So bestimmen Sie, wo ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlicht werden soll

• Gilt für::

  Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Ursprüngliche KB-Nummer: 290802

Zusammenfassung

In diesem Artikel werden einige der Überlegungen beschrieben, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden möchten, wo ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlicht werden soll.

Weitere Informationen

In Outlook werden benutzerdefinierte Formulare in der Regel in einer Formularbibliothek veröffentlicht, sodass nur eine Kopie eines Formulars auf Ihrem Computer gespeichert wird. Einzelne Elemente enthalten ein Nachrichtenklassenfeld, das angibt, welches Formular zum Anzeigen der im Element enthaltenen Daten verwendet werden soll. Wenn Sie benutzerdefinierte Formulare in einer Formularbibliothek veröffentlichen, verwenden Microsoft Exchange Server-basierte Computer und Outlook erheblich weniger Ressourcen und Bandbreite, da das Formular selbst nicht in jedem einzelnen Element gespeichert werden muss.

Outlook-Formularlösungen können stark variieren, insbesondere weil Outlook über eine Reihe verschiedener Arten von Standardformularen verfügt. Es ist oft schwierig, den besten Ort für die Veröffentlichung eines Formulars zu bestimmen, und es gibt viele Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie die Entscheidung treffen.

Wo Sie Formulare veröffentlichen können

Formulare können an drei Speicherorten veröffentlicht werden. In der folgenden Tabelle sind diese Speicherorte aufgeführt.

Standort	Beschreibung
Ein Ordner (oder eine Ordnerformularbibliothek)	Bei den meisten ordnerbasierten Formularlösungen veröffentlichen Sie das Formular im Ordner, sodass es immer verfügbar ist, wenn jemand den Ordner verwendet. Wenn Sie das Formular in einem öffentlichen Ordner veröffentlichen, steht das Formular allen Benutzern zur Verfügung, die auf den Ordner zugreifen können. Wenn Sie das Formular in einem Ihrer persönlichen Ordner veröffentlichen, steht es Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie diesen Ordner verwenden. Kontakt-, Post-, Aufgaben- und Journal formulare sind Beispiele für die Typen von Formularen, die normalerweise einem Ordner zugeordnet sind. Ein Vorteil beim Veröffentlichen eines Formulars in einem Ordner besteht darin, dass das Formular im Menü Aktionen verfügbar ist, wenn Sie sich im Ordner befinden.
Bibliothek für organisatorische Formulare	Veröffentlichen Sie das Formular in dieser Bibliothek, wenn Sie das Formular für alle Personen in Ihrem organization verfügbar machen möchten, z. B. ein Formular zum Melden der Urlaubszeit. Diese Bibliothek wird häufig für E-Mail-Nachrichtenformulare verwendet, da sie in der Regel nicht auf einem bestimmten Ordner basieren. Sie können ein Formular in der Organisationsformularbibliothek veröffentlichen, wenn Sie dasselbe benutzerdefinierte Formular in mehreren Ordnern verwenden möchten. In diesem Fall können Sie nur ein einzelnes veröffentlichtes Formular verwalten. Formulare, die in dieser Bibliothek veröffentlicht werden, sind für alle Benutzer im organization zugänglich, solange ihnen vom Administrator Berechtigungen für die Bibliothek erteilt werden. Die Bibliothek wird auf dem Microsoft Exchange Server-basierten Computer gespeichert. Der Administrator muss Ihnen Berechtigungen zum Veröffentlichen in der Organisationsformularbibliothek erteilen. Diese Berechtigung wird in der Regel nur wenigen Personen oder einer Abteilung erteilt, die den Exchange Server-basierten Computer verwaltet.
Bibliothek für persönliche Formulare	Formulare, die in dieser Bibliothek gespeichert sind, sind nur für Sie zugänglich. Wenn Sie ein Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen, wird das Formular als ausgeblendetes Element im Stammordner Ihres Postfachs oder in der Pst-Datei (Persönliche Ordner) gespeichert, je nachdem, welcher Speicherort Ihr Standardspeicherort für die E-Mail-Zustellung ist. Wie Formulare, die in der Organisationsformularbibliothek gespeichert sind, können diese Formulare mit dem Befehl Formular auswählen geöffnet werden. Speichern Sie ein Formular in dieser Bibliothek, wenn Sie ein Formular für Ihren persönlichen Gebrauch erstellen, z. B. ein Standard-E-Mail-Nachrichtenformular, das vorab an Empfänger adressiert ist.

Es ist auch möglich, ein Outlook-Formular als Datei im Dateisystem oder als Element in einem Outlook-Ordner zu speichern. Microsoft empfiehlt jedoch, beide Ansätze zu vermeiden, da es sich bei dem Formular um ein einmaliges Formular handelt.

Sie können ein Outlook-Formular im Dateisystem als Outlook-Vorlagendatei (.oft) speichern. Auf diese Weise können Sie das Formular an eine E-Mail-Nachricht anfügen und das Formular dann an eine andere Person senden. Sie können die OFT-Datei auch als Sicherung des Formulars verwenden. So speichern Sie ein Formular als OFT-Datei:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für das Formular ein.
3. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Outlook-Vorlage und dann Speichern aus.

Sie können das Formular auch als Element im aktuellen Ordner speichern. Microsoft empfiehlt jedoch aus den folgenden Gründen davon ab, dies zu tun:

• Es ist einfach, das Formular versehentlich zu löschen.
• Es neigt dazu, die Unterscheidung zwischen Formularen und Elementen zu verwischen, und das typische Ergebnis ist ein Ordner, der mit verschiedenen Elementen gefüllt ist, die verschiedene Versionen desselben Formulars enthalten. Dies ist im Allgemeinen keine bewährte Methode beim Entwerfen von Outlook-Formularen.
• Elementen, die in einem Ordner gespeichert sind, sind in der Regel Daten zugeordnet, und Sie möchten in der Regel keine Daten ihrem Formular zugeordnet. Daher empfiehlt Microsoft, ein Element nicht in einem Ordner zu öffnen und dann in den Entwurfsmodus zu wechseln. Öffnen Sie eine neue instance des Formulars, und wechseln Sie dann in den Entwurfsmodus.
• Formulare, die als Elemente gespeichert werden, sind einmalige Formulare und haben unerwünschte Nebenwirkungen.

Wählen Sie zum Speichern eines Formulars im aktuellen Ordner im Menü Datei die Option Speichern aus.

Überlegungen bei der Entscheidung, wo ein Formular veröffentlicht werden soll

Es gibt viele Fragen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden, wo sie ein Formular veröffentlichen möchten:

• Basiert das Formular auf einer Ordnerlösung, oder handelt es sich um ein E-Mail-Nachrichtenformular, das an Empfänger gesendet werden soll?
• Verwenden Sie einen Exchange Server-basierten Computer? Wenn Sie einen Exchange Server-basierten Computer verwenden, ist es möglich, das Formular in der Organisationsformularbibliothek zu veröffentlichen, oder hat Ihr organization Einschränkungen festgelegt, welche Arten von Formularen dort gespeichert werden können?
• Wie viele Personen benötigen Zugriff auf das Formular?
• Wird das Formular häufig aktualisiert, sodass es wichtig ist, nur eine Kopie des Formulars zentral bereitzustellen?
• Muss das Formular offline verfügbar sein?
• Wenn es sich um ein E-Mail-Nachrichtenformular handelt, wird es nur innerhalb des organization verwendet, oder wird es an andere Empfänger außerhalb des organization gesendet?
• Wie wird das neue Formular geöffnet?

Entscheidung, wo ordnerbasierte Formulare veröffentlicht werden sollen

Wenn Sie eine ordnerbasierte Lösung erstellen, bei der der Hauptfokus des Formulars darin besteht, die Elemente in einem einzelnen Ordner anzuzeigen, veröffentlichen Sie das Formular in der Regel im Ordner selbst. Wenn Sie das Formular im Ordner veröffentlichen, ist der Ordner eine eigenständige Entität, und das Formular ist im Menü Aktionen verfügbar.

Es gibt jedoch Szenarien, in denen Sie ein typisches ordnerbasiertes Formular nicht in einem Ordner veröffentlichen möchten. Wenn Sie ein Formular in mehreren Ordnern verwenden und jeder Ordner immer dieselbe Version des Formulars verwendet, sollten Sie das Formular entweder in der Organisationsformularbibliothek oder in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen. Wenn Sie dies tun, gibt es nur eine Kopie des veröffentlichten Formulars, und es ist einfacher zu aktualisieren, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie die einzige Person sind, die Zugriff auf dieses Formular benötigt, veröffentlichen Sie das Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare. Wenn andere Personen zugriff auf das Formular benötigen und sich das Formular typischerweise in einem öffentlichen Ordner auf einem Exchange Server-basierten Computer befindet, untersuchen Sie, ob Sie das Formular in der Organisationsformularbibliothek veröffentlichen können oder nicht. Ein potenzieller Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass das Formular nicht im Menü Aktionen verfügbar ist, es sei denn, es wird im Ordner veröffentlicht. Wenn es sich jedoch um das Standardformular für den Ordner handelt, wie es in der Regel der Fall ist, macht dies keinen allzu großen Unterschied, da Sie oder die Benutzer eine Symbolleistenschaltfläche verwenden können, um neue Elemente zu öffnen.

Entscheidung, wo nachrichtenbasierte Formulare veröffentlicht werden sollen

Wenn das Formular auf einer E-Mail-Nachricht basiert und von Ihnen und nur einigen anderen Benutzern verwendet wird, veröffentlichen Sie das Formular für alle Benutzer in der Bibliothek für persönliche Formulare. Wenn Sie jedoch neue Elemente basierend auf diesem Formular erstellen möchten, können Sie es in Ihrem Posteingang veröffentlichen, damit Sie im Menü Aktionen darauf zugreifen können. Wenn das Formular von vielen Personen innerhalb eines organization verwendet werden soll, veröffentlichen Sie es in der Organisationsformularbibliothek, damit nur eine Kopie des Formulars verwaltet werden muss und alle Benutzer Darauf zugreifen können. Dieser Ansatz kann jedoch das Öffnen des Formulars erschweren.

Überlegungen und Optionen zum Öffnen von Formularen

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Benutzer Outlook-Formulare in der Regel öffnen, je nachdem, wo die Formulare gespeichert sind:

Formulartyp	Wo soll geöffnet werden?
Ordnerformulare	Wenn Sie den Ordner öffnen, der die Formulare enthält, sind die Formulare im Menü Aktionen verfügbar.
Bibliothek für organisatorische Formulare -und- Bibliothek für persönliche Formulare	Formulare, die in der Organisationsformularbibliothek und der Bibliothek für persönliche Formulare gespeichert sind, sind für den Zugriff über das Dialogfeld Formular auswählen konzipiert. Um auf diese Formulare zuzugreifen, zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und wählen Sie dann Formular auswählen aus.

Sie können die folgenden Methoden verwenden, um Formularen für Benutzer besser zugänglich zu machen.

Hinzufügen des Befehls "Formular auswählen" zur Symbolleiste

Outlook 2007 und Outlook 2003

Um die Anzahl der Schritte zu verkürzen, die für den Zugriff auf den Befehl Formular auswählen erforderlich sind, fügen Sie den Befehl zur Symbolleiste hinzu, damit Sie das Dialogfeld mit einer einzelnen Auswahl anzeigen können:

1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und wählen Sie dann Anpassen aus.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Anpassen die Registerkarte Befehle aus.
3. Stellen Sie sicher, dass im Feld Kategorien die Option Datei ausgewählt ist.
4. Suchen Sie im Feld Befehle den Befehl Formular auswählen, und ziehen Sie ihn dann an die gewünschte Symbolleistenposition.
5. Wählen Sie Schließen aus.

Outlook 2013 und Outlook 2010

Um die Anzahl der Schritte zu verkürzen, die für den Zugriff auf den Befehl Formular auswählen erforderlich sind, fügen Sie die Registerkarte Entwickler zum Menüband hinzu, damit Sie das Dialogfeld Formular auswählen mit einigen Auswahlen anzeigen können:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Menüband, und wählen Sie dann Menüband anpassen aus.
2. Wählen Sie in der Liste der Hauptregisterkarten die Option Entwickler und dann OK aus.

Auf der Registerkarte Entwickler im Outlook-Menüband sollte Formular auswählen angezeigt werden.

Öffnen eines Formulars mithilfe von Visual Basic for Applications oder einem COM-Add-In

Veröffentlichen des Formulars in einem Ordner

Wenn ein Formular entweder in der Bibliothek für persönliche Formulare oder in der Organisationsformularbibliothek veröffentlicht wird, sollten Sie erwägen, ein Formular in einem Ordner zu veröffentlichen, damit es im Menü Aktionen angezeigt wird. Wenn das Formular jedoch aktualisiert wird, stellen Sie sicher, dass das Formular erneut bereitgestellt wird, damit sie keine Probleme mit dem Outlook-Formularcache verursachen.

Speichern einer OFT-Datei im Desktop- oder Startmenü

Obwohl Microsoft in der Regel keine OFT-Datei auf dem Desktop oder im Startmenü speichert, können Sie eine Outlook-Vorlagendatei (.oft) an beiden Speicherorten speichern. Die Elemente, die auf diese Weise erstellt werden, enthalten einmalige Formulare, die in der Regel unerwünschte Nebenwirkungen verursachen, abhängig vom Entwurf des Formulars und seiner Verwendung.