Übersicht über inaktive Postfächer

Ihre Organisation muss möglicherweise die E-Mails der ehemaligen Mitarbeiter aufbewahren, nachdem sie die Organisation verlassen haben. Je nach den Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation müssen Sie Postfachinhalte möglicherweise einige Monate oder Jahre nach Dem Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahren, oder Sie müssen Postfachinhalte auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Unabhängig davon, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, können Sie inaktive Postfächer erstellen, um die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren.

Was sind inaktive Postfächer?

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt (oder eine längere Abwesenheit erhält), können Sie sein Microsoft 365 Konto entfernen. Die Postfachdaten des Mitarbeiters werden 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem das Konto entfernt wurde. Während dieses Zeitraums können Sie die Postfachdaten weiterhin wiederherstellen, indem Sie das Konto rückgängig machen. Nach 30 Tagen werden die Daten endgültig entfernt.

Wenn Ihre Organisation jedoch Postfachinhalte für frühere Mitarbeiter aufbewahren muss, können Sie das Postfach in ein inaktives Postfach umwandeln, indem Sie für das Postfach die Aufbewahrung für juristische Zwecke aktivieren oder eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach im Microsoft 365 Compliance Center anwenden und dann das entsprechende Microsoft 365 Konto entfernen. Der Inhalt eines inaktiven Postfachs wird für die Dauer der Aufbewahrung für juristische Zwecke für das Postfach oder für den Aufbewahrungszeitraum der Aufbewahrungsrichtlinie aufbewahrt, die auf das Postfach angewendet wurde, bevor das Postfach gelöscht wurde. Sie können das entsprechende Benutzerkonto innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen wiederherstellen. Nach 30 Tagen wird das inaktive Postfach jedoch in Microsoft 365 aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird.

Wichtig

Da wir weiterhin auf unterschiedliche Weise in die Aufbewahrung von Postfachinhalten investieren, kündigen wir die Einstellung von In-Place Haltebereichen im Exchange Admin Center an. Dies bedeutet, dass Sie Aufbewahrungsrichtlinien für juristische Zwecke und Microsoft 365 verwenden sollten, um ein inaktives Postfach zu erstellen. Ab dem 1. Juli 2020 können Sie keine neuen In-Place Haltebereiche in Exchange Online erstellen. Sie können jedoch weiterhin die Aufbewahrungsdauer eines In-Place für ein inaktives Postfach ändern. Ab dem 1. Oktober 2020 können Sie die Aufbewahrungsdauer jedoch nicht mehr ändern. Sie können ein inaktives Postfach nur löschen, indem Sie das In-Place-Archiv entfernen. Vorhandene inaktive Postfächer, die sich in In-Place Haltebereich befinden, bleiben bis zum Entfernen der Aufbewahrung erhalten. Weitere Informationen dazu, wann In-Place Haltebereiche eingestellt werden, finden Sie unter "Ausmustern von älteren eDiscovery-Tools".

Inaktive Postfächer und Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinien

Zusätzlich zum Beweissicherungsverfahren ist die Verwendung des neuen Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinienfeatures im Microsoft 365 Compliance Center eine weitere Möglichkeit, ein Postfach inaktiv zu machen. Um ein Postfach mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie als inaktiv festzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:

  • Sie muss so konfiguriert werden, dass Inhalte aufbewahrt oder aufbewahrt und dann gelöscht werden. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, dass nur Inhalte gelöscht werden, wird ein Postfach, auf das die Richtlinie angewendet wird, nicht inaktiv, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.

  • Die Richtlinie muss auf Exchange-Postfächer oder Skype for Business-Speicherorte angewendet werden (da Skype-bezogene Inhalte im Postfach des Benutzers gespeichert werden).

  • Sie kann abfragebasiert sein, sodass nur Elemente aufbewahrt werden, die einer Suchabfrage entsprechen.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen, verarbeitet Microsoft 365 weiterhin die Aufbewahrungsrichtlinie für das inaktive Postfach. Dies bedeutet Folgendes: Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, das Inhalte aufbewahrt und anschließend gelöscht werden, werden Elemente in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft, und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie nicht für gelöschte Elemente konfiguriert ist, werden Elemente, die nicht endgültig vom Benutzer gelöscht wurden (bevor das Postfach inaktiv wurde), nicht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und unbegrenzt aufbewahrt, nachdem das Postfach inaktiv wurde.

Sie können eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen. Hier sind einige Gründe dafür und Punkte, die Sie beachten sollten.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organisation in Bezug auf ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.

  • Es ist eine gute Möglichkeit, inaktive Postfächer zu identifizieren, da die Aufbewahrungsrichtlinie nur auf inaktive Postfächer angewendet wird.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie, die inaktiven Postfächern in Ihrer Organisation zugewiesen ist, schnell identifizieren. Dies erleichtert bei Bedarf das Ändern der Einstellungen für die Aufbewahrung (oder Löschung). Außerdem wird es einfacher, ein inaktives Postfach dauerhaft zu löschen, da Sie es mithilfe der Microsoft 365 Compliance Center aus der Richtlinie entfernen können. Andernfalls müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, um ein Beweissicherungsverfahren aus einem inaktiven Postfach zu entfernen, oder Security & Compliance Center PowerShell verwenden, um ein inaktives Postfach von einer organisationsweiten Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie auszuschließen.

  • Wenn Sie eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen, können Sie der Richtlinie maximal 1.000 Postfächer hinzufügen. Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, müssen Sie möglicherweise mehrere Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die für inaktive Postfächer verwendet werden soll.

Achtung

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um ein Postfach inaktiv zu machen, ändern oder entfernen Sie den Benutzerprinzipalnamen (UPN) für das Postfach nicht, bevor Sie das entsprechende Benutzerkonto löschen. Ändern Sie außerdem nicht die primäre SMTP-Adresse (die vom UPN abgeleitet ist), oder entfernen Sie diese E-Mail-Adresse nicht aus der Liste der sekundären SMTP-Adressen, die dem Postfach zugeordnet sind, bevor Sie das Postfach inaktiv machen. Wenn Sie den UPN oder die E-Mail-Adressen ändern (die dem Postfach zum Zeitpunkt der Anwendung der Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurden) und dann das Benutzerkonto löschen, um das Postfach inaktiv zu machen, können Sie das inaktive Postfach nicht löschen, wenn Sie es nicht mehr aufbewahren müssen. Der Grund dafür ist, dass Sie das inaktive Postfach nicht mithilfe eines UPN oder einer E-Mail-Adresse (um das inaktive Postfach zu identifizieren) aus der Aufbewahrungsrichtlinie entfernen können, die sich von denen unterscheidet, die vorhanden waren, als die Aufbewahrungsrichtlinie anfänglich auf das Postfach angewendet wurde. Weitere Informationen zum Löschen inaktiver Postfächer finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365.

Inaktive Postfächer und eDiscovery-Fallspeicher

Wenn ein Haltebereich, der einem eDiscovery-Fall in Microsoft 365 Compliance Center zugeordnet ist, in einem Postfach platziert wird und dann das Postfach oder das Benutzerkonto gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Die Verwendung von eDiscovery-Fallspeichern zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird jedoch nicht empfohlen. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind. An einem bestimmten Punkt wird ein Rechtsfall wahrscheinlich enden, die dem Fall zugeordneten Speicherverfahren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen. Wenn ein für ein inaktives Postfach festgelegtes Speicherverfahren einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und das Speicherverfahren anschließend aufgehoben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht. Außerdem können Sie keine zeitbasierte eDiscovery-Aufbewahrung erstellen. Das bedeutet, dass Inhalte in einem inaktiven Postfach für immer aufbewahrt werden oder bis die Aufbewahrung aufgehoben und das inaktive Postfach gelöscht wird. Daher empfehlen wir die Verwendung eines Beweissicherungsverfahrens oder einer Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Postfächer.

Weitere Informationen zu eDiscovery-Fällen und -Haltebereichen finden Sie unter eDiscovery-Fälle.

Inaktive Postfächer und Bezeichnungen

Aufbewahrungsbezeichnungen helfen Ihnen, E-Mail-Daten in Ihrer Organisation für governance zu klassifizieren und Aufbewahrungsregeln basierend auf dieser Klassifizierung zu erzwingen. Eine Aufbewahrungsbezeichnung kann entweder manuell von Benutzern oder automatisch von Administratoren auf ein E-Mail-Element angewendet werden, und einem E-Mail-Element kann nur eine einzige Bezeichnung zugewiesen werden. Wenn einem einzelnen E-Mail-Element im Postfach eines Benutzers eine Bezeichnung zugewiesen ist (und für die Aufbewahrung oder Aufbewahrung und anschließendes Löschen des Elements konfiguriert ist) und das Postfach oder das Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Ähnlich wie bei eDiscovery-Fallarchiven wird die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen nicht empfohlen, um ein Postfach inaktiv zu machen. Stattdessen wird empfohlen, ein Beweissicherungsverfahren oder eine Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden. Bei Aufbewahrungsbezeichnungen wissen Sie möglicherweise nicht, dass eine Aufbewahrungsbezeichnung auf ein E-Mail-Element angewendet wurde, und erstellen dann versehentlich ein inaktives Postfach, wenn Sie das Konto des Benutzers löschen.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen in Office 365.

Inaktive Postfächer und automatisch erweiternde Archive

Ein inaktives Postfach, das mit einem automatisch erweiterten Archiv konfiguriert ist, kann nicht wiederhergestellt oder wiederhergestellt werden. In Situationen, in denen Daten aus einem inaktiven Postfach mit einem automatisch erweiterten Archiv wiederhergestellt werden müssen, wird empfohlen, dass Sie das Tool für die Inhaltssuche verwenden, um die Daten aus dem Postfach zu exportieren und dann in ein anderes Postfach zu importieren. Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Durchsuchen eines inaktiven Postfachs und Exportieren der Suchergebnisse finden Sie unter:

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Wenn eine Exchange Aufbewahrungsrichtlinie (messaging records management, oder MRM, Feature in Exchange Online) auf das Postfach angewendet wurde, als es inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (bei denen es sich um Aufbewahrungstags handelt, die mit einer Aufbewahrungsaktion zum Löschen konfiguriert sind) weiterhin für das inaktive Postfach verarbeitet. Mit einer Löschrichtlinie markierte Elemente werden demnach in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.

Umgekehrt werden einem inaktiven Postfach zugewiesene Archivrichtlinien (mit der Aufbewahrungsaktion MoveToArchive konfigurierte Aufbewahrungstags) ignoriert, die in der Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.

Erstellen eines inaktiven Postfachs

Damit ein Postfach inaktiv wird, muss ihm eine Exchange Online Plan 2-Lizenz (oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online-Archivierung-Add-On-Lizenz) zugewiesen werden, damit eine Aufbewahrungsrichtlinie für juristische Zwecke oder Microsoft 365 auf das Postfach angewendet werden kann, bevor es gelöscht wird. Nachdem das Benutzerkonto gelöscht wurde, stehen alle dem Benutzerkonto zugeordneten Exchange Online Lizenz einem neuen Benutzer zu.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über das Verfahren, mit dem ein inaktives Postfach in verschiedenen Aufbewahrungsszenarios erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten inaktiver Postfächer.


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Aufbewahren des Postfachinhalts für unbegrenzte Zeit, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hat Legen Sie für das Postfach die Aufbewahrung für juristische Zwecke fest, oder wenden Sie eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie (die für die Aufbewahrung von Inhalten konfiguriert ist) auf das Postfach an.
Geben Sie keine Aufbewahrungsdauer für das Beweissicherungsverfahren an oder konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinie nicht, um Elemente zu löschen. Alternativ können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, die Elemente für immer aufbewahrt.
Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers.
Alle Inhalte im inaktiven Postfach, einschließlich Der Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente", werden unbegrenzt aufbewahrt.
Aufbewahren des Postfachinhalts für einen bestimmten Zeitraum nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters und anschließendes Löschen Wenden Sie eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach an.
Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinie so, dass Elemente aufbewahrt und dann gelöscht werden, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft.
Entfernen Sie das Microsoft 365 Konto des Benutzers.
Wenn der Aufbewahrungszeitraum für ein Postfachelement abläuft, wird das Element in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und dann endgültig aus dem inaktiven Postfach gelöscht (gelöscht), wenn der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente (für Exchange Postfächer) abläuft. Der Aufbewahrungszeitraum der Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie kann basierend auf dem ursprünglichen Datum, an dem ein Postfachelement empfangen oder erstellt wurde, oder dem Zeitpunkt der letzten Änderung konfiguriert werden.

HINWEIS: Wenn ein Beweissicherungsverfahren bereits für ein Postfach aktiviert ist oder eine Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie (die für die Aufbewahrung oder Aufbewahrung und anschließendes Löschen von Inhalten konfiguriert ist) bereits auf das Postfach angewendet wurde, müssen Sie nur das entsprechende Benutzerkonto löschen, um ein inaktives Postfach zu erstellen.

Verwalten inaktiver Postfächer

Nachdem Sie ein Postfach als inaktiv festgelegt haben, können Sie verschiedene Verwaltungsaufgaben für inaktive Postfächer ausführen.

  • Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach. Nachdem ein Postfach inaktiv gemacht wurde, können Sie die Aufbewahrungsdauer des Beweissicherungsverfahrens oder Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinie ändern, die auf das inaktive Postfach angewendet wird. Schritt-für-Schritt-Verfahren finden Sie unter Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach.

    Hinweis

    Sie können keine anderen Aufbewahrungsrichtlinien auf ein inaktives Postfach anwenden. Sie können nur die Aufbewahrungsdauer einer vorhandenen Aufbewahrungsrichtlinie ändern, die auf das inaktive Postfach angewendet wird.

  • Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs. Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter (oder ein Mitarbeiter, der abwesenheitshalber ist) zu Ihrer Organisation zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, um die Aufgaben des ehemaligen Mitarbeiters zu übernehmen, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach konvertiert, der Inhalt und die Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs werden beibehalten, und das Postfach ist mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden. Schritt-für-Schritt-Verfahren und Informationen dazu, was geschieht, wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.

    Hinweis

    Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, das einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Erhaltungssperre (als gesperrte Aufbewahrungsrichtlinie bezeichnet) zugewiesen wurde, wird das wiederhergestellte Postfach derselben gesperrten Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, das einer Aufbewahrungsrichtlinie ohne Erhaltungssperre zugewiesen wurde, wird das wiederhergestellte Postfach aus der entsperrten Aufbewahrungsrichtlinie entfernt. Das Beweissicherungsverfahren für das wiederhergestellte Postfach ist jedoch aktiviert, um das Löschen von Postfachinhalten basierend auf organisationsweiten Aufbewahrungsrichtlinien zu verhindern, die Inhalte löschen, die älter als ein bestimmtes Alter sind.

  • Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Aufgaben eines ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder eine andere Person Zugriff auf die Inhalte des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in einem vorhandenen Postfach wiederherstellen (oder zusammenführen). Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird der Inhalt in ein anderes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach wird beibehalten und bleibt ein inaktives Postfach. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery-Tools durchsucht werden, seine Inhalte können in einem anderen Postfach wiederhergestellt und später wiederhergestellt oder gelöscht werden. Schritt-für-Schritt-Verfahren finden Sie unter "Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs".

  • Löschen eines inaktiven Postfachs. Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie es dauerhaft löschen, indem Sie alle Haltebereiche oder Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinien entfernen, die auf das inaktive Postfach angewendet werden. Wenn ein Postfach vor mehr als 30 Tagen inaktiv gemacht wurde, wird es nach dem Entfernen des Haltebereichs für den dauerhaften Löschvorgang markiert. Wenn das Postfach innerhalb der letzten 30 Tage inaktiv wurde, können Sie es nach dem Entfernen der Aufbewahrungsrichtlinie wieder aktivieren. Schritt-für-Schritt-Verfahren finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs.