Vorgehensweise bestimmen, wo ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlicht werden soll

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Zusammenfassung

In diesem Artikel werden einige der Überlegungen beschrieben, die berücksichtigt werden müssen, wenn Sie sich entscheiden, wo Sie ein benutzerdefiniertes Outlook-Formular veröffentlichen möchten.

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In Outlook werden benutzerdefinierte Formulare in der Regel in einer Formularbibliothek veröffentlicht, sodass nur eine Kopie eines Formulars auf Ihrem Computer gespeichert wird. Einzelne Elemente enthalten ein Nachrichtenklassen Feld, das angibt, welches Formular zum Anzeigen der im Element enthaltenen Daten verwendet werden soll. Wenn Sie benutzerdefinierte Formulare in einer Formularbibliothek veröffentlichen, verwenden Exchange Server basierte Computer und Outlook erheblich weniger Ressourcen und Bandbreite, da das Formular selbst nicht innerhalb jedes einzelnen Elements gespeichert werden muss.

Outlook-Formularlösungen können sehr unterschiedlich sein, zumal Outlook über eine Reihe von verschiedenen Typen von Standardformularen verfügt. Es ist oft schwierig, den besten Ort zum Veröffentlichen eines Formulars festzulegen, und es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, wenn Sie die Entscheidung treffen.

Wo Sie Formulare veröffentlichen können

Formulare können an drei Orten veröffentlicht werden. In der folgenden Tabelle sind diese Speicherorte aufgeführt.

Standort Beschreibung
Ordner (oder Ordner Formularbibliothek) Für die meisten ordnerbasierten Formularlösungen veröffentlichen Sie das Formular im Ordner, sodass es immer verfügbar ist, wenn der Ordner von einem Benutzer verwendet wird. Wenn Sie das Formular in einem öffentlichen Ordner veröffentlichen, ist das Formular für alle Benutzer verfügbar, die auf den Ordner zugreifen können. Wenn Sie das Formular in einem Ihrer persönlichen Ordner veröffentlichen, steht es nur für Sie zur Verfügung, wenn Sie diesen Ordner verwenden. Kontakt-, Post-, Aufgaben-und Journal Formulare sind Beispiele für die Formulartypen, die in der Regel einem Ordner zugeordnet sind. Ein Vorteil bei der Veröffentlichung eines Formulars in einem Ordner besteht darin, dass das Formular im Menü Aktionen verfügbar ist, wenn Sie sich im Ordner befinden.
Bibliothek für organisatorische Formulare Veröffentlichen Sie das Formular in dieser Bibliothek, wenn Sie das Formular für alle Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar machen möchten, beispielsweise ein Formular zum Melden von Urlaubszeiten. Diese Bibliothek wird häufig für e-Mail-Nachrichtenformulare verwendet, da Sie in der Regel nicht auf einem bestimmten Ordner basieren. Sie können ein Formular in der Bibliothek für organisatorische Formulare veröffentlichen, wenn Sie dasselbe benutzerdefinierte Formular in mehr als einem Ordner verwenden möchten. Wenn Sie dies tun, können Sie nur ein einzelnes veröffentlichtes Formular verwalten. Formulare, die in dieser Bibliothek veröffentlicht werden, sind für alle Benutzer in der Organisation zugänglich, solange ihnen Berechtigungen für die Bibliothek vom Administrator erteilt werden. Die Bibliothek wird auf dem Exchange Server basierten Computer gespeichert. Der Administrator muss Ihnen Berechtigungen zum Veröffentlichen in der Bibliothek für organisatorische Formulare erteilen. Diese Berechtigung wird normalerweise nur wenigen Personen oder einer Abteilung erteilt, die den Exchange Server basierten Computer verwaltet.
Bibliothek für persönliche Formulare Formulare, die in dieser Bibliothek gespeichert sind, sind nur für Sie zugänglich. Wenn Sie ein Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen, wird das Formular als ausgeblendetes Element im Stammordner Ihres Postfachs oder Ihrer persönlichen Ordner-Datei (PST) gespeichert, unabhängig davon, welcher Speicherort der standardmäßige e-Mail-Übermittlungsort ist. Wie Formulare, die in der Bibliothek für organisatorische Formulare gespeichert sind, können diese Formulare mithilfe des Befehls Formular auswählen geöffnet werden. Speichern Sie ein Formular in dieser Bibliothek, wenn Sie ein Formular zur eigenen persönlichen Verwendung erstellen, beispielsweise ein Standardmäßiges e-Mail-Nachrichtenformular, das an Empfänger adressiert ist.

Es ist auch möglich, ein Outlook-Formular als Datei im Dateisystem oder als Element in einem Outlook-Ordner zu speichern. Microsoft empfiehlt jedoch, beide Ansätze zu vermeiden, da das Formular ein einmaliges Formular ist.

Sie können ein Outlook-Formular als Outlook-Vorlagendatei (. oft) im Dateisystem speichern. Auf diese Weise können Sie das Formular an eine e-Mail-Nachricht anfügen und das Formular dann an eine andere Person senden. Sie können auch die oft-Datei als Sicherung des Formulars verwenden. So speichern Sie ein Formular als oft-Datei:

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für das Formular ein.
  3. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Outlook-Vorlageaus, und wählen Sie dann Speichernaus.

Sie können das Formular auch als Element im aktuellen Ordner speichern. Microsoft wird jedoch nicht empfohlen, dies aus den folgenden Gründen zu tun:

  • Das Formular kann ganz einfach versehentlich gelöscht werden.
  • Es neigt dazu, die Unterscheidung zwischen Formularen und Elementen zu verwischen, und das typische Ergebnis ist ein Ordner, der mit verschiedenen Elementen gefüllt ist, die verschiedene Versionen desselben Formulars enthalten. Dies ist im Allgemeinen beim Entwerfen von Outlook-Formularen keine gute Methode.
  • Elemente, die in einem Ordner gespeichert sind, verfügen normalerweise über Daten, die Ihnen zugeordnet sind, und Sie möchten normalerweise keine dem Formular zugeordneten Daten verwenden. Microsoft empfiehlt daher, ein Element in einem Ordner nicht zu öffnen und dann in den Entwurfsmodus zu wechseln. Öffnen Sie eine neue Instanz des Formulars, und geben Sie dann den Entwurfsmodus ein.
  • Formulare, die als Elemente gespeichert werden, sind einmalige Formulare und haben unerwünschte Nebeneffekte.

Wenn Sie ein Formular im aktuellen Ordner speichern möchten, wählen Sie im Menü Datei die Option Speichern aus.

Überlegungen bei der Entscheidung, wo ein Formular veröffentlicht werden soll

Es gibt viele Fragen, die berücksichtigt werden müssen, wenn Sie entscheiden, wo Sie ein Formular veröffentlichen möchten:

  • Ist das Formular auf der Grundlage einer Ordner Lösung oder handelt es sich um ein e-Mail-Nachrichtenformular, das an Empfänger gesendet werden soll?
  • Verwenden Sie einen Exchange Server basierten Computer? Wenn Sie einen Exchange Server basierten Computer verwenden, ist es möglich, das Formular in der Bibliothek für organisatorische Formulare zu veröffentlichen, oder hat Ihre Organisation Einschränkungen dafür erteilt, welche Formulartypen dort gespeichert werden können?
  • Wie viele Personen benötigen Zugriff auf das Formular?
  • Wird das Formular häufig aktualisiert, sodass es wichtig ist, nur eine Kopie des Formulars zentral bereitzustellen?
  • Muss das Formular offline verfügbar sein?
  • Wenn es sich um ein e-Mail-Nachrichtenformular handelt, wird es nur innerhalb der Organisation verwendet, oder wird es an andere Empfänger außerhalb der Organisation gesendet?
  • Wie wird das neue Formular geöffnet?

Entscheiden, wo ordnerbasierte Formulare veröffentlicht werden sollen

Wenn Sie eine ordnerbasierte Lösung erstellen, bei der der primäre Schwerpunkt des Formulars darin besteht, die Elemente in einem einzelnen Ordner anzuzeigen, veröffentlichen Sie das Formular in der Regel im Ordner selbst. Wenn Sie das Formular im Ordner veröffentlichen, handelt es sich bei dem Ordner um eine eigenständige Entität, und das Formular ist im Menü Aktionen verfügbar.

Es gibt jedoch Szenarien, in denen Sie ein typisches Ordner basiertes Formular möglicherweise nicht in einem Ordner veröffentlichen möchten. Wenn Sie ein Formular in mehr als einem Ordner verwenden und jeder Ordner immer dieselbe Version des Formulars verwendet, sollten Sie das Formular in der Bibliothek für organisatorische Formulare oder in der Bibliothek für persönliche Formulare veröffentlichen. Wenn Sie dies tun, gibt es nur eine Kopie des veröffentlichten Formulars, und es ist einfacher zu aktualisieren, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie die einzige Person sind, die Zugriff auf dieses Formular benötigt, veröffentlichen Sie das Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare. Wenn andere Benutzer auf das Formular zugreifen müssen und das Formular in einem öffentlichen Ordner auf einem Exchange Server basierten Computer typisch ist, prüfen Sie, ob Sie das Formular möglicherweise in der Bibliothek für organisatorische Formulare veröffentlichen können. Ein möglicher Nachteil dieses Ansatzes ist, dass das Formular im Menü Aktionen nicht verfügbar ist, es sei denn, es wird im Ordner veröffentlicht. Wenn es sich jedoch um das Standardformular für den Ordner handelt, wie es in der Regel der Fall ist, macht dies keinen großen Unterschied aus, da Sie oder die Benutzer eine Symbolleistenschaltfläche zum Öffnen neuer Elemente verwenden können.

Entscheiden, wo nachrichtenbasierte Formulare veröffentlicht werden sollen

Wenn das Formular auf einer e-Mail-Nachricht basiert und von Ihnen und nur einigen anderen Benutzern verwendet wird, veröffentlichen Sie das Formular für alle Benutzer in der Bibliothek für persönliche Formulare. Wenn Sie jedoch auf der Grundlage dieses Formulars neue Elemente erstellen möchten, können Sie Sie in Ihrem Posteingang veröffentlichen, damit Sie im Menü Aktionen darauf zugreifen können. Wenn das Formular von vielen Personen in einer Organisation verwendet wird, veröffentlichen Sie es in der Bibliothek für organisatorische Formulare, damit nur eine Kopie des Formulars verwaltet werden kann und alle Benutzer Zugriff darauf haben. Dieser Ansatz kann jedoch dazu führen, dass das Formular schwieriger zu öffnen.

Überlegungen und Optionen zum Öffnen von Formularen

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Benutzer Outlook-Formulare in der Regel öffnen, je nachdem, wo die Formulare gespeichert werden:

Formulartyp Wo geöffnet werden soll
Ordner Formulare Wenn Sie den Ordner öffnen, der die Formulare enthält, stehen die Formulare im Menü Aktionen zur Verfügung.
Bibliothek für organisatorische Formulare

-und-

Bibliothek für persönliche Formulare
Auf Formulare, die in der Bibliothek für organisatorische Formulare und in der persönlichen Formularbibliothek gespeichert sind, können Sie über das Dialogfeld Formular auswählen darauf zugreifen. Um auf diese Formulare zuzugreifen, klicken Sie im Menü Datei auf neu , und wählen Sie dann Formular auswählenaus.

Sie können die folgenden Methoden verwenden, um Benutzern den Zugriff auf Formulare zu erleichtern.

Hinzufügen des Befehls "Formular auswählen" zur Symbolleiste

Outlook 2007 und Outlook 2003

Um die Anzahl der erforderlichen Schritte für den Zugriff auf den Befehl Formular auswählen zu verkürzen, fügen Sie den Befehl zur Symbolleiste hinzu, damit Sie das Dialogfeld mit einer einzelnen Auswahl anzeigen können:

  1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und wählen Sie dann Anpassenaus.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Anpassen die Registerkarte Befehle aus.
  3. Stellen Sie sicher, dass im Feld Kategorien die Option Datei ausgewählt ist.
  4. Suchen Sie im Feld Befehle den Befehl Formular auswählen, und ziehen Sie ihn dann an die gewünschte Symbolleisten Position.
  5. Wählen Sie Schließen aus.

Outlook 2013 und Outlook 2010

Um die Anzahl der erforderlichen Schritte für den Zugriff auf den Befehl Formular auswählen zu verkürzen, fügen Sie die Registerkarte Entwicklertools zum Menüband hinzu, sodass Sie das Dialogfeld Formular auswählen mit einigen Auswahlmöglichkeiten anzeigen können:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Menüband, und wählen Sie dann das Menüband anpassenaus.
  2. Wählen Sie in der Liste der Hauptregisterkarten Entwickleraus, und wählen Sie dann OKaus.

Auf der Registerkarte Entwicklertools auf dem Outlook-Menüband sollte die Option Formular anzeigen angezeigt werden.

Öffnen eines Formulars mithilfe von Visual Basic für Anwendungen oder ein COM-Add-in

Veröffentlichen des Formulars in einem Ordner

Wenn ein Formular entweder in der Bibliothek für persönliche Formulare oder in der Bibliothek für organisatorische Formulare veröffentlicht wird, sollten Sie ein Formular in einem Ordner veröffentlichen, damit es im Menü Aktionen angezeigt wird. Wenn das Formular jedoch aktualisiert wird, müssen Sie sicherstellen, dass das Formular erneut bereitgestellt wird, damit Sie keine Probleme mit dem Outlook-Formularcache verursachen.

Speichern einer. oft-Datei auf dem Desktop oder im Startmenü

Microsoft empfiehlt zwar normalerweise nicht, eine. oft-Datei auf dem Desktop oder im Startmenü zu speichern, aber Sie können eine Outlook-Vorlagendatei (. oft) an einem beliebigen Speicherort speichern. Die Elemente, die auf diese Weise erstellt werden, enthalten einmalige Formulare, die in der Regel unerwünschte Nebeneffekte verursachen, je nach Design des Formulars und deren Verwendung.