Erste Schritte mit Nachrichten mit Aktionen in Office 365

Nachrichten mit Aktionen können über einen Gruppen- oder Posteingangsconnector veröffentlicht oder direkt per E-Mail gesendet werden. Die Auswahl des geeigneten Übermittlungsmechanismus hängt vom jeweiligen Szenario ab.

Connectors und E-Mails: Auswählen eines Übermittlungsmechanismus

Mithilfe von Office 365-Connectors kann jeder Benutzer aus Outlook eine Verbindung zu Diensten wie Trello, Bing News, Twitter usw. herstellen und Benachrichtigungen über Aktivitäten vom jeweiligen Dienst in seinem Office 365-Posteingang oder seiner Gruppe erhalten. Nachrichten mit Aktionen für Office 365-Connectors ermöglichen es dem Benutzer jetzt, auf diese Benachrichtigungen reagieren, um Routineaufgaben auszuführen, ohne erst den Kontext wechseln oder sich anmelden zu müssen. Der Trello-Connector beispielsweise ermöglicht es Benutzern, Boards und Benachrichtigungen zu abonnieren, die sie interessieren, und Aktionen wie das Festlegen eines Fälligkeitsdatums oder das Hinzufügen eines Kommentars auszuführen, ohne Outlook zu verlassen.

Demgegenüber senden verschiedene Branchenlösungen Systemnachrichten an Benutzer, die geschäftskritisch sind und erfordern, dass der Benutzer eine Aufgabe ausführt. Im Moment führen Benutzer diese Aufgaben aus, indem sie eine Website besuchen oder in eine andere Anwendung wechseln. Dies beeinträchtigt die Produktivität der Benutzer, da sie den Kontext wechseln und zusätzliche Schritte zum Erledigen der Aufgabe ausführen müssen. Beispiele sind Spesengenehmigungen, Rechnungszahlung usw. Diese Szenarios eignen sich gut für die Aktivierung von Aktionen in der eigentlichen E-Mail.

Die beiden Ansätze schließen sich nicht unbedingt gegenseitig aus, da Sie auch beide Lösungen für die Aktivierung von Nachrichten mit Aktionen aus Ihrem Dienst verwenden können. Beispielsweise kann ein CRM-System eine Genehmigungs-E-Mail für die Autorisierung eines Verkaufsrabatts durch einen Vorgesetzten generieren und dadurch eine Nachricht mit Aktionen per E-Mail aktivieren. Betrachten Sie andere Szenarios, in denen Benutzer oder Teams benachrichtigt werden möchten, wenn wichtige Änderungen an Verkaufschancen, Leads oder von ihnen verwalteten Konten eintreten. In diesen Fällen kann ein Benutzer die Phase einer Verkaufschance oder eines Leads aktualisieren oder das Abschlussdatum festlegen, abhängig von der erhaltenen Benachrichtigung. Office 365-Connectors eignen sich hervorragend für diese Szenarios.

Nachdem Sie entschieden haben, welche Übermittlungsmethode für Ihr Szenario am besten geeignet ist, können Sie einige Beispiele ausprobieren.

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