Erstellen einer Change Management-Strategie für Microsoft Teams

Eine Change Management-Strategie für das Informieren der Endbenutzer und die Akzeptanz neuer Technologien ist ausschlaggebend für den erfolgreichen Rollout jeder neuen Technologie in einer Organisation. Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neuen Funktionen akzeptieren und mit ihnen zufrieden sind. Die unten genannten Schritte können Sie je nach Größe Ihrer Organisation ändern. Achten Sie aber darauf, ständig mit den Beteiligten, Pionieren, IT-Administratoren und Benutzern zu kommunizieren, da dies für erfolgreiche Veränderungen unerlässlich ist.

Bewährte Methoden für Change Management für Microsoft Teams:

  1. Identifizieren Ihrer wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile

  2. Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien

  3. Durchführen eines Pilotprojekts mit Geschäftsbenutzern, Pionieren und IT-Spezialisten

  4. Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative. Laden Sie als Ausgangspunkt unser Customer Success Kit herunter. Eine sinnvolle Einführungsinitiative umfasst Folgendes:

    a. Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen

    b. Zentral verfügbare Selbsthilfe- und Schulungsinformationen

    c. Einen definierten Feedbackmechanismus

    d. Vordefinierte Erfolgskennzahlen (Einführung der Lösung, Aufrufe von wichtigen Materialien, Teilnahme an Kursen)

  5. Einrichten eines Pionierprogramms parallel zur Bereitstellung des Diensts

  6. Bereitstellen einer Standardmethode für Feedback

  7. Messen und Teilen des Erfolgs

  8. Anpassen Ihrer Kommunikation und Ihrer Methoden auf der Grundlage des Feedbacks, Wiederholen

Identifizieren der wichtigsten Beteiligten, Pioniere und Benutzerprofile

Die erste Regel für eine erfolgreiche Einführung ist die Bildung eines dynamischen Teams, das sich aus den wichtigsten Beteiligten und den richtigen Personen zusammensetzt, und die Änderungen bei anderen vorantreiben und bewirken können. Eine erfolgreiche Einführungsstrategie beginnt mit einem Team aus engagierten Einzelpersonen, die einen Querschnitt Ihrer Organisation darstellen. Wichtige Rollen von Beteiligten sind unter anderem Befürworter aus der Führungsebene, Dienstbesitzer, IT-Spezialisten und Pioniere.

Symbol Beschreibung
Symbol für Befürworter aus der Führungsebene Befürworter aus der Führungsebene sind wichtige Führungskräfte innerhalb der Organisation. Ihre Beteiligung spielt eine wichtige Rolle dabei, die Einführung durch die Mitarbeiter voranzutreiben. Sie haben den größten Einfluss auf die Firmenkultur und können aktiv den Wert und die Vorteile einer neuen Technologie und Arbeitsweise vermitteln.
Symbol für Dienstbesitzer Die Dienstbesitzer sind dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter den Dienst verwenden und damit den Nutzen nutzen können. Das Festlegen von Dienstbesitzern innerhalb Ihrer Organisation ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Geschäftsziele, die für die Microsoft 365 oder Office 365 festgelegt wurden, erreicht werden.
Symbol für Pioniere Das Gewinnen des Buy-Ins von jedem Benutzer innerhalb einer Organisation ist eine Herausforderung. Die Champions können helfen, diese Herausforderung zu entschärfungten und eine wichtige Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 oder Office 365. Sie sind kenntnisfähig, verpflichtet, ihr Fachwissen weiter zu nutzen, und sind bereit, Peer-Peer-Unterstützung zu bieten. Sie helfen Ihnen, Microsoft 365 oder Office 365 in die Realität ihrer Abteilung oder Ihres Teams zu übersetzen.

Wir empfehlen eine regelmäßige Besprechung dieser Projektbeteiligten, um sie über den Fortschritt Ihres Programms auf dem laufenden zu halten. Die Initiierung eines "Zusammenarbeitsrates", um Feedback und Diskussionen zu ermöglichen, kann je nach Unternehmenskultur ein nützliches Tool sein.

Tipp

Diese Personen, die die größten Hindernisse für Veränderungen darstellen können, können bei einer derartigen Bereitstellung zu Ihren besten Verbündeten werden. Treten Sie frühzeitig und häufig mit diesen Mitgliedern Ihrer Organisation in Verbindung, um ihre Bedenken und Probleme zu erfahren. Sie können Ihnen oft wertvolles Feedback geben, durch das Ihre Initiative erfolgreicher wird.

Benutzerprofile

Ebenso wichtig ist es, dass Sie die Benutzertypen in Ihrer Umgebung verstehen. Gibt es Benutzer, die in erster Linie mobil arbeiten? Gibt es Benutzer, die ständig an Besprechungen teilnehmen oder Präsentationen abhalten? Wissen Sie, welche der Benutzer die größten Schwierigkeiten mit den vorhandenen Zusammenarbeitslösungen haben? Wenn Sie Ihre Benutzercommunity in Segmente einteilen, können Sie die Gruppen finden, die Veränderungen gegenüber am aufgeschlossensten sind. Diese Gruppen sind oft am besten für frühe Pilotprojekte im Unternehmen geeignet, und ihr Feedback ist äußerst wertvoll.

Wenn Sie verstehen, wie der Arbeitsalltag Ihrer Benutzer aussieht, können Sie Ihre Geschäftsergebnisse priorisieren, für die Bereitstellung geeignete Einführungsziele erarbeiten und die Nutzung im Lauf der Zeit unterstützen.

Pioniere

Wenn Sie die Personen identifizieren, die zu Ihren Pionieren für Zusammenarbeit werden können, erhalten Sie ein erweitertes Supportteam für Ihre Implementierung. Schaffen Sie eine Community, indem Sie ihnen frühe Einblicke gewähren und Feedback zu Ihren Plänen ermöglichen. Jede Investition in diese Community – sei es Zeit, Aufmerksamkeit oder Anerkennung – rentiert sich in Form ihrer Unterstützung und Befürwortung der Implementierung.

Diagramm der Aktionen, die Pioniere ausführen können

Weitere Informationen zum Einrichten eines Pionierprogramms finden Sie unter Einrichten eines Pionierprogramms.

Identifizieren und Auswählen Ihrer Geschäftsszenarien

Wenn Sie die wichtigsten Beteiligten und Benutzersegmente identifiziert haben, können Sie Ihre Geschäftsszenarien wesentlich leichter identifizieren. Hier sind ein paar Beispiele für Geschäftsergebnisse:

  • Vereinfachter Vertriebsprozess

  • Schnellere Behebung von Kundenproblemen

  • Stärkeres Engagement der Mitarbeiter

  • Kürzere Produktentwicklungszyklen

Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Probleme damit, durch Koordinierung effektiv zu arbeiten? Benötigen Sie bessere Koordinierung bei der Bereitstellung Ihres Produkts oder Diensts? Was ist mit der Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und Ihren eigenen Mitarbeitern? Jede Organisation wird ihre eigenen Prioritäten finden. Wir empfehlen, nicht mehr als drei Prioritäten auszuwählen, die in Ihren anfänglichen Pilotprojekten berücksichtigt werden sollen, und Benutzer und Fachleute aus den jeweiligen Organisationen einzubeziehen.

Außerdem ist es ratsam, die Benutzer zu berücksichtigen, die in diese Szenarien eingebettet sind. Sind sie Veränderungen gegenüber aufgeschlossen? Arbeiten die Benutzer mobil oder vor Ort bei Ihnen? Wie nah befinden sie sich beim Hub der Befürworter aus der Führungsebene und Pioniere, die sie unterstützen? Haben sie eine vorhandene Community und Kommunikationsmethoden, die Sie nutzen können, um andere für diese Veränderung zu begeistern?

Technologieprojekte werden vor Herausforderungen gestellt, wenn den menschlichen Anforderungen an das Change Management wenig oder gar keine Aufmerksamkeit gewidmet wird. Wenn Sie sich an diese Empfehlungen halten, vergrößern Sie Ihre Erfolgschancen!

Entwerfen, Starten und Verwalten Ihrer Einführungsinitiative

Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotprojekte als auch für den letztendlichen firmenweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Dazu gehören folgende Elemente:

  • Interne Informationsmaterialien wie beispielsweise Poster, digitale Beschilderung und Veranstaltungen

  • Integrieren von Selbsthilfe- und Schulungsinformationen an einem einzigen Ort

Zu erfolgreichen Pilotphasen gehören mindestens diese Schritte:

  • Halten Sie die Projektbeteiligten mit regelmäßigen geplanten Besprechungen auf dem Laufenden.

  • Entscheiden Sie sich für eine Feedbackmethode, um Informationen von den am Pilotprojekt teilnehmenden Personen zu sammeln. Kleinere Organisationen können einen öffentlichen Kanal in Microsoft Teams verwenden, über den die Benutzer teilnehmen und Feedback geben können. In größeren Organisationen können Sie eine Yammer-Community einrichten, um Produktsupport bereitzustellen.

  • Stellen Sie eine Dokumentation zur Selbsthilfe zur Verfügung, die auch Produktvideos umfasst.

  • Halten Sie eine Kick-off-Besprechung mit den Pilotbenutzern ab, um sie positiv auf ihre Teilnahme einzustimmen. So erhalten die Teilnehmer auch die Möglichkeit, sich auszutauschen oder neue Ideen zu entwickeln.

Wenn Sie die anfänglichen Pilotphasen durchgearbeitet haben, können die oben genannten Schritte auf die gesamte Organisation ausgeweitet werden. Je nach Größe kann dies Zeit beanspruchen und phasenweise nach Regionen, Benutzerprofilen oder Organisationen durchgeführt werden. Bei diesem Rollout im größeren Maßstab ist es äußerst hilfreich, das professionelle Know-how der Kommunikationsexperten in Ihrer Organisation zu nutzen. Wir empfehlen, diese Personen frühzeitig und häufig einzubeziehen, wenn Sie die verfügbaren Einführungsmaterialien nutzen oder eigene Materialien entwerfen.

Wenn Ihre Firma über ein zentrales Intranetportal für Neuigkeiten, Informationen oder Support verfügt, können Sie dieses Portal als Hub für Informationen zum Rollout nutzen. Wenn Sie allgemein verfügbare Informationen zur Selbsthilfe, Schulungen und schriftliche Leitfäden bereitstellen, können die Benutzer schnell in das Projekt einsteigen. Viele Benutzer nehmen einfach teil, sobald die Möglichkeit besteht, und wir begrüßen dies. Wir wissen auch, dass jeder anders lernt. Daher unterstützt ein zentrales Informationsportal alle Lernformen in Ihrer Organisation.

Wie bei jeder Kommunikations- und Einführungsinitiative sollten Sie Ihre Erfolgskennzahlen im Vorfeld festlegen. Folgende Kennzahlen kommen beispielsweise infrage:

  • Aktive Benutzer im Produkt

  • Zugriffe auf Ihre Informationswebseiten

  • Fragen in Ihrer Benutzercommunity

  • Zugriffe auf Ihre Schulungsvideos

  • Teilnahme an Schulungsveranstaltungen

Messen und Teilen des Erfolgs

Dem Projektteam sollten IT-Administratoren aus Ihrer Organisation angehören. Diese Personen haben Zugriff auf die Microsoft 365 oder Office 365 Microsoft Teams- und Nutzungsberichte, die in die Berichterstattung Microsoft 365 Admin Center sind. Diese Informationen können Aufschluss über die Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Firma geben. Wir empfehlen auch, direktes Feedback von den Benutzern einzuholen: Wie beurteilen sie ihre Erfahrungen mit Microsoft Teams? Haben sie Ideen für weitere Verwendungsmöglichkeiten? Die Weitergabe dieser Beispiele aus der Praxis in Ihrer eigenen Firma ist äußerst wertvoll, um im Lauf der Zeit nachhaltige Veränderungen in Ihrer Benutzercommunity zu erreichen.

Weitere Informationen zu den Microsoft Teams Nutzungsberichten in der Microsoft 365 Admin Center hier

Tipp

Nutzen Sie Ihr öffentliches Team oder Ihre Yammer-Community, um sich Einblicke in die Nutzung zu verschaffen. Teilen Sie sie mit dem Tag #TeamsStories, sodass sie leicht abgerufen werden können. Machen Sie jeden Monat mit #TeamsStories in Ihrem Intranet auf Mitarbeiter aufmerksam, die die Veränderungen annehmen, um die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung zu verbessern.

Kontinuierliche Einführung

Veränderungen in einer Organisation voranzutreiben, ist kein einzelnes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ihre Kick-off-Besprechung bildet nur den Anfang dabei, Benutzern effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Es ist wichtig, Momente auf diesem Weg zu planen, die Ihre Erfolge hervorheben, neue Features vorstellen und sich mit Ihrer allgemeinen Microsoft 365- oder Office 365-Dienststrategie verbinden, die Ihre IT-Abteilung erstellen wird. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Benutzer nicht überfordert, sondern engagiert sind, verringern Sie ihre Veränderungsmüdigkeit und unterstützen sie dabei, von alten Gewohnheiten – beispielsweise dem Senden von E-Mail-Anlagen – zu lassen und stattdessen etwas Neues zu akzeptieren, zum Beispiel das Speichern von Dokumenten in der Cloud.

Teilen Sie Ihre Fragen zur Einführung von Teams und Microsoft 365 oder Office 365 in der Community zur treibenden Annahme auf der Website Microsoft Technical Community mit anderen. Wir freuen uns immer, von Ihnen zu hören und Sie bei Ihrer Einführung zu unterstützen.