Erstellen von parallelen Genehmigungsworkflows mit Power Automate

In einem parallelen Genehmigungsworkflow müssen mehrere Personen Elemente wie Rechnungen, Bestellungen, Urlaubsanträge usw. genehmigen. Die Genehmigung jeder Person ist unabhängig von allen anderen genehmigenden Personen.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir Power Automate, um einen Flow zu erstellen, der einen parallelen Genehmigungsworkflow automatisiert. Dieser Flow automatisiert den Urlaubsantragsprozess für Mitarbeiter, der eine Genehmigung von allen Personen (oder Teams) erfordert, für die der entsprechende Mitarbeiter regelmäßig arbeitet. Mitarbeiter verwenden eine SharePoint-Liste, um Urlaub zu beantragen. Ein Urlaubsantrag muss vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters, dem Vertriebsteam und der Personalabteilung genehmigt werden. Jeder Urlaubsantrag wird an jeden Genehmiger zur Entscheidung weitergeleitet. Der Flow sendet eine E-Mail mit Statusänderungen und aktualisiert dann SharePoint mit den Entscheidungen.

Tipp

Ausführliche Informationen zur Verwendung von SharePoint mit Power Automate finden Sie in der SharePoint-Dokumentation.

Voraussetzungen

  • Power Automate.
  • Eine SharePoint Online-Liste.
  • Benutzerkonto in Office 365 Outlook und Office 365.

Hinweis

In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce oder Gmail verwenden. Für SharePoint 2010 siehe Einstellung des SharePoint 2010-Workflows

Erstellen Sie vor der Flow-Erstellung eine SharePoint Online-Liste. Diese Liste wird später für Urlaubsanträge verwendet.

Die von Ihnen erstellte SharePoint Online-Liste muss folgende Spalten umfassen:

Titel Einzelne Textzeile
Mitarbeiterkommentare Einzelne Textzeile
Kommentare des direkten Vorgesetzten Mehrere Textzeilen
Kommentare des Vertriebsteams Mehrere Textzeilen
Kommentare der Personalabteilung Mehrere Textzeilen
Genehmigt durch direkten Vorgesetzten Ja/Nein
Genehmigt durch Vertriebsteam Ja/Nein
Genehmigt durch Personalabteilung Ja/Nein
Urlaubsstartdatum Datum und Uhrzeit
Urlaubsenddatum Datum und Uhrzeit

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste. Sie verwenden diese Elemente später, um den Trigger SharePoint – Wenn ein Element erstellt wird zu konfigurieren.

Flow aus einer leeren Vorlage erstellen

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.
  2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Meine Flows aus.
  3. Wählen Sie im Menü oben links die Option +Neu > + Automatisiert – ohne Vorlage aus.

Trigger hinzufügen

  1. Wählen Sie unter Flowtrigger auswählen zunächst die Option SharePoint – Wenn ein Element erstellt wird und dann Erstellen aus.
  2. Wählen Sie für die SharePoint-Liste, die Ihr Flow hinsichtlich neuer Elemente überwacht, auf dem Bildschirm SharePoint – Wenn ein Element erstellt wird die Websiteadresse und Listenname aus.

SharePoint-Info

Vorgesetzten der Person abrufen, die den Urlaubsantrag erstellt hat

  1. Wählen Sie +Neuer Schritt aus, und geben Sie dann im Suchfeld Aktion auswählen Vorgesetzten abrufen ein.

  2. Suchen Sie die Aktion Office 365-Benutzer – Vorgesetzten abrufen (V2), und wählen Sie sie aus.

    Office-Benutzer auswählen

  3. Fügen Sie das Token Von E-Mail erstellt in das Feld Benutzer (UPN) auf der Karte Vorgesetzten abrufen ein.

    Diese Aktion ruft den Vorgesetzten der Person ab, die den Urlaubsantrag in SharePoint erstellt hat.

    Vorgesetzten abrufen – Konfiguration

Flow benennen und speichern

Geben Sie einen Namen für den Flow ein, und wählen Sie dann Speichern aus, um den bisherigen Stand zu speichern.

Hinweis

Klicken Sie regelmäßig auf das Symbol Speichern, um die Änderungen an Ihrem Flow zu speichern.

Eine Genehmigungsaktion für den unmittelbaren Vorgesetzten hinzufügen

  1. Wählen Sie +Neuer Schritt aus.

  2. Geben Sie im Suchfeld Aktion auswählen Genehmigung ein.

  3. Wählen Sie die Aktion Starten und auf Genehmigung warten aus.

    Genehmigungsaktion auswählen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Genehmigung starten wie gewünscht.

    Hinweis

    Die Felder Genehmigungstyp, Titel und Zugewiesen zu sind erforderlich. Sie können Markdown verwenden, um das Feld Details zu formatieren.

    Genehmigung konfigurieren

Wichtig

Diese Aktion sendet den Urlaubsantrag an die im Feld Zugewiesen zu angegebene E-Mail-Adresse. Fügen Sie daher das E-Mail-Token aus der Liste Vorgesetzten abrufen (v2) hinzu.

Eine Parallelzweig-Genehmigungsaktion für das Vertriebsteam einfügen

  1. Wählen Sie den nach unten weisenden Pfeil zwischen der Karte Vorgesetzten abrufen (v2) und der Karte Eine Genehmigung starten und darauf warten.

  2. Wählen Sie das Pluszeichen aus, das nach dem Auswählen auf dem nach unten weisenden Pfeil angezeigt wird.

  3. Wählen Sie Parallelen Branch hinzufügen aus.

    Vorgesetzten abrufen – Konfiguration

  4. Suchen Sie nach einer Aktion Eine Genehmigung starten und darauf warten, die den Urlaubsantrag an das Vertriebsteam sendet, wählen Sie diese Aktion aus, und konfigurieren Sie sie. Sie finden weitere Informationen in den Schritten zu „Eine Genehmigungsaktion für den unmittelbaren Vorgesetzten hinzufügen“, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie die Aktion Eine Genehmigung starten und darauf warten hinzufügen sollen.

    Wichtig

    Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Vertriebsteams im Feld Zugewiesen zu der Aktion Eine Genehmigung starten 2.

Eine Parallelzweig-Genehmigungsaktion für die Personalabteilung einfügen

Wiederholen Sie die Schritte zu Einen Parallelzweig für das Vertriebsteam einfügen, um eine Aktion Eine Genehmigung starten hinzuzufügen und zu konfigurieren, mit der Urlaubsanträge an die Personalabteilung gesendet werden.

Wichtig

Verwenden Sie die E-Mail-Adresse der Personalabteilung im Feld Zugewiesen zu der Aktion Eine Genehmigung starten 3.

Wenn Sie der bisherigen Vorgehensweise gefolgt sind, sollte Ihr Flow diesem Beispiel entsprechen:

Flow mit Parallelzweigen

Optionen nach dem Hinzufügen von Parallelzweigen

Nachdem Sie Parallelzweigen Aktionen hinzugefügt haben, gibt es zwei Möglichkeiten, Ihrem Flow Schritte hinzuzufügen:

  • Einen Schritt in einem Zweig einfügen: Verwenden Sie die Schaltfläche Einen neuen Schritt einfügen (+) oberhalb oder unterhalb der Karte. Diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn Sie einen Zweig auswählen oder den Mauszeiger über den Anschlusspfeil bewegen. Diese Schaltfläche fügt dieser spezifischen Verzweigung einen Schritt hinzu. Diese Schaltfläche wird hier angezeigt: Einen neuen Schritt einfügen

  • Dem Flow einen Schritt hinzufügen: Verwenden Sie die größere Schaltfläche +Neuer Schritt am unteren Rand des gesamten Workflows. Schritte, die Sie mit dieser Schaltfläche hinzufügen, werden ausgeführt, nachdem alle vorherigen Verzweigungen abgeschlossen sind. Diese Schaltfläche wird hier angezeigt: Einen neuen Schritt hinzufügen

In den folgenden Abschnitten fügen wir Schritte in jedem Zweig hinzu:

  • Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die prüft, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
  • Senden Sie eine E-Mail, die den Mitarbeiter über die Entscheidung informiert.
  • Aktualisieren des Urlaubsantrags in SharePoint mit der Entscheidung

Danach verwenden wir die Schaltfläche +Neuer Schritt, um eine E-Mail zu senden, die alle Entscheidungen zum Urlaubsantrag zusammenfasst.

Wir fahren fort:

Jeder Verzweigung eine Bedingung hinzufügen

  1. Wählen Sie die erste Verzweigung Eine Genehmigung starten und darauf warten aus.

  2. Wählen Sie die kleine Schaltfläche Einen neuen Schritt einfügen (+) unterhalb der Karte aus (die kreisförmige Plus-Schaltfläche, die angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über den Anschlusspfeil bewegen).

  3. Wählen Sie Eine Aktion hinzufügen aus dem angezeigten Menü und dann Bedingung in der Liste der Aktionen aus.

  4. Wählen Sie das erste Feld auf der Karte Bedingung und dann aus der Kategorie Eine Genehmigung starten und darauf warten in der dynamischen Inhaltsliste das Token Antwort aus.

    Flow mit Bedingung für Parallelzweige

  5. Überprüfen Sie, ob die Liste (in der Mitte der Bedingungskarte) auf ist gleich festgelegt ist.

  6. Geben Sie in das letzte Feld den Text Genehmigen ein (Groß- und Kleinschreibung muss beachtet werden).

  7. Die Bedingungskarte sollte nun diesem Beispiel entsprechen:

    Flow mit Bedingung für Parallelzweige

    Hinweis

    Diese Bedingung überprüft die Antwort der Aktion Eine Genehmigung starten, die an den Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet wird.

  8. Wiederholen Sie die oben erläuterten Schritte in den Verzweigungen Eine Genehmigung starten 2 (die Genehmigungsanforderung an das Vertriebsteam) und Eine Genehmigung starten 3 (die Genehmigungsanforderung an die Personalabteilung).

Jeder Verzweigung E-Mail-Aktionen hinzufügen

Führen Sie die folgenden Schritte auf der Seite WENN JA der Verzweigung Bedingung aus.

Hinweis: Ihr Flow verwendet diese Schritte, um eine E-Mail zu senden, wenn die Anforderung genehmigt wurde:

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn ja der Bedingung die Option Aktion hinzufügen aus.

    neuen Schritt hinzufügen

  2. Geben Sie im Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen E-Mail senden ein.

  3. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Aktion „E-Mail senden“ auswählen

  4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Hinweis

    An, Betreff und Text sind Pflichtfelder.

    Diese Karte ist eine Vorlage für die E-Mail, die gesendet wird, wenn sich der Status des Urlaubsantrags ändert.

    Verwenden Sie im Feld Text auf der Karte E-Mail senden das Token Kommentare der Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten.

E-Mail-Vorlage für Vorabgenehmigungen konfigurieren

Um eine E-Mail zu senden, wenn eine Anforderung abgelehnt wird, verwenden Sie die Seite WENN NEIN der Verzweigung Bedingung, und wiederholen Sie dann die vorherigen Schritte, um eine Vorlage für die E-Mail mit der Ablehnung hinzuzufügen.

Wiederholen Sie die oben erläuterten Schritte in den Verzweigungen Eine Genehmigung starten und darauf warten 2 (die Genehmigungsanforderung an das Vertriebsteam) und Eine Genehmigung starten und darauf warten 3 (die Genehmigungsanforderung an die Personalabteilung).

Urlaubsantrag mit der Entscheidung aktualisieren

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint zu aktualisieren, wenn die Entscheidungen getroffen wurden.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte sowohl auf der Seite WENN JA als auch auf der Seite WENN NEIN der Verzweigung ausführen.

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie in das Suchfeld auf der Karte Aktion auswählen Aktualisieren ein, und wählen Sie dann die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    „Element aktualisieren“ auswählen

  3. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.

Element aktualisieren – Konfiguration

Wiederholen Sie die vorherigen Schritte in den Verzweigungen Eine Genehmigung starten 2 und Eine Genehmigung starten 3.

Flow abschließen

  1. +Neuer Schritt auswählen

  2. Verwenden Sie die oben erläuterten Schritte, um eine E-Mail zu senden, die die Ergebnisse aller Genehmigungen zusammenfasst. Senden Sie diese E-Mail an den Mitarbeiter, der den Urlaub beantragt hat. Ihre Karte sollte in etwa diesem Beispiel entsprechen:

    Element aktualisieren – Konfiguration

Weitere Informationen zu modernen Genehmigungen

Einführung zu modernen Genehmigungen