Mitarbeiter zu Bookings hinzufügen

Auf der Seite „Mitarbeiter“ in „Bookings“ können Sie eine Liste Ihrer Mitarbeiter erstellen sowie die Details der Mitarbeiter wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse verwalten. Von hier aus können Sie auch die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter festlegen.

Bevor Sie beginnen

Obwohl es sich bei Bookings um ein Feature von Microsoft 365 handelt, müssen nicht alle Ihre Mitarbeiter ein Microsoft 365-Konto besitzen. Alle müssen jedoch über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, damit sie Buchungen und Zeitplanänderungen empfangen können.

Sehen Sie Folgendes an: Hinzufügen Ihrer Mitarbeiter zu Bookings

Schritte

  1. Wählen Sie Ihren Kalender auf der Startseite aus.

  2. Wechseln Sie zur Option "Mitarbeiter" im linken Bereich, und wählen Sie "Neue Mitarbeiter hinzufügen" aus.

  3. Wenn Sie Mitarbeiter aus Ihrer Organisation hinzufügen, geben Sie ihren Namen in das Feld Personen hinzufügen ein, und wählen Sie sie aus, wenn sie im Dropdownmenü angezeigt werden. Die anderen Felder werden automatisch ausgefüllt.

    Nachdem ein Mitarbeiter hinzugefügt wurde, können Sie den Namen bearbeiten, der in allen Bookings-Kommunikationen angezeigt wird, indem Sie das x neben dem Namen auswählen und das Feld Personen hinzufügen bearbeiten. Dies kann nützlich sein, wenn Mitarbeitern ein bestimmter Titel oder Name für Kunden angezeigt werden soll, z. B. Adele Vance als „Dr. Vance, MD“.

  4. Um Mitarbeiter von außerhalb Ihrer Organisation hinzuzufügen, geben Sie deren E-Mail-Adressen und andere Informationen manuell ein.

    Hinweis

    Mitarbeiter von außerhalb Ihres Mandanten können keine Frei/Gebucht-Informationen mit Bookings teilen.

  5. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine Rolle aus: Teammitglied, Planer, Viewer oder Gast.

    • Teammitglieder können Buchungen in ihrem eigenen Kalender und deren Verfügbarkeit im Buchungspostfach verwalten. Wenn Sie eine Buchung in ihrem Kalender hinzufügen oder bearbeiten, werden sie als Mitarbeiter zugewiesen.
    • Scheduler kann Buchungen im Kalender und kundendetails verwalten. Sie haben schreibgeschützten Zugriff auf Einstellungen, Mitarbeiter und Dienste.
    • Der Viewer kann alle Buchungen im Kalender sehen, aber nicht ändern oder löschen. Sie haben schreibgeschützten Zugriff auf die Einstellungen.
    • Gast kann Buchungen zugewiesen werden, aber das Buchungspostfach kann nicht geöffnet werden.
  6. Wählen Sie Alle Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen, wenn eine ihnen zugewiesene Buchung erstellt oder geändert wird aus, um Mitarbeiter-E-Mails zu aktivieren. Nachfolgend sehen Sie eine Beispiel-E-Mail:

    Eine Benachrichtigungs-E-Mail von Bookings.

  7. Wählen Sie Ereignisse in Office 365-Kalender wirken sich auf die Verfügbarkeit aus aus, wenn Sie möchten, dass sich die Frei/Gebucht-Informationen aus den Kalendern der Mitarbeiter auf die Verfügbarkeit von Bookings-Diensten über Bookings auswirken.

    Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Teambesprechung oder einen persönlichen Termin für einen Mittwoch um 15:00 Uhr geplant hat, zeigt Bookings an, dass der Mitarbeiter in diesem Zeitfenster nicht gebucht werden kann. Während dieser Zeit wird in der Bookings Kalenderansicht wie im folgenden Beispiel dargestellt der Status „Beschäftigt“ oder „Mit Vorbehalt“ angezeigt.

    Eine Ansicht eines Bookings Kalenders.

Wichtig

Wir empfehlen dringend, diese Einstellung aktiviert zu lassen (sie ist standardmäßig eingeschaltet), um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter zu optimieren.

  1. Wählen Sie Geschäftszeiten verwenden aus, damit alle buchbaren Zeiten für Ihre Mitarbeiter nur innerhalb der Geschäftszeiten liegen, die Sie im Abschnitt Geschäftszeiten auf der Seite „Geschäftsinformationen“ festgelegt haben.

    Durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens können Sie den Mitarbeitern benutzerdefinierte Zeiten zuweisen, die ihre Buchungsmöglichkeiten weiter einschränken. Dies ist hilfreich, wenn ein Mitarbeiter nur dienstags und mittwochs vor Ort ist, oder wenn er vormittags für eine bestimmte Art von Terminen zuständig ist und nachmittags für andere.

    Hinweis

    Bookings unterstützt bis zu 100 Mitarbeiter in einem Bookings-Kalender.

Einen Bookings-Benutzer zu einem Superbenutzer machen, ohne ihn als Mitarbeiter in Bookings hinzuzufügen

Möglicherweise möchten Sie Ihrer Mitarbeiterliste in Bookings eine Person hinzufügen, ohne sie für Kunden oder Clients verfügbar zu machen. Sobald Sie sie zu einem Superbenutzer machen, wird sie ein Administrator des Buchungspostfachs. Administrator eines Buchungspostfachs zu sein, bedeutet, vollen Zugriff auf das Buchungspostfach zu haben und über „Senden als“-Berechtigungen zu verfügen.

Hinweis

Diese Schritte funktionieren nur, wenn dem hinzugefügten Benutzer in Bookings noch nicht die Rolle Viewer zugewiesen wurde.

  1. Verbinden mit Microsoft 365 über PowerShell.

  2. Weisen Sie mithilfe von PowerShell Vollzugriff mit den folgenden Befehlen zu:

    Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
    
  3. Führen Sie dann diesen Befehl aus, um „Senden als“-Berechtigungen zuzuweisen.

    Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Hier ist ein PowerShell-Beispielbefehl zum Hinzufügen von Allie Bellew zum Buchungspostfach der Contoso-Kita.

  1. Führen Sie zuerst diesen Befehl aus:

    Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    
  2. Führen Sie dann diesen Befehl aus:

    Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Allie Bellew hat jetzt Administratorzugriff, wird aber nicht als buchbare Mitarbeiterin in Bookings angezeigt.