Suchen nach möglichen Besprechungszeiten im Outlook-KalenderFind possible meeting times on the Outlook calendar

In einem Unternehmen oder einer Schule oder Universität ist die Suche nach einer gemeinsamen Zeit und einem Ort für eine Besprechung häufig mit Mehraufwand verbunden. Microsoft Graph-Anwendungen können findMeetingTimes verwenden, um alle möglichen Besprechungszeiten zu ermitteln, die Einschränkungen bzgl. Uhrzeit, Ort und anderen Aspekten erfüllen.In a workplace or school, looking for a common time and place to meet often incurs overhead. Microsoft Graph applications can use findMeetingTimes to identify any possible meeting times that satisfy time, location, and other constraints.

Mit der Aktion findMeetingTimes können Sie Bedingungen wie z. B. den Datums-/Uhrzeitbereich, die Dauer, optionale oder erforderliche Teilnehmer für die Besprechung und die Art der Aktivität (activityDomain) angeben. Die Aktion berücksichtigt die normalen Arbeitszeitpläne und den Frei-/Gebucht-Status der Teilnehmer und des Organisators und schlägt Zeiten vor, die für die Teilnehmer und den Typ der Aktivität geeignet sind. So beziehen sich Vorschläge für eine arbeitsbezogene Aktivität immer auf die Arbeitszeiten des Organisators und der Teilnehmer; außerdem werden vorgeschlagene Zeiten, zu denen die erforderlichen Teilnehmer verfügbar sind, weiter oben in der Liste mit Vorschlägen einsortiert.The findMeetingTimes action lets you specify conditions such as the meeting date/time range, duration, optional or required attendees, and nature of the activity (activityDomain). The action takes into account the attendees' and organizer's normal work schedules and free/busy status, and suggests times that are appropriate for the participants and type of activity. For instance, suggestions for a work-related activity always occur during the work hours of the organizer and attendees, and suggestions where required attendees are available are ordered higher up in the suggested list.

In Office 365 können Arbeitszeiten und Zeitzonen für jedes Postfach konfiguriert werden. Die Aktion findMeetingTimes berücksichtigt auch Zeitzonenunterschiede zwischen Organisator und Teilnehmern. Standardmäßig gibt findMeetingTimes Vorschläge in UTC zurück. Sie können den folgenden Anforderungsheader verwenden, damit findMeetingTimes Vorschläge in einer bestimmten Zeitzone ausgedrückt zurückgibt.In Office 365, work hours and time zones are configurable per mailbox. The findMeetingTimes action handles time zone variations among the organizer and attendees. By default, findMeetingTimes returns suggestions in UTC. You can use the following request header to have findMeetingTimes return suggestions expressed in a specific time zone.

Prefer: outlook.timezone="{time-zone-string}}"

Besonders hilfreich für größere Besprechungen ist, dass Sie einen Prozentsatz (minimumAttendeePercentage) für ein Quorum angeben können, sodass findMeetingTimes nur Vorschläge zurückgibt, wenn diese minimale Teilnehmerzahl verfügbar ist.Especially useful for larger meetings, you can specify a percentage (minimumAttendeePercentage) for a quorum and have findMeetingTimes return suggestions only if that minimum attendee availability is met.

Wenn findMeetingTimes keine Besprechungszeiten vorgeschlagen kann, wird ein bestimmter Grund (emptySuggestionsReason) angegeben, z. B. dass der Organisator oder ein erforderlicher Teilnehmer nicht verfügbar ist. Ausgehend von diesem Wert können Sie die Parameter optimieren und findMeetingTimes erneut aufrufen.If findMeetingTimes cannot suggest any meeting times, it indicates a specific reason (emptySuggestionsReason), such as the organizer or a required attendee not available. Based on this value, you can better adjust the parameters and call findMeetingTimes again.

Hinweis Die Aktion findMeetingTimes ist derzeit für Office 365-Geschäfts-, -Schul- oder -Unipostfächer, aber nicht für persönliche outlook.com-Postfächer verfügbar.Note The findMeetingTimes action is currently available to Office 365 work or school mailboxes, but not personal, outlook.com mailboxes.

BeispielExample

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie findMeetingTimes verwenden, um mögliche Zeiten für eine zweistündige Besprechung von zwei Benutzern zurückzugeben, wobei der Frei-/Gebucht-Status und die Arbeitszeitpläne der Benutzer und die teilweise Abwesenheit des Teilnehmer berücksichtigt werden. Da nur zwei Benutzer an dieser Besprechung teilnehmen sollen, ist für Vorschläge eine Anwesenheit von 100 % erforderlich. Die folgende Abbildung zeigt den Frei-/Gebucht-Zeitplan der Benutzer.The following example shows how to use findMeetingTimes to return possible times for 2 users to meet for a couple of hours, taking into account the users' free/busy and work schedules, and the attendee being away for part of the time. Because there are only 2 users for this meeting, suggestions require 100% attendance. The following shows the users' free/busy schedule.

Kalender des OrganisatorsOrganizer's calendar

Der Arbeitskalender des Organisators für den 17. bis 21. April mit Frei-/Gebucht-ZeitenThe organizer's work calendar for April 17-21 showing free-busy times

Kalender des TeilnehmersAttendee's calendar

Der Arbeitskalender des Teilnehmers für den 17. bis 21. April mit Frei-/Gebucht-ZeitenThe attendee's work calendar for April 17-21 showing free-busy times

Im Beispiel wird findMeetingTimes zwei Mal aufgerufen:The example makes 2 calls to findMeetingTimes:

  1. Der erste Aufruf sucht im Datumsbereich vom 18. bis 20. April. Da der Teilnehmer am 18. und 19. April abwesend ist und es keine gemeinsame verfügbare Zeit am 20. April gibt, gibt der erste Aufruf keine Vorschläge zurück und begründet es damit, dass die Teilnehmer nicht verfügbar sind (emptySuggestionsReason).The first call looks in the date range of April 18-20. As the attendee is out-of-office on April 18-19, and there is no commonly available time on April 20, the first call returns no suggestions with the reason (emptySuggestionsReason) that attendees are not available.
  2. Der zweite Aufruf sucht nach Verfügbarkeit am 21. April und gibt als Vorschlag den Zeitraum zwischen 14:00 und 16:00 Uhr zurück.The second call looks for availability on April 21 and returns a suggestion of 2-4pm.

Die beiden Aufrufe von findMeetingTimes enthalten die folgenden Parameter. Alle Parameter für findMeetingTimes sind optional.The two calls to findMeetingTimes include the following parameters. All parameters for findMeetingTimes are optional.

  • attendees: ein Teilnehmer, Samantha Booth; die Eigenschaft type ist auf required festgelegt.attendees: one attendee, Samantha Booth, set as required for the type property
  • timeConstraint: kein Ortsvorschlag erforderlich.locationConstraint: does not require any location suggestion
  • timeConstraint: Der erste Aufruf sucht im Datums-/Uhrzeitbereich vom 18. April, 9:00 Uhr bis zum 20. April, 17:00 Uhr; nachdem der erste Aufruf keine Zeiten vorschlagen kann, untersucht der zweite Aufruf den 21. April zwischen 9:00 und 17:00 Uhr.timeConstraint: the first call looks in the date/time range of April 18, 9am to April 20, 5pm; after the first call fails to suggest any times, the second call looks at April 21, 9am to 5pm
  • meetingDuration: zwei Stunden.meetingDuration: two hours
  • returnSuggestionReasons: In diesem Beispiel muss ein Grund für jeden Vorschlag angegeben werden.returnSuggestionReasons: this example requires a reason for each suggestion
  • minimumAttendeePercentage: 100 %, da der Teilnehmer zu jeder vorgeschlagenen Zeit verfügbar sein muss.minimumAttendeePercentage: 100%, as the attendee must be able to attend for any suggested time

Erste AnforderungFirst request

Nach einem freien, zweistündigen Zeitfenster für beide Benutzer zwischen dem 18. und 20. April suchen.Look for a 2-hour free time slot for both users over April 18-20.

POST https://graph.microsoft.com/v1.0/me/findMeetingTimes
Prefer: outlook.timezone="Pacific Standard Time"
Content-type: application/json

{ 
  "attendees": [ 
    { 
      "type": "required",  
      "emailAddress": { 
        "name": "Samantha Booth",
        "address": "samanthab@contoso.onmicrosoft.com" 
      } 
    }
  ],  
  "locationConstraint": { 
    "isRequired": false,  
    "suggestLocation": false,  
    "locations": [ 
      { 
        "resolveAvailability": false,
        "displayName": "Conf room Hood" 
      } 
    ] 
  },  
  "timeConstraint": {
    "activityDomain":"work", 
    "timeslots": [ 
      { 
        "start": { 
          "dateTime": "2017-04-18T09:00:00",  
          "timeZone": "Pacific Standard Time" 
        },  
        "end": { 
          "dateTime": "2017-04-20T17:00:00",  
          "timeZone": "Pacific Standard Time" 
        } 
      } 
    ] 
  },  
  "meetingDuration": "PT2H",
  "returnSuggestionReasons": true,
  "minimumAttendeePercentage": 100
}

Erste AntwortFirst response

Es gibt kein zweistündiges Zeitfenster während der Arbeitszeiten vom 18. bis 20. April, in dem beide Benutzer verfügbar sind.There is no 2-hour time slot during the work hours of April 18-20 when both users are available.

HTTP/1.1 200 OK
Content-type: application/json
Preference-Applied: outlook.timezone="Pacific Standard Time"
Content-Length: 184

{
    "@odata.context":"https://graph.microsoft.com/v1.0/$metadata#microsoft.graph.meetingTimeSuggestionsResult",
    "emptySuggestionsReason":"AttendeesUnavailable",
    "meetingTimeSuggestions":[

    ]
}

Zweite AnforderungSecond request

Nach einem zweistündigen Zeitfenster am 21. April suchen.Look for a 2-hour time slot on April 21.

POST https://graph.microsoft.com/v1.0/me/findMeetingTimes
Prefer: outlook.timezone="Pacific Standard Time"
Content-type: application/json

{ 
  "attendees": [ 
    { 
      "type": "required",  
      "emailAddress": { 
        "name": "Samantha Booth",
        "address": "samanthab@contoso.onmicrosoft.com" 
      } 
    }
  ],  
  "locationConstraint": { 
    "isRequired": false,  
    "suggestLocation": false,  
    "locations": [ 
      { 
        "resolveAvailability": false,
        "displayName": "Conf room Hood" 
      } 
    ] 
  },  
  "timeConstraint": {
    "activityDomain":"work", 
    "timeslots": [ 
      { 
        "start": { 
          "dateTime": "2017-04-21T09:00:00",  
          "timeZone": "Pacific Standard Time" 
        },  
        "end": { 
          "dateTime": "2017-04-21T17:00:00",  
          "timeZone": "Pacific Standard Time" 
        } 
      } 
    ] 
  },  
  "meetingDuration": "PT2H",
  "returnSuggestionReasons": true,
  "minimumAttendeePercentage": 100
}

Zweite AntwortSecond response

Die zweite findMeetingTimes-Anforderung schlägt als Besprechungszeit für beide Benutzer den 21. April von 14:00 bis 16:00 Uhr vor.The second findMeetingTimes request suggests April 21, 2-4pm for both users to meet.

HTTP/1.1 200 OK
Content-type: application/json
Preference-Applied: outlook.timezone="Pacific Standard Time"
Content-Length: 714

{
    "@odata.context":"https://graph.microsoft.com/v1.0/$metadata#microsoft.graph.meetingTimeSuggestionsResult",
    "emptySuggestionsReason":"",
    "meetingTimeSuggestions":[
        {
            "confidence":100.0,
            "organizerAvailability":"free",
            "suggestionReason":"Suggested because it is one of the nearest times when all attendees are available.",
            "meetingTimeSlot":{
                "start":{
                    "dateTime":"2017-04-21T14:00:00.0000000",
                    "timeZone":"Pacific Standard Time"
                },
                "end":{
                    "dateTime":"2017-04-21T16:00:00.0000000",
                    "timeZone":"Pacific Standard Time"
                }
            },
            "attendeeAvailability":[
                {
                    "availability":"free",
                    "attendee":{
                        "type":"required",
                        "emailAddress":{
                            "address":"samanthab@contoso.onmicrosoft.com"
                        }
                    }
                }
            ],
            "locations":[
                {
                    "displayName":"Conf room Hood"
                }
            ]
        }
    ]
}

Nächste SchritteNext steps

Es gibt Situationen, in denen nicht alle Teilnehmer an einer Besprechung teilnehmen können. Sie können festlegen, dass findMeetingTimes eine Zeit vorschlägt, wenn die Konfidenz für die Anwesenheit einen bestimmten Prozentsatz erreicht, indem Sie den optionalen Parameter minimumAttendeePercentage angeben. Erfahren Sie mehr über die Konfidenz eines Besprechungsvorschlags und andere Parameter, und wenden Sie sie nach Bedarf für größere Besprechungen an.There are times when not all attendees can attend a meeting. You can have findMeetingTimes suggest a time if the confidence for attendance reaches a certain percentage, by specifying the minimumAttendeePercentage optional parameter. Learn more about the confidence of a meeting suggestion and other parameters, and apply them as appropriate for meetings of larger sizes.

Nachdem Sie Vorschläge für Besprechungszeiten erhalten haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:After getting meeting time suggestions, you may want to:

  1. Termin erstellen und als Besprechungsanfrage sendenCreate an event and send it as a meeting request.
  2. Dem Termin eine Anlage hinzufügenAdd an attachment to the event.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Integration mit Outlook-Kalender.Find out more about integrating with Outlook calendar.