Initiieren gängiger Änderungsmethoden

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Nachdem Unternehmen die Microsoft 365-Technologie verwendet haben, um Veränderungen voranzutreiben, sind sie häufig an der Nutzung empfohlener bewährter Methoden interessiert. Sehen wir uns Folgendes an:

  • Allgemeine Änderungspraktiken für Ihre und Überlegungen zu Ihrer Änderungsinitiative
  • Szenariospezifische allgemeine Methoden und Taktiken, die in allgemeinen Arbeitsplatzszenarien verwendet werden

Allgemeine Änderungsmethoden

Berücksichtigen Sie die folgenden bewährten Methoden bei Ihren Änderungsinitiativen:

  • Binden Sie Sponsoren und Projektbeteiligte aktiv ein. Sponsoren spielen eine wichtige Rolle dabei, Änderungen voranzutreiben. Sie können Ihre Sponsoren wichtige Gesprächspunkte vorgeben und Ihnen ermöglichen, ein Vorbild zu sein. Sponsoren können auch beim Aufbau einer Unterstützungskoalition in der gesamten Organisation helfen. Beispiel: Wenn Führungskräfte Mitarbeiter bitten, Microsoft Teams zu übernehmen, senden sie diese Kommunikation über Teams oder per E-Mail?

  • Kommunizieren Sie „Was habe ich davon“. Kommunizieren Sie den Wert, den die Änderung nicht nur der Organisation, sondern auch dem einzelnen Mitarbeiter bringt. Beispiel: Eine Reduzierung der Zeit, die in unproduktiven Besprechungen verbracht wird, könnte Mitarbeitern Zeit geben, an den Projekten zu arbeiten, die für sie am wichtigsten sind.

  • Fördern und schaffen Sie psychologische Sicherheit. Mitarbeiter können aus Angst vor Konsequenzen zögern, etwas Neues auszuprobieren. Beispiel: Die Führungskraft einer Abteilung sendet allen Mitarbeitern eine Nachricht, in der sie ihre Begeisterung und Zustimmung zu einer Veränderungsbemühung teilt.

  • Stellen Sie klare Maßnahmen und Hilfestellung bereit. Was müssen Mitarbeiter anders machen und welche Anleitung können Sie geben, um ihnen zu helfen, die neuen Verhaltensweisen anzunehmen? Beispiel: E-Mails zu Tipps und Tricks für Manager werden an alle Manager gesendet und enthalten Tipps wie z. B. zum Einrichten wertvoller Einzel-Coachingsitzungen.

  • Teilen Sie Erfolge. Verstärken Sie Verhaltensweisen, indem Sie Erfolgsmomente auf breiterer Ebene teilen. Beispiel: Während einer Versammlung wird die Abteilung mit der höchsten Einhaltung der gebuchten Fokuszeit anerkannt.

  • Gewähren Sie Zugriff auf weitere Informationen. Kommunizieren Sie, an wen sich Mitarbeiter wenden können oder wo Sie weitere Informationen erhalten. Beispiel: Eine zentrale Website mit häufig gestellten Fragen (FAQ) und Lernmaterial wird zusammen mit einer E-Mail-Adresse erstellt, an die Einzelpersonen ihre Fragen richten können.

Szenariospezifische gängige Methoden

Im Folgenden finden Sie einige gängige Szenarien und Taktiken für das Vorgehen:

  • Besprechungsüberlastung reduzieren
  • Entwickeln effektiver Manager
  • Reduzieren von Organisationssilos

Besprechungsüberlastung reduzieren

Besprechungsüberlastung ist eine häufige Belastung für Mitarbeiter und kann über Viva Insights Metriken gemessen werden. Die folgende Liste gängiger Taktiken kann helfen, Besprechungsüberlastung zu vermeiden.

  • Planen Sie kürzere Besprechungen. Die Arbeit erstreckt sich auf die dafür vorgesehene Zeit. Ändern Sie die Standardeinstellungen für die Besprechungsdauer von 60 auf 45 Minuten und von 30 auf 25 Minuten.

  • Erstellen Sie eine Norm für die Planung von „Fokuszeit“. Mitarbeiter fühlen sich oft überlastet, weil Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet. Fokuszeit ist ein Zeitblock ohne Besprechungen, den Mitarbeiter für die wichtigsten Aufgaben nutzen können.

  • Laden Sie weniger Personen ein. Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung der Agenda den Zweck der Teilnahme jedes Teilnehmers. Die Übung deckt unnötige Eingeladene auf, einschließlich Personen, die optional sind oder nur Besprechungsnotizen benötigen.

  • Sagen Sie Besprechungsserien ab. Bewerten Sie jedes Quartal die Notwendigkeit von Besprechungsserien, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Versuchen Sie, einige abzusagen, und fügen Sie sie dann wieder hinzu, wenn Sie sie verpasst haben.

  • Lehnen Sie Besprechungen ab. Manager, die Besprechungen ablehnen, in denen sie nicht benötigt werden, können mit einer kurzen Erklärung, warum sie abgelehnt haben, Mitarbeiter unterstützen und Ihnen als Vorbild für gesunde Gewohnheiten dienen.

  • Verwenden Sie Viva Insights, um Besprechungen zu verkürzen. Beim Verfassen einer Besprechungseinladung mit einer Dauer von einer Stunde sieht der Organisator eine Erinnerung, die Besprechung optional um 15 Minuten zu verkürzen.

  • Verwenden Sie Microsoft Teams, um Besprechungen zu vermeiden. Teams-Kanäle bieten Teammitgliedern eine neue Möglichkeit, Fragen zu beantworten und Updates bereitzustellen, ohne dass eine Besprechung erforderlich ist.

Entwickeln effektiver Manager

Die Beziehung zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten kann durch angemessenes Coaching die Effektivität erhöhen oder zu Redundanz führen, wenn Mitarbeiter nicht bestärkt werden. Die folgende Liste gängiger Taktiken kann die Effektivität von Managern steigern.

  • Aktivieren Sie Insights für Personalmanager. Viva Insights bietet Dashboards an, mit denen Manager Möglichkeiten zur Verbesserung des Teamverhaltens identifizieren können.

  • Planen Sie Einzelbesprechungsserien. Fordern Sie die Manager auf, sich mindestens zweimal im Monat 30 Minuten lang mit direkt unterstellten Mitarbeitern zu treffen und ziehen Sie sie für das Erreichen dieses Ziels zur Verantwortung.

  • Bereiten Sie Diskussionspunkte für Einzelbesprechungen vor, bleiben Sie jedoch flexibel. Einzelbesprechungen sind am besten, wenn sie Struktur haben, aber nicht zu viel, um Raum für Zusammenarbeit zu ermöglichen. Vereinbaren Sie zu Beginn Diskussionspunkte und räumen Sie den wichtigsten Themen ausreichend Zeit ein.

  • Legen Sie klare Entscheidungsrechte fest. Erstellen Sie klare Richtlinien dafür, wann Manager für eine Entscheidung benötigt werden, und identifizieren Sie, wer in einem Team, das der Aktion am nächsten ist, für Entscheidungen verantwortlich ist.

  • Verwenden Sie Teams und OneNote, um Besprechungsnotizen freizugeben. Mitarbeiter können Besprechungsnotizen mit Entscheidungen und Aktionen mit Vorgesetzten teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Reduzieren von Organisationssilos

  • Funktionsübergreifende Ziele. Erstellen Sie funktionsübergreifende Ziele für Vorgesetzte isolierter Teams und weisen Sie abteilungsübergreifende Ansprechpartner an, teamübergreifend zu kommunizieren.

  • Teamübergreifende Communitys. Schaffen Sie einen Raum für Personen mit ähnlichen Interessen, um Ideen, Wissen und Ressourcen zu teilen

  • Verbinden Sie Ihr Netzwerk. Manager können dazu beitragen, das Netzwerk ihres Teams zu erweitern, indem sie wichtige Kontakte überprüfen und Verbindungen identifizieren, die den Interessen und Fähigkeiten anderer Teammitglieder entsprechen

  • Fügen Sie wichtige Mitarbeiter über Viva Insights hinzu. Halten Sie die Liste Ihrer wichtigen Personen auf dem neuesten Stand. Führen Sie die Schritte auf der Seite Netzwerk aus, um Ihre Liste zu aktualisieren.