Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Verwenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie zum Verwalten der Daten für Ihre Organisation, indem Sie proaktiv entscheiden, ob Inhalte beibehalten, gelöscht oder aber beibehalten und dann gelöscht werden sollen.

Mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie können Sie dies sehr effizient erledigen, indem Sie auf Containerebene dieselben Aufbewahrungseinstellungen zuweisen, die vom Inhalt in diesem Container automatisch geerbt werden sollen. Dies sind beispielsweise alle Elemente auf SharePoint-Websites, alle E-Mail-Nachrichten in den Exchange-Postfächern von Benutzern und alle Kanalnachrichten für Teams, die bei Microsoft Teams verwendet werden. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Containerebene oder eine Aufbewahrungsbezeichnung auf Elementebene verwenden sollten, lesen Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und zur Funktionsweise der Aufbewahrung in Microsoft 365 finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Hinweis

Die Informationen auf dieser Seite richten sich an Complianceadministratoren. Wenn Sie kein Administrator sind und verstehen möchten, wie Aufbewahrungsrichtlinien für die von Ihnen verwendeten Apps konfiguriert wurden, wenden Sie sich an Ihren Helpdesk, Ihre IT-Abteilung oder Ihren Administrator. Wenn in Teams-Chats und Kanalnachrichten Meldungen zu Aufbewahrungsrichtlinien angezeigt werden, ist es für Sie möglicherweise hilfreich, Teams-Nachrichten zu Aufbewahrungsrichtlinien zu lesen.

Bevor Sie beginnen

Der globale Administrator Ihrer Organisation verfügt über umfassende Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten von Aufbewahrungsrichtlinien. Wenn Sie sich nicht als globaler Administrator anmelden, lesen Sie Notwendige Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Entscheiden Sie vor dem Erstellen der Aufbewahrungsrichtlinie, ob sie adaptiv oder statisch sein soll. Weitere Informationen finden Sie unter Adaptive oder statische Richtlinienbereiche für die Aufbewahrung. Wenn Sie sich für die Verwendung einer adaptiven Richtlinie entscheiden, müssen Sie einen oder mehrere adaptive Bereiche erstellen, bevor Sie die Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, und sie dann während des Prozesses zum Erstellen der Aufbewahrungsrichtlinie auswählen. Anweisungen finden Sie unter Konfigurationsinformationen für adaptive Bereiche.

Erstellen und Konfigurieren einer Aufbewahrungsrichtlinie

Obwohl eine Aufbewahrungsrichtlinie mehrere Dienste unterstützen kann, die darin als „Speicherorte“ identifiziert werden, können Sie nicht eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die alle unterstützten Speicherorte enthält:

  • Exchange-E-Mail
  • SharePoint-Website
  • OneDrive-Konten
  • Microsoft 365-Gruppen
  • Skype for Business
  • Öffentliche Exchange-Ordner
  • Teams-Kanalnachrichten
  • Teams-Chats
  • Private Teams-Kanalnachrichten
  • Nachrichten in der Yammer-Community
  • Benutzernachrichten in Yammer

Wenn Sie beim Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie die Teams- oder Yammer-Speicherorte auswählen, werden die anderen Speicherorte automatisch ausgeschlossen. Dies bedeutet: Die zu befolgenden Anweisungen sind davon abhängig, ob Sie die Teams- oder die Yammer-Speicherorte einbeziehen müssen:

Hinweis

Wenn Sie adaptive Richtlinien anstelle von statischen Richtlinien verwenden, können Sie eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren, um sowohl Teams als auch Yammer-Speicherorte einzuschließen. Dies gilt nicht für statische Richtlinien, bei denen Teams und Yammer-Speicherorte eine eigene Aufbewahrungsrichtlinie erfordern.

Wenn Sie über mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie verfügen und außerdem Aufbewahrungsbezeichnungen verwenden, lesen Sie Grundsätze der Aufbewahrung, oder was hat Vorrang?, um das Ergebnis zu verstehen, wenn mehrere Aufbewahrungseinstellungen für dieselben Inhalte gelten.

Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Speicherorte

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Compliance Center die Option Richtlinien > Aufbewahrung aus.

  2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie aus, um die Konfiguration zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu starten, und benennen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie.

  3. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen.

  4. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

    • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur den Bereichstyp Benutzer hinzugefügt haben, können Sie Teams-Chats, aber keine Teams-Kanalnachrichten auswählen.

    • Wenn Sie Statisch gewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Speicherorte zum Anwenden der Richtlinie auswählen einen oder mehrere Speicherorte für Teams aus.

      • Teams-Kanal-Nachricht: Nachrichten von Standardkanalchats und Standardkanalbesprechungen, aber nicht von privaten Kanälen, die über einen eigenen Richtlinienspeicherort verfügen.
      • Teams-Chats: Nachrichten aus privaten 1:1-Chats, Gruppenchats und Besprechungschats.
      • Private Teams-Kanal-Nachrichten: Nachrichten aus Chats und Besprechungen im privaten Kanal.

      Standardmäßig sind alle Teams und alle Benutzer ausgewählt, aber Sie können dies verfeinern, indem Sie die Optionen Auswählen und Ausschließen auswählen. Beachten Sie vor dem Ändern der Standardeinstellungen die folgenden Auswirkungen auf eine Aufbewahrungsrichtlinie, die Nachrichten löscht, wenn diese für das Aus- oder Einschließen konfiguriert sind:

      • Für Gruppenchatnachrichten und private Kanalnachrichten gilt: Da eine Kopie der Nachrichten im Postfach jedes Benutzers gespeichert wird, der am Chat beteiligt ist, werden Kopien von Nachrichten von Benutzern, auf die die Richtlinie nicht zutrifft, weiterhin in eDiscovery-Ergebnissen angezeigt.
      • Benutzern, auf die die Richtlinie nicht zutrifft, werden die gelöschten Nachrichten in deren Teams-Suchergebnissen angezeigt. Jedoch wird aufgrund der dauerhaften Löschung in der dem Benutzer zugewiesenen Richtlinie, der Inhalt der Nachricht nicht angezeigt.
  5. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

    Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten.

  6. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Eine Anleitung, wann Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Teams verwenden und die Endbenutzererfahrung verstehen, finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams Verwalten in der Teams-Dokumentation.

Technische Details zur Funktionsweise der Aufbewahrung für Teams, einschließlich Informationen dazu, welche Elemente von Nachrichten bei der Aufbewahrung unterstützt werden sowie Informationen zum Timing mitsamt Anwendungsbeispielen, finden Sie unter Informationen zur Aufbewahrung für Microsoft Teams.

Bekannte Probleme mit der Konfiguration

  • Sie können zwar die Option auswählen, den Aufbewahrungszeitraum zu starten, wenn Elemente zuletzt geändert wurden, aber es wird immer der Wert Wenn Elemente erstellt wurden verwendet. Für bearbeitete Nachrichten wird eine Kopie der ursprünglichen Nachricht mit ihrem ursprünglichen Zeitstempel gespeichert, um zu erkennen, wann diese Nachricht vor der Bearbeitung erstellt wurde. Die Nachricht hat nach der Bearbeitung einen neueren Zeitstempel.

  • Wenn Sie die Option Bearbeiten für den Speicherort Teams-Kanalnachrichten auswählen, werden möglicherweise Microsoft 365-Gruppen angezeigt, die sich nicht auch auf Teams befinden. Wählen Sie diese Gruppen nicht aus.

  • Wenn Sie die Option Bearbeiten für den Teams-Chat-Speicherort auswählen, werden möglicherweise Gäste und Nicht-Postfachbenutzer angezeigt. Aufbewahrungsrichtlinien sind nicht auf diese Benutzer ausgerichtet, deshalb sollten Sie sie nicht auswählen.

Weitere für die Unterstützung von Teams benötigte Aufbewahrungsrichtlinie

Teams bietet mehr als nur Chats und Kanalnachrichten. Wenn Sie Teams haben, die aus einer Microsoft 365-Gruppe (früher „Office 365-Gruppe“) erstellt wurden, sollten Sie zusätzlich eine Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren, die diese Microsoft 365-Gruppe einschließt. Verwenden Sie dazu den Speicherort Microsoft 365-Gruppen. Diese Aufbewahrungsrichtlinie gilt für Inhalte in Postfach, Website und Dateien der Gruppe.

Wenn Sie Teamwebsites haben, die mit keiner Microsoft 365-Gruppe verbunden sind, benötigen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die die Speicherorte SharePoint-Websites oder OneDrive-Konten einschließt, um Dateien in Teams aufzubewahren und zu löschen:

  • In einem Chat freigegebene Dateien werden im OneDrive-Konto des Benutzers gespeichert, der sie freigegeben hat.

  • In Kanäle hochgeladene Dateien werden auf der SharePoint-Website für das Team gespeichert.

Tipp

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie nur auf die Dateien eines bestimmten Teams anwenden, wenn dieses mit keiner Microsoft 365-Gruppe verbunden ist, indem Sie die SharePoint-Website für das Team und die OneDrive-Konten der Benutzer im Team auswählen.

Es kann vorkommen, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf Microsoft 365-Gruppen, SharePoint-Websites oder OneDrive-Konten angewendet wird, eine Datei löscht, die in einer Teams Chat- oder Kanalnachricht erwähnt wird, bevor diese Nachrichten gelöscht werden. In diesem Szenario wird die Datei in der Microsoft Teams-Nachricht weiterhin angezeigt, aber wenn Benutzer die Datei auswählen, wird der Fehler "Datei nicht gefunden" angezeigt. Dieses Verhalten gilt nicht für Aufbewahrungsrichtlinien. Dies kann auch passieren, wenn ein Benutzer eine Datei aus SharePoint oder OneDrive manuell löscht.

Aufbewahrungsrichtlinie für Yammer-Speicherorte

Hinweis

Aufbewahrungsrichtlinien für Yammer befinden sich in der Vorschauphase und informieren Benutzer derzeit nicht, wenn Nachrichten aufgrund einer Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss Ihr Yammer-Netzwerk im nativen Modus und nicht im Hybridmodus arbeiten.

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Compliance Center die Option Richtlinien > Aufbewahrung aus.

  2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen.

  3. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen.

  4. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

    • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur den Bereichstyp Benutzer hinzugefügt haben, können Sie Yammer-Benutzernachrichten, jedoch keine Yammer-Community-Nachrichten auswählen.

    • Wenn Sie Statisch gewählt haben: Schalten Sie auf der Seite Speicherorte zum Anwenden der Richtlinie auswählen einen oder beide Speicherorte für Yammer ein: Yammer-Community-Nachricht und Yammer-Benutzernachrichten.

      Wichtig

      Obwohl Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie nur für Yammer-Benutzernachrichten erstellen können, kann eine Aufbewahrungsrichtlinie für diesen Speicherort Community-Nachrichten aus der Yammer-App für alle Community-Mitglieder löschen.

      Stellen Sie sicher, dass Sie diese Auswirkung verstehen, wenn Sie diese Option auswählen und die Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert wird, dass Benutzernachrichten gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise der Aufbewahrung mit Yammer.

      Standardmäßig sind alle Communitys und Benutzer ausgewählt, aber Sie können dies verfeinern, indem Sie Communitys und Benutzer angeben, die ein- oder -ausgeschlossen werden sollen.

      Für Benutzernachrichten in Yammer:

      • Wenn Sie die Standardeinstellung auf Alle Benutzer belassen, werden Azure B2B-Gastbenutzer nicht eingeschlossen.
      • Wählen Sie Bearbeiten für Alle Benutzer, so können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf externe Benutzer anwenden, wenn Sie deren Konto kennen.
  5. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

    Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten.

  6. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Weitere Informationen darüber, wie die Aufbewahrungsrichtlinien bei Yammer funktionieren, finden Sie unter Informationen zur Aufbewahrung bei Yammer.

Zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinien zur Unterstützung von Yammer erforderlich

Yammer ist mehr als nur Communitynachrichten und private Nachrichten. Konfigurieren Sie zum Aufbewahren und Löschen von E-Mail-Nachrichten für Ihr Yammer-Netzwerk eine zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinie, die alle für Yammer verwendeten Microsoft 365-Gruppen umfasst. Verwenden Sie dazu den Speicherort Microsoft 365-Gruppen.

Um Dateien, die in Yammer gespeichert sind, aufzubewahren und zu löschen, benötigen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie, die die Speicherorte der Microsoft 365-Gruppen oder die Speicherorte der OneDrive-Konten umfasst:

  • Dateien, die in privaten Nachrichten gemeinsam genutzt werden, werden im OneDrive-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat.

  • Dateien, die in Communitys hochgeladen werden, werden auf der gruppenverbundenen SharePoint-Website für die Yammer-Community gespeichert.

Es ist möglich, dass eine Aufbewahrungsrichtlinie, die auf SharePoint-Websites oder OneDrive-Konten angewendet wird, eine Datei löschen kann, auf die in einer Yammer-Nachricht verwiesen wird, bevor diese Nachrichten gelöscht werden. In diesem Szenario wird die Datei immer noch in der Yammer-Meldung angezeigt, aber wenn Benutzer die Datei auswählen, erhalten sie die Fehlermeldung „Datei nicht gefunden“. Dieses Verhalten gilt nicht spezifisch für Aufbewahrungsrichtlinien und kann auch auftreten, wenn ein Benutzer eine Datei manuell aus SharePoint oder OneDrive löscht.

Aufbewahrungsrichtlinie für andere Speicherorte als Teams oder Yammer

Verwenden Sie die folgenden Anweisungen für Aufbewahrungsrichtlinien, die für alle diese Dienste gelten:

  • Exchange: E-Mail und öffentliche Ordner
  • SharePoint: Websites
  • OneDrive: Konten
  • Microsoft 365-Gruppen
  • Skype for Business
  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Compliance Center die Option Richtlinien > Aufbewahrung aus.

  2. Wählen Sie Neue Aufbewahrungsrichtlinie aus, um die Konfiguration zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie zu starten, und benennen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie.

  3. Wählen Sie für die Seite Den Typ der Aufbewahrungsrichtlinie zum Erstellen auswählen die Option Adaptiv oder Statisch aus, je nachdem, welche Auswahl Sie in den Anweisungen Bevor Sie beginnen getroffen haben. Wenn Sie noch keine adaptiven Bereiche erstellt haben, können Sie Adaptiv auswählen. Da jedoch keine adaptiven Bereiche ausgewählt werden können, können Sie den Assistenten mit dieser Konfiguration nicht abschließen. Adaptive Richtlinien unterstützen die Speicherorte für öffentliche Exchange-Ordner oder Skype for Business nicht.

  4. Je nach dem von Ihnen ausgewählten Bereich:

    • Wenn Sie Adaptiv ausgewählt haben: Wählen Sie auf der Seite Adaptive Richtlinienbereiche und Speicherorte auswählen die Option Bereiche hinzufügen aus, und wählen Sie einen oder mehrere erstellte adaptive Bereiche aus. Wählen Sie dann einen oder mehrere Speicherorte aus. Die Speicherorte, die Sie auswählen können, hängt von den hinzugefügten Bereichstypen ab. Wenn Sie beispielsweise nur einen Bereichstyp Benutzer hinzugefügt haben, können Sie zwar Exchange-E-Mail auswählen, aber keine SharePoint-Websites.

    • Wenn Sie Statisch gewählt haben: Schalten Sie auf der Seite Speicherorte auswählen einen der Speicherorte mit Ausnahme der Speicherorte für Teams und Yammer ein oder aus. Sie können die Richtlinie für jeden Speicherort bei der Standardeinstellung belassen, um die Richtlinie auf den gesamten Speicherort anzuwenden , oder Ein- und Ausschlüsse angeben.

    Spezifische Informationen zu Speicherorten:

  5. Geben Sie auf der Seite Entscheiden, ob Inhalte beibehalten werden, gelöscht werden oder beides die Konfigurationsoptionen für das Beibehalten und Löschen von Inhalten an.

    Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Inhalte nur aufbewahrt, ohne sie zu löschen, die sie aufbewahrt und nach einem festgelegten Zeitraum löscht, oder Inhalte nur nach einem bestimmten Zeitraum löscht. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten auf dieser Seite.

  6. Schließen Sie die Konfiguration ab und speichern Sie Ihre Einstellungen.

So lange dauert es, bis Aufbewahrungsrichtlinien wirksam werden

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und übermitteln, kann es bis zu sieben Tage dauern, bis die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird:

Diagramm zum Zeitpunkt, zu dem Aufbewahrungsrichtlinien wirksam werden.

Zuerst muss die Aufbewahrungsrichtlinie an die von Ihnen ausgewählten Speicherorte verteilt und dann auf Inhalte angewendet werden. Sie können den Verteilungsstatus der Aufbewahrungsrichtlinie jederzeit überprüfen, indem Sie diese im Compliance Center auf der Seite Aufbewahrungsrichtlinien auswählen. Wenn im Flyout-Bereich der Status Aus (Fehler) angezeigt wird, und in den Details für die Speicherorte eine Meldung angezeigt wird, dass die Bereitstellung der Richtlinie (für SharePoint) oder der Versuch der Neuverteilung der Richtlinie (für OneDrive) länger dauert als erwartet, versuchen Sie, den PowerShell-Befehl Set-RetentionCompliancePolicy auszuführen, um die Richtlinienverteilung erneut zu versuchen:

  1. Stellen Sie eine Verbindung mit der Security & Compliance Center PowerShell her.

  2. Führen Sie den folgenden Befehl aus:

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Aktualisieren von Aufbewahrungsrichtlinien

Wenn Einstellungen aus der Aufbewahrungsrichtlinie bereits auf Inhalte angewendet werden, wird eine Änderung der Konfiguration der Richtlinie automatisch auf diese Inhalte angewendet, zusätzlich zur Anwendung auf neu identifizierte Inhalte.

Einige Einstellungen können nach dem Erstellen und Speichern der Richtlinie nicht mehr geändert werden. Dazu gehören der Name der Aufbewahrungsrichtlinie, der Bereichstyp (adaptiv oder statisch) und die Aufbewahrungseinstellungen mit Ausnahme des Aufbewahrungszeitraums.