Definieren Ihrer Serviceangebote in Bookings

Wenn Sie Ihre Serviceangebote in Microsoft Bookings definieren, legen Sie einen Dienstnamen, eine Beschreibung, einen Ort (wählen Sie aus, ob Sie sich persönlich treffen oder eine Onlinebesprechung haben), Dauer, Standarderinnerungen für Kunden und Mitarbeiter, interne Hinweise zum Dienst und Preise fest. Sie können auch die Mitarbeiter kategorisieren, die qualifiziert sind, den betreffenden Dienst zu leisten. Wenn Kunden dann zu Ihrer Geschäftswebsite kommen, um einen Termin zu reservieren, können sie genau sehen, welche Arten von Terminen verfügbar sind, welche Person sie bereitstellen möchten und wie viel ihr Dienst kostet.

Sie können auch angepasste Informationen und URLs zu den E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen hinzufügen, die Sie senden, wenn jemand einen Dienst über Ihre Buchungsseite reserviert.

Erstellen der Dienstdetails

  1. Wählen Sie in Microsoft 365 das App-Startfeld und dann Bookings aus.

  2. Wechseln Sie zur Seite Einstellungen -> Dienste verwalten, und wählen Sie "Neuen Dienst hinzufügen" aus.

  3. Fügen Sie auf der Seite "Grundlegende Details" Ihre Auswahl hinzu.

    Dienstname: Geben Sie den Namen Ihres Diensts ein. Dies ist der Name, der im Dropdownmenü auf der Kalenderseite angezeigt wird. Dieser Name wird auch angezeigt, wenn jeder manuell einen Termin auf der Kalenderseite hinzufügt, und er wird als Kachel auf der Self-Service-Seite angezeigt.

    Beschreibung: Die von Ihnen eingegebene Beschreibung wird angezeigt, wenn ein Benutzer auf das Informationssymbol auf der Self-Service-Seite klickt.

    Standardspeicherort: Dieser Ort wird in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails für Mitarbeiter und Kunden angezeigt und wird auf dem Kalenderereignis angezeigt, das für die Buchung erstellt wurde.

    Hinzufügen von Onlinebesprechungen: Diese Einstellung aktiviert oder deaktiviert Onlinebesprechungen für jeden Termin, entweder über Teams oder Skype, je nachdem, welche Sie als Standardclient für den Mitarbeiter konfigurieren.

    • Aktiviert:

      • Ein Link zu einer Teams oder Skype Besprechung, der für die Buchung eindeutig ist, wird dem Kalenderereignis sowohl in den Kalendern der Mitarbeiter als auch in den Kalendern der Kunden sowie den Einwahlinformationen hinzugefügt.

      • Der Link zur Teilnahme an der Besprechung wird allen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails hinzugefügt, wie im folgenden Beispiel gezeigt:

        Beispiel für einen Link zur Teilnahme an Teams Besprechung in Bookings.

        Hinweis

        Teams Besprechungen können über die Teams mobile App, die Teams Desktop-App, in einem Webbrowser oder über die Einwahl per Telefon verbunden werden. Es wird dringend empfohlen, Teams als Standard-Onlinebesprechungsdienst für Ihren Mandanten zu aktivieren, um virtuelle Termine optimal zu buchen.

    • Deaktiviert:

      • Termine enthalten keine Besprechungsoption, und alle Besprechungsfelder, die angezeigt werden, wenn "Onlinebesprechung hinzufügen" aktiviert ist, werden nicht angezeigt.

    Dauer: So lange werden alle Besprechungen gebucht. Die Zeit wird ab der Startzeit blockiert, die bei der Buchung ausgewählt wird. Die vollständige Terminzeit wird in den Kalendern der Mitarbeiter blockiert.

    Pufferzeit: Das Aktivieren dieser Einstellung ermöglicht das Hinzufügen zusätzlicher Zeit zum Kalender der Mitarbeiter bei jeder Buchung eines Termins.

    Die Zeit wird im Kalender des Mitarbeiters blockiert und wirkt sich auf Frei/Gebucht-Informationen aus. Das bedeutet, wenn ein Termin um 15:00 Uhr endet und 10 Minuten Pufferzeit am Ende der Besprechung hinzugefügt wurde, wird der Kalender des Mitarbeiters bis 15:10 Uhr als ausgelastet und nicht buchbar angezeigt. Dies kann nützlich sein, wenn Ihre Mitarbeiter Zeit vor einer Besprechung benötigen, um sich vorzubereiten, z. B. ein Arzt, der das Diagramm eines Patienten überprüft, oder ein Finanzberater, der relevante Kontoinformationen vorbereitet. Sie kann auch nach einer Besprechung nützlich sein, z. B. wenn jemand Zeit benötigt, um an einen anderen Ort zu reisen.

    Preis nicht festgelegt: Wählen Sie die Preisoptionen aus, die auf der Self-Service Seite angezeigt werden. Wenn der Preis nicht festgelegt ist, wird kein Preis oder Verweis auf Kosten oder Preise angezeigt.

    Hinweis: Dieses Feld wird sowohl im Buchungsereignis für gebuchte Mitarbeiter als auch im Ereignis angezeigt, das auf der Registerkarte "Kalender" in der Bookings-Web-App angezeigt wird.

    Maximale Teilnehmeranzahl pro Ereignis: Mit dieser Einstellung können Sie Dienste erstellen, die erfordern, dass mehrere Personen die gleiche Terminzeit und dieselben Mitarbeiter (z. B. einen Fitnesskurs) reservieren können. Das Terminzeitfenster für den ausgewählten Dienst, die Mitarbeiter und die Uhrzeit steht zur Verfügung, bis die von Ihnen angegebene maximale Anzahl von Teilnehmern erreicht wurde. Aktuelle Terminkapazität und Teilnehmer können auf der Registerkarte "Kalender" in der Bookings Web-App angezeigt werden.

    Beispiel für das Festlegen der maximalen Teilnehmerzahl in Bookings

    Let the customer manage their booking: This setting determines whether or not the customer can modify or cancel their booking, provided it was booked through the Calendar tab on the Bookings Web app.

    • Aktiviert:

      Die Schaltfläche "Buchung verwalten" wird in der Kundenbestätigungs-E-Mail angezeigt. Wenn diese Schaltfläche vom Kunden ausgewählt wird, werden drei Optionen angezeigt:

      • Neu planen Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Benutzer zu einer dienstspezifischen Self-Service-Seite, auf der er eine neue Uhrzeit und/oder ein neues Datum für denselben Dienst und denselben Mitarbeiter aus der ursprünglichen Buchung auswählen kann. Beachten Sie, dass auch wenn der ursprüngliche Mitarbeiter standardmäßig an die neu geplanten Buchung angefügt ist, der Benutzer auch die Möglichkeit hat, den Mitarbeiter zu ändern.

      • Stornieren der Buchung Dadurch wird die Buchung storniert und aus dem Kalender des Mitarbeiters entfernt.

      • Neue Buchung Diese Option führt den Benutzer zur Self-Service Seite, auf der alle Dienste und Mitarbeiter aufgelistet sind, um eine neue Buchung zu planen.

        Die Schaltfläche "Bookings verwalten" in Bookings.

      Es wird nur empfohlen, diese Einstellung aktiviert zu lassen, wenn Sie mit Kunden vertraut sind, die auf die Self-Service Seite zugreifen.

    • Deaktiviert:

      Der Benutzer kann seine Buchung nicht neu planen oder stornieren, wenn er über die Registerkarte "Kalender" in der Bookings Web App reserviert. Bei der Buchung über die Self-Service Seite haben Kunden jedoch weiterhin die Schaltfläche "Booking verwalten" und alle optionen, auch wenn diese Einstellung deaktiviert ist.

      Es wird empfohlen, diese Einstellung zu deaktivieren, wenn Sie den Zugriff auf die Self-Service Seite einschränken möchten. Darüber hinaus empfehlen wir, Ihren Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails Text hinzuzufügen, der Ihren Kunden mitteilt, wie Sie Änderungen an ihrer Buchung auf andere Weise vornehmen können, z. B. durch Einen Anruf im Büro oder per E-Mail an den Helpdesk.

  4. Auf der Seite "Verfügbarkeitsoptionen" werden die Optionen angezeigt, die Sie auf der Booking-Seite für Ihre Planungsrichtlinie und Verfügbarkeit für Ihre Mitarbeiter ausgewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen der Planungsrichtlinien.

    Beispiel für das Festlegen der maximalen Teilnehmerzahl in Bookings.

  5. Standardpreis Dies ist der Preis, der auf der Self-Service Seite angezeigt wird. Wenn der Preis nicht festgelegt ist, wird kein Preis oder Verweis auf Kosten oder Preise angezeigt.

  6. Hinweise Dieses Feld wird sowohl im Buchungsereignis für gebuchte Mitarbeiter als auch im Ereignis angezeigt, das auf der Registerkarte "Kalender" in der Bookings-Web-App angezeigt wird.

  7. Benutzerdefinierte Felder können nützlich sein, wenn Informationen gesammelt werden, die bei jeder Buchung eines bestimmten Termins benötigt werden. Beispiele hierfür sind Versicherungsanbieter vor einem Klinikbesuch, Kredittyp für Kreditaufnahmen, Hauptstudium für akademische Beratung oder Prüfungs-ID für Kandidateninterviews. Diese Felder werden auf der Booking-Seite angezeigt, wenn Ihre Kunden Termine bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern reservieren.

    Kunden-E-Mails, Telefonnummern, Adressen und Notizen sind nicht wechselbare Felder, sie können jedoch optional sein, indem Sie die Auswahl "Erforderlich" neben jedem Feld aufheben.

  8. Auf der Seite "Erinnerungen und Bestätigungen" können Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen einrichten, die Sie senden. Erinnerungen und Benachrichtigungen werden zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Termin an Kunden, Mitarbeiter oder beide gesendet. Für jeden Termin können je nach Ihren Wünschen mehrere Nachrichten erstellt werden.

    Eine Bestätigungs-E-Mail von Bookings.

    Sie können hier beliebigen zusätzlichen Text einfügen, z. B. Informationen zur Neuplanung oder was Kunden für den Termin mitbringen sollten. Es folgt ein Beispiel für angepassten Text, der der ursprünglichen Bestätigungs-E-Mail hinzugefügt wurde, die im Feld "Zusätzliche Informationen zur E-Mail-Bestätigung" angezeigt wird:

    Zusätzliche Informationen in einer Bookings-E-Mail.

  9. Aktivieren von SMS-Benachrichtigungen für Ihren Kunden Wenn diese Option ausgewählt ist, werden SMS-Nachrichten an den Kunden gesendet, jedoch nur, wenn sie sich anmelden.

    • Aktivieren Sie das Feld "Anmelden" auf der Seite "Manuelles Reservieren" und "Self-Service":

      Das Anmeldefeld in Bookings.

    • Sms-Benachrichtigungen sehen wie folgt aus (beachten Sie, dass SMS-Benachrichtigungen derzeit nur in Nordamerika verfügbar sind):

      Eine Textbenachrichtigung von Bookings.

  10. Die Standardplanungsoptionen sind standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie die Umschaltfläche, wenn Sie anpassen möchten, wie Kunden einen bestimmten Mitarbeiter buchen.

  11. Veröffentlichungsoptionen Wählen Sie aus, ob dieser Dienst auf der Self-Service Seite als buchbar angezeigt werden soll oder ob der Dienst nur auf der Registerkarte "Kalender" in der Bookings Web App buchbar sein soll.