Übung – Einen Workflow erstellen, der beim Erstellen einer neuen Nachricht ausgelöst wird

Abgeschlossen

In dieser Übung erstellen Sie Ihren ersten Flow in Dataverse for Teams. In diesem Beispiel erstellen Sie einen automatisierten Workflow, der jedes Mal, wenn eine Nachricht mit dem Wort „Aufgabe“ in der Betreffzeile in einem Teams-Kanal veröffentlicht wird, eine Planner-Aufgabe erstellt. Der Flow benötigt einen Planner, um darin die Aufgaben zu erstellen. Sie können einen vorhandenen Planner-Plan identifizieren oder einen neuen erstellen.

Schritt 1: Einen neuen Flow erstellen

Um einen neuen Flow zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie über Teams die Power Apps-Anwendung.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen links das Team für den Flow aus.

    Nur Teams mit einer Dataverse for Teams-Umgebung werden angezeigt.

  3. Wählen Sie unter der Registerkarte Von diesem Team erstellt die Option Alle anzeigen aus.

    Screenshot der Microsoft Teams-Registerkarte „Von diesem Team erstellt“ mit hervorgehobener Option „Alle anzeigen“

  4. Wählen Sie links Cloud-Flows aus, um die vorhandenen Flows anzuzeigen. Um einen neuen automatisierten Flow zu erstellen, wählen Sie + Neu > Cloud-Flow > Automatisiert aus.

  5. Geben Sie einen Namen für den Flow unter Flowname ein.

  6. Scrollen Sie unter Flowtrigger auswählen nach Wenn eine neue Kanalnachricht hinzugefügt wird bzw. suchen Sie danach. Wählen Sie den Trigger und dann Erstellen aus, um fortzufahren.

    Screenshot des Dialogfelds „Automatisierten Cloud-Flow erstellen“

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie einen neuen Flow erstellt, ihm einen Namen gegeben und den automatisierten Trigger definiert, der den Workflow startet. Der Flow wird nun im Power Automate-Editor geöffnet und kann erstellt werden.

Schritt 2: Den Flow im Power Automate-Editor erstellen

Damit der Flow den richtigen Teams-Kanal auf neue Nachrichten überwacht, wählen Sie Team und dann Kanal aus der Dropdownmenü-Auswahl aus. Wählen Sie + Neuer Schritt aus, um fortzufahren.

Screenshot des Dialogfelds „Wenn eine neue Kanalnachricht hinzugefügt wird“

Durchsuchen Sie den Betreff der Nachrichten, um festzustellen, ob sie das Wort „Aufgabe“ enthalten. Geben Sie in der Suchleiste Bedingung ein, und wählen Sie sie dann in den Suchergebnissen aus. Wählen Sie Wert auswählen aus, um den verfügbaren dynamischen Inhalt anzuzeigen. Der dynamische Inhalt ist die Information, die dem Flow basierend auf den Triggern und vorherigen Schritten zur Verfügung steht.

  1. Wählen Sie aus der Liste des dynamischen Inhalts Betreffzeile aus.

  2. Wählen Sie im mittleren Dropdownmenü enthält aus.

  3. Geben Sie Aufgabe im Feld rechts ein.

Screenshot der Aktion „Bedingung“ mit „Nachricht enthält Aufgabe“

Wenn die Betreffzeile nun das Wort „Aufgabe“ enthält, führt sie die Aktionen im Bereich Wenn ja aus. Bei den Bedingungen in Power Automate wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Daher müssen Sie einige weitere Bedingungen hinzufügen, um häufig auftretende Variationen wie „Aufgabe“ und „AUFGABE“ zu erkennen. Wählen Sie + Hinzufügen und dann + Zeile hinzufügen aus.

Eine neue Auswahl wird oben im Fenster Bedingung angezeigt, um zwischen den folgenden Anweisungen zu wechseln:

  • Und – Alle Bedingungen müssen „True“ sein.

  • Oder – Nur eine der Bedingungen muss „True“ sein.

Ändern Sie die Auswahl in Oder, und füllen Sie dann die anderen Bedingungen zum Erkennen von „Aufgabe“ und „Aufgaben“ aus. Verwenden Sie für jede neue Zeile Betreffzeile aus dem dynamischen Inhalt, und legen Sie die Bedingung auf enthält fest. Wählen Sie + Hinzufügen aus, um weitere Zeilen hinzuzufügen.

Screenshot der Aktion „Bedingung“ mit drei „Oder“-Zeilen

Die Bedingungsaktion bietet zwei weitere Bereiche. Wenn die Bedingung „True“ ist, möchten Sie eine neue Planner-Aufgabe erstellen. Wenn die Bedingung „False“ ist, sind keine Aktionen erforderlich. Daher ist nichts weiter in der Bedingung Wenn nein erforderlich.

Wählen Sie für das Bedingungsfeld Wenn ja die Option Aktion hinzufügen aus.

Screenshot des Flows mit der Schaltfläche „Aktion hinzufügen“, die im Bedingungsfeld „Wenn ja“ hervorgehoben ist

Geben Sie Planner ein, und wählen Sie Aufgabe erstellen aus den Ergebnissen aus.

Screenshot des Dialogfelds „Vorgang auswählen“ mit Suchergebnissen für „Planner“

Es kann bis zu einer Minute dauern, bis Power Automate in Planner authentifiziert wird. Wenn Planner angezeigt wird, geben Sie die erforderlichen Informationen für die Planner-Aufgabe ein.

Feld Wert
Gruppen-ID Wählen Sie die Gruppe mit Ihrem Planner aus
Plankennung Wählen Sie den Planner für die neue Aufgabe aus.
Bezeichnung Wählen Sie den dynamischen Inhalt Inhalt des Nachrichtentextes aus.
Startdatum/-uhrzeit Wählen Sie den dynamischen Inhalt Nachricht erstellt DateTime aus.

Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, wählen Sie Speichern unten im Bearbeitungsfenster oder auf der Symbolleiste aus, um den Flow abzuschließen.

Sie können den Flow jetzt prüfen und sehen, wie er funktioniert. Der Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Nachricht in einem bestimmten Teams-Kanal veröffentlicht wird. Als Nächstes sollten Sie im Betreff der Nachricht nach dem Wort „Aufgabe“ suchen. Wenn ja, erstellt das System eine neue Planner-Aufgabe. Wenn nein, wird das System keine Maßnahmen ergreifen.

Screenshot des Flows. Der Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Nachricht veröffentlicht wird. Wenn der Betreff „Aufgabe“ enthält, erstellen Sie eine neue Planner-Aufgabe.

Schritt 3: Den Flow testen

Senden Sie eine Nachricht an den Teams-Kanal, den der Flow überwacht. Geben Sie in der Betreffzeile Aufgabe ein.

Screenshot der Nachricht mit dem Betreff „Neue Aufgabe“

Der Teams-Konnektor sucht in Abständen von drei Minuten nach einer neuen Nachricht. Öffnen Sie als Nächstes die Planner-Anwendung und achten Sie darauf, dass die neue Aufgabe erstellt wird. Der Nachrichtentext sollte der Aufgabentitel sein. Wählen Sie die Aufgabe aus, um das Startdatum zu überprüfen und festzustellen, ob es auf dasselbe Datum wie die Nachricht eingestellt wurde.

Screenshot der Planner-Anwendung mit der neuen Aufgabe

Sie können den Ausführungsverlauf des Flows in den letzten 28 Tagen anzeigen, um zu sehen, wie lange der Flow zum Ausführen benötigt und ob er erfolgreich war:

  1. Öffnen Sie Power Apps für Teams.

  2. Wählen Sie über die Registerkarte Erstellen das Team mit dem Flow und dann Alle anzeigen aus.

  3. Wählen Sie Cloud-Flows und dann den Flow aus, um weitere Informationen und den Ausführungsverlauf anzuzeigen.

Screenshot zu „Planner-Aufgabe aus Teams erstellen“ mit hervorgehobenem Ausführungsverlauf von 28 Tagen

Wählen Sie die Ausführung aus, um weitere Informationen anzuzeigen und Fehler in jedem Schritt des Flows zu beheben.