inhalt von den Apps und Diensten hinzu, die in diesem Flow verwendet werden befindet.Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Wählen Sie das Token Antwort aus.Select the Response token.

    Token „Antwort“ auswählen

  4. Wählen Sie das Feld Wert aus, und geben Sie dort Genehmigen ein.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Hinweis

    Die gültigen Antworten auf die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten lauten „Genehmigen“ und „Ablehnen“.The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". Bei diesen Antworten ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.These responses are case-sensitive.

  5. Die Karte Bedingung sollte nun dieser Abbildung entsprechen:Your Condition card should now resemble this image:

Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für GenehmigungenAdd an email action for approvals

Führen Sie diese Schritte aus, um eine E-Mail zu versenden, wenn die Urlaubsanfrage genehmigt wird:Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen in der Verzweigung WENN JA der Bedingung aus.Select Add an action on the IF YES branch of the condition.

    Neuen Schritt hinzufügen

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    E-Mail-Aktionen suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.Configure the email card to suit your needs.

    Hinweis

    An, Betreff und Text sind Pflichtfelder.To, Subject, and Body are required.

    Diese Karte ist eine Vorlage für die E-Mail, die gesendet wird, wenn sich der Status des Urlaubsantrags ändert.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Hinweis: Verwenden Sie im Feld Text auf der Karte E-Mail senden das Token Kommentare der Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten.Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

E-Mail-Vorlage „Genehmigt“ konfigurieren

Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für genehmigte AnforderungenAdd an update action for approved requests

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Geben Sie Aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.Select the SharePoint - Update item action.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.Configure the Update item card to suit your needs.

Hinweis

Websiteadresse, Listenname, ID und Titel sind Pflichtfelder.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

„Element aktualisieren“ konfigurieren

Hinzufügen einer E-Mail-Aktion für AblehnungenAdd an email action for rejections

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen die Option Aktion hinzufügen aus.Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.

  2. Geben Sie E-Mail senden im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    E-Mail-Aktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.Configure the email card to suit your needs.

    Diese Karte stellt eine Vorlage für die E-Mail dar, die gesendet wird, wenn sich der Status von Urlaubsanträgen ändert.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

Konfiguration für abgelehnte Anforderungen

Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für abgelehnte AnforderungenAdd update action for rejected requests

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.Select Add an action.

    Aktion hinzufügen

  2. Geben Sie Element aktualisieren im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen ein.Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    Aktualisierungsaktion suchen

  3. Wählen Sie die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.Select the SharePoint - Update item action.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte wie gewünscht.Configure the card to suit your needs.

Hinweis

Websiteadresse, Listenname, ID und Titel sind Pflichtfelder.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

Karte „Element aktualisieren“

  1. Wählen Sie Flow aktualisieren aus, um den bisherigen Stand zu speichern.Select Update flow to save the work we've done.

    Aktualisierungsaktion auswählen

Wenn Sie die Schritte oben nachvollzogen haben, sollte Sie diese Abbildung nicht überraschen:If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

Übersicht des Flows

Jetzt testen wir den Flow, den Sie erstellt haben.Now that we've created the flow, it's time to test it!

Anfordern einer GenehmigungRequest an approval

Erstellen Sie eine Urlaubsanfrage in der bereits erstellten SharePoint Online-Liste.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Indem Sie die Anfrage speichern, wird der Flow ausgelöst. Dann geschieht Folgendes:After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. Im Genehmigungscenter wird eine Anforderung erstellt.Creates a request in the approvals center.
  2. Die genehmigenden Personen erhalten eine E-Mail mit der Genehmigungsanforderung.Sends an approval request email to the approvers.

Nun haben Sie Ihren Flow erstellt und getestet. Teilen Sie nun anderen Personen mit, wie er zu verwenden ist.Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

Weitere InformationenLearn more