Verwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen zur Verwaltung des Lebenszyklus von in SharePoint gespeicherten DokumentenUse retention labels to manage the lifecycle of documents stored in SharePoint

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Lebenszyklus von in SharePoint gespeicherten Dokumenten mithilfe von automatisch angewendeten Aufbewahrungsbezeichnungen und ereignisbasierter Aufbewahrung verwalten.This article describes how you can manage the lifecycle of documents that are stored in SharePoint by using automatically applied retention labels and event-based retention.

Die automatisch angewendete Funktion verwendet SharePoint-Metadaten für die Dokumentklassifizierung.The auto-apply functionality uses SharePoint metadata for document classification. Das in diesem Artikel beschriebene Beispiel gilt für produktbezogene Dokumente, für andere Szenarios können jedoch dieselben Konzepte verwendet werden.The example in this article is for product-related documents, but the same concepts can be used for other scenarios. In der Öl- und Gasindustrie könnte es beispielsweise dazu dienen, den Lebenszyklus von Dokumenten über physische Vermögenswerte, wie etwa Ölplattformen, Bohrlochprotokolle oder Produktionslizenzen, zu verwalten.For example, in the oil and gas industry, you could use it to manage the lifecycle of documents about physical assets such as oil platforms, well logs, or production licenses. In der Finanzdienstleistungsbranche könnten Sie Dokumente verwalten, die sich auf Bankkonten, Hypotheken oder Versicherungsverträge beziehen.In the financial services industry, you could manage bank account, mortgage, or insurance contract documents. Im öffentlichen Sektor könnten Sie Baugenehmigungen oder Steuerformulare verwalten.In the public sector, you could manage construction permits or tax forms.

Wir werden uns in diesem Artikel die Informationsarchitektur und Definition der Aufbewahrungsbezeichnungen ansehen.In this article, we'll look at the information architecture and definition of the retention labels. Anschließend klassifizieren wir Dokumente, indem die Bezeichnungen automatisch angewendet werden.Then we'll classify documents by auto-applying the labels. Und schließlich werden die Ereignisse generiert, die den Aufbewahrungszeitraum initiieren.And finally we'll generate the events that initiate the retention period.

InformationsarchitekturInformation architecture

Unser Szenario für diesen Artikel stellt ein Produktionsunternehmen dar, das SharePoint verwendet, um alle Dokumente zu den von dem Unternehmen entwickelten Produkten zu speichern.Our scenario is a manufacturing company that uses SharePoint to store all the documents about the products that the company develops. Diese Dokumente enthalten Produktspezifikationen, Verträge mit Lieferanten und Benutzerhandbücher.These documents include product specifications, agreements with suppliers, and user manuals. Beim Speichern dieser Dokumente in SharePoint als Teil der Enterprise Content Management-Richtlinien, werden Dokumentmetadaten definiert, die zur Klassifizierung verwendet werden.When these documents are stored in SharePoint through Enterprise Content Management policies, document metadata is defined, which is used to classify them. Jedes Dokument verfügt über die folgenden Metadateneigenschaften:Each document has the following metadata properties:

  • Dokumenttyp (wie Produktspezifikation, Vertrag oder Benutzerhandbuch)Doc Type (such as product specification, agreement, or user manual)

  • ProduktnameProduct Name

  • Status (Entwurf oder endgültig)Status (draft or final)

Diese Metadaten bilden einen Basisinhaltstyp namens Produktionsdokument für alle Dokumente.This metadata forms a base content type called Production Document for all the documents.

Tabelle mit Metadaten zur Produktdokumentation

Hinweis

Die Eigenschaften Dokumententyp und Status werden später in diesem Szenario von Aufbewahrungsrichtlinien verwendet, um Aufbewahrungsbezeichnungen zu klassifizieren und automatisch anzuwenden.The Doc Type and Status properties are used by retention policies later in this scenario to classify and auto-apply retention labels.

Es können möglicherweise mehrere Inhaltstypen vorhanden sein, die verschiedene Dokumenttypen darstellen. Wir konzentrieren uns jedoch auf die Produktdokumentation.We might have several content types that represent different types of documents, but let's focus on the product documentation.

In diesem Szenario erstellen wir mithilfe des Managed Metadata Service und des Terminologiespeichers einen Terminologiesatz für Dokumenttyp und einen weiteren für Produktname.In this scenario, we use the Managed Metadata service and the Term Store to create a term set for Doc Type and another one for Product Name. Für jeden Ausdruckssatz erstellen wir einen Ausdruck für jeden Wert.For each term set, we create a term for each value. Im Terminologiespeicher sieht es für Ihre SharePoint-Organisation ungefähr so aus:It would look like something like this in Term Store for your SharePoint organization:

Beispiel-Ausdruckssatz für die Produktdokumentation im Terminologiespeicher

Der Inhaltstyp kann mit dem Inhaltstyphub erstellt und veröffentlicht werden.Content Type can be created and published by using the Content Type Hub. Sie können auch einen Inhaltstyp mit Site-Bereitstellungstools wie dem PnP-Bereitstellungsframework oder dem Site-Design-JSON-Schema erstellen und veröffentlichen.You can also create and publish a content type by using site provisioning tools, such as the PnP provisioning framework or site design JSON schema.

Jedes Produkt verfügt über eine dedizierte SharePoint-Website, die eine Dokumentbibliothek enthält, in denen die richtigen Inhaltstypen aktiviert sind.Each product has a dedicated SharePoint site that contains one document library that has the right content types enabled. Alle Dokumente werden in dieser Dokumentbibliothek gespeichert.All documents are stored in this document library.

Dokumentbibliothek für Produktdokumentation Document library for product documentation

Hinweis

Anstatt eine SharePoint-Website pro Produkt zu haben, könnte das produzierende Unternehmen in diesem Szenario ein Microsoft-Team pro Produkt verwenden, um die Zusammenarbeit mit Mitgliedern des Teams zu unterstützen, z. B. durch durchgehenden Chat, und die Registerkarte Dateien in Teams für die Dokumentverwaltung zu verwenden.Instead of having a SharePoint site per product, the manufacturing company in this scenario could use a Microsoft Team per product to support collaboration among members of the team, such as through persistent chat, and use the Files tab in Teams for document management. In diesem Artikel konzentrieren wir uns nur auf Dokumente, daher verwenden wir nur eine Website.In this article we only focus on documents, so, we'll only use a site.

Hier ist eine Ansicht der Dokumentbibliothek für das Spinning Widget-Produkt:Here's a view of the document library for the Spinning Widget product:

Spinning Widget-Dokumentbibliothek Spinning Widget document library

Nachdem wir die grundlegende Informationsarchitektur für das Dokumentenmanagement eingerichtet haben, schauen wir uns die Aufbewahrungs- und Entsorgungsstrategie für die Dokumente an, die die Metadaten von Dokumenten verwenden, und wie wir diese Dokumente klassifizieren können.Now that we have the basic information architecture in place for document management, let's look at the retention and disposal strategy for the documents that use the metadata and how we classify those documents.

Aufbewahrung und DispositionRetention and disposition

Die Compliance- und Data Governance-Richtlinien des Herstellers bestimmen, wie Daten aufbewahrt und entsorgt werden.The manufacturing company's compliance and data governance policies dictate how data is preserved and disposed of. Produktbezogene Dokumente müssen so lange aufbewahrt werden, wie das Produkt hergestellt wird und für einen bestimmten zusätzlichen Zeitraum.Product-related documents must be kept for as long as the product is manufactured and for a certain additional period. Dieser zusätzliche Zeitraum ist für Produktspezifikationen, Verträge und Benutzerhandbücher unterschiedlich.The additional period differs for product specifications, agreements, and user manuals. In der folgenden Tabelle sind die Aufbewahrungs- und Entsorgungsanforderungen aufgeführt:The following table indicates the retention and disposition requirements:

DokumenttypDocument type AufbewahrungRetention DispositionDisposition
ProduktspezifikationenProduct specifications 5 Jahre nach Produktionsstopp5 years after production stops LöschenDelete
ProduktvereinbarungenProduct agreements 10 Jahre nach Produktionsstopp10 years after production stops ÜberprüfungReview
BenutzerhandbücherUser manuals 5 Jahre nach Produktionsstopp5 years after production stops LöschenDelete
Alle anderen DokumenttypenAll other types of documents Nicht aktiv aufbewahrenDon't actively retain Löschen, wenn Dokument älter als 3 Jahre istDelete when document is older than 3 years

Ein Dokument gilt als älter als 3 Jahre, wenn es in den letzten 3 Jahren nicht geändert wurde.A document is considered older than 3 years if it hasn't been modified within the last 3 years.

Wir nutzen das Microsoft 365 Compliance-Center, um die folgenden Aufbewahrungsbezeichnungen zu erstellen:We use the Microsoft 365 compliance center to create the following retention labels:

  • ProduktspezifikationProduct Specification

  • ProduktvertragProduct Agreement

  • BenutzerhandbuchUser Manual

In diesem Artikel wird nur gezeigt, wie die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation erstellt und automatisch angewendet wird.In this article, we only show how to create and auto-apply the Product Specification retention label. Um das vollständige Szenario zu implementieren, erstellen Sie zudem Aufbewahrungsbezeichnungen für die beiden anderen Dokumenttypen und wenden sie diese automatisch an.To implement the complete scenario, you would also create and auto-apply retention labels for the other two document types.

Einstellungen für die Aufbewahrungsbezeichnung der ProduktspezifikationSettings for the Product Specification retention label

Hier ist der Aktenplan für die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation:Here's the file plan for the Product Specification retention label:

  • Name: ProduktspezifikationName: Product Specification

  • Beschreibung für Benutzer: für 5 Jahre nach Produktionsstopp aufbewahren.Description for users: Retain for 5 years after production stops.

  • Beschreibung für Administratoren: 5 Jahre nach Einstellung der Produktion aufbewahren, automatische Löschung, ereignisbasierte Aufbewahrung, Ereignistyp ist Einstellung des Produkts.Description for admins: Retain for 5 years after production stops, auto delete, event-based retention, event type is Product Cessation.

  • Aufbewahrungsaktion: Aufbewahren und löschen.Retention action: Retain and delete.

  • Aufbewahrungsdauer: 5 Jahre (1.825 Tage).Retention duration: 5 years (1,825 days).

  • ** Datensatzbezeichnung**: Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsbezeichnung so, dass Elemente als Datensatz gekennzeichnet werden. Das bedeutet, dass die mit der Bezeichnung versehenen Dokumente dann nicht mehr von Benutzern geändert oder gelöscht werden können.Record label: Configure the retention label to mark items as a record, which means the labeled documents can't then be modified or deleted by users.

  • Dateiplandeskriptoren: Zur Vereinfachung des Szenarios werden keine optionalen Dateideskriptoren bereitgestellt.File plan descriptors: For simplifying the scenario, no optional file descriptors are provided.

Der folgende Screenshot zeigt die Einstellungen, wenn Sie die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation im Microsoft 365 Compliance-Center erstellen.The following screenshot shows the settings when you create the Product Specification retention label in the Microsoft 365 compliance center. Sie können den Ereignistyp der Einstellung des Produkts erstellen, wenn Sie die Aufbewahrungsbezeichnung erstellen.You can create the Product Cessation event type when you create the retention label. Informationen hierzu finden Sie in dem im folgenden Abschnitt dargestellten Verfahren.See the procedure in the following section.

Aufbewahrungseinstellungen für die Bezeichnung der Produktspezifikation

Hinweis

Um eine 5-jährige Wartezeit für das Löschen von Dokumenten zu vermeiden, legen Sie die Aufbewahrungsdauer auf 1 Tag fest, wenn Sie dieses Szenario in einer Testumgebung neu erstellen.To avoid a 5-year wait for document deletion, set the retention duration to 1 day if you're recreating this scenario in a test environment.

Erstellen Sie einen Ereignistyp, wenn Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung erstellenCreate an event type when you create a retention label

  1. Wählen Sie auf der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren des Assistenten zum Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen nach Aufbewahrungszeitraum starten basierend auf die Option Neuen Ereignistyp erstellen aus:On the Define retention settings page of the Create retention label wizard, after Start the retention period based on, select Create new event type:

    Erstellen Sie einen neuen Ereignistyp für das Dialogfeld „Bezeichnung der Produktspezifikation“

  2. Geben Sie auf der Seite Ereignistyp benennen den Namen für den Ereignistyp Produkteinstellung und eine optionale Beschreibung ein.On the Name your event type page, enter Product Cessation and an optional description. Wählen Sie dann Weiter, Senden und Fertig aus.Then select Next, Submit, and Done.

  3. Zurück auf der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren wählen Sie aus der Dropdownliste für Aufbewahrungszeitraum starten basierend auf den erstellten Ereignistyp Produkteinstellung aus.Back on the Define retention settings page, for Start the retention period based on, use the dropdown box to select the Product Cessation event type that you created.

    So sehen die Einstellungen für die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation aus:Here's what the settings look like for the Product Specification retention label:

    Einstellungen für die neue Bezeichnung „Produktspezifikation“

  4. Wählen Sie Bezeichnung erstellen aus. Wenn die Optionen zum Veröffentlichen der Bezeichnung auf der nächsten Seite angezeigt werden, können Sie die Bezeichnung entweder automatisch anwenden oder einfach nur speichern: Wählen Sie Bezeichnung vorerst nur speichern und dann Fertig aus.Select Create label, and on the next page when you see the options to publish the label, auto-apply the label, or just save the label: Select Just save the label for now, and then select Done.

Nun wird gezeigt, wie die Aufbewahrungsbezeichnung automatisch auf den Inhalt der Produktspezifikation angewendet wird.Now let's look at how we'll auto-apply the retention label to product-specification content.

Automatisch auf Dokumente angewendete AufbewahrungsbezeichnungenAuto-apply retention labels to documents

Wir werden KQL (Keyword Query Language) verwenden, um die Aufbewahrungsbezeichnungen, die wir erstellt haben, automatisch anzuwenden.We're going to use Keyword Query Language (KQL) to auto-apply the retention labels that we created. KQL ist die Sprache, die verwendet wird, um Suchanfragen zu erstellen.KQL is the language that's used to build search queries. In KQL können Sie mithilfe von Schlüsselwörtern oder verwalteten Eigenschaften suchen.In KQL, you can search by using keywords or managed properties. Ausführlichere Informationen finden Sie in der KQL-Syntaxreferenz (Keyword Query Language).For more information, see Keyword Query Language (KQL) syntax reference.

Im Grunde möchten wir Microsoft 365 mitteilen, „die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation auf alle Dokumente anzuwenden, die über den Status Endgültig verfügen und den Dokumententypen Produktspezifikation besitzen“.Basically, we want to tell Microsoft 365 to "apply the Product Specification retention label to all documents that have a Status of Final and a Doc Type of Product Specification." Erinnern Sie sich daran, dass Status und Dokumenttyp die Sitespalten sind, die Sie für den Inhaltstyp "Produktdokumentation" im Abschnitt Informationsarchitektur definiert haben.Recall that Status and Doc Type are the site columns that we defined for the Product Documentation content type in the Information architecture section. Um dies zu tun, müssen wir das Suchschema konfigurieren.To do this, we need to configure the search schema.

Wenn SharePoint Inhalte indiziert, werden automatisch gecrawlte Eigenschaften für jede Sitespalte generiert.When SharePoint indexes content, it automatically generates crawled properties for each site column. In diesem Szenario interessieren uns die Eigenschaften Dokumenttyp und Status.For this scenario, we're interested in the Doc Type and Status properties. Wir benötigen Dokumente in der Bibliothek mit dem richtigen Inhaltstyp und ausgefüllten Sitespalten, damit bei der Suche die durchforsteten Eigenschaften erstellt werden können.We need documents in the library that are the right content type and have the site columns filled in for search to create the crawled properties.

Öffnen Sie im SharePoint Admin Center die Suchkonfiguration und wählen Sie Suchschema Verwalten aus, um die durchforsteten Eigenschaften anzuzeigen und zu konfigurieren.In the SharePoint admin center, open the Search configuration, and select Manage Search Schema to view and configure the crawled properties.

Durchforstete Eigenschaften im Suchschema

Wenn wir im Feld Durchforstete Eigenschaften Status eingeben und auf den grünen Pfeil klicken, sollte das Ergebnis folgendermaßen aussehen:If we type status in the Crawled properties box and select the green arrow, we should see a result like this:

Die durchforstete Eigenschaft „ows_Status“

Die Eigenschaft ows__Status ist diejenige, die uns interessiert (beachten Sie den doppelten Unterstrich).The ows__Status property (notice the double underscore) is the one that interests us. Sie ist der Status-Eigenschaft des Produktionsdokuments-Inhaltstyps zugeordnet.It maps to the Status property of the Production Document content type.

Wenn wir nun ows_doc eingeben und auf den grünen Pfeil klicken, sollten wir so etwas sehen:Now, if we type ows_doc and select the green arrow, we should see something like this:

Die durchforstete Eigenschaft „ows_Doc_Type“

Die Eigenschaft ows_doc_x0020_Type ist die zweite Eigenschaft, die uns interessiert.The ows_Doc_x0020_Type property is the second property that interests us. Sie ist der DokumenttypEigenschaft des Produktionsdokuments-Inhaltstyps zugeordnet.It maps to the Doc Type property of the Production Document content type.

Tipp

Wechseln Sie zu der Dokumentbibliothek, die die Produktionsdokumente enthält, um den Namen einer durchforsteten Eigenschaft für dieses Szenario zu identifizieren.To identify the name of a crawled property for this scenario, go to the document library that contains the production documents. Wechseln Sie dann zu den Bibliothekseinstellungen.Then go to the library settings. Klicken Sie für die Spalten auf den Namen der Spalte (z. B. Status oder Dokumenttyp), um die Seite mit der Websitespalte zu öffnen.For Columns, select the name of the column (for example, Status or Doc Type) to open the site column page. Der Parameter Feld in der URL für diese Seite enthält den Namen des Feldes.The Field parameter in the URL for that page contains the name of the field. Dieser Feldname mit dem Präfix "ows_" ist der Name der gecrawlten Eigenschaft.This field name, prefixed with "ows_", is the name of the crawled property. Beispielsweisehttps://tenantname.sharepoint.com/sites/SpinningWidget/_layouts/15/FldEdit.aspx?List=%7BC38C2F45-3BD6-4C3B-AA3B-EF5DF6B3D172%7D&Field=_Status entspricht die URL der gecrawlten Eigenschaftows__Status.For example, the URL https://tenantname.sharepoint.com/sites/SpinningWidget/_layouts/15/FldEdit.aspx?List=%7BC38C2F45-3BD6-4C3B-AA3B-EF5DF6B3D172%7D&Field=_Status corresponds to the ows__Status crawled property.

Wenn die durchforsteten Eigenschaften nicht im Abschnitt „Suchschema Verwalten“ im SharePoint-Verwaltungscenter angezeigt werden:If the crawled properties you're looking for don't appear in the Manage Search Schema section in SharePoint admin center:

  • Möglicherweise wurden die Dokumente nicht indiziert.Maybe the documents haven't been indexed. Sie können eine Neuindexierung der Bibliothek erzwingen, indem Sie zu Dokumentbibliothekseinstellungen > ** Erweiterte Einstellungen** gehen.You can force a reindex of the library by going to Document library settings > Advanced Settings.

  • Wenn sich die Dokumentbibliothek in einer modernen Site befindet, stellen Sie sicher, dass der SharePoint-Administrator auch ein Site Collection Admin ist.If the document library is in a modern site, make sure that the SharePoint admin is also a site collection admin.

Weitere Informationen zu gecrawlten und verwalteten Eigenschaften finden Sie unter Automatisch erstellte verwaltete Eigenschaften in SharePoint Server.For more information about crawled and managed properties, see Automatically created managed properties in SharePoint Server.

Ordnen Sie gecrawlte Eigenschaften vordefinierten verwalteten Eigenschaften zuMap crawled properties to pre-defined managed properties

KQL kann keine gecrawlten Eigenschaften in Suchabfragen verwenden.KQL can't use crawled properties in search queries. Es muss eine verwaltete Eigenschaft verwendet werden.It has to use a managed property. In einem typischen Suchszenario erstellen wir eine verwaltete Eigenschaft und ordnen sie der gecrawlten Eigenschaft zu, die wir benötigen.In a typical search scenario, we create a managed property and map it to the crawled property that we need. Für das automatische Anwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen können Sie jedoch nur vordefinierte verwaltete Eigenschaften in KQL und keine benutzerdefinierten verwalteten Eigenschaften angeben.However, for auto-applying retention labels, you can only specify pre-defined managed properties in KQL, not custom managed properties. Es gibt eine Reihe vordefinierter verwalteter Eigenschaften im System, damit Sie die Zeichenfolge RefinableString00 bis RefinableString199 verwenden können.There's a set of predefined managed properties in the system for string RefinableString00 to RefinableString199 that you can use. Eine umfassende Liste finden Sie unter Standardmäßig nicht verwendete verwaltete Eigenschaften.For a complete list, see Default unused managed properties. Diese standardmäßig verwalteten Eigenschaften werden normalerweise zum Definieren von Sucheinschränkungen verwendet.These default managed properties are typically used for defining search refiners.

Damit die KQL-Abfrage die richtige Aufbewahrungsbezeichnung automatisch auf den Inhalt des Produktdokuments anwendet, ordnen wir die gecrawlten Eigenschaften ows_Doc_x0020_Type und ows__Status zwei anpassbaren verwalteten Eigenschaften zu.For the KQL query to automatically apply the correct retention label to product document content, we map the crawled properties ows_Doc_x0020_Type and ows__Status to two refinable managed properties. In unserer Testumgebung für dieses Szenario werden RefinableString00 und RefinableString01 nicht verwendet.In our test environment for this scenario, RefinableString00 and RefinableString01 aren't being used. Wir haben dies festgelegt, indem wir im SharePoint Admin Center Verwaltete Eigenschaften im Suchschema verwalten anzeigen.We determined this by looking at Managed Properties in Manage Search Schema in the SharePoint admin center.

Verwaltete Eigenschaften im Suchschema Managed properties in search schema

Beachten Sie, dass die Spalte Zugeordnete, durchforstete Eigenschaften im vorherigen Screenshot leer ist.Notice that the Mapped Crawled Properties column in the previous screenshot is empty.

Folgen Sie diesen Schritten, um die durchforstete Eigenschaft ows_Doc_x0020_Type zuzuordnen:To map the ows_Doc_x0020_Type crawled property, follow these steps:

  1. Geben Sie im Filterfeld Verwaltete Eigenschaft RefinableString00 ein, und klicken Sie auf den grünen Pfeil.In the Managed property filter box, type RefinableString00 and select the green arrow.

  2. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf den Link RefinableString00, und führen Sie dann einen Bildlauf nach unten zum Abschnitt Zuordnungen zu durchforsteten Eigenschaften.In the results list, select the RefinableString00 link, and then scroll down to the Mappings to crawled properties section.

  3. Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, und geben Sie ows_Doc_x0020_Type in das Feld Namen einer durchforsteten Eigenschaft suchen im Fenster Auswahl für durchforstete Eigenschaft ein.Select Add a Mapping, and then type ows_Doc_x0020_Type in the Search for a crawled property name box in the Crawled property selection window. Wählen Sie Suchen aus.Select Find.

  4. Wählen Sie in der Ergebnisliste ows_Doc_x0020_Type aus, und klicken Sie dann auf OK.In the results list, select ows_Doc_x0020_Type and then select OK.

    Im Abschnitt Zugeordnete durchforstete Eigenschaften sollten Sie so etwas wie diesen Screenshot sehen:In the Mapped Crawled Properties section, you should see something similar to this screenshot:

    Wählen Sie im Abschnitt „Zugeordnete durchforstete Eigenschaften“ die Option „Zuordnung hinzufügen“ aus. Select Add a mapping in the Mapped crawled properties section

  5. Führen Sie einen Bildlauf zum Ende der Seite aus, und klicken Sie auf OK, um die Zuordnung zu speichern.Scroll to the bottom of the page and select OK to save the mapping.

Wiederholen Sie diese Schritte, um RefinableString01 und ows__Status zuzuordnen.Repeat these steps to map RefinableString01 and ows__Status.

Jetzt sollten zwei verwaltete Eigenschaften den beiden durchforsteten Eigenschaften zugeordnet sein:Now you should have two managed properties mapped to the two crawled properties:

Die gezeigten verwalteten Eigenschaften sind den durchforsteten Eigenschaften zugeordnet. Managed properties shown mapped to crawled properties

Lassen Sie uns überprüfen, ob alles korrekt eingerichtet ist, indem Sie eine Unternehmenssuche ausführen.Let's verify that our setup is correct by running an enterprise search. Gehen Sie in einem Browser auf https://<your_tenant>sharepoint.com/search.In a browser, go to https://<your_tenant>.sharepoint.com/search. Geben Sie im Suchfeld RefinableString00:"Product Specification" ein und drücken Sie die Eingabetaste.In the search box, type RefinableString00:"Product Specification" and press enter. Diese Suche sollte alle Dokumente zurückgeben, die über die Produktspezifikation Dokumenttypverfügen.This search should return all documents that have a Product Specification of Doc Type.

Geben Sie nun im Suchfeld RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final ein und drücken Sie die Eingabetaste.Now in the search box, type RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final and press enter. Dies sollte alle Dokumente zurückgeben, die die Produktspezifikation als Dokumenttyp und den Status als Endgültig haben.This should return all documents that have Product Specification of Doc Type and a Status of Final.

Erstellen Sie Bezeichnungsrichtlinien für die automatische AnwendungCreate auto-apply label policies

Nachdem wir überprüft haben, dass die KQL-Abfrage funktioniert, erstellen wir eine Bezeichnungsrichtlinie für die automatische Anwendung, die eine KQL-Abfrage verwendet, um die Aufbewahrungsbezeichnung „Produktspezifikation“ automatisch auf die entsprechenden Dokumente anzuwenden.Now that we've verified that the KQL query is working, let's create an auto-apply label policy that uses a KQL query to automatically apply the Product Specification retention label to the appropriate documents.

  1. Wechseln Sie im Compliance Centerzu Datensatzverwaltung > Bezeichnungsrichtlinien > Automatisch eine Bezeichnung anwenden.In the compliance center, go to Records management > Label policies > Auto-apply a label.

    Auswählen der Option „Bezeichnung automatisch anwenden“ auf der Bezeichnungsseite Select "Auto-apply a label" on the Labels page

  2. Geben Sie im Assistenten zum Erstellen einer automatischen Bezeichnungsrichtlinie auf der Seite Richtlinie für die automatische Bezeichnung benennen einen Namen wie z. B. Bezeichnung „Produktspezifikation“ automatisch anwenden und eine optionale Beschreibung ein.In the Create auto-labeling policy wizard, on the Name your auto-labeling policy page, enter a name such as Auto-apply Product Specification label, and an optional description. Wählen Sie dann Weiter aus.Then select Next.

  3. Wählen Sie auf der Seite Inhaltstyp auswählen, auf den diese Bezeichnung angewendet werden soll, dann Bezeichnung auf Inhalt anwenden, der bestimmte Wörter oder Ausdrücke oder Eigenschaften enthält und schließlich Weiter aus.On the Choose the type of content you want to apply this label to page, select Apply label to content that contains specific words or phrases, or properties, and then select Next.

    Auswählen der Option „Bezeichnung auf Inhalt anwenden, der bestimmte Wörter oder Ausdrücke enthält“ Select Apply label to content that contains specific words or phrases, or properties

    Mit dieser Option können Sie dieselbe KQL-Suchabfrage bereitstellen, die wir im vorherigen Abschnitt getestet haben.This option lets us provide the same KQL search query that we tested in the previous section. Die Abfrage gibt alle Produktspezifikationsdokumente zurück, die den Status Endgültig haben.The query returns all Product Specification documents that have a status of Final. Wenn wir dieselbe Abfrage in der Bezeichnungsrichtlinie für die automatische Anwendung verwenden, wird die Aufbewahrungsbezeichnung der Produktspezifikation automatisch auf alle Dokumente angewendet, die ihr entsprechen.When we use this same query in the auto-apply label policy, the Product Specification retention label will be automatically applied to all documents that match it.

  4. Geben Sie auf der Seite Bezeichnungen auf Inhalte anwenden, die dieser Abfrage entsprechen den Code RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final ein, und klicken Sie dann auf Weiter.On the Apply label to content matching this query page, type RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final, and then select Next.

    Angeben der Abfrage im Feld „Schlüsselwortabfrage-Editor“

  5. Wählen Sie auf der Seite Speicherorte zum Anwenden der Richtlinie auswählen die Inhaltsspeicherorte aus, auf die Sie die Richtlinie anwenden möchten.On the Choose locations to apply the policy page, you select the content locations that you want to apply the policy to. In diesem Szenario wenden wir die Richtlinie nur auf SharePoint-Standorte an, da alle Produktionsdokumente in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeichert werden.For this scenario, we apply the policy only to SharePoint locations, because all the production documents are stored in SharePoint document libraries. Schalten Sie den Status für Exchange-E-Mail-, OneDrive-Konten und Office 365-Gruppen auf Aus.Toggle the status for Exchange email, OneDrive accounts, and Office 365 Groups to Off. Stellen Sie sicher, dass der Status für SharePoint-Websites auf Ein festgelegt ist, bevor Sie Weiter auswählen:Make sure that the status for SharePoint sites is set to On before you select Next:

    Auswählen von bestimmten Websites, auf die Bezeichnungen automatisch angewendet werden

    Tipp

    Anstatt die Richtlinie auf alle SharePoint-Websites anzuwenden, können Sie Website auswählen auswählen und die URLs für bestimmte SharePoint-Websites hinzufügen.Instead of applying the policy to all SharePoint sites, you can select Choose site and add the URLs for specific SharePoint sites.

  6. Wählen Sie auf der Seite Bezeichnung für automatische Anwendung auswählen die Option Bezeichnung hinzufügen aus.On the Choose a label to auto-apply page, select Add label.

  7. Wählen Sie aus der Liste der Aufbewahrungsbezeichnungen Produktspezifikation aus.From the list of retention labels, select Product Specification. Wählen Sie dann Hinzufügen und Weiter aus.Then select Add and Next.

  8. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen:Review your settings:

    Einstellungen zur automatischen Anwendung der Bezeichnung

  9. Wählen Sie Senden aus, um die Bezeichnungsrichtlinie für die automatische Anwendung zu erstellen.Select Submit to create the auto-apply label policy.

    Hinweis

    Es dauert bis zu 7 Tage, um die Produktspezifikationsbezeichnung automatisch auf alle Dokumente anzuwenden, die der KQL-Suchabfrage entsprechen.It takes up to 7 days to automatically apply the Product Specification label to all documents that match the KQL search query.

Überprüfen Sie, ob die Aufbewahrungsbezeichnung automatisch angewendet wurdeVerify that the retention label was automatically applied

Verwenden Sie nach 7 Tagen den Aktivitäten-Explorer im Compliance Center, um zu überprüfen, ob die erstellte Bezeichnungsrichtlinie für die automatische Anwendung die Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf die Produktdokumente angewendet hat.After 7 days, use activity explorer in the compliance center to verify that the auto-apply label policy that we created did automatically apply the retention labels to the product documents.

Überprüfen Sie auch die Eigenschaften der Dokumente in der Dokumentbibliothek.Also look at the properties of the documents in the Document Library. Im Informationsbereich können Sie sehen, dass die Aufbewahrungsbezeichnung auf ein ausgewähltes Dokument angewendet wird.In the information panel, you can see that the retention label is applied to a selected document.

Überprüfen in den Dokumenteigenschaften in der Dokumentbibliothek, dass die Bezeichnung angewendet wurde Verify that label was applied by looking at the document properties in the Document Library

Da die Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf Dokumente angewendet wurden, sind diese Dokumente vor dem Löschen geschützt, da die Aufbewahrungsbezeichnung so konfiguriert wurde, dass die Dokumente als Datensätze deklariert werden.Because the retention labels were auto-applied to documents, those documents are protected from deletion because the retention label was configured to declare the documents as records. Als Beispiel für diesen Schutz erhalten wir die folgende Fehlermeldung, wenn wir versuchen, eines dieser Dokumente zu löschen:As an example of this protection, we get the following error message when we try to delete one of these documents:

Eine Fehlermeldung zeigt, dass Dokumente nicht gelöscht werden können, weil die Bezeichnung angibt, dass es sich um Datensätze handelt. An error message shows that documents can't be deleted because the label declares that the documents are records.

Generieren Sie das Ereignis, das den Aufbewahrungszeitraum auslöst.Generate the event that triggers the retention period

Nachdem die Aufbewahrungsbeschriftungen angewendet wurden, konzentrieren wir uns nun auf das Ereignis, das das Ende der Produktion für ein bestimmtes Produkt anzeigt.Now that the retention labels are applied, let's focus on the event that will indicate the end of production for a particular product. Dieses Ereignis löst den Anfang des Aufbewahrungszeitraums aus, der in den Aufbewahrungsbezeichnungen definiert ist.This event triggers the beginning of the retention period that's defined in the retention labels. Beispielsweise beginnt bei Produktspezifikationsdokumenten die Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren, wenn das Ereignis "Produktionsende" ausgelöst wird.For example, for product specification documents, the 5-year retention period begins when the "end of production" event is triggered.

Sie können das Ereignis im Microsoft 365 Compliance Center manuell erstellen, indem Sie zu Datensatzverwaltung > Ereignisse gehen.You can manually create the event in the Microsoft 365 compliance center by going to Records Managements > Events. Wählen Sie den Ereignistyp aus, legen Sie die richtigen Objekt-IDs fest, und geben Sie ein Datum für das Ereignis ein.You would choose the event type, set the correct asset IDs, and enter a date for the event. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die ereignisgesteuerte Aufbewahrung.For more information, see Start retention when an event occurs.

In diesem Szenario generieren wir das Ereignis jedoch automatisch aus einem externen Produktionssystem.But for this scenario, we'll automatically generate the event from an external production system. Beim System handelt es sich um eine einfache SharePoint-Liste, die angibt, ob sich ein Produkt in der Produktion befindet.The system is a simple SharePoint list that indicates whether a product is in production. Das Ereignis wird durch einen Power Automate-Workflow ausgelöst, der mit der Liste verknüpft ist.A Power Automate flow that's associated with the list will trigger the event. In einem realen Szenario können Sie ein beliebiges System verwenden, um das Ereignis zu generieren, z. B. ein HR- oder CRM-System.In a real-world scenario, you could use various systems to generate the event, such as an HR or CRM system. Power Automate enthält viele einsatzbereite Interaktionen und Bausteine für Microsoft 365-Workloads wie Microsoft Exchange, SharePoint, Teams und Dynamics 365 sowie Drittanbieter-Apps wie Twitter, Box, Salesforce und Workdays.Power Automate contains many ready-to-use interactions and building block for Microsoft 365 workloads, such as Microsoft Exchange, SharePoint, Teams, and Dynamics 365, plus third-party apps such as Twitter, Box, Salesforce, and Workdays. Dieses Feature erleichtert die Integration von Power Automate mit verschiedenen Systemen.This feature makes it easy to integrate Power Automate with various systems. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisieren Sie die ereignisgesteuerte Aufbewahrung.For more information, see Automate event-driven retention.

Der folgende Screenshot zeigt die SharePoint-Liste, die zum Auslösen des Ereignisses verwendet wird:The following screenshot shows the SharePoint list that will be used the trigger the event:

Die Liste, die das Aufbewahrungsereignis auslöst The list that will trigger the retention event

Derzeit sind zwei Produkte in Produktion, wie mit Ja in der Spalte In Produktion angezeigt.There are two products currently in production, as indicated by the Yes in the In Production column. Wenn der Wert in dieser Spalte für ein Produkt auf Nein gesetzt ist, generiert der mit der Liste verknüpfte Flow automatisch das Ereignis.When the value in this column is set to No for a product, the flow associated with the list will automatically generate the event. Dieses Ereignis löst den Beginn der Aufbewahrungsfrist für die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die automatisch auf die entsprechenden Produktdokumente angewendet wurde.The event triggers the start of the retention period for the retention label that was auto-applied to the corresponding product documents.

In diesem Szenario verwenden wir den folgenden Flow, um das Ereignis auszulösen:For this scenario, we use the following flow to trigger the event:

Konfigurieren des Flows, der das Ereignis auslöst Configuring the flow that will trigger the event

Starten Sie zum Erstellen dieses Flows einen SharePoint-Connector, und wählen Sie den Auslöser Wenn ein Element erstellt oder geändert wird aus.To create this flow, start from a SharePoint connector and select the When an item is created or modified trigger. Geben Sie die Websiteadresse und den Listennamen an.Specify the site address and list name. Fügen Sie dann eine Bedingung hinzu, die darauf basiert, dass der Wert der Spalte In Produktion auf Nein gesetzt ist (oder auf der Bedingungskarte gleich False ist).Then add a condition based on when the In Production list column value is set to No (or equal to false on the condition card). Fügen Sie dann eine Aktion hinzu, die auf der integrierten HTTP-Vorlage basiert.Then add an action based on the built-in HTTP template. Verwenden Sie die Werte im folgenden Abschnitt, um die HTTP-Aktion zu konfigurieren.Use the values in the following section to configure the HTTP action. Sie können die Werte für die Eigenschaften URIund Textkörper aus dem folgenden Abschnitt kopieren und in die Vorlage einfügen.You can copy the values for the URI and Body properties from the following section and paste them into the template.

  • Method: POSTMethod: POST

  • URI: https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEventURI: https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEvent

  • Headers: Key = Content-Type, Value = application/atom+xmlHeaders: Key = Content-Type, Value = application/atom+xml

  • Body:Body:

    <?xml version='1.0' encoding='utf-8' standalone='yes'>
    <entry xmlns:d='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices' xmlns:m='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/metadata' xmlns='https://www.w3.org/2005/Atom'>
    <category scheme='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/scheme' term='Exchange.ComplianceRetentionEvent'>
    <updated>9/9/2017 10:50:00 PM</updated>
    <content type='application/xml'>
    <m:properties>
    <d:Name>Cessation Production @{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}</d:Name>
    <d:EventType>Product Cessation&lt;</d:EventType>
    <d:SharePointAssetIdQuery>ProductName:&quot;@{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}<d:SharePointAssetIdQuery>
    <d:EventDateTime>@{formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')}</d:EventDateTime>
    </m:properties>
    </content&gt>
    </entry>
    

Diese Liste beschreibt die Parameter in der Body-Eigenschaft der Aktion, die für dieses Szenario konfiguriert werden müssen:This list describes the parameters in the Body property of the action that must be configured for this scenario:

  • Name: Dieser Parameter gibt den Namen des Ereignisses an, das im Microsoft 365 Compliance Center erstellt wird.Name: This parameter specifies the name of the event that will be created in the Microsoft 365 compliance center. In diesem Szenario lautet der Name "Einstellung der Produktion xxx", wobei xxx der Wert der zuvor erstellten verwaltete Eigenschaft ProductName ist.For this scenario, the name is "Cessation Production xxx", where xxx is the value of the ProductName managed property that we created earlier.

  • EventType: Der Wert für diesen Parameter entspricht dem Ereignistyp, auf den das erstellte Ereignis angewendet wird.EventType: The value for this parameter corresponds to the event type that the created event will apply to. Dieser Ereignistyp wurde beim Erstellen der Aufbewahrungsbezeichnung definiert.This event type was defined when you created the retention label. In diesem Szenario lautet der Ereignistyp "Produkteinstellung".For this scenario, the event type is "Product Cessation."

  • SharePointAssetIdQuery: Dieser Parameter definiert die Objekt-ID für das Ereignis.SharePointAssetIdQuery: This parameter defines the asset ID for the event. Die ereignisbasierte Aufbewahrung benötigt eine eindeutige Kennung für das Dokument.Event-based retention needs a unique identifier for the document. Wir können Objekt-IDs verwenden, um die Dokumente zu identifizieren, auf die ein bestimmtes Ereignis anwendbar ist, oder, wie in diesem Szenario, die Metadatenspalte Produktname.We can use asset IDs to identify the documents that a particular event applies to or, as in this scenario, the metadata column Product Name. Dazu muss eine neue verwaltete Eigenschaft Produktname erstellt werden, die in der KQL-Abfrage verwendet werden kann.To do this, we need to create a new ProductName managed property that can be used in the KQL query. (Sie können alternativ auch RefinableString00 verwenden, statt eine neue verwaltete Eigenschaft zu erstellen).(Alternatively, we could use RefinableString00 instead of creating a new managed property). Wir müssen diese neue verwaltete Eigenschaft auch der durchforsteten Eigenschaft ows_Product_x0020_Name zuordnen.We also need to map this new managed property to the ows_Product_x0020_Name crawled property. Hier ist ein Screenshot dieser verwalteten Eigenschaft.Here's a screenshot of this managed property.

    Verwaltete Eigenschaft "Aufbewahrung" Rentention managed property

  • EventDateTime: Dieser Parameter definiert das Datum, an dem das Ereignis eintritt.EventDateTime: This parameter defines the date that the event occurs. Verwenden Sie das aktuelle Datumsformat:Use the current date format:

    formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

ZusammenfassungPutting it all together

Nun wurde die Aufbewahrungsbezeichnung erstellt und automatisch angewendet, und der Datenstrom wurde konfiguriert und erstellt.Now the retention label is created and auto-applied, and the flow is configured and created. Wenn der Wert in der Spalte In Produktion für das Spinning Widget-Produkt in der Produktliste von Ja zu Neingeändert wird, wird der Datenstrom ausgelöst, um das Ereignis zu erstellen.When the value in the In Production column for the Spinning Widget product in the Products list is changed from Yes to No, the flow is triggered to create the event. Um dieses Ereignis im Compliance Center anzuzeigen, wechseln Sie zu Datensatzverwaltung > Ereignisse.To see this event in the compliance center, go to Records management > Events.

Das Ereignis, das durch den Datenstrom ausgelöst wurde, wird auf der Ereignisseite im Compliance Center angezeigt. The event that was triggered by the flow is displayed on the Events page in the compliance center.

Wählen Sie das Ereignis aus, um die Details auf der Flyout-Seite anzuzeigen.Select the event to view the details on the flyout page. Beachten Sie, dass trotz der Erstellung des Ereignisses der Ereignisstatus anzeigt, dass keine SharePoint-Websites oder -Dokumente verarbeitet wurden.Notice that even though the event is created, the event status shows that no SharePoint sites or documents have been processed.

Ereignisdetails

Der Ereignisstatus zeigt jedoch nach einer Verzögerung, dass eine SharePoint-Site und ein SharePoint-Dokument verarbeitet wurden.But after a delay, the event status shows that a SharePoint site and a SharePoint document have been processed.

In den Ereignisdetails wird angezeigt, dass Dokumente verarbeitet wurden.

Dies zeigt, dass der Aufbewahrungszeitraum für die Bezeichnung, die auf das Produktdokument von Spinning Widget angewendet wird, basierend auf dem Ereignisdatum des Ereignisses Produktionseinstellung Spinning Widget, initiiert wurde.This shows that the retention period for the label applied to the Spinning Widget product document has been initiated, based on the event date of the Cessation Production Spinning Widget event. Angenommen, Sie haben das Szenario in Ihrer Testumgebung implementiert, indem Sie einen Aufbewahrungszeitraum von 1 Tag konfiguriert haben: Sie können nun einige Tage nach dem Erstellen des Ereignisses die Dokumentbibliothek für Ihre Produktdokumente aufrufen und überprüfen, ob das Dokument gelöscht wurde (nachdem der Löschauftrag in SharePoint ausgeführt wurde).Assuming that you implemented the scenario in your test environment by configuring a one-day retention period, you can go to the document library for your product documents a few days after the event was created and verify that the document was deleted (after the deletion job in SharePoint has run).

Mehr über Objekt-IDsMore about asset IDs

Wie der Artikel Übersicht über die ereignisgesteuerte Aufbewahrung erläutert, ist es wichtig, die Beziehung zwischen Ereignistypen, Aufbewahrungsbezeichnungen, Ereignissen und Objekt-IDs zu verstehen.As the Start retention when an event occurs article explains, it's important to understand the relationship between event types, retention labels, events, and asset IDs. Die Objekt-ID ist einfach eine Dokumenteigenschaft in SharePoint und OneDrive.The asset ID is simply a document property in SharePoint and OneDrive. Auf diese Weise können Sie die Dokumente identifizieren, deren Aufbewahrungszeitraum durch das Ereignis ausgelöst wird.It helps you identify the documents whose retention period will be triggered by the event. Standardmäßig verfügt SharePoint über eine Objekt-ID-Eigenschaft, die Sie für die ereignisgesteuerte Aufbewahrung verwenden können:By default, SharePoint has an Asset Id property that you can use for event-driven retention:

Die Eigenschaft "Objekt-ID" wird auf einer Detailseite der Dokumenteigenschaften angezeigt.

Wie der folgende Screenshot zeigt, heißt die verwaltete Eigenschaft Objekt-ID ComplianceAssetId.As the following screenshot shows, the asset ID managed property is called ComplianceAssetId.

Verwaltete Eigenschaft „ComplianceAssetId“ ComplianceAssetId managed property

Anstatt die standardmäßige Objekt-ID-Eigenschaft zu verwenden, wie wir es in diesem Szenario tun, können Sie jede andere Eigenschaft verwenden.Instead of using the default Asset Id property as we do in this scenario, you can use any other property. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass der Aufbewahrungszeitraum für alle Inhalte, die eine Bezeichnung dieses Ereignistyps aufweisen, durch das Ereignis ausgelöst wird, wenn Sie keine Objekt-ID oder Schlüsselwörter für ein Ereignis angeben.But it's important to understand that if you don't specify an asset ID or keywords for an event, all the content that has a label of that event type will get its retention period triggered by the event.

Verwenden der erweiterten Suche in SharePointUsing advanced search in SharePoint

Im vorherigen Screenshot sehen Sie, dass es eine andere verwaltete Eigenschaft gibt, die sich auf Aufbewahrungsbezeichnungen bezieht, die als ComplianceTag bezeichnet wird und die einer durchforsteten Eigenschaft zugeordnet ist.In the previous screenshot, you can see that there's another managed property related to retention labels called ComplianceTag that's mapped to a crawled property. Die verwaltete Eigenschaft ComplianceAssetId wird auch einer durchforsteten Eigenschaft zugeordnet.The ComplianceAssetId managed property is also mapped to a crawled property. Dies bedeutet, dass Sie diese verwalteten Eigenschaften in der erweiterten Suche verwenden können, um alle Dokumente abzurufen, die mit einer Aufbewahrungsbezeichnung versehen wurden.This means that you can use these managed properties in advanced search to retrieve all documents that have been tagged with a retention label.