Was ist Zusammenarbeitsgovernance?

Zusammenarbeitsgovernance ist die Art und Weise, wie Sie den Zugriff der Benutzer auf Ressourcen, die Einhaltung Ihrer Geschäftsstandards und die Sicherheit Ihrer Daten verwalten.

Organisationen verwenden heute einen vielfältigen Toolsatz. Es gibt das Entwicklerteam, das den Teamchat verwendet, die Führungskräfte, die E-Mails senden, und die gesamte Organisation, die sich über soziale Netzwerke des Unternehmens verbindet. Es werden mehrere Tools für die Zusammenarbeit verwendet, da jede Gruppe einzigartig ist und ihre eigenen funktionalen Anforderungen und arbeitsweisen hat. Einige werden nur E-Mail verwenden, während andere hauptsächlich im Chat leben.

Wenn Benutzer das Gefühl haben, dass die von der IT angebotenen Tools nicht ihren Bedürfnissen entsprechen, werden sie wahrscheinlich ihre bevorzugte Verbraucheranwendung herunterladen, die ihre Szenarien unterstützt. Obwohl dieser Prozess den Benutzern einen schnellen Einstieg ermöglicht, führt er zu einer frustrierenden Benutzererfahrung in der gesamten Organisation mit mehreren Anmeldungen, gemeinsamer Nutzung von Schwierigkeiten und keinem einzigen Ort zum Anzeigen von Inhalten. Dieses Konzept wird als "Schatten-IT" bezeichnet und stellt ein erhebliches Risiko für Organisationen dar. Es reduziert die Möglichkeit, den Benutzerzugriff einheitlich zu verwalten, die Sicherheit zu gewährleisten und die Anforderungen an die Einhaltung von Diensten zu erfüllen.

Dienste wie Microsoft 365 Gruppen, Teams und Yammer Benutzer unterstützen und das Risiko von Schatten-IT reduzieren, indem sie die für die Zusammenarbeit erforderlichen Tools bereitstellen. Microsoft 365 verfügt über eine Vielzahl von Tools zum Implementieren von Governance-Funktionen, die Ihre Organisation möglicherweise benötigt.

Diagramm mit Optionen für die Zusammenarbeitsgovernance in Microsoft 365.

Diese Artikelreihe hilft Ihnen zu verstehen, wie Gruppen, Teams und SharePoint Einstellungen interagieren, welche Governance-Funktionen verfügbar sind und wie Sie ein Governance-Framework für die Zusammenarbeitsfunktionen in Microsoft 365 erstellen und implementieren.

Einrichten einer sicheren Zusammenarbeit mit Microsoft 365

Es gibt viele Optionen für die Bereitstellung Microsoft 365 Gruppen und Teams für eine sichere Zusammenarbeit in Ihrer Organisation. Es wird empfohlen, diese Governance-Inhalte zusammen mit dem Einrichten der sicheren Dateifreigabe und Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und den zugehörigen Artikeln zu verwenden, um die beste Lösung für die Zusammenarbeit für Ihre Organisation zu erstellen.

Datenaufbewahrungsgovernance

Wenn Ihre Organisation multinational ist und Sie Datenaufbewahrungsanforderungen für unterschiedliche Regionen haben, schließen Sie Microsoft 365 Multi-Geo als Teil Ihres Plans zur Governance der Zusammenarbeit ein.

Warum Microsoft 365-Gruppen für die Zusammenarbeitsgovernance wichtig sind

Microsoft 365 Gruppen können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und auf einfache Weise eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die diese Personen freigeben können. Das Hinzufügen von Mitgliedern zur Gruppe gewährt automatisch die erforderlichen Berechtigungen für alle von der Gruppe bereitgestellten Ressourcen. Sowohl Teams als auch Yammer Microsoft 365 Gruppen verwenden, um ihre Mitgliedschaft zu verwalten.

Microsoft 365 Gruppen umfassen eine Suite verknüpfter Ressourcen, die Benutzer für Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden können. Gruppen umfassen immer eine SharePoint Website, Planner, einen Power BI-Arbeitsbereich, ein Postfach und kalender sowie Stream. Je nachdem, wie Sie die Gruppe erstellen, können Sie optional weitere Dienste wie Teams, Yammer und Project hinzufügen.

Diagramm, das Microsoft 365 Gruppen und zugehörige Dienste zeigt.

Ressource Beschreibung
Calendar Zum Planen von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe
Posteingang Für E-Mail-Unterhaltungen zwischen Gruppenmitgliedern. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.
OneNote-Notizbuch Sammeln von Ideen, Recherchen und Informationen
Planner Zum Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben zwischen Ihren Gruppenmitgliedern
Power BI Workspace Ein Bereich für die Datenzusammenarbeit mit Dashboards und Berichten
Project und Roadmap Webbasierte Projektverwaltungstools
SharePoint-Teamwebsite Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte im Zusammenhang mit Ihrer Gruppe
Stream Ein Videostreamingdienst
Microsoft Teams Ein chatbasierter Arbeitsbereich in Microsoft 365
Yammer Gruppe Ein gemeinsamer Ort für Unterhaltungen und das Teilen von Informationen

Microsoft 365 Gruppen umfasst eine Vielzahl von Steuerungssteuerelementen, einschließlich einer Ablaufrichtlinie, Benennungskonventionen und einer Richtlinie für blockierte Wörter, die Ihnen bei der Verwaltung von Gruppen in Ihrer Organisation helfen. Da Gruppen die Mitgliedschaft und den Zugriff auf diese Ressourcensuite steuern, ist das Verwalten von Gruppen ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit in Microsoft 365.

Definieren bewährter Methoden für die Zusammenarbeitsgovernance für Ihre Organisation

Es gibt mehrere Orte für die Zusammenarbeit und Unterhaltungen innerhalb Microsoft 365. Wenn Sie wissen, wo Benutzer Unterhaltungen beginnen können, können Sie eine Kommunikationsstrategie definieren.

Es gibt drei Hauptkommunikationsmethoden, die von Microsoft 365 unterstützt werden:

  • Outlook: Zusammenarbeit per E-Mail mit einem freigegebenen Gruppenposteingang und Kalender
  • Microsoft Teams: ein Arbeitsbereich für beständigen Chat, in dem Sie informelle Unterhaltungen in Echtzeit über eine Vielzahl von Themen führen können, die nach bestimmten Untergruppen organisiert werden
  • Yammer: unternehmerische soziale Netzwerke für die Zusammenarbeit

Diagramm, das zeigt, wann Teams, Yammer und Outlook verwendet werden sollen.

  • Teams: Chat-basierter Arbeitsbereich (Zusammenarbeit mit hoher Geschwindigkeit) – innere Schleife

    • Entwickelt für die Zusammenarbeit mit den Personen, mit den Ihre Benutzer täglich arbeiten
    • Stellt den Benutzern Informationen in einer einzigen Benutzeroberfläche zur Verfügung
    • Hinzufügen von Registerkarten, Connectors und Bots
    • Live-Chat, Audio-/Videokonferenzen, aufgezeichnete Besprechungen
  • Yammer: Verbindung über die Organisation ( Unternehmenssoziales) – äußere Schleife

    • Communitys der Praxis – funktionsübergreifende Gruppen von Personen, die ein gemeinsames Interesse oder Fachwissen teilen, aber nicht unbedingt täglich zusammenarbeiten
    • Verbindung mit dem Führungsteam, Lerngemeinschaften, rollenbasierte Gemeinschaften
  • Postfach und Kalender (E-Mail-basierte Zusammenarbeit)

    • Wird für die gezielte Kommunikation mit einer Gruppe von Personen verwendet
    • Freigegebener Kalender für Besprechungen mit anderen Gruppenmitgliedern

Wenn Sie festlegen, wie Sie Features für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 verwenden möchten, sollten Sie diese Kommunikationsmethoden in Betracht ziehen, die Ihre Benutzer wahrscheinlich in verschiedenen Szenarien verwenden werden.

Hinweis

Wenn eine neue Office 365-Gruppe über Yammer oder Teams erstellt wird, ist die Gruppe weder in Outlook noch im Adressbuch sichtbar, da die primäre Kommunikation zwischen diesen Benutzern in ihren jeweiligen Clients stattfindet. Yammer Gruppen können nicht mit Teams verbunden werden.

Prüfliste zu bewährten Methoden für die Zusammenarbeitsgovernance

Berücksichtigen Sie beim Start des Governance-Planungsprozesses die folgenden bewährten Methoden:

  • Sprechen Sie mit Ihren Benutzern – identifizieren Sie Ihre größten Benutzer von Features für die Zusammenarbeit, und erfüllen Sie sich mit ihnen, um ihre wichtigsten Geschäftlichen Anforderungen und Anwendungsfallszenarien zu verstehen.

  • Balance zwischen Risiken und Vorteilen – Überprüfen Sie Ihre Geschäftlichen, gesetzlichen, rechtlichen und Compliance-Anforderungen und planen Sie eine Lösung, die für alle Ergebnisse optimiert wird.

  • Passen Sie sich an verschiedene Organisationen und verschiedene Arten von Inhalten und Szenarien an – berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Anforderungen für unterschiedliche Gruppen oder Abteilungen und verschiedene Arten von Inhalten wie Intranetinhalte im Vergleich zu OneDrive Inhalten eines Benutzers.

  • Ausrichtung an den Geschäftsprioritäten – Mit den Geschäftszielen können Sie festlegen, wie viel Zeit und Energie Sie in die Governance investieren müssen.

  • Betten Sie Governance-Entscheidungen direkt in die von Ihnen erstellten Lösungen ein – viele Governance-Entscheidungen können implementiert werden, indem Sie Features in Microsoft 365 aktivieren oder deaktivieren.

  • Verwenden Sie einen stufenweisen Ansatz: Führen Sie die Features für die Zusammenarbeit zuerst für eine kleine Gruppe von Benutzern aus. Erhalten Sie Feedback von ihnen, schauen Sie auf Helpdesk-Tickets, und aktualisieren Sie alle erforderlichen Einstellungen oder Prozesse, bevor Sie mit einer größeren Gruppe fortfahren.

  • Stärken Sie sich durch Schulungen – passen Sie Lösungen wie Microsoft 365 Lernpfade an, um sicherzustellen, dass die von Microsoft bereitgestellten Schulungen ihre organisationsspezifischen Erwartungen erfüllen.

  • Sie haben eine Strategie für die Kommunikation von Governance-Richtlinien und -Richtlinien in Ihrer Organisation – erstellen Sie ein Microsoft 365 Adoption Center in einer SharePoint Kommunikationswebsite, um Richtlinien und Verfahren zu kommunizieren.

  • Definieren Sie Rollen und Zuständigkeiten – identifizieren Sie Ihr Governance-Kernteam, und arbeiten Sie zunächst an wichtigen Governance-Entscheidungen zur Bereitstellung und Benennung sowie zum externen Zugriff, und bearbeiten Sie dann die verbleibenden Entscheidungen.

  • Überprüfen Sie Ihre Entscheidungen im Rahmen von Änderungen an Unternehmen und Technologien – erfüllen Sie regelmäßig neue Funktionen und neue Geschäftliche Erwartungen.

Einen genaueren Blick auf diese Methoden finden Sie unter Erstellen Ihres Plans für die Zusammenarbeitsgovernance.

Auswirkungen auf Endbenutzer und Änderungsverwaltung

Da Gruppen und Teams auf verschiedene Arten erstellt werden können, empfehlen wir, Ihre Benutzer so zu schulen, dass sie die Methode verwenden, die am besten zu Ihrer Organisation passt:

  • Wenn Ihre Organisation den Größten Teil ihrer Kommunikation per E-Mail durchführt, weisen Sie Ihre Benutzer an, Gruppen in Outlook zu erstellen.
  • Wenn Ihre Organisation häufig SharePoint verwendet oder von SharePoint lokal migriert wird, weisen Sie Ihre Benutzer an, SharePoint Teamwebsites für die Zusammenarbeit zu erstellen.
  • Wenn Ihre Organisation Teams bereitgestellt hat, weisen Sie Ihre Benutzer an, ein Team zu erstellen, wenn sie einen Raum für die Zusammenarbeit benötigen.

Dies trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden, wenn Benutzer nicht mit der Beziehung zwischen Gruppen und ihren verwandten Diensten vertraut sind. Weitere Informationen dazu, wie Sie mit Ihren Benutzern über Gruppen sprechen, finden Sie unter "Erläutern Microsoft 365 Gruppen für Ihre Benutzer".

Wichtige Governance-Funktionen für die Zusammenarbeit und Lizenzierungsanforderungen

Governance-Funktionen für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 umfassen Features in Microsoft 365, Teams, SharePoint und Azure Active Directory.

Funktion oder Feature Beschreibung Lizenzierung
Team- und Websitefreigabe Steuern, ob Teams, Gruppen und Websites für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden können. Microsoft 365 E5 oder E3
Domänen zulassen/blockieren Beschränken Sie die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation auf Personen aus bestimmten Domänen. Microsoft 365 E5 oder E3
Self-Service Site Creation Zulassen oder Verhindern, dass Benutzer ihre eigenen SharePoint Websites erstellen. Microsoft 365 E5 oder E3
Eingeschränkte Website- und Dateifreigabe Beschränken sie die Freigabe von Websites, Dateien und Ordnern auf Mitglieder einer bestimmten Sicherheitsgruppe. Microsoft 365 E5 oder E3
Eingeschränkte Gruppenerstellung Einschränken der Team- und Gruppenerstellung auf Mitglieder einer bestimmten Sicherheitsgruppe. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium- oder Azure AD Basic EDU-Lizenzen
Gruppenbenennungsrichtlinie Erzwingen von Präfixen oder Suffixen für Gruppen- und Teamnamen. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium- oder Azure AD Basic EDU-Lizenzen
Gruppenablaufrichtlinie Legen Sie fest, dass inaktive Gruppen und Teams ablaufen und nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Microsoft 365 E5 oder E3 mit Azure AD Premium Lizenzen
Gastzugriff pro Gruppe Zulassen oder Verhindern der Team- und Gruppenfreigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation auf Gruppenbasis. Microsoft 365 E5 oder E3

Empfehlungen für die Planung der Zusammenarbeitsgovernance

Führen Sie die folgenden grundlegenden Schritte aus, um Ihren Governance-Plan zu erstellen:

  1. Berücksichtigen Sie die wichtigsten Geschäftsziele und -prozesse – erstellen Sie Ihren Governance-Plan, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
  2. Grundlegendes zu Einstellungen in Diensten – Einstellungen in Gruppen und SharePoint interagieren miteinander, ebenso wie Einstellungen in Gruppen, SharePoint und Teams und anderen Diensten. Achten Sie darauf, diese Interaktionen zu verstehen, während Sie Ihre Governancestrategie planen.
  3. Planen Sie die Verwaltung des Benutzerzugriffs – planen Sie die Zugriffsebene, die Sie Benutzern in Gruppen, SharePoint und Teams gewähren möchten.
  4. Planen Sie die Verwaltung von Complianceeinstellungen – überprüfen Sie die verfügbaren Complianceoptionen für Microsoft 365 Gruppen, Teams und SharePoint Zusammenarbeit.
  5. Planen Sie die Verwaltung der Kommunikation – überprüfen Sie die verfügbaren Optionen für die Kommunikationsgovernance für Szenarien für die Zusammenarbeit.
  6. Planen der Organisations- und Lebenszyklusgovernance – Wählen Sie die Richtlinien aus, die Sie für die Erstellung, Benennung, Ablauf und Archivierungvon Gruppen und Teams verwenden möchten. Außerdem sollten Sie die Optionen für das Ende des Lebenszyklus für Gruppen, Teams und Yammer

Abbildung empfohlener Governanceschritte.

Schulung für Administratoren

Diese Schulungsmodule von Microsoft Learn können Ihnen dabei helfen, die Governance-Features in Microsoft 365 zu erlernen.

Informationsschutz

Schulung: Informationsschutz und Governance verwalten
Informationsschutz-Schulungssymbol. Die Menge an Daten, die heutzutage generiert wird, wächst schneller als je zuvor, MitarbeiterInnen möchten überall Ihre Arbeit erledigen können und die gesetzlichen Vorschriften ändern sich ständig. Die Microsoft-Lösungen für Informationsschutz und -governance unterstützen Organisationen dabei, die richtige Balance zwischen Datenschutz und Mitarbeiterproduktivität zu finden. Dieser Lernpfad kann Ihnen bei der Vorbereitung für die Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate- und Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert-Zertifizierungen helfen.

5 Std. 13 Min. – Learning Pfad – 7 Module



Schulung: Schützen von Unternehmensinformationen mit Microsoft 365
Teams Schulungssymbol. Es ist schwieriger als je zuvor, die Informationen Ihrer Organisation zu schützen und zu sichern. Im Lernpfad Schützen von Unternehmensinformationen mit Microsoft 365 wird erläutert, wie Sie Ihre vertraulichen Informationen vor versehentlichem Teilen oder Missbrauch schützen, wie Sie Daten erkennen und klassifizieren, wie Sie sie mit Vertraulichkeitsbezeichnungen schützen können und wie Sie vertrauliche Informationen überwachen und analysieren können, um sich gegen den Verlust dieser Daten zu schützen. Dieser Lernpfad kann Ihnen helfen, sich auf die Zertifizierungen Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate und Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert vorzubereiten.

1 Std. – Learning Pfad – 5 Module

Sicherheit und Compliance

Schulung: Grundlegende Kenntnisse der Microsoft 365-Funktionen für Unternehmen demonstrieren
Symbol für Sicherheits- und Compliance-Schulung. Erfahren Sie mehr über die Microsoft 365-Lösungen für Sicherheit und Compliance sowie über die verfügbaren Funktionen, die Unternehmen schützen und bei der Einhaltung behördlicher Vorschriften helfen. Wenn Sie mit grundlegenden Cloud Computing-Konzepten nicht vertraut sind, empfehlen wir Ihnen Cloud-Konzepte – Prinzipien von Cloud Computing.

3 Stunden 11 Min. – Learning Pfad – 8 Module

Illustrationen

Diese Abbildungen helfen Ihnen zu verstehen, wie Gruppen und Teams mit anderen Diensten in Microsoft 365 interagieren und welche Governance- und Compliance-Features ihnen bei der Verwaltung dieser Dienste in Ihrer Organisation zur Verfügung stehen.

Gruppen in Microsoft 365 für IT-Architekten

Was IT-Architekten über Gruppen in Microsoft 365 wissen müssen

Item Beschreibung
Miniaturbild für Gruppen-Infografik.
PDF | Visio
Aktualisiert: Juni 2019
Diese Illustrationen erläutern die unterschiedlichen Arten von Gruppen, erklären, wie diese erstellt und verwaltet werden, und bieten einige Vorschläge für Governance.

Die logische Architektur von Produktivitätsdiensten in Microsoft 365, beginnend mit Microsoft Teams.

Item Beschreibung
Miniaturbild für Teams Poster zur logischen Architektur.
PDF | Visio
Aktualisiert: April 2019
Microsoft bietet eine Reihe von Produktivitätsdiensten für die Zusammenarbeit in den Bereichen Datengovernance, Sicherheit und Compliancefunktionen.

Diese Illustrationen geben einen Einblick in die logische Architektur der Produktivitätsdienste für Enterprise Architekten, beginnend mit Microsoft Teams.

Microsoft 365 Funktionen für Informationsschutz und Compliance

Microsoft 365 umfasst eine breite Palette von Funktionen für Informationsschutz und Compliance. Zusammen mit den Produktivitätstools von Microsoft sollen diese Funktionen Organisationen helfen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und gleichzeitig strenge gesetzliche Compliance-Frameworks einzuhalten.

Diese Abbildungen verwenden eine der am stärksten regulierten Branchen, Finanzdienstleistungen, um zu veranschaulichen, wie diese Funktionen angewendet werden können, um allgemeine behördliche Anforderungen zu erfüllen. Sie können diese Illustrationen für Ihren eigenen Gebrauch anpassen.

Element Beschreibung
Modellposter: Funktionen von Microsoft 365 Informationsschutz und Compliance.
Englisch: Als PDF herunterladen | Als Visio herunterladen
Japanische: Als PDF herunterladen | Als Visio herunterladen
Aktualisiert: November 2020
Enthält:
  • Microsoft Information Protection und Verhinderung von Datenverlust
  • Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen
  • Informationsbarrieren
  • Kommunikationscompliance
  • Insider-Risiko
  • Datenerfassung durch Drittanbieter

Konferenzsitzungen

Sehen Sie sich diese Konferenzsitzungen an, um mehr über governance für Microsoft 365-Gruppen und Teams zu erfahren.

Grundlagen

Lernen Sie die Grundlagen und neuen Innovationen in Microsoft 365-Gruppen kennen, einschließlich Management und Governance im großen Maßstab, bewährte Methoden zur Förderung der Nutzung und Einführung sowie Self-Service.

Governance

Erfahren Sie, wie Sie den Ablauflebenszyklus Ihrer Gruppen, Benennungsrichtlinien, Klassifizierungsbezeichnungen, die Zusammenarbeit mit externen Gästen und die Verwaltung von Gruppenerstellungsberechtigungen einrichten.

Kundenbeispiel

Sehen Sie sich ein Beispiel im Hintergrund an, wie Microsoft 365 Gruppen, SharePoint, Teams und Yammer zusammenarbeiten, um eine globale Plattform für die Zusammenarbeit bereitzustellen.

Siehe auch

Microsoft 365 Sicherheitsdokumentation

Microsoft 365-Compliance-Dokumentation