Generieren von Inhalten mit Syntex
Syntex kann Ihnen Zeit und Ressourcen sparen, nicht nur, wenn Sie versuchen, vorhandene Dokumente zu verstehen und zu verarbeiten, sondern auch, wenn Sie neue Dokumente generieren. Syntex führt letzteres mithilfe der Inhaltsassembly aus. Mit der Inhaltsassembly können Sie neue Dokumente im großen Stil mit einer zuvor erstellten Vorlage erstellen.
Die Inhaltsassembly ermöglicht Folgendes:
- Standardisieren der Inhaltsstruktur für denselben Dokumenttyp
- Reduzieren menschlicher Fehler
- Generieren von Dokumenten im großen Stil
Sie können moderne Vorlagen mit leeren Feldern einrichten. Sie können diese leeren Felder mit ähnlichen Informationen füllen, um neue Geschäftsdokumente manuell oder automatisiert zu generieren. Bevor Sie beginnen:
- Bereiten Sie die Dokumente vor, aus denen Sie die Vorlage generieren möchten. Bei diesen Dokumenten kann es sich um vorhandene Dokumente wie Verträge, Formulare oder Serviceverträge handelt.
- Sie müssen ein lizenzierter Syntex-Benutzer sein.
- Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von SharePoint-Listen verfügen.
- Stellen Sie sicher, dass für Word Dokumente keine Änderungen oder Kommentare nachverfolgen aktiviert sind.
- Entfernen Sie alle Inhaltssteuerelemente aus Word Dokumenten. Bilder, Tabellen und andere Objekte dürfen nicht mit Text umschlossen werden.
- Überprüfen Sie die Anforderungen und Einschränkungen der Inhaltsassembly , da wir sie regelmäßig aktualisieren, wenn das Feature ausgereift ist.
Zunächst müssen Sie ein Dokument hochladen, um eine moderne Vorlage zu erstellen. Anschließend können Sie die moderne Vorlage bearbeiten. Sie können dann ein neues Dokument aus der Vorlage erstellen, indem Sie entweder informationen manuell eingeben oder Mithilfe von Power Automate Informationen importieren (in der Vorschau und allgemein verfügbar in 2023).
Contoso Electronics automatisiert die neue Dokumentgenerierung mit Inhaltsassembly und Power Automate
Sehen wir uns an, wie Contoso Electronics die neue Dokumentgenerierung automatisiert, indem inhaltsassembly und Power Automate kombiniert werden (in der Vorschau und allgemein verfügbar im Jahr 2023).
Sobald das Team einen Projektvorschlag genehmigt hat, erstellt der Vertragsmanager in Contoso Electronics eine Reihe verwandter Dokumente und sendet sie an Projektbeteiligte. Die Dokumente enthalten den Vertrag, den Servicevertrag und das Auszahlungsformular. Diese Dokumente haben viele gemeinsame Informationen, z. B. den Firmennamen, den Vertragswert, die Region und den Kontakt innerhalb des Unternehmens. In der Vergangenheit musste der Vertragsmanager alle diese projektbezogenen Dokumente manuell erstellen und die Informationen einfügen.
Mit der Inhaltsassembly erstellt der Vertrags-Manager moderne Vorlagen für jedes verwandte Projektdokument, basierend auf vorhandenen Dokumenten. Diese Vorlagen können für die neuen Verträge, die Serviceverträge und die Auszahlungsformulare verwendet werden. Nachdem diese Vorlagen erstellt wurden, richtet der Vertrags-Manager Power Automate-Workflows mit den Vorlagen ein. Beispielsweise löst die Genehmigung eines neuen Projektvorschlags das Dokumentverarbeitungsmodell aus, um die wichtigsten Informationen aus dem Vorschlag zu extrahieren. Anschließend wird ein zweiter Power Automate-Flow ausgelöst, um die extrahierten Attribute in zugehörige Projektdokumentationsvorlagen einzugeben.
Diese Vorlagen reduzieren den Zeit- und Kostenaufwand für die Erstellung neuer Projektdokumente. Sie helfen auch bei der Standardisierung von Dokumentstrukturen und -formaten. Darüber hinaus vermeidet die Wiederverwendung von Daten Fehler oder Tippfehler und spiegelt alle Änderungen am ursprünglichen Vorschlag genau wider.
In diesem Modul haben Sie bisher gelernt, Syntex für die Dokumentverarbeitung, Wissensermittlung, Workflowautomatisierung und Inhaltsgenerierung zu verwenden. Denken Sie in Zukunft an die Teammitglieder, die an der Einführung von Syntex beteiligt sein werden. Es ist wichtig, eine Strategie nach der Implementierung zu erstellen, um die Effektivität Ihrer Implementierung zu bewerten. Die nächste Lerneinheit behandelt die allgemeinen Rollen und Zuständigkeiten des Syntex-Implementierungsteams sowie die Verwendung von Modellnutzungsanalysen, um den Erfolg Ihres Dokumentverarbeitungsmodells zu bewerten.