Verwalten von Verträgen mithilfe einer Microsoft 365-Lösung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe von Microsoft Syntex und Komponenten von Microsoft 365 eine Vertragsverwaltungslösung für Ihre organization erstellen. Es bietet Ihnen ein Framework, das Sie bei der Planung und Erstellung einer Lösung unterstützt, die Ihren individuellen Geschäftsanforderungen entspricht. Obwohl diese Lösung über vertragsverwaltung spricht, können Sie sie anpassen, um andere Dokumentverwaltungslösungen zu erstellen, z. B. für Arbeitsanweisungen oder Rechnungen.

Identifizieren des Geschäftsproblems

Der erste Schritt bei der Planung Ihres Vertragsverwaltungssystems besteht darin, das Problem zu verstehen, das Sie lösen möchten. Für diese Lösung müssen vier wichtige Probleme behoben werden:

• Identifizieren von Verträgen. Ihr organization funktioniert mit vielen Dokumenten, z. B. Rechnungen, Verträgen, Arbeitsanweisungen usw. Einige sind digitale Ressourcen, die per E-Mail gesendet werden, und andere sind Papierressourcen, die über herkömmliche E-Mails gesendet werden. Sie benötigen eine Möglichkeit, alle Kundenverträge aus allen anderen Dokumenten zu identifizieren und sie dann als solche zu klassifizieren.

• Verfolgen Sie den Verlauf der Vertragsgenehmigungen nach. Ihr organization benötigt eine zuverlässige Möglichkeit, um zu ermitteln, ob Verträge genehmigt oder abgelehnt wurden und ob die Zahlung verarbeitet wurde.

• Website zum Verwalten von Vertragsgenehmigungen. Ihre organization muss eine Website für die Zusammenarbeit einrichten, auf der alle erforderlichen Projektbeteiligten Verträge problemlos überprüfen können. Die Beteiligten sollten in der Lage sein, bei Bedarf den gesamten Vertrag zu überprüfen, aber in den meisten Fällen ist es wichtig, mehrere Schlüsselfelder aus jedem Vertrag anzuzeigen (z. B. Kundenname, Auftragsnummer und Gesamtkosten). Die Beteiligten sollten in der Lage sein, eingehende Verträge einfach zu genehmigen oder abzulehnen.

• Überprüfte Verträge weiterleiten. Genehmigte und abgelehnte Verträge müssen über einen bestimmten Workflow weitergeleitet werden. Genehmigte Verträge müssen zur Zahlungsabwicklung an eine Partneranwendung weitergeleitet werden. Abgelehnte Verträge müssen zur weiteren Überprüfung weitergeleitet werden.

Übersicht über die Lösung

Dieser Leitfaden zur Vertragsverwaltungslösung umfasst vier Komponenten von Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: Erstellen Sie Modelle, um Ihre Vertragsdateien zu identifizieren und zu klassifizieren, und extrahieren Sie dann die entsprechenden Daten daraus.

• Microsoft SharePoint-Listen: Verwenden Sie die in modernen SharePoint-Listen verfügbaren Formatierungen, um Verträge in einem unternehmensfreundlichen Format darzustellen.

• Microsoft Teams: Verwenden Sie die Funktionen eines Teams-Kanals und der zugehörigen Registerkarten, damit Ihre Projektbeteiligten Verträge überprüfen und verwalten können.

• Power Automate: Verwenden Sie Flows, um Verträge durch den Genehmigungsprozess zu leiten, und dann an eine Drittanbieteranwendung zur Zahlung.

So funktioniert alles

1. Dokumente werden in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen. Ein unstrukturiertes Syntex-Dokumentverarbeitungsmodell wurde auf die Dokumentbibliothek angewendet. Es überprüft jede Datei, um festzustellen, ob eine mit einem "Vertrag"-Inhaltstyp übereinstimmt, auf den trainiert wurde. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Datei als "Vertrag" klassifiziert und der Inhaltstyp für das Dokument aktualisiert.

2. Das Modell zieht auch bestimmte Daten aus jeder Vertragsdatei, an der die Beteiligten interessiert sind, z. B. der Kunde, der Auftragnehmer und der Gebührenbetrag.

   Die folgende Seite ist ein Beispiel für einen Vertrag, für den das Modell trainiert wurde.

   

3. In Microsoft Teams sind alle Beteiligten Mitglieder eines sicheren Teams-Kanals, in dem alle Verträge in der Dokumentbibliothek zur Genehmigung oder Ablehnung sichtbar sind. Durch die Verwendung der Teams-Funktionalität werden alle Beteiligten benachrichtigt, wenn neue Verträge überprüft werden müssen.

4. Mithilfe von Power Automate werden Verträge durch den Genehmigungsprozess im Teams-Kanal verschoben. Wenn ein Mitglied einen Vertrag genehmigt, wird der Vertrag status in genehmigt geändert, alle Mitglieder werden über einen Teams-Beitrag benachrichtigt, und eine Position wird erstellt, um zu zeigen, dass der Vertrag zur Auszahlung bereit ist. Dieser Prozess kann erweitert werden, um direkt in einen Finanzantrag eines Drittanbieters zur Zahlung zu schreiben.

5. Wenn ein Mitglied einen Vertrag ablehnt, wird die status in abgelehnt geändert, und alle Mitglieder werden über einen Teams-Beitrag benachrichtigt.

6. Das Endergebnis dieser Lösung ist ein automatisierter Geschäftsprozess für Ihre organization. Mitarbeiter können die benutzerdefinierte Kachelansicht in Teams ganz einfach verwenden, um den Genehmigungsworkflow Ihrer Dokumente zu initiieren und zu überwachen.

   

Lizenzierungsanforderungen

Diese Lösung basiert auf den folgenden Funktionen, die alle als Teil einer Microsoft 365 Enterprise-Lizenz (E1, E3, E5, F3) oder Business-Lizenz (Basic, Standard oder Premium) verfügbar sind:

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Erfahren Sie, wie Sie Syntex verwenden.

Neu bei Microsoft Syntex? Erfahren Sie, wie Sie Syntex verwenden, um Inhalte mithilfe von KI zu verwalten.

Im Lernpfad Einführung in Microsoft Syntex lernen Sie, wie Sie unstrukturierte, Freihandform- und unstrukturierte Dokumentverarbeitungsmodelle verwenden können, um Dokumente zu klassifizieren, Text zu extrahieren und Ihre Dokumente zu beschriften, um ein schnelles und einfaches Wissensmanagement zu ermöglichen.

Erstellen der Projektmappe

In den nächsten Abschnitten wird ausführlich erläutert, wie Sie Ihre Vertragsverwaltungslösung konfigurieren. Es ist in drei Schritte unterteilt:

• Schritt 1. Verwenden von Microsoft Syntex zum Identifizieren von Vertragsdateien und Extrahieren von Daten
• Schritt 2. Verwenden von Microsoft Teams zum Erstellen Ihres Vertragsverwaltungskanals
• Schritt 3: Verwenden von Power Automate zum Erstellen des Flows zum Verarbeiten Ihrer Verträge