Erstellen eines Hinweises zur aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung

Mithilfe von eDiscovery (Premium)-Verwahrerkommunikation können Organisationen ihren Workflow für die Kommunikation mit Verwahrern verwalten. Über das Kommunikationstool können Rechtsabteilungen systematisch Benachrichtigungen zur aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung senden, sammeln und nachverfolgen. Der flexible Erstellungsprozess ermöglicht es Teams auch, den Workflow für Aufbewahrungsbenachrichtigungen und den Inhalt der an Verwahrer gesendeten Benachrichtigungen anzupassen.

In diesem Artikel werden die Schritte im Workflow für haltebenachrichtigungen beschrieben.

Tipp

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Schritt 1: Angeben von Kommunikationsdetails

Der erste Schritt besteht darin, die entsprechenden Details für rechtliche Aufbewahrungshinweise oder andere Verwahrermitteilungen anzugeben.

1. Wechseln Sie im Microsoft Purview-Complianceportal zu eDiscovery > Premium, um die Liste der Fälle in Ihrem organization anzuzeigen.

2. Wählen Sie einen Fall aus, wählen Sie die Registerkarte Kommunikation und dann Neue Kommunikation aus.

3. Geben Sie auf der Seite Namekommunikation die folgenden Kommunikationseinstellungen an.

   • Name: Dies ist der Name für die Kommunikation.
   • Ausstellende Beauftragte: In der Dropdownliste werden Benutzer in Ihrem organization angezeigt, die als ausstellende Beauftragte für die Kommunikation ausgewählt werden können. Jede Mitteilung, die an Verwahrer gesendet wird, wird im Namen des ausgewählten ausstellenden Beamten gesendet. Die Liste der Benutzer in der Dropdownliste besteht aus den Mitgliedern des Falls und den organization ausstellenden Beamten. Diese ausstellenden Beauftragten werden von einem eDiscovery-Administrator hinzugefügt und sind in allen eDiscovery (Premium)-Fällen in Ihrem organization verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von ausstellenden Beauftragten.
   • Kommunikationsvorlage auswählen: In der Dropdownliste werden die Vorlagen aus der Kommunikationsbibliothek auf der Einstellungsseite für eDiscovery (Premium) angezeigt. Wenn Sie eine Vorlage auswählen, wird sie unter Definieren von Portalinhalten als Ausgangspunkt für den Text der Benachrichtigung angezeigt, die Sie erstellen. Wenn Sie keine Vorlage auswählen, müssen Sie die Benachrichtigung selbst von Grund auf neu erstellen. Weitere Informationen zu Kommunikationsvorlagen finden Sie unter Verwalten von Kommunikationsvorlagen für Verwahrer.

4. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 2: Definieren des Portalinhalts

Als Nächstes können Sie den Inhalt des Haltehinweises erstellen und hinzufügen. Geben Sie im Assistenten zum Erstellen von Kommunikation auf der Seite Portalinhalt definieren den Inhalt des Haltehinweises an. Dieser Inhalt wird automatisch an die Hinweise zu Ausstellung, Neuausgabe, Erinnerung und Eskalation angefügt. Darüber hinaus wird dieser Inhalt im Complianceportal des Verwahrers angezeigt. Wenn Sie eine Vorlage aus der Kommunikationsbibliothek ausgewählt haben, wird sie angezeigt und bietet einen Ausgangspunkt für die Benachrichtigung, die Sie erstellen.

So erstellen Sie den Portalinhalt:

1. Geben Sie ihren Haltehinweis (oder aus einem anderen Dokument ausschneiden und einfügen) in das Textfeld für den Portalinhalt ein. Wenn Sie auf der vorherigen Assistentenseite eine Kommunikationsvorlage ausgewählt haben, wird die Vorlage angezeigt. Sie können den Vorlageninhalt nach Bedarf bearbeiten.
2. Fügen Sie Mergevariablen in Ihre Benachrichtigung ein, um die Benachrichtigung anzupassen und das Complianceportal für Verwahrer zu teilen.
3. Wählen Sie Weiter aus.

Tipp

Weitere Informationen dazu, wie Sie den Inhalt und das Format der Portalinhalte anpassen können, finden Sie unter Verwenden des Kommunikations-Editors.

Schritt 3: Festlegen der erforderlichen Benachrichtigungen

Nachdem Sie den Inhalt der Aufbewahrungsbenachrichtigung definiert haben, können Sie die Workflows zum Senden und Verwalten des Benachrichtigungsprozesses einrichten. Benachrichtigungen sind E-Mail-Nachrichten, die gesendet werden, um Verwalter zu benachrichtigen und nachzuverfolgen. Jeder Verwahrer, der der Kommunikation hinzugefügt wird, erhält die gleiche Benachrichtigung.

Zum Einrichten und Senden einer Aufbewahrungsbenachrichtigung müssen Sie Ausstellungs-, Neuausstellungs- und Freigabebenachrichtigungen einschließen.

Ausstellungsbenachrichtigung

Nachdem die Kommunikation erstellt wurde, wird die Ausstellungsbenachrichtigung vom angegebenen Ausstellenden Officer initiiert. Die Ausstellungsmitteilung ist die erste Mitteilung, die an den Verwahrer gesendet wird, um ihn über seine Aufbewahrungspflichten zu informieren.

So erstellen Sie eine Ausstellungsbenachrichtigung:

1. Wählen Sie auf der Kachel Ausstellung die Option Bearbeiten aus.
2. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Fallmitglieder oder Mitarbeiter zu den Feldern Cc und Bcc hinzu. Um diesen Feldern mehrere Benutzer hinzuzufügen, trennen Sie E-Mail-Adressen mit einem Semikolon und ohne Leerzeichen zwischen den Adressen. Beispiel: user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Geben Sie den Betreff für den Hinweis an (erforderlich).
4. Geben Sie den Inhalt oder zusätzliche Anweisungen an, die Sie dem Verwahrer zur Verfügung stellen möchten (erforderlich). Die in Schritt 2 definierten Portalinhalte werden am Ende des Ausstellungshinweises hinzugefügt.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Re-Issuance Benachrichtigung

Im weiteren Verlauf des Falls müssen Verwahrer möglicherweise zusätzliche oder weniger Daten aufbewahren, als zuvor angewiesen wurde. Nachdem Sie den Inhalt des Portals aktualisiert haben, wird die Neuausstellungsbenachrichtigung gesendet, und die Verwahrer werden über Änderungen an ihren Aufbewahrungspflichten benachrichtigt.

So erstellen Sie eine Neuausgabebenachrichtigung:

1. Wählen Sie auf der Kachel Neu aus die Option Bearbeiten aus.
2. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Fallmitglieder oder Mitarbeiter zu den Feldern Cc und Bcc hinzu. Um diesen Feldern mehrere Benutzer hinzuzufügen, trennen Sie E-Mail-Adressen mit einem Semikolon und ohne Leerzeichen zwischen den Adressen. Beispiel: user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Geben Sie den Betreff für den Hinweis an (erforderlich).
4. Geben Sie den Inhalt oder zusätzliche Anweisungen an, die Sie dem Verwahrer zur Verfügung stellen möchten (erforderlich). Die in Schritt 2 definierten Portalinhalte werden am Ende der Neuausstellungsbenachrichtigung hinzugefügt.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis

Wenn der Portalinhalt geändert wird (auf der Seite Portalinhalt definieren im Kommunikations-Assistenten bearbeiten ), wird die Benachrichtigung zur erneuten Ausstellung automatisch an alle Verwahrer gesendet, die der Benachrichtigung zugewiesen sind. Nachdem die Benachrichtigung gesendet wurde, werden die Verwahrer aufgefordert, ihre Aufbewahrungsbenachrichtigung erneut zu bestätigen. Wenn Sie Erinnerungs- oder Eskalationsworkflows eingerichtet haben, werden diese ebenfalls neu gestartet. Weitere Informationen dazu, welche anderen Fallverwaltungsereignisse die Kommunikation auslösen, finden Sie unter Ereignisse, die Benachrichtigungen auslösen.

Releasebenachrichtigung

Nachdem eine Angelegenheit geklärt wurde oder wenn ein Verwahrer nicht mehr der Aufbewahrung von Inhalten unterliegt, können Sie den Verwahrer von einem Fall freigeben. Wenn dem Verwahrer zuvor eine Aufbewahrungsbenachrichtigung erteilt wurde, kann die Freigabebenachrichtigung verwendet werden, um Verwahrer darauf hinzuweisen, dass sie von ihrer Verpflichtung befreit wurden.

So erstellen Sie eine Releasebenachrichtigung:

1. Wählen Sie auf der Kachel Release die Option Bearbeiten aus.
2. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Fallmitglieder oder Mitarbeiter zu den Feldern Cc und Bcc hinzu. Um diesen Feldern mehrere Benutzer hinzuzufügen, trennen Sie E-Mail-Adressen mit einem Semikolon und ohne Leerzeichen zwischen den Adressen. Beispiel: user1@contoso.com;user2@contoso.com;user3@contoso.com.
3. Geben Sie den Betreff für den Hinweis an (erforderlich).
4. Geben Sie den Inhalt oder zusätzliche Anweisungen an, die Sie dem Verwahrer zur Verfügung stellen möchten (erforderlich).
5. Wählen Sie Speichern aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

(Optional) Schritt 4: Festlegen der optionalen Benachrichtigungen

Optional können Sie den Workflow für die Nachverfolgung nicht reagierender Verwahrer vereinfachen, indem Sie automatisierte Erinnerungs- und Eskalationsbenachrichtigungen erstellen und planen.

Erinnerungen

Nachdem Sie eine Aufbewahrungsbenachrichtigung gesendet haben, können Sie mit nicht reagierenden Verwaltern nachverfolgen, indem Sie einen Erinnerungsworkflow definieren.

So planen Sie Erinnerungen:

1. Wählen Sie auf der Kachel Erinnerung die Option Bearbeiten aus.
2. Aktivieren Sie den Erinnerungsworkflow, indem Sie die Umschaltfläche Status aktivieren (erforderlich).
3. Geben Sie das Erinnerungsintervall (in Tagen) an (erforderlich). Dies ist die Anzahl der Tage, die vor dem Senden der ersten und der Folgeerinnerungsbenachrichtigungen gewartet werden müssen. Wenn Sie z. B. das Erinnerungsintervall auf sieben Tage festlegen, wird die erste Erinnerung sieben Tage nach der ersten Ausgabe der Aufbewahrungsbenachrichtigung gesendet. Alle nachfolgenden Erinnerungen werden ebenfalls alle sieben Tage versendet.
4. Geben Sie die Anzahl der Erinnerungen (erforderlich) an. Dieses Feld gibt an, wie viele Erinnerungen an nicht reagierende Verwahrer gesendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Erinnerungen auf 3 festlegen, erhält ein Verwahrer maximal drei Erinnerungen. Nachdem ein Verwahrer die Aufbewahrungsbenachrichtigung bestätigt hat, werden keine Erinnerungen mehr an diesen Benutzer gesendet.
5. Geben Sie den Betreff für den Hinweis an (erforderlich).
6. Geben Sie den Inhalt oder zusätzliche Anweisungen an, die Sie dem Verwahrer zur Verfügung stellen möchten (erforderlich). Die in Schritt 2 definierten Portalinhalte werden am Ende des Erinnerungshinweises hinzugefügt.
7. Wählen Sie Speichern aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Eskalationen

In einigen Situationen benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Möglichkeiten, um mit nicht reagierenden Verwaltern nachzuverfolgen. Wenn ein Verwahrer nach Erhalt der angegebenen Anzahl von Erinnerungen keine Benachrichtigung bestätigt, kann das Rechtsteam einen Workflow angeben, um automatisch eine Eskalationsbenachrichtigung an den Verwahrer und dessen Vorgesetzten zu senden.

So planen Sie Eskalationen:

1. Wählen Sie auf der Kachel Eskalation die Option Bearbeiten aus.
2. Aktivieren Sie den Eskalationsworkflow, indem Sie die Umschaltfläche Status aktivieren.
3. Geben Sie das Eskalationsintervall (in Tagen) an (erforderlich).
4. Geben Sie die Anzahl der Eskalationen (erforderlich) an. Dieses Feld gibt an, wie viele Eskalationen an nicht reagierende Verwalter gesendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise die Anzahl der Eskalationen auf 3 festlegen, wird eine Eskalationsbenachrichtigung maximal dreimal an den Verwahrer und dessen Vorgesetzten gesendet. Nachdem ein Verwahrer die Aufbewahrungsbenachrichtigung bestätigt hat, werden keine Eskalationen mehr gesendet.
5. Geben Sie den Betreff für den Hinweis an (erforderlich).
6. Geben Sie den Inhalt oder zusätzliche Anweisungen an, die Sie dem Verwahrer zur Verfügung stellen möchten (erforderlich). Die in Schritt 2 definierten Portalinhalte werden am Ende des Eskalationshinweises hinzugefügt.
7. Wählen Sie Speichern aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 5: Zuweisen von Verwahrern zum Empfangen von Benachrichtigungen

Nachdem Sie den Inhalt für Benachrichtigungen abgeschlossen haben, wählen Sie die Verwahrer aus, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten.

So fügen Sie Verwahrer hinzu:

1. Weisen Sie der Kommunikation Verwahrer zu, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen aktivieren.

   Nachdem die Kommunikation erstellt wurde, gilt der Benachrichtigungsworkflow automatisch für die ausgewählten Verwahrer.

2. Wählen Sie Weiter aus, um die Kommunikationseinstellungen und -details zu überprüfen.

Hinweis

Sie können nur Verwahrer hinzufügen, die dem Fall hinzugefügt wurden und keine weitere Benachrichtigung innerhalb des Falls erhalten haben.

Schritt 6: Überprüfen der Einstellungen

Nachdem Sie die Einstellungen überprüft und Senden ausgewählt haben, um die Kommunikation abzuschließen, startet das System automatisch den Kommunikationsworkflow, indem der Ausstellungshinweis gesendet wird.

Ereignisse, die Benachrichtigungen auslösen

In der folgenden Tabelle werden Ereignisse im Fallverwaltungsprozess beschrieben, die ausgelöst werden, wenn die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen an Verwahrer gesendet werden.

Art der Kommunikation	Auslöser
Ausstellungshinweise	Die anfängliche Erstellung der Benachrichtigung. Sie können eine Haltebereichsbenachrichtigung auch manuell erneut senden.
Neuausstellungshinweise	Aktualisieren des Portalinhalts auf der Seite Portalinhalt definieren im Kommunikations-Assistenten bearbeiten .
Veröffentlichungshinweise	Der Verwahrer wird aus dem Fall entlassen.
Erinnerungen	Das Intervall und die Anzahl der für die Erinnerung konfigurierten Erinnerungen.
Eskalationen	Das Intervall und die Anzahl der Erinnerungen, die für die Eskalation konfiguriert sind.