Einführung in die AI Builder-Dokumentenautomatisierung
In dieser Lerneinheit lernen Sie Folgendes:
Verstehen Sie, welche Szenarien Automatisierungsadressen dokumentieren.
Erfahren Sie, was Sie mit der Dokumentenautomatisierung erreichen können.
Bevor Sie mit diesem Kurs beginnen, empfehlen wir Ihnen, sich mit diesen Produkten vertraut zu machen:
Lernmodul Willkommen bei Power Automate
Lernmodul Willkommen bei Power Apps
Lernmodul Erste Schritte mit Dataverse
Erste Schritte mit der Dokumentverarbeitung in AI Builder learn module.
Dokumentation Überblick über das AI Builder-Dokumentverarbeitungsmodell.
Was die Dokumentenautomatisierung ist
Dank Automatisierungslösungen und KI können Unternehmen die Verarbeitung von Dokumenten beschleunigen und optimieren, um Menschen von sich wiederholenden, wertarmen und fehleranfälligen Aufgaben zu befreien. Dies gilt für alle Arten von gedruckten oder digitalen Formularen, die überprüft, aus denen Daten extrahiert und verarbeitet werden müssen.
Die Automatisierung der Verarbeitung von Dokumenten erfordert eine vollständige Lösung. Die Microsoft Power Platform ermöglicht es Ihnen, eine umfassende und robuste Dokumentautomatisierungslösung mit Power Automate zu erstellen, um den Gesamtprozess zu koordinieren, mit AI Builder die Intelligenz bereitzustellen, die zum effizienten Extrahieren von Informationen aus Dokumenten erforderlich ist, mit Power Apps-Benutzern das manuelle Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten zu ermöglichen, und mit Dataverse die Dokumentwarteschlange zu verwalten und alle erforderlichen Daten, Dateien und Konfigurationen zu speichern.
Das Starten von einer leeren Seite kann beim Entwerfen eines solch komplexen Systems eine Herausforderung sein. Diese Dokumentautomatisierungslösung ist eine Referenzimplementierung, die eine funktionale End-to-End-Lösung bereitstellt, die zur Installation bereit ist und ein gemeinsames Verarbeitungsmuster unterstützt:
Dokumente aus einer Service-Mailbox empfangen
Daten aus diesen Dokumenten automatisch extrahieren
Ergebnisse in ein Zielsystem wie Buchhaltung, Personal oder CRM exportieren
Aufgrund von Compliance-Regeln oder der Notwendigkeit, die Genauigkeit der KI zu bewerten, muss in diesen Prozess eine manuelle Überprüfung durch „Mensch in der Schleife“ einbezogen werden.
Die Dokumentenautomatisierung bietet diese Standard-End-to-End-Lösung. Dazu gehören die folgenden Komponenten:
In E-Mails empfangene Dokumente verwalten
Die AI Builder-Dokumentverarbeitungslösung verwenden, um Daten aus diesen Dokumenten zu extrahieren.
Die extrahierten Daten verarbeiten und Benutzern ermöglichen, Daten über eine zentrale manuelle Überprüfungsanwendung zu überprüfen und zu genehmigen.
Das Dokumentautomatisierungstool ist eine Lösung, die Sie in einer Ihrer Umgebungen installieren (weitere Informationen zu Umgebungen finden Sie unter Umgebungsübersicht). Diese Lösung umfasst mehrere Power Automate-Flows, eine Power App und mehrere Dataverse-Datentabellen. Es heißt Dokumentautomatisierungs-Basiskit.
Was die Dokumentenautomatisierung umfasst
Die empfangenen Dokumente durchlaufen die folgenden Schritte:
Flow des Dokumentautomatisierungs-E-Mail-Importers
Dadurch werden zu verarbeitende Dokumente importiert.
Dieser Flow ist für die Arbeit mit Dokumenten konfiguriert, die per E-Mail gesendet werden. Wenn Sie Dokumente auf andere Weise empfangen, können Sie den Importablauf anpassen, um Dokumente von einem SharePoint Ordner‑ oder Cloud-Speicher abzurufen zum Beispiel. Weitere Informationen zur Anpassung des Importmechanismus finden Sie in den nächsten Lernmodulen.
Der Dokumentautomatisierungs-E-Mail-Importer macht Folgendes:
Er wird ausgelöst, wenn E-Mails an einer bestimmten Outlook-E-Mail-Adresse mit einem Anhang empfangen werden. Sie können nach Absendern oder einem bestimmten Wort im Titel filtern. Im folgenden Modul erfahren Sie, wie Sie diesen Trigger so konfigurieren, dass er am besten zum Empfang von Dokumenten passt.
Das Dokument wird der in Dataverse verwalteten Dokumentwarteschlange hinzugefügt.
Er speichert die Dokumentdatei in Dataverse.
Der Status des Dokuments ist auf Daten extrahieren festgelegt. Dies ist ein Hinweis darauf, dass das Dokument empfangen wurde und bereit ist, mit KI verarbeitet zu werden, um die relevanten Informationen zu extrahieren.
Dokumentprozessorflow
Dadurch werden Daten mithilfe eines AI Builder-Modells aus dem Dokument extrahiert.
Der Dokumentprozessor macht Folgendes:
Er wird ausgelöst, wenn ein Dokument empfangen und in der Dokumentwarteschlange gespeichert wird, und befindet sich im Zustand Daten extrahieren.
Er ruft jedes Dokument ab und führt darauf ein AI Builder-Dokumentverarbeitungsmodell aus, um die relevanten Daten abzurufen. Sie können Ihr eigenes AI Builder-Modell für Ihr einzigartiges Dokumentlayout erstellen. Weitere Informationen zu dieser Konfiguration finden Sie in den folgenden Lernmodulen.
Es speichert die extrahierten Daten in einer Dataverse-Tabelle, damit weitere Datenprüfungen und ‑verarbeitungen durchgeführt werden können, bevor sie exportiert oder in einem anderen System verwendet werden.
Es setzt den Status des Dokuments auf Daten validieren setzen, um anzuzeigen, dass die Daten extrahiert wurden und mit der Geschäftslogik und den Regeln, die Sie anwenden müssen, verarbeitet werden können.
Dokumentautomatisierungs-Überprüfungsflow
Auf diese Weise können Sie Geschäftsregeln anwenden und feststellen, ob für das Dokument eine manuelle Überprüfung erforderlich ist.
Dieser Flow ist ein Platzhalter, in dem Sie die Geschäftslogik hinzufügen können, die Sie auf die Daten anwenden möchten. Sie können beispielsweise eine manuelle Überprüfung anfordern, wenn eines der Datenfelder nicht extrahiert wurde oder wenn das Konfidenzniveau unter 80 % liegt, oder Sie könnten die Daten automatisch genehmigen, wenn der USD-Betrag unter einem bestimmten Wert liegt, während die anderen zur manuellen Genehmigung gesendet werden.
Dieser Flow ist standardmäßig nicht mit Regeln konfiguriert und sendet alle Dokumente zur manuellen Überprüfung.
Die Dokumentautomatisierungs-Überprüfung macht Folgendes:
Sie wird ausgelöst, nachdem ein Dokument verarbeitet und gespeicherte Daten in Dataverse extrahiert wurden, wenn es sich im Status „Daten validieren“ befindet.
Es setzt den Status des Dokuments auf Manuelle Überprüfung, um anzuzeigen, dass die extrahierten Daten bereit sind, von jemandem überprüft und genehmigt zu werden.
Dokumentautomatisierungsanwendung
Dies hilft beim manuellen Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten.
Diese Anwendung ist der zentrale Ort, an dem Benutzer alle in der Pipeline befindlichen Dokumente visualisieren, ihren Status anzeigen und die extrahierten Daten bei Bedarf überprüfen und genehmigen können. Diese Anwendung enthält auch einen Abschnitt für den Besitzer der Lösung zum Konfigurieren des Prozesses. Diese Anwendung ist in Power Apps eingebaut, was eine einfache Anpassung ermöglicht.
Die Dokumentautomatisierungsanwendung ermöglicht Benutzern Folgendes:
Für den manuellen Prüfer:
Listen Sie alle Dokumente auf, die zur Überprüfung bereit sind.
Öffnen Sie ein Dokument, um das Dokument und die extrahierten Daten nebeneinander anzuzeigen.
Bearbeiten oder vervollständigen Sie die mit fehlenden Datenfeldern oder Fehlern extrahierten Daten.
Genehmigen Sie das Dokument, und setzen Sie den Status auf Bestätigt.
Für Prozessverantwortliche
Konfigurieren Sie das AI Builder-Modell, das zum Verarbeiten von Dokumenten verwendet wird.
Listen Sie alle Dokumente auf, die verarbeitet wurden.
Filtern Sie basierend auf Dokumentstatus:
Ungültiges Dokument wenn kein PDF, PNG oder JPEG.
Dokument wird heruntergeladen wenn ein E-Mail-Anhang abgerufen und in Dataverse gespeichert wird.
Daten extrahieren wenn das AI-Modell Daten aus dem Dokument extrahiert.
Wird überprüft wenn eine Validierungslogik ausgeführt wird.
Manuelle Überprüfung wenn das Dokument bereit ist, von einem Prüfer geprüft zu werden.
Überprüft wenn das Dokument erfolgreich überprüft wurde.
Es ist möglich zu konfigurieren, wer ein Prüfer und/oder ein Besitzer in Ihrem Team ist.
Die Dokumente und extrahierten Daten, die sich im Status Überprüft befinden, können in externe Systeme wie Buchhaltung, Personalwesen oder CRM exportiert werden.
Dokumentenautomatisierung verwenden
Die Dokumentenautomatisierung ist eine referenzverwaltete Lösung. Benutzer können die Komponenten dieser Lösung verwenden und aktualisieren, um sie an ihre Geschäfts‑ und Systemspezifikationen anzupassen.
Um diese Lösung verwenden zu können, benötigen Sie folgende Lizenzen:
Eine Power Automate-Lizenz zum Ausführen aller Flows, die den Prozess orchestrieren.
Eine Power Apps-Lizenz für alle Benutzer, die Dokumente manuell überprüfen und genehmigen müssen.
Eine Power Apps-Lizenz für den Prozessbesitzer zum Konfigurieren des Prozesses.
AI Builder-Kapazität basierend auf dem pro Monat verarbeiteten Dokumentvolumen. Der AI Builder-Rechner hilft Ihnen bei der Einschätzung der für Sie richtigen Kapazität.
Jetzt haben Sie ein Verständnis dafür, bei welchen Szenarien das Dokumentautomatisierungs-Basiskit Ihnen bei der Automatisierung der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.