Verteilen eines Berichts oder Dashboards

Abgeschlossen

Stellen Sie sich ein Szenario vor, bei dem Sie für das Vertriebsteam von Tailwind Traders einige Berichte erstellt haben. Nun möchten Sie wissen, wie diese Berichte so bereitgestellt werden, dass sie angezeigt und freigegeben werden können. Indem Sie in Power BI einen Arbeitsbereich erstellen, können Sie die Berichte zentral an einem Ort speichern, sie für andere Benutzer freigeben, gemeinsam mit anderen Teams daran arbeiten und die Berichte aktualisieren.

Erstellen eines Arbeitsbereichs

Ihre erste Aufgabe besteht darin, mit den folgenden Schritten einen Arbeitsbereich zu erstellen:

  1. Navigieren Sie zum Power BI-Dienst.

  2. Wählen Sie das Dropdownmenü Arbeitsbereiche aus.

  3. Wählen Sie unten im Bereich die Schaltfläche Arbeitsbereich erstellen aus.

Screenshot der Schaltfläche „Neuen Arbeitsbereich erstellen“

  1. Geben Sie im Fenster Arbeitsbereich erstellen Informationen in die Felder Arbeitsbereichsname und Beschreibung ein, und laden Sie anschließend ein Arbeitsbereichimage hoch.

Screenshot des Fensters „Arbeitsbereich erstellen“

  1. Im Dropdownmenü Erweitert können Sie eine Kontaktliste mit den Benutzern erstellen, die bei Problemen mit dem Arbeitsbereich benachrichtigt werden sollen.

Standardmäßig handelt es sich bei diesen Benutzern um die Administratoren des Arbeitsbereichs, aber Sie können auch andere Benutzer hinzufügen. Darüber hinaus können Sie diesen Arbeitsbereich einer bestimmten OneDrive-Instanz hinzufügen und dann angeben, ob er einer dedizierten Kapazität angehören soll. Dedizierte Kapazitäten sind Power BI Premium-Features, mit denen Sie für Ihre Arbeitsbereiche das Vorhandensein eigener Computeressourcen sicherstellen, die Sie nicht mit anderen Benutzern teilen müssen.

  1. Nachdem Sie die entsprechenden Felder im Fenster Arbeitsbereich erstellen ausgefüllt haben, wählen Sie Speichern aus.

Sie haben nun einen Arbeitsbereich erstellt.

Sie können den Prozess zur Erstellung eines Arbeitsbereichs mit der neuen Benutzeroberfläche für Arbeitsbereiche durchführen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung der modernen Benutzeroberfläche für Arbeitsbereiche, sofern die klassische Benutzeroberfläche nicht ausdrücklich erforderlich ist.

Zuweisen von Arbeitsbereichsrollen

Nachdem Sie nun einen Arbeitsbereich erstellt haben, möchte das Vertriebsteam mit anderen Teams zusammenarbeiten, um weitere Dashboards und Berichte zu erstellen. Als Besitzer des Arbeitsbereichs möchten Sie sicherstellen, dass Mitgliedern des Produktteams, darunter Projektbeteiligte und Entwickler, der richtige Zugriff gewährt wird. Mit Arbeitsbereichsrollen können Sie festlegen, welche Aktionen die einzelnen Mitglieder eines Arbeitsbereichs ausführen dürfen.

In einem Arbeitsbereich ermöglichen die einzelnen Rollentypen Folgendes:

  • Administrator

    • Kann andere Benutzer hinzufügen/entfernen.

    • Kann eine App in einem Arbeitsbereich veröffentlichen, aktualisieren und/oder freigeben.

    • Kann Berichte und Inhalte in einem Arbeitsbereich erstellen, bearbeiten, löschen und veröffentlichen.

    • Kann Berichte und Dashboards in einem Arbeitsbereich anzeigen und mit ihnen interagieren.

    • Kann Datenaktualisierungen konfigurieren.

  • Member

    • Kann alle Aufgaben durchführen, die Administratoren zugeordnet sind, aber keine Benutzer hinzufügen oder entfernen.

    • Kann den Arbeitsbereich nicht löschen.

    • Kann die Metadaten zum Arbeitsbereich nicht aktualisieren.

  • Mitwirkender

    • Kann keine Benutzer hinzufügen oder entfernen.

    • Kann eine App in einem Arbeitsbereich nur veröffentlichen, aktualisieren oder bearbeiten, wenn er von einem Administrator/Mitglied dazu berechtigt wird.

    • Kann Inhalte und Berichte in einem Arbeitsbereich erstellen, aktualisieren und veröffentlichen.

    • Kann Datenaktualisierungen planen.

  • Viewer

    • Kann keine Benutzer hinzufügen oder entfernen.

    • Kann einen Bericht oder ein Dashboard in einem Arbeitsbereich nur anzeigen.

    • Kann Daten lesen, die in Dataflows eines Arbeitsbereichs gespeichert sind.

Hinweis

Inhalte eines Arbeitsbereichs unter einer Premium-Kapazität können von einem Benutzer ohne Pro-Lizenz nur mit der Rolle Viewer angezeigt werden.

Navigieren Sie zum Zuweisen dieser Rollen zu Benutzern zum von Ihnen erstellten Arbeitsbereich, und wählen Sie oben links im Menüband die Option Zugriff aus.

Screenshot der Schaltfläche „Zugreifen“ im Menüband „Arbeitsbereich“

Im Fenster Zugriff können Sie E-Mail-Adressen einzelner Benutzer, E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen, Verteilerlisten, Microsoft 365-Gruppen und reguläre Sicherheitsgruppen hinzufügen und ihnen dann die entsprechenden Rollen zuweisen. Am unteren Rand der Seite können Sie auch die dem Benutzer zugewiesene Rolle ändern und den Benutzer aus dem Arbeitsbereich entfernen. Klicken Sie hierfür neben dem Namen auf die Schaltfläche mit den Auslassungszeichen (...).

Screenshot des Zugriffsfensters mit Benutzerdetails

Erstellen und Konfigurieren einer App

Nachdem Sie einen App-Arbeitsbereich erstellt und Ihre spezifischen Rollen für Projektmitarbeiter zugewiesen haben, möchten Sie Ihrem App-Arbeitsbereich Inhalte hinzufügen. Hierbei kann es sich um Berichte, Dashboards, Datasets, Dataflows usw. handeln. Eine App ist ein veröffentlichtes, schreibgeschütztes Mittel zur großflächigen Verteilung und Anzeige Ihrer Daten. Wenn Sie bereit zum Freigeben von Apps für Ihre Benutzer sind, können Sie die App veröffentlichen. Für diesen Prozess ist eine Power BI Pro-Lizenz erforderlich. Zum Nutzen und Anzeigen einer App ist eine Pro-Lizenz erforderlich, oder es muss Premium-Kapazität vorhanden sein.

Nachdem Sie dem App-Arbeitsbereich die gewünschten Inhalte hinzugefügt haben, können Sie die App erstellen. Navigieren Sie hierfür zu Ihrem Arbeitsbereich, und wählen Sie im Menüband die Option + Neu aus. Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt. In diesem Menüband können Sie beispielsweise einen Bericht, ein Dataset, ein Streamingdataset oder einen Dataflow neu erstellen. Klicken Sie auf die gewünschte Option. Im angezeigten Fenster können Sie den Namen der App eingeben und die Quelle des Berichts auswählen (z. B. das zum Erstellen des Berichts verwendete Dataset).

Screenshot des Dropdownmenüs „Neu“ zum Erstellen neuer Inhalte

Über die Schaltfläche Daten abrufen auf der Navigationsleiste unten links können Sie zudem bereits vorhandene Berichte aus Power BI Desktop importieren und anschließend Ihrem App-Arbeitsbereich hinzufügen.

Sie können die App auch konfigurieren und die Option zum Einfügen des Berichts oder Dashboards in die App bei der Veröffentlichung aktivieren. Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt. Falls die App den Bericht oder das Dashboard nicht enthalten soll, können Sie diese Option deaktivieren.

Screenshot der auf „Ja“ festgelegten Option „In App eingeschlossen“

Wenn Sie der App alle gewünschten Berichte, Dashboards und Datasets für die Veröffentlichung hinzugefügt haben, wechseln Sie zurück zum Arbeitsbereich und wählen im Menüband oben rechts die Option App erstellen aus.

Screenshot der Schaltfläche „App erstellen“ im Menüband

Mit dieser Aktion wird das unten dargestellte Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre App erstellen können. Geben Sie hierzu einen Namen und eine Beschreibung ein, und fügen Sie ggf. ein App-Logo oder eine Designfarbe hinzu.

Screenshot der Setupdetails von „App erstellen“

Auf der Registerkarte Navigation können Sie die Reihenfolge der Inhalte für den Benutzer ändern, indem Sie einen benutzerdefinierten Navigationsbereich erstellen. Hierzu können Sie beispielsweise den Namen des Inhalts oder den Link ändern und ihn dann einem bestimmten Abschnitt des Navigationsbereichs hinzufügen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Power BI externe Inhalte per Link hinzuzufügen. Diese externen Inhalte können auch in den Inhaltsbereich eingefügt werden. Für YouTube-Videos oder PowerPoint-Folien wird beispielsweise eine Einbettungs-URL und keine Basis-URL benötigt.

Screenshot des Navigationsbereichs mit Dashboarddetails

Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie den Benutzerzugriff auf Ihre App festlegen. Hierbei können Sie entweder allen Benutzern Ihrer Organisation Zugriff gewähren oder nur bestimmte Benutzer angeben. Sie können auch festlegen, ob Sie den Benutzern Build- und Freigabeberechtigungen erteilen möchten, damit diese Inhalte in der App erstellen und freigeben können. Die Registerkarte Berechtigungen enthält noch einige weitere Optionen. Mit Buildberechtigungen können Benutzer eine Verbindung mit den zugrunde liegenden Datasets herstellen, um diese wiederverwenden und daraus eigene Berichte erstellen zu können. Buildberechtigungen sind erforderlich, wenn Benutzer die zugrunde liegenden Daten exportieren oder zusätzlich zu den Daten neue Inhalte erstellen möchten. Sie können Benutzern auch eine Berechtigung erteilen, mit der diese nur eine Kopie des Berichts zur Anzeige in einem anderen Arbeitsbereich erstellen können, um dort visuelle Elemente gemäß ihren Anforderungen zu ändern und zu löschen. Außerdem können Sie Benutzern eine Freigabeberechtigung erteilen, damit diese die zugrunde liegenden Datasets und Berichte freigeben können.

Screenshot der Registerkarte „Berechtigungen“ mit Zugriffsdetails

Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Option App veröffentlichen auswählen, um Ihre App zu veröffentlichen. Anschließend wird der unten angegebene Bildschirm mit einem Link angezeigt, den Sie an Ihre Benutzer senden können.

Screenshot des Fensters „Erfolgreich veröffentlicht“

Aktualisieren von Arbeitsbereichen

Nachdem Sie die App veröffentlicht haben, stellen Sie ggf. fest, dass Elemente des Arbeitsbereichs aktualisiert werden müssen.

Wechseln Sie hierfür zurück zum Arbeitsbereich, und führen Sie in den Berichten bzw. Dashboards die erforderlichen Aktualisierungen durch. Der Arbeitsbereich stellt dabei eine Art Stagingbereich dar, in dem Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen können. Die Änderungen werden der App aber erst hinzugefügt, wenn Sie im Menüband oben rechts auf App aktualisieren klicken (an dieser Stelle hat sich vorher die Schaltfläche App veröffentlichen befunden). Datasets und Dataflows werden sofort aktualisiert. Wenn Sie sich für die Aktualisierung der App entscheiden, können Sie Änderungen auf den Registerkarten Setup, Navigation und Berechtigungen vornehmen. Nach Abschluss des Vorgangs können Sie die Schaltfläche App aktualisieren auswählen.

Screenshot der Schaltfläche „App aktualisieren“ im Menüband

Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen von Apps in Power BI.