Einführungsleitfaden für BenutzerUser adoption guide

Diese Informationen sind für Microsoft Search-Administratoren, Change Management-Führungskräfte und Geschäftsbesitzer gedacht.This information is intended for Microsoft Search admins, change management leaders, and business owners.

Um ein Rollout durchführen und die erfolgreiche Einführung der Microsoft-Suche in Ihrer Organisation sicherzustellen, empfehlen wir diesen vierstufigen Prozess.To roll out and ensure the successful adoption of Microsoft Search across your organization, we recommend this four-stage process.

Phase 1: beteiligteStage 1: Stakeholders

Um eine nahtlose Einführung zu gewährleisten und die Benutzerakzeptanz bei der Microsoft-Suche zu verbessern, identifizieren Sie Personen, die den Prozess unterstützen und steuern können.To ensure a seamless rollout and increase user adoption of Microsoft Search, identify people who can help support and drive the process.

Die Tabelle zeigt die Team Hierarchie und den Beitrag jeder Person.The table shows the team hierarchy and what each person contributes.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Benutzer Adoptions TeamsUser adoption team roles and responsibilities

RolleRole VerantwortungResponsibilities DepartmentDepartment
Geschäftsführender Sponsor („Executive sponsor“)Executive sponsor
Verstehen Sie die allgemeine Vorstellung und den Wert der Microsoft-Suche für Ihre Organisation.Understand the high-level vision and value of Microsoft Search for your organization.
Bereitstellen von Führungsunterstützung für IT/Business-TeamProvide leadership support to IT/business team.
Ressourcen zuordnen.Allocate resources.
Direkte Kommunikation mit Mitarbeitern.Communicate directly with employees.
FührungskräfteExecutive leadership
UnternehmensinhaberBusiness owner
Identifizieren von Produkt-und BenutzerszenarienIdentify product and user scenarios.
Bestimmen der Erfolgsmetrik für Abteilungen und Organisation.Determine success metrics for departments and the organization.
BeliebigAny
Change Management-TeamChange management team
Stellen Sie sicher, dass der Produkt Wert leicht zu verstehen ist.Ensure product value is easy to understand.
Erstellen Sie einen Plan für das Rollout.Create a plan for the roll out.
ITIT
ExpertenChampions
Evangelisieren Sie das Produkt für Kollegen und Teams.Evangelize the product to peers and teams.
Any (Mitarbeiter)Any (staff)
SuchadministratorSearch administrator
Identifizieren der Mitglieder des Haupt Teams für die BenutzerakzeptanzIdentify user adoption core team members.
Verwalten der Microsoft-Suche, einschließlich Aussehen und Verhalten der Erfahrung und der laufenden Verwaltung.Administrate Microsoft Search, including look and feel of the experience and ongoing management.
Führen Sie Diskussionen aus, um den Wert von Microsoft Search anzuzeigen.Drive discussions to show the value of Microsoft Search.
ITIT
EditorsEditors
Erstellen Sie Inhalte im Microsoft 365 Admin Center.Create content in the Microsoft 365 admin center.
IT/anyIT/Any

Phase 2: SzenarienStage 2: Scenarios

Um die Benutzerakzeptanz sicherzustellen, ist es wichtig, Endbenutzerszenarien zu ermitteln und zu definieren.To ensure user adoption, it's critical to determine and define end-user scenarios. Diese sollten reale Beispiele dafür enthalten, wie Benutzer die Microsoft-Suche verwenden können, um die benötigten Informationen zu finden, Fragen zu beantworten und Aufgaben schneller abzuschließen.These should include real-world examples of how people can use Microsoft Search to find the information they need, answer questions, and complete tasks faster. Um den Erfolg Ihres Rollouts und der Benutzerakzeptanz zu messen, müssen Sie auch die Metriken bestimmen, die Sie verwenden, bevor Sie beginnen.In order to measure the success of your roll out and user adoption, it's also important to determine the metrics you'll use before you begin.

Verstehen, was Ihre Benutzer benötigen und möchtenUnderstand what your users need and want

Wenn es darum geht, Informationen zu finden und Antworten zu erhalten, ist es wichtig, dass Sie die Anforderungen und Probleme Ihres Benutzers kennen.When it comes to finding information and getting answers, knowing your user's needs and pain points is key. Sie können quantitative Methoden wie Daten aus Office 365 -und SharePoint -Such Nutzung oder qualitative Methoden wie Umfragen und Benutzer Fokusgruppen zum Abrufen dieser Daten verwenden.You can use quantitative methods, like data from Office 365 and SharePoint search usage, or qualitative methods, like surveys and user focus groups to get this data. Auf diese Weise können Sie bestimmen, wann, wo und wie die Microsoft-Suche einen Mehrwert bieten kann.This will help you determine when, where, and how Microsoft Search can provide value.

Für verschiedene Rollen und Teams in Ihrer Organisation sollten Sie Folgendes in Frage stellen:For various roles and teams across your organization, consider:

  • Vorhandene Benutzer Probleme bei der Suche nach Informationen.Existing user pain points when searching for information.

  • Häufig verwendete apps, Tools, Websites und andere Informationsquellen.Frequently used apps, tools, sites, and other information sources.

  • Was die Benutzer sehen möchten, wenn es um die Suche nach Informationen geht.What users would like to see when it comes to searching for information.

  • Wie die Vorteile von Microsoft Search auf Ihre Organisation zutreffen.How the benefits of Microsoft Search apply to your organization. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Microsoft-Suche.For more information, see Microsoft Search Overview.

Wählen Sie die Benutzerszenarien aus, die die größten positiven Auswirkungen für Ihre Benutzer haben werden.Choose the user scenarios that will have the biggest positive impact for your users.

Ermitteln der ErfolgskennzahlenIdentify success metrics

Um Ihnen dabei zu helfen, ihre Ziele für das Rollout zu erreichen und positive Auswirkungen für Ihre Organisation zu erzielen, müssen Sie vor dem Start wichtige Erfolgskennzahlen bestimmen.To help you meet your roll-out goals and show a positive impact for your organization, it's critical to determine your key success metrics before you start. Halten Sie Ihre Ziele einfach und messbar, und bewerten Sie die Leistung regelmäßig, damit Sie bei Bedarf schnell reagieren können.Keep your goals simple and measurable, and assess performance on a regular basis, so you can respond quickly if needed.

  1. Änderungsverwaltung: Bestimmen Sie, wie Sie das Bewusstsein für die Microsoft-Suche und den Erfolg der Kommunikation darüber messen.Change management: Determine how you'll measure awareness of Microsoft Search and the success of communications about it.

  2. Verwendung: Sie können Daten aus Ihrem Einblicke-Dashboard einschließlich täglicher und monatlicher aktiver Benutzer (Dau und Mau), der Inhaltstypen, die die meisten Ansichten erhalten, und der wichtigsten Suchschlüsselwörter zur Messung der Nutzung im Laufe der Zeit nutzen.Usage: You can leverage data from your Insights Dashboard including daily and monthly active users (DAU and MAU), the content types that are getting the most views, and top search keywords to measure usage over time. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Search Insights Dashboard Reports.For more information, see Microsoft Search Insights dashboard reports.

  3. Benutzerzufriedenheit: Ermitteln Sie anhand der Daten, die Sie in Umfragen und Benutzer Fokusgruppen gesammelt haben, ihren Basisplan.User satisfaction: Use the data you gathered from surveys and user focus groups to determine your baseline. NET Satisfaction (NSAT) und Net Promoter Scores (NPS) können auch hilfreiche Messungen bereitstellen.Net satisfaction (NSAT) and Net Promoter Scores (NPS) can also provide helpful measurements. Unabhängig von der verwendeten Methode sollten Sie Sie konsistent halten, damit Sie die Auswirkungen im Laufe der Zeit sehen können.Regardless of the method you use, keep it consistent, so you can see impact over time.

  4. Weitere Messungen: Verwenden Sie Verlaufs-und/oder aktuelle Daten für Supportanfragen und die Dauer der Suche.Other measurements: Use historical and/or current data for support requests and the amount of time spent searching.

Phase 3: BereitschaftStage 3: Readiness

Das investieren von Zeit in die Vorbereitung auf Ihr Microsoft Search-Rollout führt zu positiven Auswirkungen für Ihre Organisation.Investing time in preparing for your Microsoft Search rollout will result in a positive impact for your organization. Microsoft stellt ein Einführungs Kit bereit, das eine e-Mail-Vorlage für Ankündigungen, ein leichtes, für die Freigabe auf Ihren internen Kommunikationswebsites erstellte visuelle Inhalte sowie eine Schulungspräsentation enthält.Microsoft provides an Adoption Kit that contains an announcement email template, lightweight, visual content created for sharing on your internal communication sites, and a training presentation. Es gibt auch ein Microsoft Search-Ressourcen Center , in dem Sie weitere Schulungs-und Adoptions Ressourcen finden können, die dazu beitragen, dass Ihr Microsoft Search-Rollout erfolgreich verläuft.There's also a Microsoft Search Resource Center where you can find other training and adoption resources designed to help make your Microsoft Search rollout a successful one.

Produkt-und Inhalts BereitschaftProduct and content readiness

Administratoren beeinflussen direkt die Suchumgebung für Endbenutzer und bestimmen, wie die Microsoft-Suche für die Organisation aussieht.Administrators directly influence the search experience for end users and determine how Microsoft Search looks for the organization. Dazu gehört die Auswahl der Ergebnistypen, die Sie Ihren Benutzern zur Verfügung stellen möchten.This includes choosing the types of results you want to surface to your users. Diese Ergebnisse können Links, die auch als Lesezeichen bezeichnet werden, zu Dokumenten, Websites, Personen, Gruppen, Speicherorten, Unterhaltungen und anderen Arbeitsplatzressourcen einschließen.These results can include links—also known as bookmarks—to documents, sites, people, groups, locations, conversations, and other workplace resources.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Microsoft-Suche.For more information, see Set up Microsoft Search.

Redakteure sind Fachexperten, die die Verwaltung von Lesezeichen und Q&im Rahmen ihrer Fachbereiche unterstützen.Editors are subject matter experts who help manage bookmarks and Q&As within their areas of expertise. Editoren sollten Inhalte erstellen, die die zuvor identifizierten Benutzerszenarien behebt.Editors should create content that addresses the user scenarios that you identified earlier.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhalten.For more information, see Plan your content.

AnmeldenSigning in

Microsoft Search-Benutzer müssen sich bei Bing mit einem Arbeits-oder Schulkonto anmelden.Microsoft Search users must sign in to Bing with a work or school account. So machen Sie die Anmeldung für Ihre Benutzer so nahtlos wie möglich:To make signing in as seamless as possible for your users:

Entwurfs KommunikationDraft communications

Verwenden Sie ihre realen Szenarien, um Benutzer über die Microsoft-Suche zu informieren und um zu erfahren, wie Sie Zeit sparen können.Use your real-world scenarios to tell users about Microsoft Search and how it will help them save time. Ihr Change Management-Team kann bei der Erstellung einer Rollout-Strategie und der Vorbereitung von Sicherheiten und Kampagnen für die Endbenutzer Bereitschaft behilflich sein.Your change management team can help create a rollout strategy and prepare collateral and campaigns for end-user readiness.

Beginnen Sie mit der Planung der Kommunikation und der Ereignisse für Ihre Organisation:Begin planning communications and events for your organization:

  • Platzieren Sie Banner, Poster oder Broschüren an prominenten stellen.Place banners, posters, or leaflets in prominent locations.

  • Demos oder Kabinen für persönliche Produkte.In-person product demos or booths.

  • Online Ereignisse für lokale und Remoteteams.Online events for local and remote teams.

  • Lassen Sie Ihren Executive Sponsor eine Besprechungs Sitzung hosten, oder senden Sie eine Ankündigungs-e-Mail.Have your executive sponsor host a town hall meeting or send an announcement email.

  • Teilen Sie die Self-Help-Dokumentation zur Verwendung der Microsoft-Suche.Share self-help documentation about using Microsoft Search.

Alle Kommunikationen sollten Benutzer darüber informieren, wie Sie sich bei Bing anmelden können, um Arbeitsergebnisse zu finden.All communications should educate users about how they can sign in to Bing to find work results.

Partnerteams einbindenEngage partner teams

Als integraler Bestandteil von Microsoft 365erfüllt Microsoft Search die dsgvo-und Tier-C-Richtlinien.As an integral part of Microsoft 365, Microsoft Search complies with GDPR and Tier-C guidelines. Je nach Ihrer Organisation ist es möglicherweise erforderlich, Informationen zur Microsoft-Suche mit Ihren Datenschutz-und Sicherheitsteams freizugeben.Depending on your organization, it might be necessary to share information about Microsoft Search with your privacy and security teams. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit und Datenschutz für die Microsoft-Suche in Bing.For more information, see Security and Privacy for Microsoft Search in Bing.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Helpdesk über die Features und Funktionen von Microsoft Search sowie die Benutzeranforderungen für die Anmeldung Bescheid weiß, damit Sie die Benutzer effektiver unterstützen können.Make sure your help desk knows about the features and functionality of Microsoft Search, as well as the user requirements to sign in, so they can more effectively support users. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Microsoft-Suche in Microsoft 365 und FAQs.For more information, see Learn about Microsoft Search in Microsoft 365 and FAQs.

Auswerten mit PilotbenutzernEvaluate with pilot users

Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von Benutzern, um die Auswirkungen der Microsoft-Suche zu bewerten und frühes Feedback zu sammeln.Start with a small group of users to evaluate the impact of Microsoft Search and gather early feedback. Dadurch haben Sie Zeit, Inhalte zu ändern, Ihre Kommunikationen zu aktualisieren und die Erwartungen für das umfassende Rollout festzulegen.This gives you time to change content, update your communications, and set expectations for the broad rollout. Die Suche nach Power-Benutzern oder Early Adopters sind dafür große Kandidaten.Search power users or early adopters are great candidates for this.

Hilfe bei der Suche nach Pilotbenutzern:To help find pilot users:

  • Partner mit einem Unternehmenssponsor in Ihrer Organisation.Partner with a business sponsor within your organization.

  • Identifizieren einer Gruppe von Early Adopters.Identify a group of early adopters.

  • Identifizieren von Gruppen, die große Mengen an Unternehmens suchen ausführenIdentify groups that do high volumes of enterprise searches.

  • Identifizieren von Benutzern an anderen geografischen Standorten, einschließlich internationaler.Identify users in other geographical locations, including international.

Fordern Sie Ihre Pilotbenutzer auf, die Eingabe mithilfe der Feedbackoptionen in der Microsoft-Suche oder über einfache Umfragen bereitzustellen.Ask your pilot users to provide input using the feedback options in Microsoft Search or via simple surveys.

Fragen zur Umfrage:Survey questions to ask:

  • Verstehen Sie, wie Sie sich anmelden und die Microsoft-Suche verwenden?Do you understand how to sign in and use Microsoft Search?

  • Funktioniert es wie erwartet?Does it work as expected?

  • Welche Funktionen möchten Sie verwenden?Which features do you like?

  • Konnten Sie Arbeitsergebnisse finden?Were you able to find work results?

  • Waren die Arbeitsergebnisse hilfreich?Were the work results helpful?

  • Sind die Kommunikationen über die Microsoft-Suche klar und verständlich?Are the communications about Microsoft Search clear and understandable?

Dies ist eine großartige Zeit, um mit der Messung der Effektivität der in Phase 2 identifizierten Metriken zu beginnen.This is a great time to begin measuring the effectiveness of the metrics identified in Stage 2.

Wenn Sie die Pilotphase starten, sollten Sie eine Vorschau der Microsoft-Suche mit der weiteren Organisation teilen.When you start the pilot phase, consider sharing a sneak peek of Microsoft Search with the wider organization.

Phase 4: RolloutStage 4: Roll out

Jede Organisation denkt an Produkt-Rollouts anders.Every organization thinks about product rollouts differently. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten.Here are a few things to consider.

Allgemeine BereitstellungBroad deployment

Wenn Sie bereit sind, können Sie entweder allen Benutzern in Ihrer Organisation den Zugriff auf die Microsoft-Suche gestatten oder einen phasenweisen Ansatz verwenden, um langsamer auszurollen.When you're ready, either allow all users in your organization access to Microsoft Search, or use a phased approach to roll out more slowly.

Sensibilisierung generierenGenerate awareness

Erstellen Sie Aufregung in Ihrer Organisation über die Microsoft-Suche:Build excitement in your organization about Microsoft Search:

  • Werben Sie Pilotbenutzer für die Bereitstellung von Peer-zu-Peer-Unterstützung und Fachwissen.Enlist pilot users to provide peer-to-peer assistance and expertise.

  • Übermitteln Sie die Kommunikationen und Ereignisse, die Sie in Phase 3 geplant haben.Follow through on the communications and events you planned in Stage 3.

Fortlaufende KommunikationOngoing communication

Pflegen Sie in den ersten Wochen und Monaten einen Kommunikations Rhythmus, um das Engagement bei der Microsoft-Suche zu fördern.For the first few weeks and months, maintain a rhythm of communications to encourage engagement with Microsoft Search. Dadurch werden Benutzer informiert und neue Benutzer eingebunden.This keeps users informed and engages new users. In jeder Kommunikation sollte erklärt werden, warum die Microsoft-Suche für Ihre Arbeit hilfreich sein kann.Each communication should explain why Microsoft Search can be helpful to their work.

Senden Sie laufende Kommunikationen, die Features und Suchvorgänge hervorheben, sowie Benutzer Erfolgsgeschichten.Send ongoing communications that highlight features and searches to try, as well as user success stories.

Feedback sammeln und verbessernGather feedback and improve

Unterstützen Sie Benutzer und informieren Sie Sie, indem Sie Ihnen zuhören und auf Ihr Feedback reagieren.Support users and let them know you care by listening to them and acting on their feedback.

Verwenden Sie das Einblicke-Dashboard, um zu sehen, wie das Produkt und der Inhalt ausgeführt werden.Use the insights dashboard to see how the product and the content is performing. Nutzen Sie diese Informationen, um Bookmarks, Q&as und andere Kommunikationen zu aktualisieren.Leverage this information to update bookmarks, Q&As, and other communications. Dies hilft Ihnen auch:This will also help you:

  • Verbessern der Inhaltsqualität: Überprüfen von Titeln, Beschreibungen und URLs, Optimieren von Schlüsselwörtern, Entfernen veralteter Informationen und Hinzufügen neuer Informationen.Improve the content quality: review titles, descriptions, and URLs, optimize keywords, remove obsolete information, and add new information.
  1. Ermitteln Sie, welche Funktionen am häufigsten oder selten verwendet werden.Determine which features are most frequently or infrequently used.

  2. Durchführen von Umfragen, Fokusgruppen und Feedback Sitzungen, um zu verstehen, was Benutzer von der Microsoft-Suche halten, die Akzeptanz verbessern und Verbesserungsbereiche identifizieren.Conduct surveys, focus groups, and feedback sessions to understand what users think of Microsoft Search, increase adoption, and identify improvement areas.

Bildung und Feedback sind ein iterativer Prozess.Education and feedback is an iterative process. Es kann erforderlich sein, Änderungen an Inhalten und Kommunikation vorzunehmen, wenn Ihre Benutzer die Microsoft-Suche annehmen.It might be necessary to make changes to content and communications as your users adopt Microsoft Search.