Erstellen einer Change Management-Strategie für Microsoft TeamsCreate a change management strategy for Microsoft Teams

Eine Change Management-Strategie für das Informieren der Endbenutzer und die Akzeptanz neuer Technologien ist ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout jeder neuen Technologie in einer Organisation.A change management strategy for end-user awareness and adoption of new technologies is critical to the successful rollout of any new technology in an organization. Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neuen Funktionen akzeptieren und mit ihnen zufrieden sind.Successful completion of this effort will ensure user adoption and satisfaction of the new experience. Die unten genannten Schritte können Sie je nach Größe Ihrer Organisation ändern. Achten Sie aber darauf, ständig mit den Beteiligten, Pionieren, IT-Administratoren und Benutzern zu kommunizieren, da dies für erfolgreiche Veränderungen unerlässlich ist.The steps identified below can be altered depending on the size of your organization but ensure a sustained level of communication with stakeholders, champions, IT adminstrators, and users is key to landing a successful change.

Bewährte Methoden für Change Management für Microsoft Teams:Best practices for change management for Teams:

  1. Identifizieren Ihrer wichtigsten Beteiligten, Pioniere und BenutzerprofileIdentify your key stakeholders, champions, and user profiles

  2. Identifizieren und Auswählen Ihrer GeschäftsszenarienIdentify & select your business scenarios

  3. Durchführen eines Pilotprojekts mit Geschäftsbenutzern, Pionieren und IT-SpezialistenConduct a pilot that includes business users, champions, and IT professionals.

  4. Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative.Design, launch and manage your adoption campaign. Laden Sie als Ausgangspunkt unser Customer Success Kit herunter.Download our Customer Success Kit as a starting point. Eine sinnvolle Einführungsinitiative umfasst Folgendes:A good adoption campaign includes:

    a.a. Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und VeranstaltungenInternal awareness materials such as posters, digital signage, and events

    b.b. Zentral verfügbare Selbsthilfe- und SchulungsinformationenSelf-help and training information in a single location

    c.c. Einen definierten FeedbackmechanismusA defined feedback mechanism

    d.d. Vordefinierte Erfolgskennzahlen (Einführung der Lösung, Aufrufe von wichtigen Materialien, Teilnahme an Kursen)Pre-defined success measures (solution adoption, views of key materials, attendance at courses)

  5. Einrichten eines Pionierprogramms parallel zur Bereitstellung des DienstsBuild a champion program alongside your service deployment

  6. Bereitstellen einer Standardmethode für FeedbackProvide a standard feedback method

  7. Messen und Teilen des ErfolgsMeasure & share success

  8. Anpassen Ihrer Kommunikation und Ihrer Methoden auf der Grundlage des Feedbacks, WiederholenAdjust your messaging and methods based on feedback, repeat.

Identifizieren der wichtigsten Beteiligten, Pioniere und BenutzerprofileIdentify key stakeholders, champions, and user profiles

Die erste Regel für eine erfolgreiche Einführung ist die Bildung eines dynamischen Teams, das sich aus den wichtigsten Beteiligten und den richtigen Personen zusammensetzt, und die Änderungen bei anderen vorantreiben und bewirken können.The first rule of a successful adoption is to create a dynamic team comprised of key stakeholders and the right people that can drive and effect change in others. Eine erfolgreiche Einführungsstrategie beginnt mit einem Team aus engagierten Einzelpersonen, die einen Querschnitt Ihrer Organisation darstellen.A successful adoption strategy starts with a team of committed individuals representing a cross-section of your organization. Wichtige Rollen von Beteiligten sind unter anderem Befürworter aus der Führungsebene, Dienstbesitzer, IT-Spezialisten und Pioniere.Key stakeholder roles include an Executive Sponsor, Service Owners, IT professionals, and Champions.

Symbol für Befürworter aus der Führungsebene Befürworter aus der Führungsebene sind wichtige Führungskräfte innerhalb der Organisation. Ihre Beteiligung spielt eine wichtige Rolle dabei, die Einführung durch die Mitarbeiter voranzutreiben. Sie haben den größten Einfluss auf die Firmenkultur und können aktiv den Wert und die Vorteile einer neuen Technologie und Arbeitsweise vermitteln.Executive Sponsors are key leaders within the organization and their participation is essential in driving employee adoption. They have the greatest influence on company culture and can actively communicate the value and benefits of a new technology and way.
Symbol für Dienstbesitzer Dienstbesitzer sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Personen den Dienst nutzen und daraus einen Mehrwert erhalten. Das Festlegen von Dienstbesitzern in Ihrer Organisation ist wichtig, um sicherzustellen, dass die für Microsoft 365 oder Office 365 festgelegten Unternehmensziele verwirklicht werden.Service Owners are responsible for ensuring people use the service and get value from it. Setting Service Owners within your organization is important to ensure the business goals set for Microsoft 365 or Office 365 are realized.
Symbol für Pioniere Das gewinnen von Buy-in von jedem Benutzer in einer Organisation stellt eine Herausforderung dar. Champions können diese Herausforderung lindern und eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 oder Office 365 spielen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse, engagieren sich für die Förderung ihrer Fachkompetenz und sind bereit, Peer-Coaching und-Unterstützung bereitzustellen. Sie helfen, Microsoft 365 oder Office 365 in die Realität ihrer Abteilung oder Ihres Teams zu übersetzen.Gaining buy-in from every user across an organization is a challenge. Champions can help alleviate this challenge and play an important role in the adoption of Microsoft 365 or Office 365. They are knowledgeable, committed to furthering their expertise and are willing to provide peer coaching and assistance. They help translate Microsoft 365 or Office 365 into the reality of their department or team.

Wir empfehlen eine regelmäßige Besprechung dieser Stakeholder, um Sie über den Fortschritt Ihres Programms auf dem Laufenden zu halten. Das Initiieren eines "Zusammenarbeits Rates", um Feedback und Diskussionen zu ermöglichen, kann je nach Unternehmenskultur ein nützliches Tool sein.We recommend a regular meeting of these stakeholders to keep them up to date on the progress of your program. Initiating a "collaboration council" to allow for feedback and discussion can be a useful tool depending on your corporate culture.

Tipp

Diese Personen, die die größten Hindernisse für Veränderungen darstellen können, können bei einer derartigen Bereitstellung zu Ihren besten Verbündeten werden. Treten Sie frühzeitig und häufig mit diesen Mitgliedern Ihrer Organisation in Verbindung, um ihre Bedenken und Probleme zu erfahren. Sie können Ihnen oft wertvolles Feedback geben, durch das Ihre Initiative erfolgreicher wird.Those people who may be the biggest obstacles to change can become your best allies in a deployment of this kind. We encourage you to engage with these members of your organization early and often to hear their concerns and issues. Often, they have valuable feedback that will make your campaign more successful.

BenutzerprofileUser profiles

Ebenso wichtig ist es, dass Sie die Benutzertypen in Ihrer Umgebung verstehen. Gibt es Benutzer, die in erster Linie mobil arbeiten? Gibt es Benutzer, die ständig an Besprechungen teilnehmen oder Präsentationen abhalten? Wissen Sie, welche der Benutzer die größten Schwierigkeiten mit den vorhandenen Zusammenarbeitslösungen haben? Wenn Sie Ihre Benutzercommunity in Segmente einteilen, können Sie die Gruppen finden, die Veränderungen gegenüber am aufgeschlossensten sind. Diese Gruppen sind oft am besten für frühe Pilotprojekte im Unternehmen geeignet, und ihr Feedback ist äußerst wertvoll.It is equally important to understand the types of users in your environment. Do you have users who are primarily mobile? Some who are in constant meetings or giving presentations? Do you know which of your users have the most difficulty with your existing collaboration solutions? Segmenting your user community can help you find groups that are most open to change. They are often the best targets for your early business pilots and their feedback is extremely valuable.

Wenn Sie verstehen, wie der Arbeitsalltag Ihrer Benutzer aussieht, können Sie Ihre Geschäftsergebnisse priorisieren, für die Bereitstellung geeignete Einführungsziele erarbeiten und die Nutzung im Lauf der Zeit unterstützen.Understanding the day in the life of your users will help you to prioritize your business outcomes, design adoption goals appropriate for your deployment and sustain usage over time.

PioniereChampions

Wenn Sie die Personen identifizieren, die zu Ihren Pionieren für Zusammenarbeit werden können, erhalten Sie ein erweitertes Supportteam für Ihre Implementierung. Schaffen Sie eine Community, indem Sie ihnen frühe Einblicke gewähren und Feedback zu Ihren Plänen ermöglichen. Jede Investition in diese Community – sei es Zeit, Aufmerksamkeit oder Anerkennung – rentiert sich in Form ihrer Unterstützung und Befürwortung der Implementierung.Identifying the individuals who can become your collaboration champions provides you with an extended support team for your implementation. Create a community by providing them early insight and feedback to your plans. Any investment you make in this community whether it be time, attention or rewards will be returned to your implementation through their support and evangelism.

Diagramm der Aktionen, die Pioniere ausführen können

Weitere Informationen zum Einrichten eines Pionierprogramms finden Sie unter Einrichten eines Pionierprogramms.To learn about building a champion program, get Build a champion program.

Identifizieren und Auswählen Ihrer GeschäftsszenarienIdentify and select your business scenarios

Wenn Sie die wichtigsten Beteiligten und Benutzersegmente identifiziert haben, können Sie Ihre Geschäftsszenarien wesentlich leichter identifizieren.Once you have identified your key stakeholders and user segments, identifying your business scenarios will be that much easier. Hier sind ein paar Beispiele für Geschäftsergebnisse:Here are a few examples of business outcomes:

  • Vereinfachter VertriebsprozessSimplify the sales process

  • Schnellere Behebung von KundenproblemenSpeed resolution for customer issues

  • Stärkeres Engagement der MitarbeiterIncrease employee engagement

  • Kürzere ProduktentwicklungszyklenShorten product development cycles

Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Probleme damit, durch Koordinierung effektiv zu arbeiten?Are your sales people having trouble coordinating to provide a great experience? Benötigen Sie bessere Koordinierung bei der Bereitstellung Ihres Produkts oder Diensts?Do you need to have better coordination in delivering your product or service? Was ist mit der Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und Ihren eigenen Mitarbeitern?What about human resources (HR) related experiences for your own employees? Jede Organisation wird ihre eigenen Prioritäten finden.Each organization will find their own priorities. Wir empfehlen, nicht mehr als drei Prioritäten auszuwählen, die in Ihren anfänglichen Pilotprojekten berücksichtigt werden sollen, und Benutzer und Fachleute aus den jeweiligen Organisationen einzubeziehen.We recommend selecting no more than three to address in your initial pilots and including users and business professionals from those specific organizations.

Außerdem ist es ratsam, die Benutzer zu berücksichtigen, die in diese Szenarien eingebettet sind.It's also wise to consider the users who are embedded in these scenarios. Sind sie Veränderungen gegenüber aufgeschlossen?Are they open to change? Arbeiten die Benutzer mobil oder vor Ort bei Ihnen?Are they mobile users or within your facility? Wie nah befinden sie sich beim Hub der Befürworter aus der Führungsebene und Pioniere, die sie unterstützen? Haben sie eine vorhandene Community und Kommunikationsmethoden, die Sie nutzen können, um andere für diese Veränderung zu begeistern?How close are they to the hub of the executive sponsors and champions that will support them and do they have any existing community and communications methods you can use to evangelize this change?

Technologieprojekte werden vor Herausforderungen gestellt, wenn den menschlichen Anforderungen an das Change Management wenig oder gar keine Aufmerksamkeit gewidmet wird. Wenn Sie sich an diese Empfehlungen halten, vergrößern Sie Ihre Erfolgschancen!Technology projects become challenged when little or no attention is paid to the human change management requirements. By following these recommendations, you will enhance your chances for success!

Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer EinführungsinitiativeDesign, launch, and manage your adoption campaign

Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotprojekte als auch für den letztendlichen firmenweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Dazu gehören folgende Elemente:For both your initial pilots and your eventual company-wide roll out, your internal communications should be a priority. They include:

  • Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und VeranstaltungenInternal awareness materials such as posters, digital signage and events.

  • Integrieren von Selbsthilfe- und Schulungsinformationen an einem einzigen OrtIncorporate self-help and training information in a single location.

Zu erfolgreichen Pilotphasen gehören mindestens diese Schritte:For your pilot phases these are the minimum steps for success:

  • Halten Sie die Projektbeteiligten mit regelmäßigen geplanten Besprechungen auf dem Laufenden.Have a regular scheduled meeting with your project stakeholders for updates.

  • Entscheiden Sie sich für eine Feedbackmethode, um Informationen von den am Pilotprojekt teilnehmenden Personen zu sammeln.Pick a feedback method to gather information from people participating in the pilot. Kleinere Organisationen können einen öffentlichen Kanal in Microsoft Teams verwenden, über den die Benutzer teilnehmen und Feedback geben können.Smaller organizations can use a public channel within Teams to allow users to join and provide feedback. In größeren Organisationen können Sie eine Yammer-Community einrichten, um Produktsupport bereitzustellen.In larger organizations, consider launching a Yammer community to provide product support.

  • Stellen Sie eine Dokumentation zur Selbsthilfe zur Verfügung, die auch Produktvideos umfasst.Make self-help documentation available, including product videos.

  • Halten Sie eine Kick-off-Besprechung mit den Pilotbenutzern ab, um sie positiv auf ihre Teilnahme einzustimmen.Hold a kick-off meeting with the pilot users to get them excited about their participation. So erhalten die Teilnehmer auch die Möglichkeit, sich auszutauschen oder neue Ideen zu entwickeln.Creating a sense of community with enthusiasm can't be underrated.

Wenn Sie die anfänglichen Pilotphasen durchgearbeitet haben, können die oben genannten Schritte auf die gesamte Organisation ausgeweitet werden. Je nach Größe kann dies Zeit beanspruchen und phasenweise nach Regionen, Benutzerprofilen oder Organisationen durchgeführt werden. Bei diesem Rollout im größeren Maßstab ist es äußerst hilfreich, das professionelle Know-how der Kommunikationsexperten in Ihrer Organisation zu nutzen. Wir empfehlen, diese Personen frühzeitig und häufig einzubeziehen, wenn Sie die verfügbaren Einführungsmaterialien nutzen oder eigene Materialien entwerfen.Once you have worked through the initial pilot phases, the steps above can be expanded to reach your entire organization. Depending on your size this may take time and be approached in phases by region, user profile or organization. Within this larger scale roll out leveraging the professional talent of the communicators in your organization is extremely helpful. We recommend these individuals be involved early and often as you utilize the available adoption materials or design your own.

Wenn Ihre Firma über ein zentrales Intranetportal für Neuigkeiten, Informationen oder Support verfügt, können Sie dieses Portal als Hub für Informationen zum Rollout nutzen. Wenn Sie allgemein verfügbare Informationen zur Selbsthilfe, Schulungen und schriftliche Leitfäden bereitstellen, können die Benutzer schnell in das Projekt einsteigen. Viele Benutzer nehmen einfach teil, sobald die Möglichkeit besteht, und wir begrüßen dies. Wir wissen auch, dass jeder anders lernt. Daher unterstützt ein zentrales Informationsportal alle Lernformen in Ihrer Organisation.If your company has a central intranet portal for news, information or support you can utilize this as a hub for information on this roll out. Providing widely available self-help information, training and written guidance will enable users to quickly onboard to the product. Many users will simply jump in once it becomes available and we encourage this. We also know that each individual learns in different ways – so having a central information portal will support all styles of learning within your organization.

Wie bei jeder Kommunikations- und Einführungsinitiative sollten Sie Ihre Erfolgskennzahlen im Vorfeld festlegen. Folgende Kennzahlen kommen beispielsweise infrage:As with any communications & adoption campaign you will want to identify your success measures up front. Consider measures like:

  • Aktive Benutzer im ProduktActive users in the product

  • Zugriffe auf Ihre InformationswebseitenViews of your information webpages

  • Fragen in Ihrer BenutzercommunityQuestions in your user community

  • Zugriffe auf Ihre SchulungsvideosViews of your training videos

  • Teilnahme an SchulungsveranstaltungenAttendance at learning events

Messen und Teilen des ErfolgsMeasure and share success

Dem Projektteam sollten IT-Administratoren aus Ihrer Organisation angehören.On your project team should be IT administrators from your organization. Diese Personen haben Zugriff auf die Microsoft Teams-Nutzungsberichte von Microsoft 365 oder Office 365, die in die Microsoft 365 Admin Center-Benutzeroberfläche integriert sind.These individuals will have access to the Microsoft 365 or Office 365 Microsoft Teams usage reports that are built into the Microsoft 365 admin center experience. Diese Informationen können Aufschluss über die Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Firma geben.This information can show the usage of Microsoft Teams in your company. Wir empfehlen auch, direktes Feedback von den Benutzern einzuholen: Wie beurteilen sie ihre Erfahrungen mit Microsoft Teams? Haben sie Ideen für weitere Verwendungsmöglichkeiten?We also recommend getting feedback directly from your users about their experience of Teams and additional ideas they have for use. Die Weitergabe dieser Beispiele aus der Praxis in Ihrer eigenen Firma ist äußerst wertvoll, um im Lauf der Zeit nachhaltige Veränderungen in Ihrer Benutzercommunity zu erreichen.Sharing these real world examples from within your own company is extremely valuable to landing sustained change over time with your user community.

Weitere Informationen zu den Microsoft Teams-Nutzungsberichten im Microsoft 365 Admin Center finden Sie hier .Learn more about the Microsoft Teams usage reports in the Microsoft 365 admin center here

Tipp

Nutzen Sie Ihr öffentliches Team oder Ihre Yammer-Community, um sich Einblicke in die Nutzung zu verschaffen.Use your public team or Yammer community to gather usage insights. Teilen Sie sie mit dem Tag #TeamsStories, sodass sie leicht abgerufen werden können.Share them using a #TeamsStories tag for easy retrieval. Machen Sie jeden Monat mit #TeamsStories in Ihrem Intranet auf Mitarbeiter aufmerksam, die die Veränderungen annehmen, um die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu verbessern.Share a #TeamsStory per month on your intranet to highlight employees who are embracing the change to increase productivity and collaboration in your environment.

Kontinuierliche EinführungOngoing adoption

Veränderungen in einer Organisation voranzutreiben, ist kein einzelnes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess.Driving change in an organization is an ongoing activity, not an event. Ihre Kick-off-Besprechung bildet nur den Anfang dabei, Benutzern effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen.Your kick-off meeting is only the beginning of empowering people to collaborate more effectively. Es ist wichtig, Momente in dieser Reise zu planen, die ihre Erfolge unterstreichen, neue Funktionen einführen und eine Verbindung mit ihrer gesamten Microsoft 365-oder Office 365-Service Strategie herstellen, die von Ihrer IT-Abteilung bereitgestellt wird.It's important to plan moments in this journey that highlight your successes, introduce new features, and connect with your overall Microsoft 365 or Office 365 service strategy - which your IT department will craft. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht überfordert, sondern engagiert sind, verringern Sie ihre Veränderungsmüdigkeit und unterstützen sie dabei, von alten Gewohnheiten – beispielsweise dem Senden von E-Mail-Anlagen – zu lassen und stattdessen etwas Neues zu akzeptieren, zum Beispiel das Speichern von Dokumenten in der Cloud.Ensuring that your users are engaged rather than overwhelmed will reduce their change fatigue and support them in letting go of old habits - such as emailing attachments - to embrace something new, such as storing documents in the cloud.

Teilen Sie Ihre Fragen zur Service Einführung von Teams und Microsoft 365 oder Office 365 in der Driving Adoption-Community auf der Microsoft Technical Community-Website.Share your questions about service adoption of Teams and Microsoft 365 or Office 365 in the Driving Adoption community on the Microsoft Technical Community site. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören und Sie bei Ihrer Einführung zu unterstützen.We always want to hear from you and help you in your adoption journey.