LenkungsausschussSteering committee

Übersicht des LenkungsausschussesSteering committee overview

Ein Lenkungsausschuss ist eine übergeordnete Gruppe von wichtigen Stakeholdern und Projektleitern, die zusammengebracht wurden, um ein Projekt oder Programm zu den definierten geschäftlichen Ergebnissen zu führen.A steering committee is a governing group of key stakeholders and project leaders who have been brought together to guide a project or program toward its defined business outcomes. Das Lenkungskomitee ist nicht direkt für die Bereitstellung des Projekts verantwortlich, sondern vielmehr, was das Projekt dem unter nehmen liefert.The steering committee isn't directly responsible for how the project is delivered, but rather what the project delivers to the business.

Für jedes Projekt ist eine vereinbarte Vision und Charta erforderlich.Every project requires an agreed-on vision and charter. Um die gewünschten Ergebnisse der Projekte zu liefern, muss die Vision klar definiert sein, Sie muss überwacht und gewartet werden.To deliver the projects' desired outcomes the vision must be clearly defined, it needs to be monitored and maintained. Dieser wird in die Zuständigkeit des Lenkungsausschusses gestellt: um Entscheidungen zu treffen, Ratschläge zu erteilen, strategisches beaufsichtigen zu führen, als Fürsprecher für die Organisation für die Initiativen des Projekts zu fungieren und – falls erforderlich – Blocker zu entfernen.This becomes the responsibility of the steering committee: to drive decisions, advise, provide strategic oversight, to serve as advocates to the organization for the project's initiatives, and—when necessary—remove blockers.

Ihre Organisation sollte die Bildung des Lenkungsausschusses erheblich überdenken.Your organization should put significant thought into the formation of the steering committee. Der Ausschuss muss sicherstellen, dass das Projekt die Unternehmensziele erreicht, die Sie für das Vorantreiben von Änderungen in der gesamten Organisation definiert haben, sich regelmäßig treffen, um den aktuellen Puls des Projekts zu besprechen, und dabei helfen, alle Hindernisse zu beseitigen, die während der Reise aufgetreten sind.The committee must ensure that the project achieves the business objectives you've defined for driving change throughout the organization, meet periodically to discuss the current pulse of the project, and help remove any obstacles that are encountered during the journey.

Der Ausschuss sollte seine Charta definieren, um einige der wichtigsten Ziele einzubeziehen:The committee should define its charter to include some key objectives:

  • Halten Sie eine starke Abstimmung zwischen dem Projektteam und dem Executive-Sponsor oder der Führungskraft.Keep a strong alignment between the project team and the executive sponsor or executive leadership.

  • Geben Sie dem Executive-Sponsor oder der Führungskraft einen Einblick in den Projektstatus.Provide insight into the status of the project to the executive sponsor or executive leadership.

  • Ermöglichen Sie es dem Executive-Sponsor oder dem Executive Leadership-Team, Richtung und Eingabe für das Projekt bereitzustellen, und stellen Sie sicher, dass es den übergeordneten Geschäftszielen entspricht, indem Sie Projektpläne, objektive Schlüsselergebnisse (OKRs) und andere Projektaktivitäten anpassen.Allow the executive sponsor or executive leadership team to provide direction and input to the project and ensure that it aligns with overarching business goals, by adjusting project plans, objective key results (OKRs), and other project activities.

Das Lenkungskomitee tagt zu einem wiederkehrenden Intervall während der gesamten Laufzeit eines Projekts, um die Ausrichtung zwischen organisatorischer Führung und Projektteam zu gewährleisten.The steering committee meets at a recurring interval throughout the lifetime of a project to ensure alignment between the organizational leadership and the project team. Diese kritische Besprechung stellt sicher, dass die Richtung des Projekts die vollständige Unterstützung durch Leadership hat, und es werden alle von der Führungskraft bereitgestellten Feedbacks in das Projekt integriert, um den Erfolg zu steigern.This critical meeting ensures that the direction of the project has leadership's full support and incorporates any feedback provided by leadership into the project to drive success. Der Ausschuss verwendet diese Besprechungen, um Einblicke in den Projektstatus zu erhalten und auch an:The committee uses these meetings to gain insight into project status, and also to:

  • Vereinbaren Sie Geschäftsergebnisse, die sich an den Fall des Unternehmens orientieren, und stellen Sie sicher, dass das Projekt auf die bereitstellungdieser Ergebnisse ausgerichtet ist.Agree on business outcomes that align to the business case, and to ensure the project is driving towards delivery of these outcomes.

  • Überprüfen und genehmigen Sie das Projekt für die Genauigkeit und Einhaltung des Geschäftsfalls.Check and approve the project for accuracy and compliance with the business case.

  • Überprüfen und überprüfen Sie die am Geschäftsfall vorgenommenen Änderungen, die sich auf definierte Ergebnisse auswirken können.Review and verify changes made to the business case that could affect any defined outcomes.

  • Treffen Sie strategische Entscheidungen bezüglich der Priorisierung von Projektergebnissen, und genehmigen Sie Zwischenergebnisse.Make strategic decisions regarding the prioritization of project deliverables, and approve interim deliverables.

  • Ermitteln, managen und verringern Sie Lücken, Risiken und Probleme, bei denen zusätzlicher Einfluss des Ausschusses erforderlich ist.Identify, manage, and mitigate gaps, risks, and issues where additional influence is required from the committee.

  • Sammeln Sie Unterstützung des Executive-Sponsors oder des Executive Leadership Teams für Probleme, die Eskalation erfordern, priorisieren und Konflikte zwischen Stakeholder-Geschäftseinheiten beheben.Gather support from the executive sponsor or executive leadership team for issues that require escalation, prioritizing and resolving any conflicts between stakeholder business units. 

  • Bereitstellen von formellem Feedback und Empfehlungen für Führungskräfte, das Change Advisory Board oder andere Geschäfts-und IT-Stakeholder, sofern zutreffend.Provide formal feedback and recommendations to executive leadership, the change advisory board, or other business and IT stakeholders, as applicable.

Mitglieder des Lenkungsausschusses ermittelnIdentify members of the steering committee

Ein Ausschuss ist nur so effektiv, wie seine Teilnehmer einflussreich sind.A committee is only as effective as its participants are influential. Das Lenkungskomitee muss die Vertretung sowohl von geschäftlichen als auch technischen Entscheidungsträgern sowie einer der wichtigsten Projektteamleiter und Partnerteams aufrecht erhalten, die zur Lösung beitragen.The steering committee needs to maintain representation from both business and technical decision makers, along with any of the core project team leadership and partner teams who contribute to the solution.

Jeder Lenkungsausschuss benötigt eine starke Führungsposition und klar definierte Rollen und Zuständigkeiten.Every steering committee needs strong leadership and clearly defined roles and responsibilities. Um realistische Erwartungen an die Leistung des Ausschusses und die Beteiligung seiner Mitglieder zu stellen, müssen Sie zugewiesene Rollen und Zuständigkeiten dokumentieren und Ihnen zustimmen.To set realistic expectations for the committee's performance and the participation of its members, you must document and agree on assigned roles and responsibilities. Sie müssen unbedingt über einen ansprechenden Executive-Sponsor und eine Unternehmensführung in diesem Komitee verfügen, um einen effektiven Einfluss in der gesamten Organisation zu bieten und eine unterschiedliche Perspektive zu gewährleisten.You absolutely must have a responsive executive sponsor and business leadership on this committee to provide effective influence across the organization and ensure a diverse perspective.

Hinweis

Passen Sie Rollen und Verantwortlichkeit auf Grundlage Ihrer Organisation und ihres Projektteam Designs an.Adjust roles and responsibility based on your organization and project team design. In kleineren Organisationen können sich diese Rollen überlappen.In smaller organizations, these roles can overlap.

TitelTitle RolleRole KontaktContact E-MailEmail
Befürworter aus der FührungsebeneExecutive Sponsor Treten Sie für das Projekt ein, stellen Sie sicher, dass die Richtung in Einklang mit der Vision der Organisation bleibt.Advocate for the project, ensure its direction stays in alignment with the vision of the organization. Als endgültige Autorität dienen, um Entscheidungen zu treffen, auf die sich der Ausschuss nicht einigen kann.Serve as ultimate authority to make decisions the committee can't agree on.
Entscheidungsträger für UnternehmenBusiness Decision Maker(s) Fürsprecher für das Projekt, sicherstellen, dass seine Richtung in Einklang mit der Vision der Organisation bleibtAdvocate for the project, ensure its direction stays in alignment with the vision of the organization
FeaturesatzArchitect Sicherstellen, dass Technologieentscheidungen erreichbar sind und sich an vereinbarte geschäftliche Ergebnisse anpassen.Ensure that technology decisions are achievable and align to agreed-on business outcomes.
Zentrales Projekt TeamCore Project Team Bereitstellen von Details zu einer bestimmten Komponente, entweder technischer oder nicht technischer Art (wie Annahme und Änderungsverwaltung)Provide details about any specific component, either technical or non-technical (such as adoption and change management)
Quality ChampionQuality Champion Für die Zusammenstellung von Qualitätskennzahlen verantwortlich sein.Be accountable for putting together quality metrics.
Programm/Projekt ManagerProgram/Project Manager Übernehmen Sie die Verantwortung für die Präsentation und Sammlung von Feedback, um Sie in das Projekt einzubeziehen.Take responsibility for the presentation and collection of feedback to incorporate into the project.
Team des Partner KontosPartner Account Team Geben Sie Feedback aus der Sicht des Partners aus einer breiteren Perspektive, anderen Partner Aktivitäten.Provide feedback from the partner's point of view from a broader perspective, other partner activities.
Partner Projekt TeamPartner Project Team Bereitstellen von Feedback aus Sicht des Partners bezüglich der Bereitstellung des ProjektsProvide feedback from the partner's point of view regarding the delivery of the project

Planen von Sitzungen des LenkungsausschussesSchedule steering committee meetings

Obwohl jede Organisation und jedes Projektteam auf etwas andere Weise strukturiert ist, sollte die Sitzung des Lenkungsausschusses nie zu einer weiteren Projektbesprechung werden.Although every organization and every project team is structured in slightly different ways, the steering committee meeting should never become just another project standup meeting. Berücksichtigen Sie die Ziele der Sitzung des Lenkungsausschusses: Sie haben die Möglichkeit, das Projekt auf dem Laufenden zu halten, indem Sie die Unterstützung und Richtung des Executive-Sponsors oder der Führungskraft der Führungskräfte sammeln.Consider the objectives of the steering committee meeting: it's your opportunity to keep the project on track by gathering support and direction from the executive sponsor or executive leadership. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer an dieser Besprechung teilnimmt, damit direkt Nachrichten zwischen dem gesamten Projektteam und dem Executive-Sponsor oder der Führungskraft des Unternehmens stattfinden, und es gibt keine Fehlkommunikation, wenn die Nachricht weitergeleitet wird.Make sure that everyone attends this meeting so there's direct messaging between the entire project team and executive sponsor or executive leadership and there is no miscommunication when the message is relayed.

Berücksichtigen Sie beim Planen einer Ausschuss Besprechung die Projekt-und Organisations Kadenz.When scheduling a committee meeting, take into consideration the project and organizational cadence. Versuchen Sie, die Woche oder jede zweite Woche zu planen, basierend auf den Präferenzen Ihrer Executive-Sponsoren und dem Tempo Ihrer Organisation.Try to schedule it either weekly or every other week, based on your executive sponsors' preference and the pace of your organization.

Tipp

Wenn es sich um eine sich schnell verändernde Umgebung handelt, sollten Sie nicht zu viel Zeit zwischen Besprechungen verstreichen lassen – das kann zu Problemen führen, die durch häufigere Besprechungen vermieden werden könnten.If yours is a fast-moving environment, don't let too much time pass between meetings—that can lead to problems that could have been avoided by meeting more frequently. In einer langsameren Umgebung kann es jedoch vorkommen, dass eine Besprechung jede Woche zu einer Ermüdung der Besprechung führt, wodurch sich die Effektivität des Lenkungsausschusses verringern kann.However, in a slower-paced environment, holding a meeting every week can lead to meeting fatigue, which might decrease the effectiveness of the steering committee. Ermitteln Sie anhand ihrer Erfahrung und ihres Urteils die passende Kadenz, und denken Sie immer daran, dass Sie den Terminplan ändern können.Use your experience and judgement to determine the appropriate cadence, and always remember that you can change the schedule. Treffen Sie sich nicht nur um der Besprechung Willen.Don't meet just for the sake of meeting.

Vorbereiten für die BesprechungPrepare for the meeting

Sie müssen sich auf die Besprechung vorbereiten, damit Sie die Zeit der anderen optimal nutzen können.To make the most of everyone's time, you need to prepare for the meeting. Das Core-Team kann mit der Vorbereitung des Materials für die Sitzung des Lenkungsausschusses beginnen.The core team can start to prepare the material for the steering committee meeting. Sie können eine PowerPoint-Präsentation erstellen, um die Vorbereitung auf die Besprechung zu unterstützen.You can create a PowerPoint presentation to help prepare for the meeting.

Die folgenden Ressourcen sollten ausgefüllt und im Präsentations Stapel für die Besprechung enthalten sein:The following assets should be completed and included in the presentation deck for the meeting:

  • Nachverfolgung der Aktionspunkte des vorherigen LenkungsausschussesFollow-up on prior steering committee action items

  • Lenkungsausschuss PowerPoint, Projektstatusbericht auf höherer EbeneSteering committee PowerPoint, project high-level status report

    • Schauen Sie sich das Projekt ganz aus einer monatlichen/Quartals-/Jahres-Überprüfung an.Look at the project all up from a monthly/quarterly/yearly–type review.

    • Ermitteln der wichtigsten Projektmeilensteine:Identify key project milestones:

      • Erläutern Sie die Wichtigkeit und Auswirkung von Meilensteinen (diese sollten im risikoregister erfasst werden).Discuss the importance and impact of milestones (these should be captured in the risks register).

      • Entscheiden Sie sich für die bevorstehenden Migrationen, die auf der Vorbereitung basieren, insbesondere bei Entscheidungsträgern in Unternehmen.Decide on go/no-go for upcoming migrations based on preparation, particularly with business decision makers.

    • Rufen Sie Projekt Ausführungsdaten und Aktivitäten mit hoher Auswirkung auf.Call out project execution dates and high-impact activities.

    • Bericht über die OKRs, die für das Komitee als wichtig eingestuft wurden; Achten Sie darauf, die Metriken Verwendung, Benutzer Sentiment, Qualität und Zuverlässigkeit einzubeziehen.Report on the OKRs that were identified as important to the committee; be sure to include usage, user sentiment, quality and reliability metrics.

  • Lenkungsausschuss PowerPoint, Bericht "wöchentlicher Projektstatus"Steering Committee PowerPoint, project weekly status report

    • Enthält Hervorhebungs-und Lowlights, Schlüsselprobleme und Aktionselemente sowie die nächsten Schritte.Contains highlight and lowlights, key issues, and action items, and next steps.

    • Enthält weitere technische Details, die sich auf alltägliche Probleme und weniger auf den Gesamtprojekt Status konzentrieren.Contains more technical detail focused on day to day issues and less on overall project status.

  • Problemprotokoll und Risiken registrierenIssues log and risks register

    • Geben Sie den Status von Problemen frei, die vom Ausschuss nachverfolgt werden.Share the status of any issues that the committee is tracking.

      • Bereiten Sie sich auf die Bereitstellungeines Updates für alle Fehler vor.Be prepared to provide an update on any and all bugs.
    • Ermitteln Sie alle neuen Elemente, die sich auf den Erfolg von Geschäftsergebnissen auswirken könnten.Identify any new items that could affect the success of achieving business outcomes.

      • Ermitteln Sie Ihre Auswirkungen auf das Projekt.Identify their impact on the project.

      • Identifizieren der betroffenen Personen oder UnternehmenseinheitenIdentify the affected individuals or business units.

      • Ermitteln Sie die nächsten Schritte, und welche Hilfe von den Mitgliedern des Ausschusses benötigt werden kann.Identify next steps and what assistance might be required from committee members.

  • Qualitäts Übersicht: Verwenden Sie Anleitungen von Vorbereiten Ihres Netzwerks für Teams.Quality overview: Use guidance from Prepare your network for Teams.

    • Seien Sie bereit, die Ergebnisse dieser Qualitätsberichte ausführlich zu erläutern, und geben Sie Empfehlungen zur Behebung etwaiger aufgetretener Probleme.Be prepared to explain the results of those quality reports in-depth, and include recommendations to remediate any issues noted.

    • Passen Sie die Qualitätsberichte jede Woche an, um sich auf die folgenden Bereiche zu konzentrieren:Adjust the quality reports each week to focus on the following areas:

      • Allgemeine qualitätstrends für die OrganisationOverall quality trends for the organization

      • Den Status bekannter Problem Websites oder Websites, die Probleme aufweisen, um die Richtung der Website zu zeigen und – idealerweise – positive Ergebnisse aus der Behebung von Arbeit zu meldenThe status of known problem sites or sites experiencing issues, to show the direction the site is heading and—ideally—report positive results from remediation work

      • Der Qualitätsstatus der zuletzt aktivierten Websites auf der Grundlage des ProjektfortschrittsThe quality status of recently enabled sites based on project progress

Als nächstes planen Sie einen Anruf zur Vorbereitung der Sitzung des Lenkungsausschusses.Next, schedule a call to prepare for the steering committee meeting. Bei diesem Anruf sollten nur die Teammitglieder enthalten sein, die vom Kernprojektteam kritisch sind, dazu gehören Ressourcen aus dem Netzwerk, Desktop, Operationen oder anderen Teams, die Elemente enthalten, die während der Ausschusssitzung behandelt werden.This call should only include the team members who are critical from the core project team, this could include resources from networking, desktop, operations, or other teams that have items that will be addressed during the committee meeting. Die Mitglieder des Kernteam-Projekts sollten niemals von Material, das Sie während des Lenkungsausschusses abdecken möchten, abgefangen werden.The core project team members should never be caught off-guard by any material you plan to cover during the steering committee call.

Dieser vorbereitende Anruf ist eine großartige Möglichkeit, um sich zu synchronisieren, bevor das Lenkungskomitee tagt.This preparatory call is a great way to sync before the steering committee meets. Es ist auch an der Zeit, sicherzustellen, dass offene Elemente, Unstimmigkeiten oder Missstände im Projektteam ans Licht gebracht werden.It's also the time to ensure that any open items, disagreements, or grievances among the project team are brought to light. Dies soll dazu beitragen, eine offene Kommunikation zu fördern und zu verhindern, dass andere Personen während der Besprechung unangenehm überrascht werden.This is meant to help foster open communication and prevent anyone from being unpleasantly surprised during the meeting.

Überprüfen Sie die Berichte dieser Woche mit dem Kernteam und den Partner Stakeholdern und befassen Sie sich mit allen Problemen oder Fragen.Review that week's reports with the core team and partner stakeholders and address any concerns or questions. Arbeiten Sie innerhalb des Teams, um Inhalte basierend auf Ihren Diskussionen anzupassen, hinzuzufügen oder zu entfernen, oder vereinbaren Sie, weitere Erläuterungen vom Lenkungsausschuss zu verlangen.Work within the team to adjust, add, or remove any content based on your discussions, or agree to ask for additional clarification from the steering committee. Weisen Sie die Teammitglieder zu, die die einzelnen Abschnitte präsentieren, um den Fluss und die Kontinuität zu gewährleisten.Assign the team members who will present each section, to help ensure flow and continuity.

Halten Sie die BesprechungHold the meeting

Die Besprechung selbst sollte eine natürliche Fortsetzung der Prep-Arbeit sein, die das Kernteam durchgeführt hat.The meeting itself should be a natural continuation of the prep work that the core team has done. Denken Sie daran, dass das Ziel dieser Besprechungen die Förderung einer Atmosphäre von Kommunikation und Zusammenarbeit ist, um die Vision des Projekts zu erreichen.Remember that the goal of these meetings is to foster an atmosphere of communication and collaboration to achieve the vision of the project. Mit den folgenden Vorschlägen können Sie den Erfolg der Besprechungen sicherstellen:Use the following suggestions to help ensure the success of the meetings:

  1. Planen Sie die Besprechung von Angesicht zu Angesicht.Schedule the meeting to be face to face. Identifizieren Sie einen Konferenzraum mit einer Tabelle, die groß genug ist, um sich von jedem zu verweilen.Identify a conference room with a table that's large enough for everyone to sit around. Stellen Sie sicher, dass der Besprechungsraum über Videofunktionen verfügt.Ensure the meeting room has video capabilities. Obwohl es ideal wäre, wenn alle Personen im Raum sind, ist es nicht immer möglich, sicherzustellen, dass die Besprechungseinladung den Konferenzraum und die Online Besprechungsinformationen mit mindestens Audio umfasst – aber idealerweise Audio, Video und Freigabe.Although it would be ideal to have everyone in the room, it's not always possible, so ensure the meeting invitation includes the conference room and the online meeting information with at least audio—but, ideally, audio, video and sharing. Ermutigen Sie alle Remote Teilnehmer, Video zu verwenden, wenn Sie an der Besprechung teilnehmen.Encourage all remote participants to use video when they join the meeting.

  2. Versuchen Sie, sich an der Tagesordnung zu halten, aber es gibt keine Zweifel, die Ablenkungen entstehen, die angegangen werden müssen.Try to keep to the agenda, though no doubt distractions will arise that need to be addressed. Wenn möglich (je nach Wichtigkeit), fügen Sie diese Elemente zu einem "Parkplatz"-Abschnitt hinzu, und adressieren Sie Sie später.If possible (depending on their importance), add these items to a "parking lot" section and address them later . Wenn das Thema zu verzögern zu wichtig ist, erhalten Sie eine Vereinbarung, um weiterhin darüber zu diskutieren, aber stellen Sie fest, dass Sie einige andere Tagesordnungspunkte in zukünftige Besprechungen verschieben müssen.If the topic is too important to postpone, get agreement to continue discussing it, but realize that you'll need to move some other agenda items to future meetings. Vereinbaren Sie, einige Zeit (fünf bis zehn Minuten) beiseite zu legen, um alle drängenden Elemente anzusprechen, die die unmittelbare Beachtung des Ausschusses erfordern.Agree to set aside some time (five to ten minutes) to address any pressing items that need the immediate attention of the committee.

  3. Seien Sie bereit, offene Supportfälle zu besprechen.Be prepared to discuss any open support cases. Versuchen Sie, die Diskussion für diese Besprechung so hoch wie möglich zu halten – Anzahl von Tickets, Arten von Tickets, größere offene Posten.Try to keep the discussion as high-level as possible for this meeting—number of tickets, types of tickets, major open items. Sie sollten bereit sein, alle Probleme zu behandeln, auch wenn Sie geringfügig sind, um die Auswirkungen auf das Unternehmen und die Auswirkungen auf das Projekt zu verstehen.You should be prepared to address all issues, even if they're minor, understand the impact to the business and effects on the project

  4. Delegieren Sie einen Notiz nehmer.Delegate a note-taker. Es ist zu schwierig, während einer Präsentation oder inmitten einer hitzigen Debatte Notizen zu machen.It's too difficult to take notes while you're presenting or in the middle of a heated debate. Stellen Sie sicher, dass die Einzelheiten für Entscheidungen dokumentiert sind, die im Komitee getroffen werden.Make sure that details are documented for any decisions that are made in the committee. Seien Sie bereit, diese Entscheidungen und Notizen im Rahmen einer nach Verfolgungs-e-Mail zu senden.Be prepared to send these decisions and notes out as part of a follow-up email.

  5. Versuchen Sie immer, die positiven Nachrichten über den Arbeitsaufwand von Personen und das Feedback der Benutzer (sofern verfügbar) zu fördern.Always try to promote the positive news about people's work effort and user feedback (if available). Erzählen und verkaufen Sie die Geschichte.Tell and sell the story. Wenn das Feedback völlig negativ ist, sollten Sie es besprechen und erläutern, was getan wird, um die negativen Probleme mit der Benutzeroberfläche zu beheben.If feedback is wholly negative, be prepared to discuss it and explain what's being done to address the negative user experience issues.

    a.a. Nutzen Sie die Gelegenheit, den einzelnen Teammitgliedern ein Lob für die gute Arbeit zu geben, die Sie gerade tun.Take the opportunity to give kudos to individual team members for the good work they're doing. Es ist wichtig, zu erkennen, dass eine hervorragende, harte Arbeit von Teammitgliedern geleistet wird, besonders vor Ihrem Führungsteam.It's important to recognize when excellent, hard work is being accomplished by team members, especially in front of their leadership team.

  6. Speichern Sie immer das Ende der Besprechung, um sich auf die nächsten Schritte zu einigen, und ermitteln Sie den Besitzer dieser Aktionselemente, die während der Besprechung vereinbart wurden.Always save the end of the meeting to agree on any next steps and identify the owner of those action items that were agreed on during the meeting.

  7. Senden Sie die nach Verfolgungs-e-Mails der Teilnehmer, die die von Ihnen erstellte Präsentation enthalten, und fügen Sie alle Notizen an, die aufgenommen wurden.Send attendees follow-up email that includes the presentation you created, and append any notes that were taken. Achten Sie darauf, alle Personen einzubeziehen, die nicht teilgenommen haben.Be sure to include anyone who didn't attend.

Nächste SchritteNext steps

Nachdem Sie die Übersicht des Lenkungsausschusses überprüft haben, ist es jetzt an der Zeit, zu handeln. Das Projektteam sollte seine Arbeit zur Implementierung des Lenkungsausschusses in die Zeitachse des Projekts aufnehmen und eine regelmäßige Sitzung des Lenkungsausschusses vorbereiten.After reviewing the overview of the steering committee, it's now time to act. The project team should begin their work to implement the steering committee into the project's timeline and prepare a regular steering committee meeting cadence. Im Idealfall wird das Komitee vor Beginn des Projekts gegründet, und es wird in allen Phasen eine Anleitung bereitgestellt, wenn dies aber nicht der Fall sein kann, bilden Sie das Komitee, um das Projektteam zu einem erfolgreichen Ergebnis zu führen.Ideally, the committee will be formed before the project begins and provide guidance throughout all its phases, but if that can't be the case, form the committee to guide the project team to a successful outcome.

  1. Ermitteln der Mitglieder des LenkungsausschussesIdentify steering committee members. Fragen Sie sich:Ask yourselves:

    • Haben wir die richtige Vertretung aus dem Unternehmen und der Führung?Do we have the right representation from the business and leadership?

    • Sind die Mitglieder, die wir identifiziert haben, in der Lage, ihre Geschäftseinheiten oder Kollegen in anderen Einheiten zu beeinflussen?Are the members we identified able to influence their business units or peers in other units?

  2. Erstellen Sie eine Kommunikation, die an jedes Mitglied des Lenkungsausschusses gesendet werden soll:Create a communication to send to each member of the steering committee:

    • Fügen Sie die Tabelle Rollen hinzu.Include the roles table.

    • Die Wichtigkeit des Ausschusses zu verkaufen.Sell the importance of the committee.

  3. Richten Sie die erste Besprechung ein, um Rollen und Zuständigkeiten zu diskutieren, die Charta des Ausschusses zu definieren und die OKRs zu überprüfen oder zu definieren.Set up the first meeting to discuss roles and responsibilities, define the charter of the committee, and validate or define the OKRs. Tagesordnungspunkte können auch Folgendes umfassen:Agenda items can also include:

    • Besprechen Sie die Besprechungs Kadenz.Discuss the meeting cadence.

    • Überprüfen Sie, ob die Charta und die OKRs zu einem sinnvollen Geschäftsergebnis führen.Validate that the charter and OKRs are driving toward a meaningful business outcome.

    • Überprüfen Sie, ob die Strategie mit OKRs ausgerichtet ist.Verify that the strategy is in alignment with OKRs.

  4. Beginnen Sie mit der Qualität in jeder Unterhaltung:Start driving quality in every conversation:

    • Artikulieren Sie die Wichtigkeit, einen Qualitätschampion zu haben.Articulate the importance of having a quality champion.

    • Identifizieren Sie die Personen oder Teams, die die Rolle des Qualitäts Champions übernehmen werden.Identify the people or team who will take on the Quality Champion role.

Der Erfolg des Lenkungsausschusses geht nicht von Glück aus.Steering committee success doesn't happen by luck. Wenn Sie die richtigen Mitglieder mit den besten Absichten auswählen, können Sie dennoch schlechte Ergebnisse erzielen.Choosing the right members, with the best of intentions, can still yield poor results. Um den Erfolg des Lenkungsausschusses zu fördern, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über Folgendes verfügen:To help drive the success of the steering committee, you need to ensure you have the following:

  • Eine vereinbarte Vision und Umfang für das Projekt mit klar definierten, messbaren Geschäftsergebnissen, die vom Ausschuss befürwortet werden.An agreed-on vision and scope for the project with well-defined, measurable business outcomes that the committee will be advocating.

  • Eine gut organisierte Tagesordnung, die gezielte Besprechungen steuert.A well-organized agenda that drives purposeful meetings.

  • Eine Atmosphäre offener Kommunikation.An atmosphere of open communication.

    • Durch offene Kommunikation und Zusammenarbeit wird der Ausschuss ermächtigt.Open communication and collaboration will empower the committee. Erstellen Sie eine Umgebung, in der alle Stimmen zu hören sind und Meinungen respektiert werden.Create an environment where all voices are heard and opinions are respected. Eindeutige Perspektiven können die größte Auswirkung haben.Unique perspectives can have the greatest impact.

    • Eine offene Umgebung kann aktiviert werden, wenn Leadership zur Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Mitgliedern dient.An open environment can be enabled when leadership acts to promote member collaboration and communication. Hier sind einige Richtlinien:Here are some guidelines:

      • Alle Mitglieder des Ausschusses sollten starke Fürsprecher für die Änderung sein, die für die Organisation eingeführt wurde.All committee members should be strong advocates for the change that's being introduced to the organization.

      • Beschränken Sie die Größe des Ausschusses auf diejenigen, die unbedingt benötigt werden, um ein genaues Bild zu liefern, und Personen, die Entscheidungen über Unternehmenseinheiten hinweg treffen oder beeinflussen können.Keep the committee size limited to those who are absolutely needed to provide an accurate picture and those who can make or influence decisions across business units. Wenn Blocker angezeigt werden, ist es wichtig, dass die Hierarchie der Organisation und die direkte Beeinflussungs Richtung der einzelnen Mitglieder verstanden werden.Understanding the organization's hierarchy and each member's direct line of influence will be crucial when blockers appear.

      • Engagieren Sie die Projektmanager und Teamleiter in den Diskussionen und Beratungen des Ausschusses.Engage the project managers and team leaders in committee discussions and deliberations. Seien Sie bereit, weitere Mitglieder des Kernteams einzuladen, um Klarheit in eingehende Diskussionen zu bringen, die möglicherweise in bestimmten Bereichen erforderlich sind.Be ready to invite additional core team members to bring clarity to in-depth discussions that might be needed in specific areas.

Über den Lebenszyklus der Lösung wird sich die Rolle des Ausschusses ändern.Over the lifecycle of the solution the role of the committee will change. Da die Bereitstellung und Onboarding-Bewegung in die Drive-Value-Phase integriert ist, kann das Komitee verschiedene Anpassungen vornehmen:As envisioning and onboarding move into the drive value phase several adjustments may be needed to the committee:

  • Passen Sie die Kadenz der Besprechung an.Adjust the cadence of the meeting. Sehen Sie sich die Dynamik der Organisation an, und ermitteln Sie, ob die Besprechung seltener stattfinden muss.Look at the dynamic of the organization and determine if the meeting needs to happen less frequently. Da die organisatorischen Änderungen allmählich schwinden, wird die Häufigkeit für die Kommunikation auf dem neuesten Stand wahrscheinlich abnehmen.As the organizational change begins to dwindle the frequency for up-level communication will likely diminish. Untersuchen der Änderung der Besprechung in eine monatliche oder vierteljährliche Besprechungs Kadenz, falls zutreffendInvestigate changing the meeting to a monthly or quarterly meeting cadence if appropriate

  • Passen Sie die Mitarbeiter in der Besprechung an.Adjust the representatives in the meeting. Wenn die Lösung in die Antriebs Wert Phase wechselt, ist es wahrscheinlich, dass das Kernprojektteam neuen Projekten zugewiesen wird.As the solution moves into the drive value phase it is likely that the core project team will be reassigned to new projects. Es wird notwendig sein, das Team zu aktualisieren, das als Unterstützung gemeldet wird, und Vorgänge werden zu den Leads des Status der Lösung.It will be necessary to update the team that is reporting as support and operations will become the leads on the status of the solution.

  • Definition und Berichterstellung für operative OKRs.Definition and reporting against operational OKRs. Die wichtigsten Ergebnisse und Erfolgsindikatoren werden sich über den Lebenszyklus der Lösung ändern.Key results and success indicators will change over the lifecycle of the solution. Die gewünschten geschäftlichen Ergebnisse sollten weiterhin nachverfolgt und gemeldet werden.The desired business outcomes should continue to be tracked and reported. Berichten Sie weiterhin über die Qualität und Zuverlässigkeit der Voice-Lösung im Hinblick auf das unternehmerische Ergebnis.Continue to report on the quality and reliability of the voice solution in the context of driving towards the business outcome. Zusätzliche Metriken und wichtige Ergebnisse, wie Benutzer Sentiment, Benutzerakzeptanz und Support Metriken, werden zu den wichtigsten Indikatoren für den Erfolg.Additional metrics and key results, such as, user sentiment, user adoption and support metrics will become the top indicators of success.

  • Verwenden Sie einen größeren Schirm des Lenkungsausschusses, um die Antriebs Wert Phasen mehrerer Lösungen abzudecken.Use a larger steering committee umbrella to cover the drive value phases of multiple solutions. Suchen Sie nach Möglichkeiten für eine effizientere Nutzung des Lenkungsausschusses.Look for opportunities to more efficiently use the steering committee. Verwenden Sie das Komitee, um in einem größeren Lösungsbereich Hilfestellung zu leisten.Use the committee to provide guidance across a larger sphere of solutions.