Flow in Ihrer Organisation – häufig gestellte Fragen

In diesem Thema wird beschrieben, wie Benutzer in Ihrer Organisation Flow einsetzen und wie Sie den Flow-Dienst steuern können.

Registrieren für Flow

Was ist Microsoft Flow?

Microsoft Flow ist ein öffentlicher Clouddienst, der Einzelbenutzer und Teams bei der Einrichtung automatisierter Workflows zwischen ihren bevorzugten Apps und Diensten unterstützt, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln und mehr.

Wie können sich Benutzer für Flow registrieren?

Es gibt zwei Möglichkeiten für einzelne Benutzer, sich über das Webportal für Flow zu registrieren:

Option 1

Alle Benutzer können sich registrieren, indem sie die Seite flow.microsoft.com aufrufen, die Option Kostenlos registrieren auswählen und anschließend über portal.office.com oder signup.live.com den Registrierungsvorgang für Flow ausführen.

Option 2

Alle Benutzer können sich registrieren, indem sie die Seite flow.microsoft.com aufrufen, die Option Anmelden auswählen, sich mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder persönlichen E-Mail-Konto anmelden und den Flow-Nutzungsbedingungen zustimmen.

Wenn sich ein Benutzer in Ihrer Organisation mit Option 2 für Flow registriert, wird ihm automatisch eine Microsoft Flow Free-Lizenz zugewiesen.

Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie unter Registrieren für Flow.

Kann ich die Registrierung für Flow für andere Benutzer blockieren?

Microsoft Flow ist ein öffentlicher Clouddienst, und jeder beliebige Benutzer weltweit kann sich registrieren und seine Routineaufgaben mit Flow automatisieren. Für die Nutzung von Microsoft Flow wird nicht vorausgesetzt, dass Endbenutzer über ein Office 365-Konto verfügen oder ein solches verwenden. Daher gibt es derzeit keinen Mechanismus, eine Person an der Nutzung von Flow zu hindern (da die Nutzung für alle Benutzer weltweit möglich ist, ungeachtet ihrer E-Mail-Adresse).

Wenn sich ein Benutzer allerdings für Microsoft Flow registriert und Sie dies in Ihrer Organisation nicht unterstützen möchten, können keinerlei Kosten für Ihr Unternehmen anfallen. Wenn sich eine Person für Microsoft Flow registriert, besteht die Beziehung zwischen dieser Person und Microsoft, wie bei vielen anderen Clouddiensten von Microsoft wie Bing, Wunderlist, OneDrive oder Outlook.com. Die Verwendung von Microsoft Flow durch eine Person impliziert in keiner Weise, dass der Dienst von Ihrer Organisation bereitgestellt wird.

Wenn Ihr Unternehmen die Verwendung von unternehmensinternen Daten in Microsoft Flow beschränken möchte, ist dies über Richtlinien für die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) möglich.

Wie können Benutzer Zugriff auf die kostenpflichtigen Funktionen von Microsoft Flow erhalten?

Einzelpersonen haben drei Möglichkeiten, um auf die kostenpflichtigen Funktionen von Microsoft Flow zuzugreifen:

  1. Sie können sich persönlich für eine 90-tägige kostenlose Testversion von Flow Plan 1 oder Flow Plan 2 registrieren.
  2. Dem Benutzer kann durch Sie eine Flow-Lizenz über das Verwaltungsportal von Office 365 zugewiesen werden.
  3. Der Benutzer wurde einem Office 365- oder Dynamics 365-Plan zugewiesen, der Zugriff auf den Flow-Dienst umfasst. Auf der Preisseite für Flow finden Sie eine Liste der Office 365- und Dynamics 365-Pläne, die Flow-Funktionen umfassen.

Kann ich verhindern, dass eine andere Person die kostenpflichtigen Funktionen von Flow verwendet?

Jeder Einzelbenutzer kann die kostenpflichtigen Funktionen von Microsoft Flow 90 Tage lang testen, ohne dass dadurch Kosten anfallen. Allerdings können Sie die Zuweisung der unbefristeten kostenpflichtigen Lizenzen innerhalb Ihrer Organisation vollständig über das Office 365-Verwaltungsportal verwalten.

Wie bei den kostenlosen Angeboten stellt die Registrierung einer Einzelperson für die Testversion eine direkte Beziehung zwischen dieser Person und Microsoft dar, die nicht von Ihrem Unternehmen unterstützt werden muss.

Verwaltung von Flow

Warum wird das Flow-Symbol im Office 365-App-Startfeld angezeigt?

Wie im August angekündigt, ist Microsoft Flow jetzt grundlegender Bestandteil der Office 365-Suite. Drei Monate nach dieser Ankündigung wurde Microsoft Flow als Dienst im Rahmen aller vorhandenen Office 365-SKUs aktiviert. Da Benutzer in der ganzen Welt jetzt Microsoft Flow verwenden können, wird es im App-Startfeld für sie angezeigt.

Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen dazu, wie Sie die Flow-Kachel aus dem App-Startfeld entfernen können.

Wie entferne ich Microsoft Flow aus dem App-Startfeld für meine Organisation?

Wenn einem Benutzer eine Lizenz für Flow Plan 1 oder Flow Plan 2 zugewiesen wurde, können Sie mit den folgenden Schritten die Flow -Lizenz für diesen Benutzer entfernen. Hiermit wird das Flow-Symbol aus dem App-Startfeld entfernt:

  1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal von Office 365.
  2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer und dann Aktive Benutzer aus.
  3. Suchen Sie den Benutzer, dessen Lizenz entfernt werden soll, und wählen Sie dann seinen Namen aus.
  4. Klicken Sie im Detailbereich für den Benutzer im Abschnitt Product licenses (Produktlizenzen) auf Bearbeiten.
  5. Suchen Sie die Lizenz Microsoft Flow Plan 1 oder Microsoft Flow Plan 2, legen Sie die Umschaltfläche auf Aus fest, und wählen Sie dann Speichern aus.

Wenn ein Benutzer über seine Lizenz für einen Office 365- oder Dynamics 365-Plan auf Flow zugreift, können Sie den Zugriff auf die zusätzlichen Funktionen in diesem Plan mit den folgenden Schritten deaktivieren:

  1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal von Office 365.
  2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer und dann Aktive Benutzer aus.
  3. Suchen Sie den Benutzer, für den der Zugriff entfernt werden soll, und wählen Sie dann seinen Namen aus.
  4. Klicken Sie im Detailbereich für den Benutzer im Abschnitt Product licenses (Produktlizenzen) auf Bearbeiten.
  5. Erweitern Sie die Office 365- oder Dynamics 365-Lizenz des Benutzers, deaktivieren Sie den Zugriff auf den Dienst Flow for Office 365 oder Flow for Dynamics 365, und wählen Sie dann Speichern aus.

Über PowerShell können auch mehrere Lizenzen gleichzeitig entfernt werden. Ein ausführliches Beispiel finden Sie unter Office 365-Lizenzierung und Windows PowerShell: Entfernen einer Lizenz. Weitere Anleitungen zum Massenentfernen der Dienste für eine Lizenz finden Sie unter Deaktivieren des Zugriffs auf Dienste mit Office 365 PowerShell.

Das Entfernen der Flow-Lizenz oder des Diensts für einen Benutzer in Ihrer Organisation führt dazu, dass das Flow-Symbol für diesen Benutzer an folgenden Stellen entfernt wird:

  1. Office.com

  2. Office 365-App-Startfeld

Beachten Sie, dass dadurch nur die Flow-Kachel standardmäßig entfernt wird. Ein Benutzer kann trotzdem Microsoft Flow als Einzelperson verwenden.

Warum werden 10.000 Lizenzen für Microsoft Flow in meinem Office 365-Mandanten angezeigt?

Jede Person weltweit kann Microsoft Flow Plan 1 oder 2 90 Tage lang testen, und diese Testlizenzen stellen die verfügbare Kapazität für neue Flow-Benutzer in Ihrem Mandanten dar. Es fallen keine Gebühren für diese Lizenzen an. Es gibt zwei mögliche Gründe, warum eine Kapazität von 10.000 (Test-)Lizenzen für Flow im Office 365-Verwaltungsportal angezeigt wird:

  1. Wenn mindestens ein Benutzer in Ihrem Mandanten an der öffentlichen Flow-Preview zwischen April 2016 und Oktober 2016 teilgenommen hat, werden 10.000 Lizenzen mit der Bezeichnung „Microsoft PowerApps and Logic flows“ (Microsoft PowerApps und Logic-Flows) angezeigt.

  2. Wenn mindestens ein Benutzer in Ihrem Mandanten sich für die Testversion mit Flow Plan 2 wie unter Option 1 im Abschnitt zur Registrierung von Benutzern für PowerApps beschrieben registriert hat, werden 10.000 Lizenzen mit der Bezeichnung „Microsoft Power Apps & Flow“ angezeigt.

Sie können Benutzern selbst weitere Lizenzen über das Office 365-Verwaltungsportal zuweisen, beachten Sie aber, dass es sich dabei um Testlizenzen für Microsoft Flow Plan 2 handelt, die 90 Tage nach der Zuweisung ablaufen.

Entstehen keine Kosten? Werden mir für diese Lizenzen Gebühren berechnet?

Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung können durch keinen Benutzer Kosten für Ihre Organisation anfallen, es entstehen also weder durch kostenlose noch durch Testversionen Kosten für Ihre Organisation. Darüber hinaus werden auch keine Kontingente genutzt, z.B. Ausführungskontingente.

Ich habe die Microsoft Flow Free-Lizenz entfernt. Können Benutzer weiterhin auf Flow zugreifen?

Die Microsoft Flow Free-Lizenz ist nur für Nachverfolgungszwecke enthalten. Wie im ersten Abschnitt beschrieben, kann nicht verhindert werden, dass eine andere Person Microsoft Flow für ihre Zwecke verwendet. Durch das Vorhandensein einer Microsoft Flow Free-Lizenz werden daher keine Funktionen gewährt oder entfernt.

Warum kann ich nicht alle Flow-Lizenzen im Verwaltungsportal von Office 365 sehen?

Benutzer können Microsoft Flow als Einzelperson oder Mitarbeiter ihrer Organisation verwenden. Lizenzen auf Organisationsebene werden immer im Office 365-Portal angezeigt. Wenn sich ein Benutzer jedoch als Einzelperson für eine Testversion registriert, wird diese nicht vom Office 365-Administrator verwaltet und nicht im Portal angezeigt.

Wie kann ein Benutzer ermitteln, welchen Plan er verwendet?

Benutzer finden ihren Plan in der Flow-Preisübersicht unter https://flow.microsoft.com/pricing. Der Plan oder die Testversion, den oder die sie derzeit verwenden, wird dort angezeigt.

Hat die Registrierung für Microsoft Flow Auswirkungen auf die Identitäten in meiner Organisation?

Wenn Ihre Organisation bereits über eine Office 365-Umgebung verfügt und alle Benutzer in der Organisation Office 365-Konten besitzen, gibt es keine Auswirkungen auf die Identitätsverwaltung.

Wenn Ihre Organisation bereits über eine Office 365-Umgebung verfügt, jedoch nicht alle Benutzer in der Organisation Office 365-Konten besitzen, wird ein Benutzer im Mandanten erstellt, und es werden Lizenzen entsprechend der Geschäfts- oder Schul-E-Mail-Adresse zugewiesen. Das heißt, dass die Anzahl der zu einem bestimmten Zeitpunkt verwalteten Benutzer zunimmt, wenn sich Benutzer in der Organisation für den Dienst registrieren.

Wenn die E-Mail-Domäne in der Organisation nicht mit einer Office 365-Umgebung verbunden ist, ändert sich die Verwaltung von Identitäten nicht. Benutzer werden einem neuen, ausschließlich cloudbasierten Benutzerverzeichnis hinzugefügt, und Sie können die Kontrolle als Mandantenadministrator übernehmen und die Benutzer verwalten.

Ein neuer Mandant wurde von Microsoft Flow erstellt. Wie kann ich diesen verwalten?

Wenn ein neuer Mandant von Microsoft Flow erstellt wurde, können Sie folgende Schritte ausführen, um diesen anzufordern und zu verwalten:

  1. Treten Sie dem Mandanten bei, indem Sie sich mit einer E-Mail-Adressdomäne für Flow registrieren, die der zu verwaltenden Mandantendomäne entspricht. Wenn Microsoft beispielsweise den Mandanten „contoso.com“ erstellt hat, verknüpfen Sie den Mandanten mit einer E-Mail-Adresse, die auf @contoso.com endet.
  2. Fordern Sie die Administratorkontrolle an, indem Sie eine Überprüfung des Domänenbesitzes ausführen lassen: Sobald Sie sich im Mandanten befinden, können Sie sich selbst auf die Administratorrolle heraufstufen, indem Sie den Domänenbesitz nachweisen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

    1. Rufen Sie die Seite https://portal.office.com auf.
    2. Klicken Sie auf das Symbol für das App-Startprogramm in der oberen linken Ecke, und wählen Sie „Administrator“ aus.
    3. Lesen Sie die Anweisungen auf der Seite Become the admin (Als Administrator festlegen) durch, und wählen Sie anschließend Yes, I want to be the admin (Ja, als Administrator festlegen) aus.

      HINWEIS: Wenn diese Option nicht angezeigt wird, ist bereits ein Office 365-Administrator vorhanden.

Wenn ich über mehrere Domänen verfüge, kann ich den Office 365-Mandanten verwalten, dem Benutzer hinzugefügt werden?

Wenn Sie keine Aktion ausführen, wird für jede Benutzer-E-Mail-Domäne und -Unterdomäne ein Mandant erstellt.

Wenn alle Benutzer unabhängig von ihrer E-Mail-Adresserweiterung im selben Mandanten enthalten sein sollen:

  • Erstellen Sie vorab einen Ziel-Mandanten, oder verwenden Sie einen vorhandenen Mandanten. Fügen Sie alle vorhandenen Domänen und Unterdomänen hinzu, die in diesem Mandanten konsolidiert werden sollen. Alle Benutzer, deren E-Mail-Adressen auf diese Domänen und Unterdomänen enden, treten dann bei ihrer Registrierung automatisch dem Ziel-Mandanten bei.

WICHTIG: Es wird kein automatisierter Mechanismus unterstützt, mit dem Benutzer zwischen Mandanten verschoben werden können, nachdem sie erstellt wurden. Informationen zum Hinzufügen von Domänen zu einem einzelnen Office 365-Mandanten finden Sie im Office 365-Artikel Hinzufügen von Benutzern und einer Domäne.

Wie kann ich für meine Benutzer den Zugriff auf die Geschäftsdaten in meiner Organisation einschränken?

Mit Microsoft Flow können Sie Datenzonen für Geschäftsdaten und sonstige Daten erstellen, wie unten dargestellt. Nachdem diese Richtlinien für die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) implementiert wurden, können Benutzer keine Flows entwerfen oder ausführen, die sowohl Geschäftsdaten als auch sonstige Daten enthalten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Richtlinien für die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP)