Kreditorenrückvergütungen konfigurieren
Mit Kreditorenrückvergütungen werden Unternehmen dabei unterstützt, ihre Programme zur Kreditorenrückvergütung besser zu verwalten, indem Aufgaben automatisiert werden, die für die Verwaltung, Nachverfolgung und Geltendmachung von Rückvergütungen erforderlich sind.
Eine Kreditorenrückvergütungsvereinbarung ist ein Datensatz eines Vertrags mit einem Kreditor, in dem die ausgehandelten Bedingungen festgelegt sind, unter denen das Unternehmen für die Erreichung vorgegebener Einkaufsziele eine finanzielle Belohnung erhält. Kreditorenrückvergütungsvereinbarungen werden auf der Seite Rückvergütungsvereinbarungen verbucht.
Zum Öffnen der Seite Kreditorenrückvergütungsvereinbarungen wählen Sie Beschaffung > Kreditorenrückvergütungen > Rückvergütungsvereinbarungen aus.
Die Kopfzeile der Vereinbarung gibt die allgemeinen Bedingungen an, die ein Unternehmen für Rückvergütungen qualifizieren. Tatsächlich geben die Kopfzeileninformationen an, dass ein Kreditor eine Rückvergütung gewährt, wenn ein bestimmtes Produkt in einer bestimmten Menge gekauft wird. In der Kopfzeile können Sie auch die Rückvergütungsoption für Maßeinheiten und den Berechnungsdatentyp angeben.
Auf der Registerkarte Allgemein können Sie im Optionsfeld Rückvergütungsoption für Maßeinheiten festlegen, ob eine Mengeneinheit eine Bedingung für die Bestellposition sein soll, um für eine Rückvergütungsforderung berechtigt zu sein.
- Konvertieren – Eine Bestellposition qualifiziert gemäß der Rückvergütungsvereinbarung zu einer Kreditorenrückvergütung. Sie erhalten eine Rückvergütung, unabhängig von der Maßeinheit, die auf die Position angewendet wird.
- Genaue Übereinstimmung – Um eine Rückvergütung zu erhalten, muss eine Kaufposition dieselbe Maßeinheit haben, die in der Vereinbarung angegeben ist.
Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein im Feld Berechnungsdatum das Datum aus, mit dem festgelegt wird, ob der Kauf im Gültigkeitszeitraum der Rückvergütungsvereinbarung erfolgt.
- Erstellt – Verwenden Sie das Erstellungsdatum der Einkaufsbestellung.
- Angeforderte Lieferung – Verwenden Sie den gewünschten Liefertermin.
In den Vereinbarungspositionen können Sie die Kreditorenrückvergütungsvereinbarung genauer angeben.
Im Feld Einkäufe kumulieren nach können Sie die Berechnung der Rückvergütungsansprüche einstellen. Der Betrag kann so eingestellt werden, dass er von einem Zeitraum abhängt (Woche, Monat, Jahr, Lebensdauer oder einem benutzerdefinierten Zeitraum). Der Rechnungswert gibt an, dass jedes Mal, wenn eine Bestellposition in Rechnung gestellt wird, eine Rückvergütungsforderung festgelegt wird.
Im Feld Zahlungsbasis können Sie die Basis für die Rückvergütungsberechnung festlegen.
- Brutto – Die Rückvergütung wird auf der Grundlage des Bruttopreises des Artikels berechnet.
- Netto – Die Rückvergütung wird basierend auf dem Nettopreis des Artikels berechnet (d. h. dem Preis, nachdem andere Rückvergütungen angewendet wurden).
In den Feldern Abgrenzungskonto für Rückvergütungsprogramm und Aufwandskonto für Rückvergütungsprogramm werden Kontonummern angegeben, die in der Zwischenphase zwischen Genehmigung und Verarbeitung aufgelaufene Rückvergütungsbeträge erhalten.
Wenn die Option Genehmigung erforderlich auf Ja gesetzt ist, muss die Rückvergütungsforderung genehmigt werden, bevor sie abgegrenzt oder ausgezahlt werden kann.
Das Feld Zeilenumbruchtyp für Rückvergütung legt die Basis für die Rückvergütungen fest.
- Menge – Die Rückvergütungen sind volumenbasiert.
- Betrag – Die Rückvergütungen sind betragsbasiert.
Im Inforegister Positionen sehen Sie, wie unterschiedliche Mengenstufen eingerichtet werden können, um unterschiedliche Rückvergütungen zu gewähren. In den Feldern Von Wert und Bis Wert In Feldern können Sie beispielsweise angeben, dass bei einer Produktmenge zwischen 10 und 19 Einheiten eine Rückvergütung von 15,00 USD pro Einheit gewährt wird.
Von Wert ist inklusiv, während Bis Wert exklusiv ist. Das feld Zeilenumbruchtyp für Rückvergütung ist z. B. auf Menge gesetzt, und Sie geben im Feld Von Wert1 und im Feld Bis Wert3 ein. In diesem Fall gilt der Rückvergütungsbetrag beim Kauf von ein oder zwei Artikeln, nicht jedoch beim Kauf von drei Artikeln.
Im Feld Genehmigungsstatus für Workflow zeigt der Wert Genehmigt an, dass die Vereinbarung auf Einkaufsbestellungen angewendet werden kann, die die Bedingungen der Vereinbarung erfüllen.
Identifizieren von Bestellungen, die für Rückvergütungen qualifiziert sind, und Generieren von Rückvergütungsansprüchen
Wenn Einkaufsbestellungen bei einem Kreditor aufgegeben werden, mit dem das Unternehmen eine Rückvergütungsvereinbarung geschlossen hat, identifiziert Supply Chain Management alle zukünftigen Kreditzahlungen des Kreditors. Wenn die Einkaufsbestellungen für eine Rückvergütung qualifiziert sind, wird für jede Bestellposition eine Rückvergütungsforderung generiert, sobald eine Einkaufsrechnung gebucht wurde. Dieser Prozess ist automatisiert. Später können Sie die erwarteten Rückvergütungen überprüfen und die Auswirkungen dieser Rabatte auf die Kosten- und Gewinnspanne des Produkts feststellen.
So zeigen Sie die Details zu Rückvergütungen an, die gemäß der Kreditorenrückvergütungsvereinbarung auf eine Bestellposition angewendet werden:
- Auf der Seite Einkaufsbestellung wählen Sie eine Bestellposition und dann Bestellposition> Ansicht> Preisdetails aus.
- Auf der Seite Preisdetails wählen Sie das Inforegister Rückvergütungen aus.
Die Rückvergütungsinformationen werden auch auf der Seite Preisdetails im Abschnitt Margenvorkalkulation im Feld Kreditorenrückvergütung angezeigt.
Stellen Sie auf der Seite Beschaffungsparameter auf der Registerkarte Preise sicher, dass die Option Preisdetails aktivieren auf Ja festgelegt ist. Wenn die Option auf Nein festgelegt ist, können Sie die Rückvergütungen nicht anzeigen.
Ansprüche prüfen und genehmigen
Generierte Rückvergütungsansprüche stellen zukünftige Zahlungen dar, die vom Kreditor erwartet werden können. Bevor eine Gutschrift an den Kreditor ausgestellt wird, möchte der Vertragsinhaber in der Regel die Ansprüche überprüfen und genehmigen. Beachten Sie jedoch, dass der Status eines Anspruchs bestimmt, ob der Anspruch bereit ist, den Genehmigungsprozess zu durchlaufen.
Status der Ansprüche und Auswirkungen auf den Genehmigungsprozess
Wenn ein Anspruch erstellt wird, wird sein Status auf Zu berechnen, wenn die Rückvergütung auf kumulativer Basis gewährt wird, oder auf Berechnet festgelegt, wenn die Rückvergütung für jede Rechnung gewährt wird. Wenn der Status eines Anspruchs Zu berechnen lautet, muss der Anspruch einen Berechnungsprozess durchlaufen, der von der Funktion Kumulieren verarbeitet wird. Nur Ansprüche mit dem Status Berechnet können in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.
Wenn die Option Genehmigung erforderlich für eine Kreditorenrückvergütungsvereinbarung auf Nein gesetzt ist, haben alle generierten Ansprüche den Status Genehmigt. Die Genehmigung ist obligatorisch für Ansprüche, die kumuliert gewährt werden.
Ansprüche genehmigen und Buchungen sowie Rechnungsdetails anzeigen
Wenn die Ansprüche genehmigt wurden, können sie von den Kreditoren bearbeitet werden. Für den Betrag der Rückvergütungsforderung wird automatisch eine Gutschrift (Kreditorenrechnung) generiert. Das Guthaben kann dann dem Kreditorensaldo hinzugefügt werden, und der Kreditorenbuchhalter kann dies in den regulären Abrechnungsprozess integrieren.
Wählen Sie Beschaffung > Kreditorenrückvergütungen > Rückvergütungsansprüche aus, um eine Rückvergütungsforderung zu eröffnen.
Schließen Sie die Rückvergütungsforderung.
Wählen Sie den Anspruch und dann im Aktionsbereich Genehmigen aus.
Wählen Sie auf der Anforderungsseite im Feld Kreditor den Kreditor aus, von dem Sie eine Rückvergütung erhalten können, und wählen Sie dann OK aus.
Für den Forderungsbetrag wird eine Rückvergütungs-Abgrenzungserfassung gebucht. Diese Buchung belastet das Debitorenkonto für aufgelaufene Kreditorenrabatte mit dem erwarteten Kreditorenguthaben und schreibt dann das Konto für zwischenzeitlich aufgelaufene Kreditorenrückvergütungen mit dem erwarteten Gewinn gut.
Wählen Sie in der Liste Rückvergütung die Position aus, und wählen Sie dann im Aktionsbereich Rückvergütungsbuchungen um die Erfassungschargennummer für diese Rückvergütungs-Abgrenzungsbuchung anzuzeigen und aufzurufen.
Um die Ansprüche in den regulären Kreditorenbuchhaltungsprozess zu verschieben, muss der Kreditorenbuchhalter nun die Bearbeitung der Rückvergütungsforderungen abschließen, indem er die Funktion Prozess ausführt.
Wählen Sie im Aktionsbereich Prozess und anschließend Filter aus. Wählen Sie im Feld Kriterien des Felds Kreditorenkonto den Kreditor aus, für den Rückvergütungsansprüche bearbeitet werden sollen, wählen Sie andere relevante Filter aus, und wählen Sie dann OK aus.
Die Meldungsleisten und die Tatsache, dass der Status in Abgeschlossen geändert wird, gibt an, dass die folgenden Ereignisse aufgetreten sind:
Durch eine Buchung einer Abgrenzungserfassung für Rückvergütungszahlungen wurden die vorherigen Zwischenbeträge auf dem Abgrenzungs- und Aufwandskonto storniert.
Für den Rückvergütungsbetrag wurde eine Kreditorenrechnung (Gutschrift) erstellt.
Die Einstellung der Option Manuelle Rechnungsbuchung auf der Registerkarte Rückvergütungsprogramm der Seite Beschaffungsparameter legt fest, ob eine Kreditorenrechnung im Rahmen der Anspruchsbearbeitung manuell oder automatisch gebucht wird.
Wenn die Kreditorenrechnung entweder automatisch oder manuell gebucht wird, wurde das Kreditorenkonto belastet, und der Betrag wurde dem Konto für erhaltene Rückvergütungen und Zulagen gutgeschrieben.
Die Kontonummer für erhaltene Rückvergütungen und Zulagen wird für die Beschaffungskategorie angegeben, die in der Rechnungsposition für die Rückvergütung verwendet wird. Die Beschaffungskategorie wird wiederum auf der Registerkarte Rückvergütungsprogramm der Seite Beschaffungsparameter eingestellt.
Wählen Sie in der Liste Rückvergütung die Position aus, und wählen Sie dann im Aktionsbereich Rückvergütungsbuchungen um die Erfassungschargennummer sowie die Kreditorenrechnungsnummer für diese Rückvergütungs-Abgrenzungsbuchung anzuzeigen und aufzurufen.
Wählen Sie die Position für die Kreditorenrechnungsbuchung und dann im Aktionsbereich Kreditorenrechnung aus. Wenn die Kreditorenrechnung gebucht wurde, wird die Rechnungserfassung angezeigt. Andernfalls wird die Kreditorenrechnung als ausstehende Kreditorenrechnung angezeigt, die manuell gebucht werden muss. Die Rechnungsposition gibt die Details der Kreditorenrechnung für die Beschaffungskategorie Provisionen und Rückvergütungen an.
Wählen Sie auf der Seite Alle Kreditoren den Kreditor aus, von dem Sie eine Rückvergütung erhalten, und klicken Sie dann im Aktionsbereich auf Transaktionen. Suchen Sie die Position für die Rechnung. Der Rückvergütungsbetrag wurde jetzt zum Kreditorensaldo hinzugefügt.