Einführung in handlungsrelevante Nachrichten in Outlook

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Mithilfe von Aktionen erfordernden Nachrichten in Outlook können Sie die Funktionalität von E-Mail-Nachrichten erweitern, um das Engagement zu steigern und die Produktivität zu verbessern.

Was sind Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook?

Eine Aktionen erfordernde Nachricht in Outlook ersetzt oder ergänzt den Text einer HTML-E-Mail um eine adaptive Karte. Adaptive Karten sind ein offenes Kartenaustauschformat, das es Entwicklern ermöglicht, Inhalte der Benutzeroberfläche auf allgemeine und einheitliche Weise auszutauschen. Die adaptive Karte in einer Aktionen erfordernden Nachricht kann kurz gefasste Informationen bereitstellen und dem Benutzer die Möglichkeit zum Ausführen von Aktionen auf der Grundlage dieser Informationen geben, ohne Outlook verlassen zu müssen. Beispielsweise können Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook zu diesen Zwecken verwendet werden:

  • Senden einer Umfrage an eine Gruppe, was es den Empfängern ermöglicht, schnell direkt in der E-Mail-Nachricht selbst zu antworten, ohne zu einer Website navigieren oder sich dort anmelden zu müssen.
  • Schnelles Genehmigen eines Code-Check-Ins oder einer Spesenabrechnung.
  • Hinzufügen von Aktionen zu automatisierten E-Mails, die das Ticketsystem eines Service Desks an die für Serviceanfragen zuständigen Mitarbeiter sendet. Diese Aktionen können es den Mitarbeitern beispielsweise ermöglichen, das Ticket zuzuweisen, es umzuleiten oder ihm Notizen hinzuzufügen.

Eine Lösung für Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook weist zwei Hauptkomponenten auf, wie hier dargestellt:

  • Eine Anwendung oder ein Dienst, die bzw. der E-Mails im HTML-Format mit einem Markup für adaptive Karten versendet.
  • Eine Web-API, die bei der Aktivierung der Aktionen in der Aktionen erfordernden Nachricht durch den Benutzer aufgerufen wird.

Die E-Mail-Absenderanwendung sendet die Aktionen erfordernde Nachricht an die Empfänger. Der Empfänger öffnet die E-Mail und aktiviert eine der Aktionen auf der adaptiven Karte. Beispielsweise kann es dem Benutzer sinnvoll erscheinen, ein Serviceticket an sich selbst zuzuschreiben. Wenn der Benutzer die Aktion aktiviert, rufen die Office 365-Server die im Markup der adaptiven Karte angegebene Web-API auf und verarbeiten die Antwort. Schließlich wird die Karte im Postfach des Benutzers aktualisiert, um die Antwort anzugeben.

Warum sind Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook sinnvoll?

Zu den wichtigsten Vorteilen von Aktionen erfordernden Nachrichten in Outlook zählen:

  • Schnelles Erstellen von Benutzeroberfläche/-erfahrung mithilfe der Technik adaptiver Karten: Eine gewöhnliche E-Mail mit einem Link zu einer Anwendung bedeutet, dass für den Benutzer eine Anwendung mit einer Benutzeroberfläche/-erfahrung erstellt werden muss, die für alle Formfaktoren funktioniert. Bei adaptiven Karten brauchen Sie die Karte nur einmal zu entwerfen, und der Client stellt sie in der für ihn sinnvollen Weise dar.
  • Optimieren von Geschäftsprozessen: Benutzer führen eine angeforderte Aktion mit größerer Wahrscheinlichkeit sofort aus, wenn sie ihnen in der Anforderung unmittelbar zur Verfügung steht. Wenn sie eine gesonderte Anwendung oder Webseite öffnen müssen, verschieben sie die Aktion mit größerer Wahrscheinlichkeit (und vergessen sie möglicherweise).
  • Aktuelle Informationen: Eine gewöhnliche E-Mail verfügt nur zum Zeitpunkt des Sendens über die neuesten Daten. Wenn der Benutzer die E-Mail am nächsten Morgen liest, sind die enthaltenen Daten möglicherweise nicht mehr genau. Bei Aktionen erfordernden Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, die neuesten Daten abzufragen, wenn der Benutzer die Nachricht öffnet.

Wo werden Aktionen erfordernde Nachrichten in Outlook unterstützt?

Aktionen erfordernde Nachrichten werden in allen Office 365-Versionen von Outlook unterstützt, einschließlich der mobilen und Web-Versionen.

  • Outlook im Web für Office 365
  • Office 365 ProPlus
  • Outlook unter iOS
  • Outlook unter Android