Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange

Die Informationen in diesem Artikel ergänzen den Beitrag Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien, da er spezifische Angaben für Exchange beinhaltet. Informationen zu anderen Arbeitsbereichen finden Sie unter:

Lieferumfang für Aufbewahrung und Löschung

Die folgenden Exchange-Elemente aus Benutzerpostfächern und freigegebenen Postfächern können mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aufbewahrt und gelöscht werden: E-Mail-Nachrichten (einschließlich empfangener Nachrichten, Entwürfe, gesendeter Nachrichten) mit allen Anlagen, Aufgaben, wenn sie ein Enddatum haben, und Notizen.

Kalenderelemente mit einem Enddatum werden in Aufbewahrungsrichtlinien unterstützt, aber nicht in Aufbewahrungsbezeichnungen.

Kontakte und alle Aufgaben und Kalenderelemente, die kein Enddatum aufweisen, werden nicht unterstützt.

Andere in einem Postfach gespeicherte Elemente, z. B. Skype- und Teams-Nachrichten, sind nicht in Aufbewahrungsrichtlinien oder Bezeichnungen für Exchange enthalten. Diese Elemente haben ihre eigenen Aufbewahrungsrichtlinien.

Funktionsweise einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Exchange

Sowohl Postfächer als auch öffentliche Ordner verwenden den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ zum Aufbewahren von Elementen. Nur Personen, denen eDiscovery-Berechtigungen zugewiesen wurden, können Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" eines anderen Benutzers anzeigen.

Wenn ein Benutzer eine Nachricht in einem anderen Ordner als dem Ordner "Gelöschte Elemente" löscht, wird die Nachricht standardmäßig in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Ein Benutzer kann jedoch ein Element (Umschalt+Entf) in einem beliebigen Ordner vorläufig löschen, wodurch der Ordner „Gelöschte Elemente“ umgangen und das Element direkt in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben wird.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf einen Exchange-Speicherort anwenden, wertet ein Zeitgeberauftrag regelmäßig die Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aus. Wenn ein Element nicht den Regeln von mindestens einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung zum Aufbewahren des Elements entspricht, wird es dauerhaft aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht (auch als endgültig gelöscht bezeichnet).

Hinweis

Aufgrund des ersten Aufbewahrungsprinzips wird die endgültige Löschung immer ausgesetzt, wenn dasselbe Element aufgrund von einer anderen Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung aufbewahrt werden muss oder sich aus rechtlichen oder juristischen Gründen in eDiscovery-Aufbewahrungspflichten befindet.

Der Zeitgeberauftrag kann bis zu sieben Tage für die Ausführung benötigen und der Exchange-Speicherort muss mindestens 10 MB umfassen.

Wenn ein Benutzer versucht, die Eigenschaften eines Postfachelements zu ändern, z. B. Betreff, Text, Anhänge, Absender und Empfänger oder das Sende- oder Empfangsdatum einer Nachricht, wird vor der Änderung eine Kopie des Originalelements im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gespeichert, bevor die Änderung übernommen wird. Diese Aktion erfolgt bei jeder nachfolgenden Änderung. Am Ende des Aufbewahrungszeitraums werden Kopien im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" endgültig gelöscht.

Nachdem Exchange-Inhalten eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, sind die Inhaltspfade davon abhängig, ob die Aufbewahrungseinstellungen die Aufbewahrung und das Löschen, die reine Aufbewahrung oder das reine Löschen vorgeben.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen das Aufbewahren und Löschen vorgeben:

Diagramm des Aufbewahrungsverlaufs bei E-Mails und öffentlichen Ordnern.

  1. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums vom Benutzer geändert oder dauerhaft gelöscht wird (entweder UMSCHALT+ENTF oder aus "Gelöschte Elemente" gelöscht), wird es in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben (oder im Fall der Bearbeitung kopiert). Dort wird in regelmäßigen Abständen ein Zeitgeberauftrag ausgeführt, der Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Diese Elemente werden innerhalb von vierzehn Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass 14 Tage die Standardeinstellung ist, die aber auf bis zu 30 Tage festgelegt werden kann.

  2. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird, wird in allen Ordnern des Postfachs in regelmäßigen Abständen derselbe Vorgang ausgeführt, der Elemente identifiziert, deren Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist, und diese Elemente werden innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Aufbewahrungszeitraums dauerhaft gelöscht. Beachten Sie, dass die Standardeinstellung 14 Tage beträgt, aber es können auch 30 Tage eingestellt werden.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen das reine Aufbewahren oder das reine Löschen vorgeben, stellen die Inhaltspfade Varianten von "Aufbewahren und Löschen" dar:

Inhaltspfade für Aufbewahrungseinstellungen für reine Aufbewahrung

  1. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums geändert oder gelöscht wird: Eine Kopie des ursprünglichen Elements wird im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ erstellt und bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt, wo dann die Kopie im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf des Elements endgültig gelöscht wird.

  2. Wenn das Element während des Aufbewahrungszeitraums nicht geändert oder gelöscht wird: Weder vor noch nach dem Aufbewahrungszeitraum passiert etwas. Das Element verbleibt an seinem Ursprungsort.

Inhaltspfade für Aufbewahrungseinstellungen für reines Löschen

  1. Wenn das Element während des festgelegte Zeitraums nicht gelöscht wird, wird es am Ende des in der Aufbewahrungsrichtlinie festgelegten Zeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben.

  2. Wenn das Element während des festgelegten Zeitraums gelöscht wird, wird es sofort in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Wenn ein Benutzer das Element dort löscht oder den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ leert, wird das Element endgültig gelöscht. Andernfalls wird das Element endgültig gelöscht, nachdem es 14 Tage im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ aufbewahrt wurde.

Benutzerbenachrichtigung über Ablaufdatum

Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange weisen im Gegensatz zu Aufbewahrungsrichtlinien für die anderen Microsoft 365-Workloads eine Benutzerpräsenz auf, indem oben in jeder E-Mail-Nachricht der Name der Aufbewahrungsrichtlinie mit dem kürzesten Ablaufdatum für das Element angezeigt wird, sowie das berechnete Ablaufdatum für dieses Element. Benutzer sehen diese Benachrichtigung nicht, wenn die Aufbewahrungsrichtlinie keine Elemente löscht (nur Aufbewahrung).

Wenn einer E-Mail-Nachricht eine Aufbewahrungsbezeichnung zugewiesen wird, werden der Name dieser Bezeichnung und das entsprechende Ablaufdatum immer angezeigt und ersetzen den Namen und das Datum aus allen auf das Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien.

Denken Sie in diesem Zusammenhang daran, dass das Ablaufdatum für das Löschen einer E-Mail der Zeitpunkt ist, an dem Benutzer erwarten können, dass die E-Mail-Nachricht automatisch in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben wird (sofern nicht bereits dort vorhanden). E-Mails im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" werden nicht dauerhaft gelöscht, sondern verbleiben dort aus Compliance-Zwecken, wenn sie Aufbewahrungseinstellungen zum Aufbewahren unterliegen oder aus rechtlichen oder Untersuchungsgründen einer eDiscovery-Sperre unterliegen.

Wenn ein Benutzer die Organisation verlässt

Wenn ein Benutzer Ihre Organisation verlässt und sein Postfach in einer Aufbewahrungsrichtlinie enthalten ist, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach, wenn das Microsoft 365-Konto des Benutzers gelöscht wird. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs unterliegen weiterhin jeglicher Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Postfach zugewiesen wurde, bevor es inaktiv wurde, und die Inhalte sind für eDiscovery-Suchen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Inaktive Postfächer in Exchange Online.

Wenn die Aufbewahrungseinstellungen nicht mehr gelten, weil die Daten endgültig gelöscht wurden oder die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann der Exchange-Administrator jetzt das inaktive Postfach löschen. In diesem Szenario wird das inaktive Postfach nicht automatisch gelöscht.

Konfigurationsleitfaden

Wenn Sie die Konfiguration der Datenaufbewahrung in Microsoft 365 zum ersten Mal durchführen möchten, lesen Sie Erste Schritte mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung für Exchange konfigurieren möchten, lesen Sie die folgenden Anweisungen: