Debitoren für Kredit und Inkasso einrichten

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Sie können Debitoren für Kredit und Inkasso konfigurieren, um Rechnungen und Zahlungseingänge von Debitoren zu verfolgen. Beachten Sie, dass die Konfiguration des Moduls Debitoren einen direkten Einfluss auf die Konfiguration des Moduls „Kredit und Inkasso“ hat.

Im Folgenden betrachten wir den gesamten Geschäftsablauf der Verwaltung von Krediten und Inkassi.

  1. Vom Verkäufer erhaltene Rechnungs- und Kreditinformationen
  2. Der Verkäufer genehmigt die Kreditbedingungen und leitet den Versand an den Debitor ein.
  3. Der Debitor erhält eine Rechnung.
  4. Der Debitor zahlt nicht innerhalb der Frist.
  5. Die Rechnung wird an die Inkassoabteilung weitergeleitet.
  6. Der Inkassoprozess beginnt.

Kredit und Inkasso – Komponenten

Neben Debitoren für Kredit und Inkasso müssen mehrere Komponenten eingerichtet werden, damit Sie die Funktionen in Finance nutzen können. Die folgenden Komponenten müssen zur Vorbereitung der Verwendung von Kredit und Inkasso eingerichtet werden.

  • Zahlungsfristdefinitionen
  • Fälligkeitsmomentaufnahme
  • Debitorenpools (optional)
  • Inkassoteam (optional)
  • Kategorie für Inkassofall
  • Buch.-Blattnamen
  • Ursachencode für Abschreibungsbuchungen
  • Ordner für E-Mail-Anhänge
  • E-Mail-Vorlagen
  • Debitorenparameter für Inkasso
  • Inkassobeauftragte (optional)
  • Abschreibungskonto
  • Outlook-Einstellungen für die Bearbeiter von Inkassoformularen
  • E-Mail-Einstellungen für Debitorenkontakte für Inkasso
  • E-Mail-Einstellungen für Verkäufer

Mithilfe von Debitorenpools können Sie Inkassi von Debitoren verwalten, die gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können Gruppen von Debitoren erstellen und verwalten, die wesentliche Parameter gemeinsam haben. Hierzu gehören die Einrichtung von Zahlungsbedingungen, Abrechnungszeiträumen, Sachkonten für Lagerbuchungen, Mehrwertsteuergruppen und Standardkonten.

Anhand von Buchungsprofilen, mit denen die Buchung von Debitorentransaktionen in der Finanzbuchhaltung gesteuert wird, können Sie festlegen, welche Zins- und Mahnschreibensequenz einem einzelnen Debitor, einer Gruppe von Debitoren oder allen Debitoren zugewiesen werden soll.

Des Weiteren müssen Sie bei der Arbeit mit dem Modul „Kredit und Inkasso“ die Zahlungsmethoden, Zahlungsbedingungen, Belastungscodes, Zahlungstage und Zahlungsgebühren der Debitoren ordnungsgemäß einrichten, damit Sie vor der Einleitung von Inkassomaßnahmen möglichst genaue Informationen über säumige Schuldner erhalten.

Während des Inkassoprozesses kann es häufig vorkommen, dass Sie KD-Transaktionen erfassen oder Abschreibungen vorschlagen müssen, wenn säumige Schuldner die Zahlung verweigern. In solchen Fällen würden Sie zum Beispiel eine KD- und eine Abschreibungserfassung erstellen.

Die folgende Vorgehensweise zeigt, wie Sie die Parameter für Abschreibungen einrichten und dann in den Parametern der Debitoren auf der Registerkarte Inkassi auf der Seite Offene Debitorenrechnungen und der Seite Debitor Transaktionen abschreiben.

  1. Gehen Sie zu Debitorenkonten > Einrichtung > Debitorenkontenparameter.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Inkassi aus.

  3. Erweitern oder reduzieren Sie den Abschnitt „Abschreiben“. Die Abschreibungserfassung ist das Fibu Buch.-Blatt, in dem die von Ihnen erstellten Abschreibungsbuchungen gespeichert werden. Sie können jeder Abschreibung einen Ursachencode hinzufügen. Sie können diese Standardeinstellung zum Zeitpunkt der Abschreibung überschreiben.

  4. Wählen Sie Ja aus, wenn Sie die Mehrwertsteuer bei der Abschreibung von der ursprünglichen Transaktion trennen möchten.

  5. Schließen Sie die Seite.

    Screenshot des Inforegisters „Kreditorenkonten – Abschreibung“

Eine automatische Inkassoaufgabe einrichten

Mit der Funktion „Automatische Inkassoaufgabe“ können Sie eine Inkasso-Prozessstrategie einrichten, die automatisch Debitorenrechnungen erkennt, die eine E-Mail-Erinnerung, eine Inkassoaktivität (z. B. einen Telefonanruf) oder ein Mahnschreiben erfordern, das an den Debitor gesendet wird.

In den Debitorenkonten-Parametern können Sie auch den Prozentsatz der Kunden angeben, die pro Batch-Aufgabe überprüft werden, wenn der Fälligkeits-Snapshot für Kundenrechnungen ausgeführt wird.

Um einen automatisierten Inkassoprozess zu erstellen, navigieren Sie zu Kredit und Inkasso > Einrichtung > Inkassoprozesseinrichtung. Die Prozessschritte basieren auf der ältesten offenen Rechnung für einen bestimmten Debitor. Diese Rechnung bestimmt, welche Art von Kommunikation oder Aktivität stattfinden soll.

Zunächst konfigurieren Sie die Prozesshierarchie, bei der es sich um die Reihenfolge handelt, in der Prozesse ausgeführt werden, sowie um den Zeitpunkt. Jede Ebene der Hierarchie ist mit einem Debitorenpool verknüpft. Wenn ein Debitor mehreren Pools angehört, bestimmt die Hierarchie, welcher Prozess Vorrang hat.

Die Option Ruhige Tage wird verwendet, um sicherzustellen, dass der Debitor nicht zu oft durch einen automatisierten Prozess kontaktiert wird. Um Debitoren vom Prozess auszuschließen, wählen Sie die Rechnungen aus, oder es werden ältere Restbeträge von Debitoren verwendet, um einen Debitor vom automatisierten Prozess und den Betrag für die Schwelle auszuschließen. Weitere Informationen zu Debitorenpools finden Sie unter Inkassoinformationen überprüfen.

Screenshot der Einrichtungsseite „Inkassoprozess“

Im Inforegister Prozessdetails konfigurieren Sie, welche Art von Kommunikation in die Zeile Inkassoprozesseinrichtung kommt, die hervorgehoben ist. Die Felder lauten:

  • Beschreibung – Wird verwendet, um den Zweck oder Namen des Schritts in der Hierarchie zu identifizieren
  • Aktionstyp – Legt fest, ob der Schritt eine Aktivität erstellt, eine E-Mail sendet oder ein Mahnschreiben generiert
  • Geschäftsdokument – Definiert die Vorlage zum Erstellen des Aktionstyps Dies kann eine Aktivitätsvorlage, eine E-Mail-Vorlage oder ein Mahnschreiben pro Debitor sein.
  • Die Aktionstypen können entweder vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung erstellt werden, basierend auf der Einstellung, die in der Spalte Tage in Bezug auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung angezeigt wird.
  • Wenn Sie einen E-Mail-Aktionstyp auswählen, wird anhand des Empfängers definiert, ob es sich um einen Debitoren-, Verkaufsgruppen- oder Inkassobeauftragten handelt. Der Wert im Feld Geschäftskontakt bestimmt dann, welcher Kontakt aus diesem Debitorenkonto die Mitteilung erhält.

Im Inforegister Geschäftsdokumentdetails variiert die Konfiguration basierend auf dem Aktionstyp, der im Inforegister Prozessdetails ausgewählt ist.

  • Wenn der Aktionstyp eine Aktivität ist, werden die Details der Aktivitätsvorlage angezeigt. Zu diesen Details gehören der Name der Aktivitätsvorlage, die Art der zu erstellenden Aktivität, der Zweck der Aktivität, die Anzahl der Tage, die für den Abschluss der Aktivität geplant sind, und die Details der Aktivität.

  • Wenn der AktionstypE-Mail im Inforegister Prozessdetails lautet, enthält dieser Abschnitt zwei Inforegister.

    • Das Inforegister Prozessdetails: Allgemeine Verarbeitung wird verwendet, um die Vorlagen-ID, die E-Mail-Beschreibung, die Standardsprache, den Benutzernamen, der automatisch gesendeten E-Mail-Nachrichten zugewiesen wird, und die E-Mail-Adresse des zugehörigen Absenders zu definieren.
    • Mit dem Inforegister Details der E-Mail-Vorlage für Geschäftsdokumente: Allgemeine Verarbeitung kann der Text der E-Mail nach den Werten in den Feldern Sprache und Betreff durch Auswahl von Bearbeiten erstellt werden. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem HTML-Inhalte hochgeladen werden können.

Buch.-Blattnahmen einrichten (Abrechnung, Abschreibung und KD)

Sie können die Buch.-Blattnamen einrichten, die bei der Verarbeitung von Transaktionen auf der Seite Inkassi verwendet werden. Dieser Prozess umfasst die Abwicklung und die Abschreibung einer Transaktion und die Verarbeitung einer KD-Zahlung.

Für Transaktionen werden die folgenden Buch.-Blatttypen verwendet.

  • Ausgleiche: Verwenden Sie den Typ „Debitorenzahlungserfassung“.
  • Abschreibungen: Verwenden Sie den Buch.-Blatttyp „Täglich“.
  • KD: Verwenden Sie den Typ „Debitorenzahlungserfassung“.

Ursachencode für Abschreibungsbuchungen einrichten

Verwenden Sie als Ursache für eine Abschreibung Standardursachencodes, wenn Sie Transaktionen in den Debitorenparametern auf der Registerkarte Inkassi abschreiben. Sie können den Code während des Abschreibungsprozesses ändern.

Sie können die Debitorenabschreibungsgrundcodes unter Debitoren > Einrichtung > Debitorenabschreibungsgrundcodes verwalten.

KD-Informationen für Bankkonten einrichten

Aktualisieren Sie die Bankkonten so, dass sie das richtige Buchungsblatt enthalten, wenn im Inforegister Inkassi eines Bankkontos KD-Zahlungen ausgewiesen werden.

Screenshot des Inforegisters „Zahlungsverwaltung“ mit hervorgehobenem NSF-Buch.-Blatt

Wählen Sie auf der Registerkarte Zahlungsverwaltung im Feld NSF-Zahlungsausgangs Buch.-Blatt ein Zahlungsausgangsbuchungsblatt aus.