Erstellen von organisationsweiten Signaturen und Haftungsausschlüssen

Sie können E-Mail-Signaturen verwalten, indem Sie den E-Mail-Nachrichten, die an Ihre Organisation oder von ihr gesendet werden, eine E-Mail-Signatur, einen rechtlichen Haftungsausschluss oder eine Offenlegungserklärung hinzufügen. Das können Sie so einrichten, dass diese Hinzufügung auf alle ein- und ausgehenden Nachrichten angewendet wird, wie unten beschrieben wird. Oder Sie können sie nur auf bestimmte Nachrichten anwenden, z. B. solche, die bestimmte Wörter oder Textmuster enthalten.

Überwachung: Erstellen einer unternehmensweiten E-Mail-Signatur

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Admin Center Exchange aus.
  2. Wählen Sie den Nachrichtenfluss aus.
  3. Wählen Sie "Hinzufügen+" und dann "Haftungsausschluss anwenden" aus.
  4. Führen Sie auf der Seite "Neue Regel" die Schritte aus.

Wenn Sie dieses Video hilfreich fanden, sehen Sie sich bitte die komplette Schulungsserie für kleine Unternehmen und diejenigen, für die Microsoft 365 neu ist an.

Erstellen einer Signatur, die auf alle Nachrichten angewendet wird

Tipp

Organisationsweite Signaturen werden „Haftungsausschlüsse“ genannt, unabhängig davon, was sie einschließen. Sie können zum Beispiel nur eine Unterschrift sein, oder auch Ihre Adresse, einen Haftungsausschluss oder andere gewünschte Informationen enthalten.

Wechseln Sie zum Admin Center unter https://admin.microsoft.com.

Wechseln Sie zum Admin Center unter https://portal.office.de/adminportal.

Wechseln Sie zum Admin Center unter https://portal.partner.microsoftonline.cn/adminportal.

  1. Wählen Sie das Symbol für das  App-Startfeld aus. Und wählen Sie dann "Administrator" aus.

    Sie können die gesuchte App nicht finden? Wählen Sie im Launcher Alle Apps aus, um eine alphabetische Liste der verfügbaren Apps anzuzeigen. Hier können Sie nach einer bestimmten App suchen.

  2. Wählen Sie Admin Center aus und dann Exchange.

  3. Wählen Sie unter „E-Mail-Fluss“ die Option Regeln aus.

  4. Wählen Sie das Symbol + (Hinzufügen) und dann Haftungsausschlüsse anwenden aus.

  5. Benennen Sie die Regel.

  6. Wählen Sie unter Diese Regel anwenden die Option [Auf alle Nachrichten anwenden] aus.

    Tipp

    Erfahren Sie mehr zum Anwenden von Bedingungen, wenn der Haftungsausschluss nicht auf alle Nachrichten angewendet werden soll. (Dieser Artikel zur Bereichseingrenzung bezieht sich auf Exchange Server, gilt aber auch für Microsoft 365).

  7. Lassen Sie unter „Folgendes ausführen“ die Option Haftungsausschluss anfügen ausgewählt.

  8. Wählen Sie Text eingeben aus, und geben Sie Ihren Haftungsausschluss ein.

    Tipp

    Erfahren Sie mehr über das Formatieren von Haftungsausschlüssen. (Dieser Artikel zur Formatierung bezieht sich auf Exchange Server, gilt aber auch für Microsoft 365).

  9. Wählen Sie Einen auswählen aus, und wählen Sie Umschlag als Ausweichaktion aus. Klicken Sie dann auf OK. Dies bedeutet: Wenn der Haftungsausschluss wegen Verschlüsselung oder einer anderen E-Mail-Einstellung nicht hinzugefügt werden kann, wird er in einen Nachrichtenumschlag eingeschlossen.

  10. Lassen Sie Diese Regel mit Schweregrad überwachen aktiviert. Wählen Sie dann einen der Werte Niedrig, Mittel oder Hoch aus, der im Nachrichtenprotokoll verwendet werden soll.

  11. Wählen Sie Erzwingen aus, um den Haftungsausschluss sofort zu aktivieren, wenn Sie ihn nicht zuerst testen möchten.

  12. Wählen Sie Weitere Optionen aus, um zusätzliche Bedingungen oder Ausnahmen einzubeziehen.

  13. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus.

Einschränkungen von organisationsweiten Signaturen

Folgendes können Sie nicht tun, wenn Sie E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 verwalten:

  • Die Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung einfügen

  • Anzeigen serverseitiger E-Mail-Signaturen in den Ordnern „Gesendete Objekte“ der Benutzer

  • Bildern in E-Mail-Signaturen einbetten

  • Zeilen mit Variablen überspringen, die nicht aktualisiert werden konnten (z. B. weil der Wert für einen Benutzer nicht angegeben wurde)

Verwenden Sie ein Drittanbieter-Tool, um diese und andere Funktionen zum Verwalten von E-Mail-Signaturen zu erhalten. Führen Sie bitte eine Internet-Suche nach E-Mail-Signatur-Software durch. Eine Anzahl dieser Anbieter sind Microsoft Gold-Partner und deren Software stellt diese Funktionen zur Verfügung.

Weitere Ressourcen

Informationen zur Verwendung von PowerShell finden Sie unter Organisationsweite Meldungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange Online.

Migrieren von E-Mails und Kontakten zu Microsoft 365 (Video)
Benutzer-E-Mail-Einstellungen (Artikel)
Übersicht über das Microsoft 365 Admin Center (Video)