Lenkungsgremium

Übersicht über Lenkungssitzungen

Ein Lenkungskreis ist eine Führungsgruppe wichtiger Projektbeteiligten und Projektleiter, die zusammengebracht wurden, um ein Projekt oder Programm auf dem Weg zu seinen definierten Geschäftsergebnissen zu leiten. Der Lenkungsrat ist nicht direkt dafür verantwortlich, wie das Projekt geliefert wird, sondern was das Projekt für das Unternehmen liefert.

Für jedes Projekt ist eine vereinbarte Vision und Einarbeitung erforderlich. Um die gewünschten Ergebnisse für die Projekte zu erzielen, muss die Vision klar definiert und überwacht und verwaltet werden. Dies wird die Aufgabe des Lenkungsgremiums: Entscheidungen zu treffen, zu beraten, strategische Aufsicht zu geben, als Fürsprecher der Organisation für Projektinitiativen zu dienen und – falls erforderlich – Blockierer zu entfernen.

Ihre Organisation sollte sich einen wichtigen Gedanken über die Mitglieder des Lenkungsgremiums machen. Die Komiteemitglieder müssen sicherstellen, dass das Projekt die Geschäftsziele erreicht, die Sie für die Veränderung innerhalb der Organisation definiert haben, sich in regelmäßigen Abständen treffen, um das aktuelle Pulse des Projekts zu diskutieren, und dabei helfen, alle Hindernisse zu beseitigen, die auf dieser Reise auftreten.

Der Komitee sollte seinen Charter definieren, um einige Wichtige Ziele zu enthalten:

  • Halten Sie eine starke Ausrichtung zwischen dem Projektteam und dem Executive Sponsor oder der Geschäftsleitung.

  • Geben Sie dem Executive Sponsor oder der Geschäftsleitung Einblicke in den Status des Projekts.

  • Lassen Sie zu, dass der Executive Sponsor oder das Geschäftsleitungsteam anweisungen und Input für das Projekt bereitstellen und sicherstellen, dass es sich an übergeordneten Geschäftszielen richtet, indem Projektpläne, objektiv wichtige Ergebnisse (OKRs) und andere Projektaktivitäten angepasst werden.

Das Lenkungsgremium trifft sich während der gesamten Lebensdauer eines Projekts in regelmäßigen Zeitintervallen, um eine Ausrichtung zwischen der Organisationsführung und dem Projektteam sicherzustellen. Durch diese wichtige Besprechung wird sichergestellt, dass die Leitung des Projekts die volle Unterstützung durch die Führungskräfte hat und jegliches Feedback, das von Führungskräften bereitgestellt wurde, in das Projekt integriert wird, um den Erfolg zu fördern. Der Komitee nutzt diese Besprechungen, um Einblicke in den Projektstatus zu erhalten, sowie für:

  • Stimmen Sie den Unternehmensergebnissen zu, die auf den Geschäftsbereich ausgerichtet sind, und um sicherzustellen, dass das Projekt auf den Weg zu diesen Ergebnissen kommt.

  • Überprüfen und genehmigen Sie das Projekt auf Genauigkeit und Compliance mit dem Geschäftsfall.

  • Überprüfen und überprüfen Sie Änderungen am Geschäftsfall, die sich auf definierte Ergebnisse auswirken können.

  • Treffen Sie strategische Entscheidungen hinsichtlich der Priorisierung von Projektlieferergebnissen, und genehmigen Sie Zwischenergebnisse.

  • Erkennen, verwalten und entschärfen Sie Lücken, Risiken und Probleme, bei denen vom Komitee zusätzlicher Einfluss erforderlich ist.

  • Sammeln Sie Unterstützung vom Executive Sponsor oder dem Executive Leadership-Team für Probleme, die eine Eskalation, Priorisierung und Lösung von Konflikten zwischen den Geschäftseinheiten der Projektbeteiligten erfordern.

  • Stellen Sie formelles Feedback und Empfehlungen für Führungskräfte, das Change Advisory Board oder ggf. andere Unternehmens- und IT-Projektbeteiligten zur Verfügung.

Identifizieren der Mitglieder des Lenkungsgremiums

Ein Komitee ist nur so effektiv wie seine Teilnehmer einflussreich. Das Lenkungsgremium muss die Darstellung von geschäftlichen und technischen Entscheidungsträgern sowie der wichtigsten Projektteamführungen und Partnerteams pflegen, die zur Lösung beitragen.

Jedes Lenkungsgremium benötigt starke Führungskräfte und klar definierte Rollen und Zuständigkeiten. Um realistische Erwartungen an die Leistung des Komitees und die Beteiligung der Mitglieder zu setzen, müssen Sie die zugewiesenen Rollen und Zuständigkeiten dokumentieren und einigen. Sie müssen unbedingt über einen reaktionsschnellen Executive Sponsor und Führungskräfte in diesem Komitee verfügen, um effektiven Einfluss in der gesamten Organisation zu bieten und eine vielfältige Perspektive sicherzustellen.

Hinweis

Passen Sie Rollen und Verantwortlichkeit basierend auf dem Entwurf Ihrer Organisation und Ihres Projektteams an. In kleineren Organisationen können sich diese Rollen überschneiden.

Titel Rolle Kontakt E-Mail
Befürworter aus der Führungsebene Verfechter des Projekts, stellen Sie sicher, dass seine Richtung der Vision der Organisation weiterhin zusagt. Dienen Sie als letztendliche Autorität, Entscheidungen zu treffen, auf die sich das Komitee nicht einigen kann.
Business Decision Maker(en) Verfechter des Projekts, sicherstellen, dass seine Richtung der Vision der Organisation weiterhin zusagt
Architect Stellen Sie sicher, dass Technologieentscheidungen erreichbar sind und an den vereinbarten Geschäftsergebnissen ausgerichtet sind.
Kernteam Project Teams Bereitstellen von Details zu einer bestimmten Komponente, entweder technischer oder nicht technischer Art (z. B. Übernahme- und Änderungsmanagement)
Quality Champion Gehen Sie für die Berücksichtigung von Qualitätsmetriken ein.
Programm-/Project-Manager Übernehmen Sie die Verantwortung für die Präsentation und das Sammeln von Feedback, um sie in das Projekt zu integrieren.
Partnerkontoteam Feedback aus der Sicht des Partners aus einer breiteren Perspektive geben, auf andere Partneraktivitäten.
Partnerteam Project Team Bereitstellen von Feedback aus der Sicht des Partners zur Lieferung des Projekts

Planen von Besprechungen des Lenkungsgremiums

Obwohl jede Organisation und jedes Projektteam auf etwas unterschiedliche Weise strukturiert ist, sollte die Besprechung des Lenkungsgremiums nie zu einer weiteren Projektstandupbetreffs werden. Bedenken Sie die Ziele der Besprechung des Lenkungsgremiums: Es ist Ihre Gelegenheit, das Projekt auf Kurs zu halten, indem Sie die Unterstützung und Leitung von der Geschäftsleitung des Sponsors oder der Geschäftsleitung erhalten. Stellen Sie sicher, dass alle an dieser Besprechung teilnehmen, damit es direkten Nachrichten zwischen dem gesamten Projektteam und dem Executive Sponsor oder der Geschäftsleitung gibt und es keine Fehlkommunikation gibt, wenn die Nachricht weitergeleitet wird.

Berücksichtigen Sie beim Planen einer Komiteesitzung den Zeitplan für das Projekt und die abläufe in der Organisation. Versuchen Sie, die Planung entweder wöchentlich oder jede zweite Woche basierend auf den Einstellungen der leitenden Sponsoren und dem Tempo Ihrer Organisation zu planen.

Tipp

Wenn Ihre Umgebung sich schnell bewegt, lassen Sie nicht zu viel Zeit zwischen den Besprechungen verpassen. Dies kann zu Problemen führen, die durch häufigere Besprechungen vermieden werden könnten. In einer langsameren Umgebung kann das Halten einer Besprechung jede Woche jedoch zu ermüdenden Besprechungen führen, was die Effektivität des Lenkungsgremiums verringern kann. Verwenden Sie Ihre Erfahrung und Ihr Vermögen, um den passenden Zeitablauf zu bestimmen, und denken Sie immer daran, dass Sie den Zeitplan ändern können. Treffen Sie sich nicht nur zu Besprechungsgründen.

Vorbereiten für die Besprechung

Um die Zeit aller zu nutzen, müssen Sie sich auf die Besprechung vorbereiten. Das Kernteam kann mit der Vorbereitung des Materials für die Besprechung des Lenkungsgremiums beginnen. Sie können eine Präsentation PowerPoint erstellen, um sich auf die Besprechung vorzubereiten.

Die folgenden Ressourcen sollten abgeschlossen und in den Präsentationsstapel für die Besprechung aufgenommen werden:

  • Nach verfolgen von Aktionselementen aus früheren Lenkungssitzungen

  • Lenkungsgremium PowerPoint, Bericht zum Projektstatus auf hoher Ebene

    • Betrachten Sie das Projekt in einer monatlichen/vierteljährlichen/jährlichen Überprüfung.

    • Identifizieren Sie wichtige Projektmeilensteine:

      • Erläutern Sie die Wichtigkeit und Auswirkungen von Meilensteinen (diese sollten im Risikoregister erfasst werden).

      • Entscheiden Sie auf der Grundlage der Vorbereitung auf anstehende Migrationen, insbesondere mit Entscheidungsträgern, ob sie los-/nicht-los sind.

    • Projektausführungstermine und Aktivitäten mit hohem Einfluss herausrufen.

    • Bericht über die OKRs, die vom Komitee als wichtig identifiziert wurden; achten Sie darauf, nutzungs-, benutzerfreundliche, Qualitäts- und Zuverlässigkeitsmetriken mitzuverlässigen.

  • Lenkungsbericht PowerPoint, wöchentlicher Statusbericht für das Projekt

    • Enthält Hervorhebungen und Lowlights, wichtige Probleme und Aktionselemente sowie die nächsten Schritte.

    • Enthält mehr technische Details, die sich auf die täglichen Probleme und weniger auf den Gesamtstatus des Projekts konzentrieren.

  • Problemprotokoll und Risiken werden registriert

    • Teilen Sie den Status aller Probleme mit, die vom Komitee verfolgt werden.

      • Stellen Sie ein Update für alle Fehler bereit.
    • Identifizieren Sie alle neuen Elemente, die sich auf den Erfolg von Unternehmensergebnissen auswirken könnten.

      • Identifizieren sie die Auswirkungen auf das Projekt.

      • Identifizieren Sie die betroffenen Personen oder Geschäftseinheiten.

      • Identifizieren Sie die nächsten Schritte, und geben Sie an, welche Unterstützung von den Mitgliedern des Komitees erforderlich sein könnte.

  • Qualitätsübersicht: Verwenden Sie den Leitfaden unter Vorbereiten Ihres Netzwerks für Teams.

    • Seien Sie darauf vorbereitet, die Ergebnisse dieser Qualitätsberichte detaillierter zu erläutern und Empfehlungen zur Behebung notierter Probleme mit auf den Markt zu geben.

    • Passen Sie die Qualitätsberichte jede Woche an, um sich auf die folgenden Bereiche zu konzentrieren:

      • Allgemeine Qualitätstrends für die Organisation

      • Der Status von bekannten Problemwebsites oder Websites, bei der Probleme auftreten, um die Richtung der Website zu zeigen und – idealerweise – positive Ergebnisse der Problembehebungsarbeiten zu melden

      • Der Qualitätsstatus der zuletzt aktivierten Websites basierend auf dem Projektfortschritt

Planen Sie als Nächstes einen Anruf, um sich auf die Besprechung des Lenkungsgremiums vorzubereiten. Dieser Aufruf sollte nur die Teammitglieder umfassen, die vom Wichtigsten des Hauptprojektteams sind. Dies kann Ressourcen aus Netzwerken, Desktops, Vorgängen oder anderen Teams umfassen, deren Elemente während der Komiteesitzung behandelt werden. Die Mitglieder des Hauptprojektteams sollten niemals von Material, das Sie während des Anrufs des Lenkungsgremiums abdecken möchten, abgefangen werden.

Dieser vorbereitende Anruf ist eine hervorragende Möglichkeit zum Synchronisieren, bevor sich das Lenkungsgremium trifft. Es ist auch an der Zeit, dafür zu sorgen, dass alle offenen Elemente, Unstimmigkeiten oder Misseigungen im Projektteam zum Licht gebracht werden. Dies soll dazu beitragen, die offene Kommunikation zu fördern und zu verhindern, dass jemand während der Besprechung plötzlich überrascht wird.

Überprüfen Sie die Berichte dieser Woche mit dem Kernteam und den Projektbeteiligten der Partner, und beantworten Sie alle Bedenken oder Fragen. Arbeiten Sie innerhalb des Teams, um Inhalte basierend auf Ihren Diskussionen anzupassen, hinzuzufügen oder zu entfernen oder um weitere Klärung durch den Lenkungsrat zu bitten. Weisen Sie die Teammitglieder zu, die die einzelnen Abschnittsabschnitte präsentieren sollen, um Fluss und Kontinuität sicherzustellen.

Halten der Besprechung

Die Besprechung selbst sollte eine natürliche Fortsetzung der Vorbereitungsarbeit sein, die das Kernteam erledigt hat. Denken Sie daran, dass das Ziel dieser Besprechungen ist es, eine Atmosphäre der Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, um die Vision des Projekts zu erreichen. Verwenden Sie die folgenden Vorschläge, um den Erfolg von Besprechungen zu gewährleisten:

  1. Planen Sie die Besprechung so, dass sie ihnen gegenüber stehen kann. Identifizieren Sie einen Konferenzraum mit einem Tisch, der groß genug für alle Ist-Benutzer ist. Stellen Sie sicher, dass der Besprechungsraum über Videofunktionen verfügt. Obwohl es ideal wäre, alle im Raum zu haben, ist dies nicht immer möglich. Stellen Sie daher sicher, dass die Besprechungseinladung den Konferenzraum und die Online-Besprechungsinformationen mit mindestens Audio enthält – im Idealfall aber Audio, Video und Freigabe. Fordern Sie alle Remoteteilnehmer auf, video zu verwenden, wenn sie an der Besprechung teilnehmen.

  2. Versuchen Sie, sich an die Tagesordnung zu halten, obwohl keine Zweifelsentlenkungen entstehen, die behoben werden müssen. Fügen Sie diese Elemente nach Möglichkeit (je nach Wichtigkeit) einem Abschnitt "Parkplatz" hinzu, und adressieren Sie sie später . Wenn das Thema zu wichtig ist, um es zu verschieben, sollten Sie sich darauf einigen, um weiter darüber zu diskutieren, aber zu wissen, dass Sie einige andere Tagesordnungspunkte in zukünftige Besprechungen verschieben müssen. Stimmen Sie zu, eine gewisse Zeit (fünf bis zehn Minuten) für alle Drücken von Elementen auf lange Zeit in die Zukunft zu setzen, die der sofortigen Aufmerksamkeit des Komitees bedarf.

  3. Seien Sie darauf vorbereitet, alle offenen Supportfälle zu besprechen. Versuchen Sie, die Diskussion für diese Besprechung auf einem möglichst hohen Niveau zu halten – Anzahl der Tickets, Art der Tickets, wichtige offene Artikel. Sie sollten darauf vorbereitet sein, alle Probleme zu beheben, auch wenn sie geringfügig sind, um die Auswirkungen auf das Unternehmen und die Auswirkungen auf das Projekt zu verstehen.

  4. Delegieren sie einen Notizenvermerker. Es ist zu schwierig, während der Präsentation notizen zu machen, oder in der Mitte einer gesprächsverstandenen Diskussion. Stellen Sie sicher, dass alle Entscheidungen, die im Komitee getroffen werden, im Detail dokumentiert sind. Bereiten Sie sich darauf vor, diese Entscheidungen und Notizen im Rahmen einer Nach-E-Mail zu senden.

  5. Versuchen Sie immer, positive Neuigkeiten über den Arbeitsaufwand und das Benutzerfeedback von Personen (sofern verfügbar) zu unterstützen. Erzählen und verkaufen Sie ihre Geschichte. Wenn Das Feedback negativ ist, sollten Sie darauf vorbereitet sein, es zu diskutieren und zu erläutern, wie die Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit behandelt werden.

    a. Nutzen Sie die Gelegenheit, einzelnen Teammitgliedern etwas für ihre gute Arbeit zu geben. Es ist wichtig zu erkennen, dass hervorragende, harte Arbeit von Teammitgliedern durchgeführt wird, insbesondere vor den Führungskräften.

  6. Speichern Sie immer das Ende der Besprechung, um sich auf die nächsten Schritte zu einigen und den Besitzer der Aktionselemente zu identifizieren, die während der Besprechung vereinbart wurden.

  7. Senden Sie Teilnehmern eine E-Mail nach, die die von Ihnen erstellte Präsentation enthält, und fügen Sie alle Notizen an, die erstellt wurden. Achten Sie darauf, alle Personen, die nicht teilnehmen, mit dabei zu haben.

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Übersicht des Lenkungsgremiums überprüft haben, ist es an der Zeit, zu handeln. Das Projektteam sollte mit seiner Arbeit beginnen, um den Lenkungsrat in die Zeitachse des Projekts zu implementieren und eine normale Lenkungsgruppe für die Besprechung vorzubereiten. Im Idealfall wird das Komitee gebildet, bevor das Projekt beginnt und in allen Phasen Anleitungen zur Verfügung steht. Wenn dies nicht der Fall sein kann, müssen Sie das Komitee bilden, das das Projektteam zu einem erfolgreichen Ergebnis führt.

  1. Identifizieren Sie die Mitglieder des Lenkungsgremiums. Fragen Sie sich selbst:

    • Haben wir die richtige Darstellung von Unternehmen und Führungskräften?

    • Sind die von uns identifizierten Mitglieder in der Lage, ihre Geschäftseinheiten oder Peers in anderen Einheiten zu beeinflussen?

  2. Erstellen Sie eine Kommunikation, die an jedes Mitglied des Lenkungsgremiums gesendet werden soll:

    • Fügen Sie die Tabelle "Rollen" ein.

    • Verkaufen Sie die Wichtigkeit des Komitees.

  3. Richten Sie die erste Besprechung ein, um Rollen und Zuständigkeiten zu besprechen, die Komiteesatzung zu definieren und die OKRs zu überprüfen oder zu definieren. Tagesordnungspunkte können auch Folgendes umfassen:

    • Diskutieren Sie den Besprechungsfrequenz.

    • Überprüfen Sie, ob der Charter und die OKRs zu einem aussagekräftigen Geschäftsergebnis führen.

    • Vergewissern Sie sich, dass die Strategie mit den OKRs in Übereinstimmung steht.

  4. Beginnen Sie mit der Fahrqualität in jeder Unterhaltung:

    • Formuliert die Wichtigkeit eines Qualitäts-Champions.

    • Identifizieren Sie die Personen oder das Team, die die Rolle "Qualitäts-Champion" übernehmen sollen.

Der Erfolg eines Lenkungsgremiums passiert nicht durch Glück. Die Auswahl der richtigen Mitglieder mit den besten Absichten kann trotzdem zu schlechten Ergebnissen führen. Um den Erfolg des Lenkungsgremiums zu unterstützen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über Folgendes verfügen:

  • Eine vereinbarte Vision und einen Umfang für das Projekt mit klar definierten, messbaren Geschäftsergebnissen, die von den Komitees eintreten werden.

  • Eine gut organisierten Tagesordnung, die für zweckreiche Besprechungen steht.

  • Eine Atmosphäre offener Kommunikation.

    • Offene Kommunikation und Zusammenarbeit werden das Komitee befähigen. Schaffen Sie eine Umgebung, in der alle Stimmen gehört werden und die Meinungen respektiert werden. Eindeutige Perspektiven können den größten Einfluss haben.

    • Eine offene Umgebung kann aktiviert werden, wenn Führungskräfte handeln, um zusammenarbeiten und Kommunikation für Mitglieder zu fördern. Hier sind einige Richtlinien:

      • Alle Komiteemitglieder sollten starke Verfechter der Änderung sein, die in der Organisation eingeführt wird.

      • Halten Sie die Größe des Komitees auf diejenigen beschränkt, die unbedingt benötigt werden, um ein genaues Bild zu liefern, und auf diejenigen, die Entscheidungen über Geschäftseinheiten hinweg treffen oder beeinflussen können. Das Verständnis der Hierarchie der Organisation und der direkten Einflusslinie jedes Mitglieds ist entscheidend, wenn Blockierer angezeigt werden.

      • Beteiligen Sie die Projektmanager und Teamleiter an Diskussionen und Diskussionen im Komitee. Laden Sie weitere Hauptteammitglieder ein, um in detaillierten Diskussionen, die in bestimmten Bereichen erforderlich sein könnten, Klarheit zu schaffen.

Im Laufe des Lebenszyklus der Lösung ändert sich die Rolle des Komitees. Wenn die Planung und Onboarding in die Phase des Laufwerkwerts ein- und einziehen, müssen die Komitees möglicherweise mehrere Anpassungen vornehmen:

  • Passen Sie den Besprechungsfrequenz an. Schauen Sie sich die Dynamik der Organisation an, und bestimmen Sie, ob die Besprechung weniger häufig sein muss. Da die Veränderung der Organisation zu schwinden beginnt, wird die Häufigkeit der Kommunikation auf ebener Ebene wahrscheinlich abnehmen. Überprüfen, ob die Besprechung in einen monatlichen oder vierteljährlichen Besprechungswechsel geändert werden sollte

  • Passen Sie die Mitarbeiter in der Besprechung an. Wenn die Lösung in die Laufwerkwertphase wechselt, wird wahrscheinlich das Kernprojektteam neuen Projekten zugewiesen. Es ist erforderlich, das Team zu aktualisieren, das den Support meldet, und die Vorgänge werden zu den Leads für den Status der Lösung.

  • Definition und Berichterstellung für betriebsbereite OKRs. Wichtige Ergebnisse und Erfolgsindikatoren werden sich während des gesamten Lebenszyklus der Lösung ändern. Die gewünschten Unternehmensergebnisse sollten weiterhin nachverfolgt und gemeldet werden. Berichten Sie weiterhin über die Qualität und Zuverlässigkeit der Sprachlösung im Zusammenhang mit der Entwicklung in Richtung des Geschäftsergebnis. Zusätzliche Metriken und wichtige Ergebnisse wie das Benutzererlebnis, die Benutzeradzeptanz und Supportmetriken werden zu den wichtigsten Erfolgsindikatoren.

  • Verwenden Sie ein größeres Lenkungsgremium, um die Phasen des Laufwerkwerts mehrerer Lösungen zu verdecken. Suchen Sie nach Möglichkeiten für eine effizientere Nutzung des Lenkungsgremiums. Verwenden Sie die Komiteemitglieder, um Hilfestellung für einen größeren Lösungsbereich zu bieten.