Erläutern von Microsoft 365-Gruppen für Ihre Benutzer

Microsoft 365-Gruppen können Sie eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die freigegeben werden sollen, einschließlich eines freigegebenen Postfachs und Kalenders, einer SharePoint-Website mit einem OneNote-Notizbuch und einer Microsoft Planner. Microsoft Teams kann auch beim Erstellen einer Gruppe oder später hinzugefügt werden. Ressourcen von Berechtigungsgruppen werden über die Gruppe verwaltet.

Gruppen können erstellt werden, indem eine der freigegebenen Ressourcen erstellt wird. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook führt zu demselben Ergebnis wie das Erstellen einer mit einer Gruppe verbundenen SharePoint-Teamwebsite oder eines Plans in Planner. Wenn Ihre Benutzer noch nicht mit Microsoft 365-Gruppen sind, ist ihnen dies möglicherweise nicht bewusst. Dies kann zu Verwirrung für Ihre Benutzer und der Möglichkeit führen, doppelte Ressourcen zu erstellen. (Beispielsweise kann jemand eine SharePoint-Website für die Dokumentzusammenarbeit erstellen und später eine separate Instanz von Planner erstellen, ohne zu erkennen, dass Planner bereits als Teil der Gruppe verfügbar war.)

Da Gruppen auf verschiedene Arten erstellt werden können, empfiehlt es sich, Ihre Benutzer so zu schulen, dass sie die Methode verwenden, die am besten zu Ihrer Organisation passt:

• Wenn Ihre Organisation den Großteil der Kommunikation per E-Mail durchführt, weisen Sie Ihre Benutzer an, Gruppen in Outlook zu erstellen.
• Wenn Ihre Organisation SharePoint stark nutzt oder von sharePoint lokal migriert wird, weisen Sie Ihre Benutzer an, SharePoint-Teamwebsites für die Zusammenarbeit zu erstellen.
• Wenn Ihre Organisation Teams bereitgestellt hat, weisen Sie Ihre Benutzer an, ein Team zu erstellen, wenn sie einen Bereich für die Zusammenarbeit benötigen.

Wenn Sie Ihre Benutzer so schulen, dass sie immer die Methode zum Erstellen von Gruppen verwenden, die am besten mit ihrer Arbeitsweise übereinstimmt, wenn sie einen Platz für die Zusammenarbeit mit anderen benötigen, können Sie Verwirrung und Duplizierung von Ressourcen vermeiden. Mit zunehmender Erfahrung verstehen Benutzer die Sammlung von Diensten, die in einer Gruppe enthalten sind, und dass verschiedene Erstellungsmethoden zum gleichen Ergebnis führen.

Sie können die Vorlage Microsoft 365-Gruppen for Business User – PowerPoint als Ausgangspunkt für Schulungspräsentationen für Ihre Benutzer verwenden.

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