Disposition von InhaltenDisposition of content

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Verwenden Sie die Registerkarte Disposition aus der Datensatzverwaltung im Microsoft 365 Compliance Center, um die Löschungsprüfungen zu verwalten und Datensätze anzuzeigen, die am Ende des Aufbewahrungszeitraums automatisch gelöscht wurden.Use the Disposition tab from Records Management in the Microsoft 365 compliance center to manage disposition reviews and view records that have been automatically deleted at the end of their retention period.

Voraussetzungen für die Anzeige von InhaltsdispositionenPrerequisites for viewing content dispositions

Zum Verwalten von Löschungsprüfungen und zum bestätigen, dass Datensätze gelöscht wurden, müssen Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen, und die Überwachung muss aktiviert sein.To manage disposition reviews and confirm that records have been deleted, you must have sufficient permissions and auditing must be enabled.

Berechtigungen für DispositionenPermissions for disposition

Wenn Sie im Microsoft 365 Compliance Center auf die Registerkarte Disposition erfolgreich zugreifen möchten, müssen die Benutzer über die Administratorrolle der Dispositionsverwaltung verfügen.To successfully access the Disposition tab in the Microsoft 365 compliance center, users must have the Disposition Management admin role. Diese Rolle ist Bestandteil der standardmäßigen Administratorrollengruppen Compliance-Administrator und Compliance-Datenadministrator.This role is included in the default admin role groups, Compliance Administrator and Compliance Data Administrator.

Wenn Sie Benutzern diese erforderliche Dispositionsverwaltungsrolle erteilen möchten, fügen Sie diese zu einer dieser Standardrollengruppen hinzu, oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rollengruppe (z. B. "Dispositionsprüfer"), und gewähren Sie dieser Gruppe die Funktion "Dispositionsverwaltung".To grant users this required Disposition Management role, either add them to one of these default role groups, or create a custom role group (for example, named "Disposition Reviewers") and grant this group the Disposition Management role.

Hinweis

Sogar einem globalen Administrator muss die Rolle Dispositionsverwaltung zugewiesen werden.Even a global admin needs to be granted the Disposition Management role.

Um den Inhalt von Elementen während des Dispositionsvorgangs anzuzeigen, fügen Sie zusätzlich Benutzer zu den folgenden beiden Rollengruppen hinzu: Inhalts-Explorer-Inhaltsanzeige und Inhalts-Explorer-Listenanzeige.Additionally, to view the contents of items during the disposition process, add users to the following two role groups: Content Explorer Content Viewer and Content Explorer List Viewer. Verfügen Benutzer nicht über die Berechtigungen dieser Rollengruppen, können sie zwar trotzdem eine Löschungsprüfungsaktion auswählen, um die Löschungsprüfung abzuschließen, müssen dies jedoch tun, ohne den Inhalt des Artikels im Compliance Center anzeigen zu können.If users don't have the permissions from these role groups, they can still select a disposition review action to complete the disposition review, but must do so without being able to view the item's contents from the compliance center.

Anweisungen finden Sie unter Gewähren des Zugriffs auf das Office 365 Security & Compliance Center.For instructions, see Give users access to the Office 365 Security & Compliance Center.

Überwachung aktivierenEnable auditing

Vergewissern Sie sich, dass die Überwachung mindestens einen Tag vor der ersten Dispositionsaktion aktiviert ist.Make sure that auditing is enabled at least one day before the first disposition action. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen des Überwachungsprotokolls im Office 365 Security & Compliance Center.For more information, see Search the audit log in the Office 365 Security & Compliance Center.

LöschungsprüfungenDisposition reviews

Wenn Inhalte das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreichen, kann es verschiedene Gründe geben, die Inhalte zu überprüfen, um zu entscheiden, ob sie unbedenklich gelöscht ("verworfen") werden können.When content reaches the end of its retention period, there are several reasons why you might want to review that content to decide whether it can be safely deleted ("disposed"). Beispielsweise können folgende Aktivitäten erforderlich werden:For example, you might need to:

  • Aussetzten der Löschung relevanter Inhalte im Falle eines Rechtsstreits oder einer Prüfung.Suspend the deletion of relevant content in the event of litigation or an audit.

  • Entfernen von Inhalten aus der Dispositionsliste, um sie in einem Archiv zu speichern, wenn die Inhalte historischen Wert haben oder für Forschungszwecke von Interesse sind.Remove content from the disposition list to store in an archive, if that content has research or historical value.

  • Das Zuweisen eines anderen Aufbewahrungszeitraums für die Inhalte, vielleicht, weil die ursprünglichen Aufbewahrungseinstellungen eine vorübergehende oder vorläufige Lösung waren.Assign a different retention period to the content, perhaps because the original retention settings were a temporary or provisional solution.

  • Rückgabe der Inhalte an Kunden oder Übertragung an eine andere Organisation.Return the content to clients or transfer it to another organization.

Wenn am Ende des Aufbewahrungszeitraums eine Löschungsprüfung ausgelöst wird:When a disposition review is triggered at the end of the retention period:

  • Die von Ihnen ausgewählten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass für sie Inhalte zur Überprüfung bereitstehen.The people you choose receive an email notification that they have content to review. Bei diesen Prüfern kann es sich um einzelne Benutzer oder E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen handeln.These reviewers can be individual users or mail-enabled security groups. Beachten Sie, dass Benachrichtigungen wöchentlich gesendet werden.Note that notifications are sent on a weekly basis.

  • Die Bearbeiter wechseln im Microsoft 365 Compliance Center zur Registerkarte Disposition, um den Inhalt zu überprüfen und zu entscheiden, ob er endgültig gelöscht, der Aufbewahrungszeitraum verlängert oder ein anderes Aufbewahrungsetikett angewendet werden soll.The reviewers go to the Disposition tab in the Microsoft 365 compliance center to review the content and decide whether to permanently delete it, extend its retention period, or apply a different retention label.

Eine Löschungsprüfung kann Inhalte in Exchange-Postfächern, SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Microsoft 365-Gruppen enthalten.A disposition review can include content in Exchange mailboxes, SharePoint sites, OneDrive accounts, and Microsoft 365 groups. Inhalte, die an diesen Speicherorten auf eine Löschungsprüfung warten, werden erst gelöscht, nachdem ein Prüfer die endgültige Löschung der Inhalte verfügt hat.Content awaiting a disposition review in those locations is deleted only after a reviewer chooses to permanently delete the content.

Hinweis

Ein Postfach muss mindestens 10 MB Daten aufweisen, um Löschungsprüfungen zu unterstützen.A mailbox must have at least 10 MB data to support disposition reviews.

Sie können eine Übersicht aller ausstehenden Löschungen auf der Registerkarte Übersicht anzeigen. Zum Beispiel:You can see an overview of all pending dispositions in the Overview tab. For example:

Ausstehende Löschungen in der Übersicht der Datensatzverwaltung

Wenn Sie Alle ausstehenden Löschungen anzeigen auswählen, werden Sie zur Seite Disposition geleitet.When you select the View all pending dispositions, you're taken to the Disposition page. Beispiel:For example:

Seite "Dispositionen" im Microsoft 365 Compliance Center

Workflow für die LöschungsprüfungWorkflow for a disposition review

Das folgende Diagramm zeigt den grundlegenden Arbeitsablauf einer Löschungsprüfung, wenn eine Aufbewahrungsbezeichnung veröffentlicht und dann manuell von einem Benutzer angewendet wird.The following diagram shows the basic workflow for a disposition review when a retention label is published and then manually applied by a user. Alternativ kann eine für eine Löschungsprüfung konfigurierte Aufbewahrungsbezeichnung automatisch auf Inhalte angewendet werden.Alternatively, a retention label configured for a disposition review can be auto-applied to content.

Diagramm, in dem die Funktionsweise der Disposition angezeigt wird

Das Auslösen einer Löschungsprüfung am Ende des Aufbewahrungszeitraums ist eine Konfigurationsoption, die nur mit einer Aufbewahrungsbezeichnung verfügbar ist.Triggering a disposition review at the end of the retention period is a configuration option that's available only with a retention label. Diese Option steht nicht für eine Aufbewahrungsrichtlinie zur Verfügung.This option is not available for a retention policy. Weitere Informationen zu diesen beiden Aufbewahrungslösungen finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.For more information about these two retention solutions, see Learn about retention policies and retention labels.

Von der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren für eine Aufbewahrungsbezeichnung:From the Define retention settings page for a retention label:

Aufbewahrungseinstellungen für eine Bezeichnung

Nachdem Sie die Option Löschungsprüfung auslösen ausgewählt haben, geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten die Dispositionsprüfer an:After you select this Trigger a disposition review option, you specify the disposition reviewers on the next page of the wizard:

Angeben von Dispositionsprüfern

Geben Sie als Prüfer einen Benutzer oder eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe an.For the reviewers, specify a user or mail-enabled security group. Microsoft 365-Gruppen (vormals Office 365-Gruppen) werden für diese Option nicht unterstützt.Microsoft 365 groups (formerly Office 365 groups) are not supported for this option.

Anzeigen und Verwerfen von InhaltenViewing and disposing of content

Wenn ein Prüfer per E-Mail benachrichtigt wird, dass Inhalte zur Überprüfung bereitstehen, wechseln sie zur Registerkarte Disposition aus der Datensatzverwaltung im Microsoft 365 Compliance Center.When a reviewer is notified by email that content is ready to review, they go to the Disposition tab from Records Management in the Microsoft 365 compliance center. Die Prüfer können sehen, wie viele Elemente für jede Aufbewahrungsbezeichnung auf Disposition warten und dann eine Aufbewahrungsbezeichnung auswählen, um den gesamten Inhalt dieser Bezeichnung anzuzeigen.The reviewers can see how many items for each retention label are awaiting disposition, and then select a retention label to see all content with that label.

Nachdem Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung ausgewählt haben, werden alle ausstehenden Löschungen für diese Bezeichnung auf der Registerkarte Ausstehende Löschung angezeigt. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus, für welches Sie dann eine Aktion auswählen und einen Begründungskommentar eingeben können:After you select a retention label, you then see all pending dispositions for that label from the Pending disposition tab. Select one or more items where you can then choose an action and enter a justification comment:

Dispositionsoptionen

Wie Sie im Bild sehen können, sind die unterstützten Aktionen:As you can see from the picture, the actions supported are:

  • Das Element endgültig löschenPermanently delete the item
  • Verlängern des AufbewahrungszeitraumsExtend the retention period
  • Anwenden einer anderen AufbewahrungsbezeichnungApply a different retention label

Wenn Sie über Berechtigungen für den Speicherort und den Inhalt verfügen, können Sie den Link in der Spalte Speicherort verwenden, um Dokumente am ursprünglichen Speicherort anzuzeigen.Providing you have permissions to the location and the content, you can use the link in the Location column to view documents in their original location. Während einer Löschungsprüfung werden die Inhalte nie von ihrem ursprünglichen Speicherort fort bewegt und in keinem Fall gelöscht, es sei denn, der Prüfer entscheidet dies.During a disposition review, the content never moves from its original location, and it's never deleted until the reviewer chooses to do so.

Die E-Mail-Benachrichtigungen werden wöchentlich automatisch an Prüfer gesendet.The email notifications are sent automatically to reviewers on a weekly basis. Dieser geplante Vorgang bedeutet: Wenn der Inhalt das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht, kann es bis zu sieben Tage dauern, bis Prüfer die E-Mail-Benachrichtigung erhalten, dass Inhalte auf Disposition warten.This scheduled process means that when content reaches the end of its retention period, it might take up to seven days for reviewers to receive the email notification that content is awaiting disposition.

Alle Dispositionsaktionen können überwacht werden, und der vom Prüfer eingegebene Begründungstext wird gespeichert und in der Spalte Kommentar auf der Seite Verworfene Elemente angezeigt.All disposition actions can be audited and the justification text entered by the reviewer is saved and displayed in the Comment column on the Disposed items page.

Zeitspanne bis zur endgültigen Löschung verworfener InhalteHow long until disposed content is permanently deleted

Inhalte, für die eine Löschungsprüfung ansteht, werden erst gelöscht, nachdem ein Prüfer die endgültige Löschung der Inhalte entschieden hat.Content awaiting a disposition review is deleted only after a reviewer chooses to permanently delete the content. Wenn der Prüfer diese Option auswählt, wird der Inhalt auf der SharePoint-Website oder dem OneDrive-Konto für den Standardbereinigungsprozess qualifiziert, der in Funktionsweise von Aufbewahrungseinstellungen bei vorhandenem Inhalt beschrieben ist.When the reviewer chooses this option, the content in the SharePoint site or OneDrive account becomes eligible for the standard cleanup process described in How retention settings work with content in place.

Disposition von DatensätzenDisposition of records

Verwenden Sie die Registerkarte Disposition von der Seite Datensatzverwaltung, um Datensätze zu identifizieren, die jetzt automatisch oder nach einer Löschungsprüfung gelöscht werden.Use the Disposition tab from the Records Management page to identify records that are now deleted, either automatically or after a disposition review. Diese Elemente zeigen Verworfene Datensätze in der Spalte Typ an.These items display Records Disposed in the Type column. Beispiel:For example:

Elemente, die ohne eine Löschungsprüfung verworfen wurden

Elemente, die in der Registerkarte Verworfene Elemente für Datensatzbezeichnungen angezeigt werden, werden bis zu sieben Jahre nach der Verwerfung des Elements gespeichert, und es wird ein Limit von 1 Million Elementen pro Datensatz für diesen Zeitraum angezeigt.Items that are shown in the Disposed Items tab for record labels are kept for up to seven years after the item was disposed, with a limit of one million items per record for that period. Wenn sich die Anzahl dem Limit von 1 Million nähert und Sie einen Dispositionsnachweis benötigen, wenden Sie sich an Microsoft-Support.If you see the Count number nearing this limit of one million, and you need proof of disposition for your records, contact Microsoft Support.

Hinweis

Diese Funktionalität basiert auf Informationen aus dem einheitlichen Überwachungsprotokoll und erfordert daher, dass die Überwachung aktiviert und durchsuchbar ist damit die entsprechenden Ereignisse erfasst werden.This functionality is based on information from the unified audit log and therefore requires auditing to be enabled and searchable so the corresponding events are captured.

Suchen Sie für Überwachungen in der Kategorie Datei- und Seitenaktivitäten nach Gelöschte Datei als Datensatz gekennzeichnet.For auditing, search for Deleted file marked as a record in the File and page activities category. Dieses Überwachungsereignis gilt für Dokumente und E-Mails.This audit event is applicable to documents and emails.

Filtern und Exportieren von AnsichtenFilter and export the views

Wenn Sie auf der Seite Disposition eine Aufbewahrungsbezeichnung auswählen, können Sie mit der Registerkarte Ausstehende Löschung (sofern zutreffend) und der Registerkarte Verworfene Elemente die Ansichten filtern, damit Sie Elemente leichter finden können.When you select a retention label from the Disposition page, the Pending disposition tab (if applicable) and the Disposed items tab let you filter the views to help you more easily find items.

Bei ausstehenden Löschungen basiert der Zeitraum auf dem Ablaufdatum.For pending dispositions, the time range is based on the expiration date. Bei verworfenen Elementen basiert der Zeitraum auf dem Löschdatum.For disposed items, the time range is based on the deletion date.

Sie können Informationen zu den Elementen in einer der beiden Ansichten als CSV-Datei exportieren, die Sie dann mithilfe von Excel sortieren und verwalten können:You can export information about the items in either view as a .csv file that you can then sort and manage using Excel:

Exportoption zur Disposition