Abrufen von Daten aus Dateien

Abgeschlossen

Organisationen exportieren und speichern Daten oft in Dateien. Ein mögliches Dateiformat dabei ist ein Flatfile. Bei einem Flatfile handelt es sich um eine Art Datei, die nur über eine Datentabelle verfügt. Jeder Datensatz hat darin dieselbe Struktur. Die Datei weist keine Hierarchien auf. Vermutlich sind Ihnen die gängigsten Arten von Flatfiles bereits vertraut: Dies sind Dateien mit durch Kommas getrennten Werten (CSV), durch Trennzeichen getrennte Textdateien (TXT) und Dateien mit fester Breite. Ein weiterer Typ einer Datei wären Ausgabedateien von verschiedenen Anwendungen, z. B. von Microsoft Excel-Arbeitsmappen (XLSX).

Screenshot mit Symbolen für unterschiedliche Flatfileformate.

In Power BI Desktop können Sie Daten aus vielen Arten von Dateien abrufen. Eine Liste verfügbarer Optionen wird angezeigt, wenn Sie das Feature  Daten abrufen in Power BI Desktop verwenden. In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie Sie Daten aus einer Excel-Datei importieren können, die auf einem lokalen Computer gespeichert ist.

Szenario

Das Personalteam bei Tailwind Traders hat ein Flatfile vorbereitet, in dem Daten zu den Mitarbeitern Ihrer Organisation enthalten sind, z. B. Name des Mitarbeiters, Datum der Einstellung, berufliche Position und Vorgesetzter. Das Unternehmen hat Sie gebeten, Power BI-Berichte mithilfe dieser Daten und mithilfe von Daten, die sich in einigen anderen Datenquellen befinden, zu erstellen.

Speicherort des Flatfile

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welcher Speicherort zum Exportieren und Speichern Ihrer Daten verwendet werden soll.

Die Excel-Dateien könnten sich an einem der folgenden Speicherorte befinden:

  • Lokal: Sie können Daten aus einer lokalen Datei in Power BI importieren. Hierbei wird die Datei nicht zu Power BI verschoben. Es bleibt auch kein Link bestehen. Stattdessen wird in Power BI ein neues Dataset erstellt, und die Daten aus der Excel-Datei werden in dieses Dataset geladen. Entsprechend werden Änderungen an der ursprünglichen Excel-Datei im Power BI-Dataset nicht widergespiegelt. Ein Import lokaler Daten eignet sich für Daten, die sich nicht ändern.

  • OneDrive for Business: Sie können Daten in OneDrive for Business zu Power BI pullen. Diese Methode ist effektiv dafür, für Synchronität zwischen einer Excel-Datei und Ihrem Dataset und Ihren Berichten und Dashboards in Power BI zu sorgen. Power BI stellt in regelmäßigen Abständen eine Verbindung zur Datei in OneDrive her. Werden dabei Änderungen festgestellt, werden Ihr Dataset und Ihre Berichte und Dashboards in Power BI automatisch aktualisiert.

  • OneDrive – Persönlich: Sie können auch Daten aus Dateien in einem persönlichen OneDrive-Konto verwenden. Dabei können Sie von vielen der Vorteile profitieren, die Ihnen auch bei OneDrive for Business zur Verfügung stehen. Allerdings müssen Sie sich mit Ihrem persönlichen OneDrive-Konto anmelden und auf die Option Angemeldet bleiben klicken. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator, um herauszufinden, ob diese Art von Verbindung in Ihrer Organisation zulässig ist.

  • SharePoint – Teamwebsites: Das Speichern Ihrer Power BI Desktop-Dateien in SharePoint – Teamwebsites ist ähnlich wie das Speichern in OneDrive for Business. Der Hauptunterschied liegt darin, wie die Verbindung zur Datei in Power BI hergestellt wird. Sie können dazu entweder eine URL angeben, oder Sie stellen eine Verbindung zum Stammordner her.

    Screenshot: Datenabruf aus lokalen Dateien oder aus der Cloud (OneDrive oder SharePoint).

Die Verwendung einer Cloudoption wie OneDrive oder SharePoint – Teamwebsites ist die effektivste Möglichkeit, Ihre Dateien und Ihr Dataset und Ihre Berichte und Dashboards in Power BI synchron zu halten. Wenn sich Ihre Daten jedoch nicht regelmäßig ändern, eignet sich auch das Speichern von Dateien auf einem lokalen Computer als Option.  

Herstellen einer Verbindung zu Daten in einer Datei

Klicken Sie in Power BI auf der Registerkarte Start auf die Option  Daten abrufen. Wählen Sie in der angezeigten Liste die für Sie erforderliche Option aus, z. B.  Text/CSV oder  XML. Für dieses Beispiel wählen Sie die Option  Excel aus.

Tipp

Auf der Registerkarte Start finden Sie neben der Schaltfläche  Daten abrufen Optionen für den Schnellzugriff auf Datenquellen, z. B.  Excel.  

Screenshot: Auswahl der Option „Excel“ aus dem Dropdown „Daten abrufen“ im Menüband der Registerkarte „Start“.

Je nach Ihrer Auswahl müssen Sie nach der Datenquelle suchen und Sie öffnen. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich bei einem Dienst anzumelden, z. B. bei OneDrive, um Ihre Anforderung zu authentifizieren. In diesem Beispiel öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe  Employee Data (Mitarbeiterdaten), die auf dem Desktop gespeichert ist.

Screenshot: Auswahl der Datei „Employee Data“, die auf dem Desktop gespeichert ist.

Auswählen der Dateidaten für den Import

Nachdem eine Verbindung zwischen der Datei und Power BI Desktop hergestellt wurde, wird das Fenster Navigator geöffnet. In diesem Fenster werden die Daten angezeigt, die in Ihrer Datenquelle verfügbar sind. In diesem Fall ist das die Excel-Datei. Sie können eine Tabelle oder eine Entität auswählen, um sich deren Inhalte als Vorschau anzeigen zu lassen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten in das Power BI-Modell geladen werden.

Klicken Sie auf die Kontrollkästchen für die Tabellen, die in Power BI geladen werden sollen. Durch diese Auswahl werden die Schaltflächen  Laden und Daten transformieren wie in der folgenden Abbildung dargestellt aktiviert.

Screenshot des Navigator-Fensters in Power BI Desktop.

Sie haben nun die Möglichkeit, auf die Schaltfläche  Laden zu klicken, damit Ihre Daten automatisch in das Power BI-Modell geladen werden. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche  Daten transformieren klicken, um den Power Query-Editor zu starten, über den Sie die Daten überprüfen und sie bereinigen können, bevor Sie sie in das Power BI-Modell laden.

Es wird oft empfohlen, Daten zu transformieren. Dieser Prozess soll jedoch erst später in diesem Modul erläutert werden. Klicken Sie für dieses Beispiel auf  Laden.

Ändern der Quelldatei

Möglicherweise müssen Sie den Speicherort einer Quelldatei für eine Datenquelle während der Entwicklung ändern, oder wenn sich der Speicherort einer Datei ändert. Damit Ihre Berichte aktuell bleiben, müssen Sie Ihre Dateiverbindungspfade in Power BI aktualisieren.

Über Power Query stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, dieses Aufgabe zu erfüllen. Sie können diese Art Änderung bei Bedarf also vornehmen.

  1. Einstellungen für die Datenquelle  
  2. Abfrageeinstellungen  
  3. Erweiterter Editor

Warnung

Wenn Sie einen Dateipfad ändern, sorgen Sie dafür, dass Sie die Verbindung zur selben Datei mit derselben Struktur wiederherstellen. Strukturelle Änderungen an einer Datei, z. B. das Löschen oder Umbenennen von Spalten in der Quelldatei, führt zu Fehlern im Berichtsmodell.

Sie können beispielsweise den Pfad der Datenquellendatei in den Datenquelleneinstellungen ändern. Klicken Sie auf die Option  Datenquelleneinstellungen in Power Query. Klicken Sie im Fenster  Datenquelleneinstellungen auf Ihre Datei und dann auf  Quelle ändern. Aktualisieren Sie den  Dateipfad, oder verwenden Sie die Option  Durchsuchen, um nach Ihrer Datei zu suchen, und klicken Sie auf  OK und dann auf  Schließen.

Screenshot des Fensters „Datenquelleneinstellungen“ in Power BI Desktop.