Konfigurieren einer Bezeichnung für visuelle Kennzeichnungen für Azure Information Protection

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Wenn Sie einem Dokument oder einer E-Mail-Nachricht eine Bezeichnung zuweisen, können Sie verschiedene Optionen auswählen, damit die gewählte Klassifizierung gut sichtbar ist. Bei diesen visuellen Kennzeichnungen handelt es sich um eine Kopfzeile, eine Fußzeile und ein Wasserzeichen.

Weitere Informationen zu diesen optische Kennzeichnungen finden Sie hier:

  • Kopf- und Fußzeilen gelten für Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

  • Wasserzeichen gelten für Word, Excel und PowerPoint:

    • Excel: Wasserzeichen sind nur im Modus „Seitenlayout“ und „Seitenansicht“ sichtbar sowie beim Drucken.

    • PowerPoint: Wasserzeichen werden als Hintergrundbild auf den Folienmaster angewendet. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Ansicht im Folienmaster die Option Hintergrundbilder ausblenden aktiviert ist.

  • Mehrere Zeilen werden für Wasserzeichen und für Kopf- und Fußzeilen in Word, Excel und PowerPoint unterstützt. Wenn Sie mehrere Zeilen für die Kopf- oder Fußzeile einer Bezeichnung angeben, die in Outlook angewendet wird, werden die Zeilen verkettet. Ziehen Sie in diesem Szenario die Verwendung der Konfiguration zum Festlegen verschiedener optischer Kennzeichnungen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook in Betracht.

  • Maximale Zeichenfolgenlänge:

    • Die maximale Zeichenfolgenlänge, die Sie für Kopf- und Fußzeile eingeben können, beträgt 1024 Zeichen. Excel hat ein Gesamtlimit von 255 Zeichen für Kopf- und Fußzeilen. Dieser Grenzwert schließt Zeichen ein, die nicht in Excel angezeigt werden, wie z.B. Formatierungscodes. Wenn dieses Limit erreicht wurde, wird die eingegebene Zeichenfolge in Excel nicht angezeigt.

    • Die maximale Zeichenfolgenlänge für Wasserzeichen beträgt 255 Zeichen.

  • Sie können einfach eine Textzeichenfolge angeben oder Variablen verwenden, um die Textzeichenfolge dynamisch zu erstellen, wenn die Kopfzeile, die Fußzeile oder das Wasserzeichen angewendet wird.

  • Optische Kennzeichnungen werden in Word, PowerPoint, Outlook und jetzt auch Excel in unterschiedlichen Farben unterstützt.

  • Optische Kennzeichnungen unterstützen nur eine Sprache.

Wann visuelle Kennzeichnungen angewendet werden

Bei E-Mail-Nachrichten werden die visuellen Kennzeichnungen beim Senden einer E-Mail von Outlook angewendet. Wenn beim Weiterleiten oder Antworten auf diese E-Mail eine Kennzeichnung geändert wird, werden die ursprünglichen visuellen Kennzeichnungen immer beibehalten.

Für Dokumente werden die visuellen Kennzeichnungen wie folgt angewendet:

  • In einer Office-App werden die visuellen Kennzeichnungen aus einer Bezeichnung angewendet, wenn die Bezeichnung angewendet wird. Visuelle Kennzeichnungen werden ebenfalls angewendet, wenn ein bezeichnetes Dokument geöffnet und erstmals gespeichert wird.

  • Wenn ein Dokument über den Datei-Explorer, über PowerShell oder über die Azure Information Protection-Überprüfung bezeichnet wird, werden optische Kennzeichnungen nicht sofort übernommen. Sie werden vom Azure Information Protection-Client angewendet, wenn das Dokument in einer Office-App geöffnet und erstmals gespeichert wird.

    Die Ausnahme ist, wenn Sie AutoSave mit Office-Anwendungen für Dateien verwenden, die in Microsoft SharePoint, OneDrive für Arbeit oder Schule oder OneDrive für Zuhause gespeichert sind: Wenn AutoSave aktiviert ist, werden visuelle Markierungen nicht angewendet, es sei denn, Sie konfigurieren die erweiterte Client-Einstellung so, dass die Klassifizierung kontinuierlich im Hintergrund läuft.

So konfigurieren Sie visuelle Kennzeichnungen für eine Bezeichnung

Verwenden Sie die folgenden Anweisungen, um visuelle Kennzeichnungen für eine Bezeichnung zu konfigurieren.

  1. Öffnen Sie ein neues Browserfenster, und melden Sie sich am Azure-Portal an, falls Sie dies nicht bereits getan haben. Navigieren Sie anschließend zum Bereich Azure Information Protection.

    Geben Sie im Suchfeld für Ressourcen, Dienste und Dokumente zunächst Information ein, und klicken Sie dann auf Azure Information Protection.

  2. In der Menüoption Klassifizierungen>Etiketten: Wählen Sie im Bereich Azure Information Protection - Etiketten das Etikett, das die visuellen Markierungen enthält, die Sie hinzufügen oder ändern möchten.

  3. Konfigurieren Sie im Bereich Etikett im Abschnitt Sichtbare Markierung einstellen (z. B. Kopf- oder Fußzeile) die Einstellungen für die gewünschten visuellen Markierungen und klicken Sie dann auf Speichern:

    • So konfigurieren Sie eine Kopfzeile: Wählen Sie für Documents with this label have a header (Dokumente mit dieser Bezeichnung weisen eine Kopfzeile auf) die Option On (Ein), wenn eine Kopfzeile enthalten sein soll, und Off (Aus), wenn die Dokumente nicht über eine Kopfzeile verfügen sollen. Geben Sie bei Auswahl von On (Ein) den Text, die Größe, die Schriftart, die Farbe und die Ausrichtung der Kopfzeile an.

    • So konfigurieren Sie eine Fußzeile: Wählen Sie für Documents with this label have a footer (Dokumente mit dieser Bezeichnung weisen eine Fußzeile auf) die Option On (Ein), wenn eine Fußzeile enthalten sein soll, und Off (Aus), wenn die Dokumente nicht über eine Fußzeile verfügen sollen. Geben Sie bei Auswahl von On (Ein) den Text, die Größe, die Schriftart, die Farbe und die Ausrichtung der Fußzeile an.

    • So konfigurieren Sie ein Wasserzeichen: Wählen Sie für Documents with this label have a watermark (Dokumente mit dieser Bezeichnung weisen ein Wasserzeichen auf) die Option On (Ein), wenn ein Wasserzeichen enthalten sein soll, und Off (Aus), wenn die Dokumente nicht über ein Wasserzeichen verfügen sollen. Geben Sie bei Auswahl von On (Ein) den Text, die Größe, die Schriftart, die Farbe und die Ausrichtung des Wasserzeichens an.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, sind Ihre vorgenommenen Änderungen automatisch für Benutzer und Dienste verfügbar. Es gibt keine gesonderte Veröffentlichungsoption mehr.

Verwenden von Variablen in der Textzeichenfolge

Sie können die folgenden Variablen in der Textzeichenfolge für die Kopfzeile, die Fußzeile oder das Wasserzeichen verwenden:

  • ${Item.Label} für die ausgewählte Bezeichnung. Beispiel: Allgemein

  • ${Item.Name} für den Dateinamen oder E-Mail-Betreff. Beispiel: JulySales.docx

  • ${Item.Location} für den Pfad und den Dateinamen bei Dokumenten und für den Betreff bei E-Mails. Zum Beispiel: \\Sales\2016\Q3\JulyReport.docx

  • ${User.Name} für den Anzeigenamen des Eigentümers des Dokuments oder der E-Mail, durch den aktuell angemeldeten Windows-Benutzer. Beispiel: Rosalind Simone

  • ${User.PrincipalName} für den Besitzer des Dokuments oder der E-Mail, gemäß der E-Mail-Adresse des angemeldeten Azure Information Protection-Clients (UPN). Beispiel: rsimone@vanarsdelltd.com

  • ${Event.DateTime} für Datum und Uhrzeit, zu denen die ausgewählte Bezeichnung festgelegt wurde. Beispiel: 16.08.2016 13:30 Uhr

Hinweis

Bei dieser Syntax wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Tipp

Sie können auch einen Feldcode verwenden, um den Etikettennamen in ein Dokument oder eine Vorlage einzufügen.

Festlegen verschiedener optischer Kennzeichnungen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Die von Ihnen angegebenen optischen Kennzeichnungen werden standardmäßig auf Word, Excel, PowerPoint und Outlook angewendet. Sie können optische Kennzeichnungen jedoch pro Office-Anwendungstyp festlegen, wenn Sie die Variablenanweisung „If.App“ in der Textzeichenfolge verwenden und den Anwendungstyp mithilfe der Werte Word, Excel, PowerPoint bzw. Outlook angeben. Sie können diese Werte auch abkürzen. Das ist notwendig, wenn Sie mehrere Werte in der gleichen If.App-Anweisung angeben möchten.

Verwenden Sie die folgende Syntax:

${If.App.<application type>}<your visual markings text> ${If.End}

Hinweis

Bei der Syntax in dieser Anweisung muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.

Beispiele:

  • Kopftext nur für Word-Dokumente einstellen:

    ${If.App.Word}This Word document is sensitive ${If.End}

    Die Bezeichnung legt nur in Headern von Word-Dokumenten den Headertext „This Word document is sensitive“ fest. Für andere Office-Anwendungen wird kein Headertext angewendet.

  • Fußzeilentext für Word, Excel und Outlook einstellen, und anderen Fußzeilentext für PowerPoint:

    ${If.App.WXO}This content is confidential. ${If.End}${If.App.PowerPoint}This presentation is confidential. ${If.End}

    In Word, Excel und Outlook enthält das Etikett den Fußzeilentext "Dieser Inhalt ist vertraulich" In PowerPoint enthält das Etikett den Fußzeilentext "Diese Präsentation ist vertraulich"

  • Einstellen von spezifischem Wasserzeichentext für Word und PowerPoint, und dann Wasserzeichentext für Word, Excel und PowerPoint:

    ${If.App.WP}This content is ${If.End}Confidential

    In Word und PowerPoint wendet die Bezeichnung den Wasserzeichentext „This content is Confidential“ an. In Excel wird der Wasserzeichentext „Confidential“ angewendet. In Outlook wird kein Wasserzeichentext angewendet, da Wasserzeichen als optische Kennzeichnungen in Outlook nicht unterstützt werden.

Hinweis

Wenn Sie den Azure Information Protection Unified Labeling Client verwenden, ist das Festlegen von Werten für Schriftname nur über das Azure Information Protection-Portal möglich. Die Einstellung von Werten für Schriftfarbe, die über einen der fünf Standardwerte hinausgehen, ist ebenfalls nur über das Azure Information Protection Portal möglich.

Festlegen des Schriftartnamens

Calibri ist die Standardschriftart für den Text in Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen. Wenn Sie einen alternativen Schriftartnamen angeben, stellen Sie sicher, dass diese Schriftart auf den Clientgeräten verfügbar ist, die die optischen Kennzeichnungen anwenden. Wenn die angegebene Schriftart nicht verfügbar ist, verwendet der Client die Schriftart Calibri.

Festlegen der Schriftartfarbe

Sie können aus der Liste der Farben auswählen oder eine benutzerdefinierte Farbe eingeben, indem Sie ein hexadezimales Tripel für die Komponenten Rot, Grün und Blau (RGB) der Farbe eingeben. Beispielsweise ist #40e0d0 der RGB-Hexwert für Türkis.

Wenn Sie eine Referenz für diese Codes benötigen, finden Sie eine hilfreiche Tabelle auf der Seite <Farbe> in den MSDN Web Docs. Sie finden diese Codes auch in vielen Anwendungen, mit denen Sie Bilder bearbeiten können. Beispielsweise können Sie bei Microsoft Paint eine benutzerdefinierte Farbe aus einer Palette auswählen, wobei die RGB-Werte automatisch angezeigt werden, die Sie dann kopieren können.

Nächste Schritte

Um weitere Informationen zum Konfigurieren Ihrer Azure Information Protection-Richtlinie zu erhalten, klicken Sie auf die Links im Abschnitt Konfigurieren der Richtlinie für Ihre Organisation.