Aktivieren von Archivpostfächern in Microsoft Exchange

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Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Server und Exchange Online sind Teil der Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM), die bislang zum Verwalten des Lebenszyklus von in Postfächern gespeicherten E-Mail-Nachrichten verwendet wurde. Diese Funktionalität wird jetzt durch Aufbewahrungsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 ersetzt. Die Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) wird noch für Archivierungszwecke verwendet. Dabei werden Nachrichten zwischen dem primären Postfach und dem Archivpostfach von Benutzern und innerhalb der verschiedenen Postfachordner verschoben.

Die Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) besteht aus den folgenden Features:

  • Aufbewahrungsrichtlinien zum Anwenden von Gruppen von Aufbewahrungstags auf Benutzerpostfächer.

  • Aufbewahrungsrichtlinientags (Retention Policy Tags, RPTs) für Standardordner, z. B. „Gelöschte Elemente“ und „Junk-E-Mail“ mit der Standardeinstellung „30 days delete“.

  • Standardrichtlinientags (Default Policy Tags DPTs) für Postfächer zum Verwalten der Aufbewahrung aller nicht markierten Elemente, z. B. die Einstellung „Default 2-year move to archive“.

  • Persönliche Tags für benutzerdefinierte Ordner und einzelne Elemente, die von Endbenutzern zugewiesen werden.

Standardmäßig ist allen Postfächern eine MRM-Aufbewahrungsrichtlinie mit dem Namen „MRM-Standardrichtlinie“ zugewiesen, die die folgenden Aufbewahrungstags umfasst:

Aufbewahrungstag Typ BESCHREIBUNG
„One Month Delete“, „one Week Delete“, „one Year Delete“, „five Year Delete“, „six Month Delete“, „Never Delete“, „Personal 1-year move to archive“, „Personal 5-year move to archive“, „Personal never move to archive“ Persönliche Tags Können von Benutzern zugewiesen werden und wenden die zugewiesene Aktion auf Nachrichten an
„Junk Email“, „Recoverable Items 14 days move to archive“ Aufbewahrungsrichtlinientags (Retention Policy Tags, RPTs) Automatisch zugewiesene Tags für die Standardordner „Junk“ und „Wiederherstellbare Elemente“ Löscht Nachrichten automatisch aus dem Ordner „Junk“ und verschiebt Nachrichten aus „Wiederherstellbare Elemente“ in das Archivpostfach
Default 2-year move to archive Standardrichtlinientags (Default Policy Tags, DPTs) Werden automatisch zugewiesen, wenn kein anderes Tag auf eine Nachricht zutrifft

Hinweis

Um Postfachinhalte für die Datenlebenszyklusverwaltung in Microsoft 365 proaktiv aufzubewahren oder zu löschen, wird empfohlen, dass Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus dem Microsoft Purview-Portal und nicht die Messaging-Datenverwaltung verwenden, die auf dieser Seite beschrieben wird. Sie sollten die Messaging-Datenverwaltung jedoch weiterhin verwenden, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben. Wenn Sie derzeit die Messaging-Datensatzverwaltung verwenden, funktioniert dieses Feature weiterhin neben den Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Es wird jedoch empfohlen, zukünftig stattdessen die Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen zu verwenden. Diese bieten Ihnen einen einzelnen Mechanismus zur zentralen Verwaltung von sowohl der Aufbewahrung als auch der Löschung von Inhalten in Microsoft 365.

Aktivieren von Archivpostfächern

Um für Benutzer zusätzlich zu ihren primären Postfächern ein Archivpostfach bereitzustellen, können Administratoren das Exchange Admin Center oder das Exchange Online PowerShell-Modul verwenden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Archivpostfach für einen Benutzer zu aktivieren:

  1. Navigieren Sie unter https://outlook.office365.com/ecp/ zum Exchange Admin Center, und melden Sie sich als Benutzer mit Exchange-Administrator-Berechtigungen an.

  2. Öffnen Sie Empfänger, und wählen Sie ein Benutzerpostfach aus.

  3. Überprüfen Sie auf der linken Seite unter In-Situ-Archiv den Status des Archivpostfachs für einen Benutzer, und wählen Sie Aktivieren aus, um das Archivpostfach zu aktivieren.

Der gleiche Vorgang kann auch mit dem Exchange Online PowerShell-Modul ausgeführt werden, indem Sie das folgende Cmdlet verwenden:

Enable-Mailbox -Identity <username> -Archive