Mehr zur Datensatzverwaltung

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Tipp

Wussten Sie, dass Sie die Premiumversionen aller neun Microsoft Purview-Lösungen kostenlos testen können? Verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie robuste Purview-Funktionen Ihrer Organisation dabei helfen können, die Complianceanforderungen zu erfüllen. Microsoft 365 E3 und Office 365 E3 Kunden können jetzt im Testhub des Microsoft Purview Compliance-Portals beginnen. Erfahren Sie mehr über die Anmelde- und Testbedingungen.

Hinweis

Microsoft 365 Compliance wird jetzt Microsoft Purview genannt, und die Lösungen im Compliancebereich wurden umbenannt. Weitere Informationen zu Microsoft Purview finden Sie in der Blog-Ankündigung.

Organisationen jeder Art benötigen eine Datensatzverwaltungslösung, um ihre regulatorischen, gesetzlichen und geschäftskritischen Datensätze über alle Unternehmensdaten hinweg zu verwalten. Die Datensatzverwaltung für Microsoft Purview unterstützt eine Organisation bei der Verwaltung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen, bietet die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und erhöht die Effizienz bei der regelmäßigen Löschung von Elementen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, keinen Wert mehr besitzen oder für Geschäftszwecke nicht länger erforderlich sind.

Verwenden Sie die folgenden Funktionen, um Ihre Datensatzverwaltungslösung für Microsoft 365-Dienste und -Apps zu unterstützen:

  • Inhalte als Datensatz kennzeichnen. Erstellen und Konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen zum Kennzeichen von Inhalten als ein Datensatz, welche dann von Benutzern oder automatisch durch das Identifizieren vertraulicher Informationen, Stichwörter oder Inhaltstypen angewendet werden können.

  • Migrieren und Verwalten Ihrer Aufbewahrungsanforderungen mit einem Dateiplan. Mithilfe eines Dateiplans können Sie einen vorhandenen Aufbewahrungsplan nach Microsoft 365 bringen, oder einen neuen für erweiterte Verwaltungsfunktionen erstellen.

  • Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen mit Aufbewahrungsbezeichnungen konfigurieren. Konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen mit den Aufbewahrungszeiträumen und Aktionen basierend auf verschiedenen Faktoren, die das Datum der letzten Änderung oder das Erstellungsdatum umfassen.

  • Starten Sie verschiedene Aufbewahrungszeiträume beim Auftreten eines Ereignisses mit ereignisbasierter Aufbewahrung.

  • Überprüfen und validieren Sie die Disposition mit Dispositionsüberprüfungen und Nachweis der Eintragslöschung.

  • Exportieren Sie Informationen zu allen Elementen, die mit der Exportoption verworfen wurden.

  • Legen Sie spezifische Berechtigungen für Datensatzverwalterfunktionen in Ihrer Organisation fest, um über den richtigen Zugriff zu verfügen.

Mit diesen Funktionen können Sie die Aufbewahrungspläne Ihrer Organisation und die Anforderungen in eine Lösung für die Datensatzverwaltung integrieren, mit der Aufbewahrung, Deklaration von Datensätzen und Disposition zur Unterstützung des gesamten Inhaltslebenszyklus verwaltet werden.

Zusätzlich zur Onlinedokumentation ist es möglicherweise hilfreich, einen Foliensatz mit FAQs aus einem Webinar zur Datensatzverwaltung herunterzuladen. Die Aufzeichnung des eigentlichen Webinars ist nicht mehr verfügbar.

Datensätze

Wenn Inhalt zum Datensatz erklärt wird:

  • Die Elemente werden hinsichtlich der zulässigen oder blockierten Aktionen eingeschränkt.

  • Andere Aktivitäten in Verbindung mit dem Element werden protokolliert.

  • Sie haben einen Verfügungsnachweis, wenn die Elemente am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Sie verwenden Aufbewahrungsbezeichnungen, um Inhalte als Datensatz oder regulatorischen Datensatz zu kennzeichnen. Der Unterschied zwischen diesen beiden wird im nächsten Abschnitt erläutert. Sie können diese Bezeichnungen entweder veröffentlichen, so dass Benutzer und Administratoren sie manuell auf Inhalte anwenden können, oder Sie können diese Labels automatisch auf Inhalte anwenden, die Sie als Datensatz oder regulatorischen Datensatz markieren möchten.

Durch die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichungen zur Deklaration von Aufzeichnungen können Sie eine einheitliche und konsistente Strategie für die Verwaltung von Datensätzen in Ihrer Microsoft 365-Umgebung implementieren.

Vergleichen Sie Einschränkungen dazu, welche Aktionen erlaubt oder blockiert sind.

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu ermitteln, welche inhaltlichen Einschränkungen sich aus der Anwendung einer Standard-Aufbewahrungsbezeichnung und von Aufbewahrungsbezeichnungen ergeben, die den Inhalt als Datensatz oder regulatorischen Datensatz kennzeichnen.

Eine Standard-Aufbewahrungsbezeichnung verfügt über Aufbewahrungseinstellungen und -aktionen, kennzeichnet den Inhalt jedoch nicht als Datensatz oder alsregulatorischen Datensatz.

Hinweis

Der Vollständigkeit halber enthält die Tabelle Spalten für einen gesperrten und entsperrten Datensatz, die für SharePoint und OneDrive gelten, jedoch nicht für Exchange. Die Möglichkeit zum Sperren und Entsperren eines Datensatzes verwendet die Datensatzversionsverwaltung, die für Exchange-Elemente nicht unterstützt wird. Für alle Exchange-Elemente, die als Datensatz markiert sind, ist das Verhalten der Spalte Datensatz gesperrt und der Spalte Datensatz entsperrt nicht relevant.

Aktion Aufbewahrungsbezeichnung Datensatz – gesperrt Datensatz – entsperrt Regulatorischer Datensatz
Inhalt bearbeiten Zulässig Gesperrt Allowed Gesperrt
Bearbeiten Sie Eigenschaften, einschließlich Umbenennen Allowed Zulässig 1 Allowed Gesperrt
Löschen Zulässig 2 Gesperrt Gesperrt Gesperrt
Kopie Allowed Allowed Allowed Allowed
Innerhalb eines Containers verschieben 3 Allowed Allowed Allowed Zulässig
Über Container hinweg verschieben 3 Zulässig Zulässig, wenn nie entsperrt Gesperrt Gesperrt
Öffnen/Lesen Allowed Allowed Allowed Allowed
Ändern der Bezeichnung Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt Gesperrt
Bezeichnung entfernen Zulässig Zulässig – nur Container-Administrator Gesperrt Gesperrt

Fußnoten:

1 Bearbeitungseigenschaften für einen gesperrten Datensatz sind standardmäßig zulässig, können jedoch durch eine Mandanteneinstellung in den Einstellungen für die Microsoft Purview Compliance Portal > Datensatzverwaltung > Datensatzverwaltungseinstellungen > Aufbewahrungsbezeichnungen > Bearbeitung von Datensatzeigenschaften zulassen blockiert werden.

2 Löschen von beschrifteten Elementen in SharePoint und OneDrive kann als Mandanteneinstellung in den Einstellungen für die Microsoft Purview Compliance Portal > Datensatzverwaltung > Datensatzverwaltungseinstellungen > Aufbewahrungsbezeichnungen > Löschen von Elementen blockiert werden.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Listenelement anwenden, das eine Dokumentanlage enthält, erbt dieses Dokument die Aufbewahrungseinstellungen nicht und kann aus dem Listenelement gelöscht werden. Im Vergleich dazu würde die Dokumentanlage die Aufbewahrungseinstellungen erben und könnte nicht gelöscht werden, wenn dieses Listenelement als Datensatz mit einer Aufbewahrungsbezeichnung deklariert würde.

3 Zu den Containern gehören SharePoint-Dokumentbibliotheken, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer.

Wichtig

Der wichtigste Unterschied für einen regulatorischen Datensatz besteht darin, dass nach der Anwendung auf den Inhalt niemand, nicht einmal ein globaler Administrator, die Bezeichnung entfernen kann.

Für Aufbewahrungsbezeichnungen, die für regulatorische Datensätze konfiguriert sind, gelten zudem die folgenden administrativen Einschränkungen:

  • Die Aufbewahrungsfrist kann nach dem Speichern der Bezeichnung nicht verkürzt, sondern nur verlängert werden.
  • Diese Bezeichnungen werden nicht durch Autobezeichnungsrichtlinien unterstützt und müssen mit Hilfe von Richtlinien für Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden.

Darüber hinaus kann eine regulatorische Bezeichnung nicht auf ein Dokument angewendet werden, das in SharePoint ausgecheckt ist.

Vergewissern Sie sich aufgrund der Einschränkungen und irreversiblen Aktionen, dass Sie wirklich regulatorische Datensätze verwenden müssen, bevor Sie diese Option für Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen wählen. Um eine versehentliche Konfiguration zu verhindern, ist diese Option nicht standardmäßig verfügbar, sondern muss zunächst mithilfe von PowerShell aktiviert werden. Anweisungen sind in Deklarieren von Datensätzen unter Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen enthalten.

Konfigurationsleitfaden

Lesen Sie Erste Schritte mit der Datensatzverwaltung. Dieser Artikel enthält Informationen über Abonnements, Berechtigungen und Links zu End-to-End-Konfigurationsanleitungen für Datensatzverwaltungsszenarien.