Prozessentwurf

Wenn Sie eine Prozessautomatisierung entwerfen, müssen Sie zunächst entscheiden, wann und was automatisiert werden soll. Wenn Sie sich den aktuellen Geschäftsprozess ansehen, sollten Sie zunächst ermitteln, welcher Teil des Prozesses automatisiert werden soll.

Automatisierungsbereiche identifizieren

Die Arten von Vorteilen, die Sie möglicherweise durch Automatisierung erzielen können, fallen in folgende Kategorien:

  • Wenden Sie konsequent standardisierte Geschäftsregeln an

  • Reduzieren Sie die manuelle Arbeit an sich wiederholenden Prozessen

  • Reduzieren Sie menschliches Versagen

  • Genehmigungen optimieren

  • Steigern Sie die Effizienz bei Transaktionen mit hohem Volumen

  • Daten effizient zwischen Systemen verschieben (manuelle Dateneingabe reduzieren)

  • Maximieren Sie die Nutzung der verfügbaren Ressourcen

  • Durchsatz erhöhen

Wenden Sie standardisierte Geschäftsregeln an

Geschäftsregeln sind die Wenn/Dann-Logik, die Ihre Geschäftsrichtlinien anwendet. Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass sie jedes Mal konsequent befolgt werden.

In unserem Beispielszenario für die Spesenabrechnung erfordert eine Geschäftsregel, dass ein Spesenabrechnungsbetrag überschritten wird$ 10.000 muss es auch vom CFO genehmigt werden. Durch die Automatisierung des Prozesses stellt Abhay sicher, dass keine Spesenabrechnung mit hohen Kosten unbemerkt bleibt.

Automatisieren wiederkehrender Prozesse

Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse kann Ihren Mitarbeitern helfen, geistiges und körperliches Burnout zu vermeiden. Prozesse, die jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt werden, sollten ganz oben auf Ihrer Liste stehen, um sie für die Automatisierung zu berücksichtigen.

Zum Beispiel muss der Buchhalter Abhay Spesenabrechnungen und Quittungen von allen sammeln. Bei den Belegen kann es sich um einen Papierbeleg eines Restaurants oder um Papierrechnungen von Anbietern handeln. Abhay muss diese Papiere manuell in eine PDF-Datei scannen und speichern. Er muss auch eingeben, was auf dem Papier steht, und es für jede eingereichte Spesenabrechnung im Finanzsystem veröffentlichen.

Reduzieren Sie menschliches Versagen

Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Werten von einem System in ein anderes oder das Eingeben von Daten aus Papierformularen sind Prozesse, bei denen menschliche Fehler auftreten können.

Ein Beispiel für das Spesenabrechnungsszenario ist, dass Abhay dem Mitarbeiter Bargeld erstatten muss, indem er die Bankdaten des Mitarbeiters nachschlägt und dann auf das Bankensystem zugreift.

Mögliche zu automatisierende Bereiche von Geschäftsprozessen zur Reduzierung menschlicher Fehler.

Diagramm mit einem Geschäftsprozessfluss für Abhay, den Buchhalter. Zwei Schritte im Prozess („Bankdaten der Mitarbeiter suchen“ und „Bargeld an Antragsteller erstatten“) sind rot eingekreist, um die potenziellen Bereiche anzugeben, in denen Power Automate menschliche Fehler reduzieren kann, indem diese Schritte automatisiert werden.

Genehmigungen optimieren

Eine andere Art von Fehler tritt auf, wenn Personen vergessen, ihre Aufgaben auszuführen. Sie können die Automatisierung einrichten, um sie daran zu erinnern, an der ihnen zugewiesenen Aufgabe oder dem zugewiesenen Prozess zu arbeiten.

Zum Beispiel hat Lee eine Spesenabrechnung eingereicht, aber Nick hat seit einiger Zeit nicht mehr auf die Genehmigungsanfrage geantwortet. Es kann eine Automatisierung eingerichtet werden, die Nick daran erinnert, eine Entscheidung zu treffen, und sogar eine Schaltfläche bereitstellt, um direkt auf die Erinnerung zu reagieren.

Mögliche zu automatisierende Bereiche von Geschäftsprozessen zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Diagramm mit einem Geschäftsprozessfluss für Abhay, den Buchhalter. Der Genehmigungsprozess wird so geändert, dass eine Erinnerung an Genehmigungen automatisiert wird, indem eine Triggerautomatisierung eingerichtet wird, um den Status zu überprüfen. Wenn die Genehmigung abgeschlossen ist, wird die Automatisierung beendet. Wenn die Genehmigung nicht abgeschlossen ist, wird eine Erinnerung an den Genehmigenden gesendet, und die Erinnerungsautomatisierung wird erneut ausgeführt, um zu überprüfen, bis die Genehmigung abgeschlossen ist.

Steigern Sie die Effizienz bei Prozessen mit hohem Volumen

Ein weiterer Bereich, den Sie möglicherweise automatisieren möchten, sind Prozesse mit hohem Volumen. Großvolumige Prozesse sind Prozesse, die täglich sehr häufig ablaufen. Es ist eng mit sich wiederholenden Prozessen verbunden, unterscheidet sich jedoch geringfügig. Möglicherweise haben Sie einen Prozess, der nur ein oder zwei Schritte umfassen kann, die automatisiert werden können. Wenn ein Prozess jedoch mehrmals ausgeführt werden muss, können selbst kleine Verbesserungen große Auswirkungen haben.

Wenn das Szenario der Spesenabrechnung beispielsweise 1.000 Vertriebsmitarbeiter umfasst, entspricht jede Minute der Verbesserung einer Zeitersparnis von zwei Arbeitstagen. Die Analyse der tatsächlichen Auswirkungen kann mithilfe der Analysefunktionen ausgeführt werden.

Dateneingabe automatisieren

Möglicherweise geben Sie Daten manuell ein, da Sie zwei Systeme haben, die nicht miteinander kommunizieren. In unserem Spesenabrechnungsszenario gibt Abhay hier Daten in das Buchhaltungssystem ein, indem Werte aus der übermittelten Spesenabrechnung erneut eingegeben werden.

Beispielszenario zur Verbesserung der Effizienz.

Maximieren Sie die Nutzung der verfügbaren Ressourcen

Zusätzliche gute Automatisierungskandidaten sind solche Prozesse, die unabhängig von menschlicher Interaktion ausgeführt werden können. Diese Art von Prozess ist nicht so einfach zu identifizieren. Stellen Sie sich daher am besten vor, ob es Prozesse gibt, die außerhalb Ihrer normalen Geschäftszeiten abgeschlossen werden können. Eine solche Automatisierung fungiert als „Multiplikator“ Ihrer Mitarbeiter und nutzt Ihre anderen Ressourcen (z. B. PCs) vollständig aus.

Sie können die Automatisierung auch für Prozesse verwenden, die im Vergleich zu einer menschlichen Interaktion zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie ist jedoch tolerierbar, wenn sie in der Nacht ausgeführt wird, wenn die Automatisierung nicht schnell abgeschlossen werden muss. Wenn eine Person ihren Tag beispielsweise mit der Verarbeitung von Bestellungen beginnt, die über Nacht eingegangen sind, können Sie eine Automatisierung erstellen, die die Bestellungen verarbeitet, sobald sie eingehen, sodass Ihr Team die Bestellungen gleich am Morgen ausführen kann.

Diagramm, das eine Person zeigt, die einen Prozess von 9 bis 18 Uhr ausführt, und eine Automation, die einen verwandten Prozess von 18 bis 9 Uhr ausführt.

Durchsatz erhöhen

Ähnlich wie bei der Maximierung der Nutzung verfügbarer Ressourcen können Sie durch Automatisierung auch den Durchsatz eines bestimmten Prozesses steigern. Mit dieser Art der Automatisierung kann Ihr aktueller Prozess von Menschen parallel zur Automatisierung ausgeführt werden.

Zum Beispiel kann Abhay, der Buchhalter, die einzige Person sein, die die Spesenabrechnungen bearbeitet, und seine Standardarbeitszeit kann zwischen 9:00 und 18:00 Uhr liegen. Durch das Einrichten einer Automatisierung könnte auch Power Automate die Spesenabrechnungen verarbeiten und daher sowohl Abhay als auch die Automatisierung zu verarbeiten, was zu einem höheren Durchsatz führt.

Diagramm, das eine Person zeigt, die einen Prozess von 9 bis 18 Uhr parallel zur 24-Stunden-Automation ausführt.

Beispielszenario

Wenn alle Automatisierungsbereiche angewendet werden, zeigt das folgende Beispiel, wie ein Geschäftsprozess für die Spesenabrechnung von Power Automate abgedeckt werden kann, mit Verbesserungen des Durchsatzes, Maximierung der verfügbaren Ressourcen, Automatisierung der Dateneingabe sowie Optimierung der Genehmigungen.

Prozessdiagramm nach Anwendung aller Automationen.

Note

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).