Weitere Informationen zur Datensatzverwaltung in Microsoft 365

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Organisationen jeder Art benötigen eine Datensatzverwaltungslösung, um ihre regulatorischen, gesetzlichen und geschäftskritischen Datensätze über alle Unternehmensdaten hinweg zu verwalten. Die Datensatzverwaltung in Microsoft 365 unterstützt eine Organisation bei der Verwaltung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen, bietet die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und erhöht die Effizienz bei der regelmäßigen Löschung von Elementen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, keinen Wert mehr besitzen oder für Geschäftszwecke nicht länger erforderlich sind.

Verwenden Sie die folgenden Funktionen zur Unterstützung Ihrer Datensatzverwaltungslösung in Microsoft 365:

  • Bezeichnen von Inhalt als Datensatz Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsbezeichnungen zum Kennzeichen von Inhalten als Datensatz, die von Benutzern oder automatisch durch das Identifizieren vertraulicher Informationen, Stichwörter oder Inhaltstypen angewendet werden können.

  • Migrieren und verwalten Sie Ihre Aufbewahrungsanforderungen mit dem Dateiplan. Mithilfe eines Dateiplans können Sie einen vorhandenen Aufbewahrungsplan in Microsoft 365 integrieren oder einen neuen Plan für verbesserte Verwaltungsfunktionen erstellen.

  • Konfigurieren Sie Einstellungen für Aufbewahrungs-und Löschvorgänge mit der Aufbewahrungsbezeichnung. Konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen, bei denen die Aufbewahrungszeiträume und Aktionen auf zahlreichen Faktoren basieren, z. B. dem Datum der letzten Änderung oder dem Erstellungsdatum.

  • Starten Sie verschiedene Aufbewahrungszeiträume beim Auftreten eines Ereignisses mit ereignisbasierter Aufbewahrung.

  • Überprüfen und validieren Sie die Disposition mit Dispositionsüberprüfungen und Nachweis der Eintragslöschung.

  • Exportieren Sie Informationen zu allen Elementen, die mit der Exportoption verworfen wurden.

  • Legen Sie spezifische Berechtigungen für Datensatzverwalterfunktionen in Ihrer Organisation fest, um über den richtigen Zugriff zu verfügen.

Mit diesen Funktionen können Sie die Aufbewahrungspläne Ihrer Organisation und die Anforderungen in eine Lösung für die Datensatzverwaltung integrieren, mit der Aufbewahrung, Deklaration von Datensätzen und Disposition zur Unterstützung des gesamten Inhaltslebenszyklus verwaltet werden.

Zusätzlich zur Onlinedokumentation können Sie sich bei Bedarf die Webinaraufzeichnung für die Datensatzverwaltung anhören und das zugehörige Deck mit häufig gestellten Fragen herunterladen.

Datensätze

Wenn Inhalt zum Datensatz erklärt wird:

  • Die Elemente werden hinsichtlich der zulässigen oder blockierten Aktionen eingeschränkt.

  • Andere Aktivitäten in Verbindung mit dem Element werden protokolliert.

  • Sie haben einen Verfügungsnachweis, wenn die Elemente am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Sie verwenden Aufbewahrungsbezeichnungen, um Inhalte als Datensatz oder regulatorischen Datensatz zu kennzeichnen. Der Unterschied zwischen diesen beiden wird im nächsten Abschnitt erläutert. Sie können diese Bezeichnungen entweder veröffentlichen, so dass Benutzer und Administratoren sie manuell auf Inhalte anwenden können, oder Sie können diese Labels automatisch auf Inhalte anwenden, die Sie als Datensatz oder regulatorischen Datensatz markieren möchten.

Durch die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichungen zur Deklaration von Aufzeichnungen können Sie eine einheitliche und konsistente Strategie für die Verwaltung von Datensätzen in Ihrer Microsoft 365-Umgebung implementieren.

Vergleichen Sie Einschränkungen dazu, welche Aktionen erlaubt oder blockiert sind.

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu ermitteln, welche inhaltlichen Einschränkungen sich aus der Anwendung einer Standard-Aufbewahrungsbezeichnung und von Aufbewahrungsbezeichnungen ergeben, die den Inhalt als Datensatz oder regulatorischen Datensatz kennzeichnen.

Eine Standard-Aufbewahrungsbezeichnung verfügt über Aufbewahrungseinstellungen und -aktionen, kennzeichnet den Inhalt jedoch nicht als Datensatz oder alsregulatorischen Datensatz.

Hinweis

Der Vollständigkeit halber enthält die Tabelle Spalten für einen gesperrten und entsperrten Datensatz, die für SharePoint und OneDrive gelten, jedoch nicht für Exchange. Die Möglichkeit zum Sperren und Entsperren eines Datensatzes verwendet die Datensatzversionsverwaltung, die für Exchange-Elemente nicht unterstützt wird. Für alle Exchange-Elemente, die als Datensatz markiert sind, ist das Verhalten der Spalte Datensatz gesperrt und der Spalte Datensatz entsperrt nicht relevant.

Aktion Aufbewahrungsbezeichnung Datensatz – gesperrt Datensatz – entsperrt Regulatorischer Datensatz
Inhalt bearbeiten Zulässig Gesperrt Zulässig Gesperrt
Bearbeiten Sie Eigenschaften, einschließlich Umbenennen Allowed Zulässig Zulässig Gesperrt
Löschen Zulässig 1 Gesperrt Gesperrt Gesperrt
Kopie Zulässig Zulässig Zulässig Zulässig
Innerhalb eines Containers bewegen2 Zulässig Zulässig Zulässig Zulässig
Über Container hinweg bewegen 2 Zulässig Zulässig, wenn nie entsperrt Gesperrt Gesperrt
Öffnen/Lesen Zulässig Zulässig Zulässig Allowed
Ändern der Bezeichnung Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt
Bezeichnung entfernen Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt

Fußnoten:

1 Unterstützt von OneDrive und Exchange durch Aufbewahren einer Kopie an einem gesicherten Ort, jedoch blockiert von SharePoint.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Listenelement anwenden, das eine Dokumentanlage enthält, erbt dieses Dokument die Aufbewahrungseinstellungen nicht und kann aus dem Listenelement gelöscht werden. Im Vergleich dazu würde die Dokumentanlage die Aufbewahrungseinstellungen erben und könnte nicht gelöscht werden, wenn dieses Listenelement als Datensatz mit einer Aufbewahrungsbezeichnung deklariert würde.

2 Zu den Containern gehören SharePoint-Dokumentbibliotheken, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer.

Wichtig

Der wichtigste Unterschied für einen regulatorischen Datensatz besteht darin, dass nach der Anwendung auf den Inhalt niemand, nicht einmal ein globaler Administrator, die Bezeichnung entfernen kann.

Für Aufbewahrungsbezeichnungen, die für regulatorische Datensätze konfiguriert sind, gelten zudem die folgenden administrativen Einschränkungen:

  • Die Aufbewahrungsfrist kann nach dem Speichern der Bezeichnung nicht verkürzt, sondern nur verlängert werden.
  • Diese Bezeichnungen werden nicht durch Autobezeichnungsrichtlinien unterstützt und müssen mit Hilfe von Richtlinien für Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden.

Darüber hinaus kann eine regulatorische Bezeichnung nicht auf ein Dokument angewendet werden, das in SharePoint ausgecheckt ist.

Vergewissern Sie sich aufgrund der Einschränkungen und irreversiblen Aktionen, dass Sie wirklich regulatorische Datensätze verwenden müssen, bevor Sie diese Option für Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen wählen. Um eine versehentliche Konfiguration zu verhindern, ist diese Option nicht standardmäßig verfügbar, sondern muss zunächst mithilfe von PowerShell aktiviert werden. Anweisungen sind in Deklarieren von Datensätzen unter Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen enthalten.

Konfigurationsleitfaden

Siehe Erste Schritte mit der Datensatzverwaltung. Dieser Artikel enthält Informationen über Abonnements, Berechtigungen und Links zu End-to-End-Konfigurationsanleitungen für Datensatzverwaltungsszenarien.