Genehmigungen aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek auslösen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Genehmigungsflow für neue Dokumente (Rechnungen) erstellen, wenn diese zu einer SharePoint-Dokumentbibliothek hinzugefügt werden, und wie das Dokument an die Genehmigungsanforderung angehängt wird.

Im Genehmigungsprozess wird jedes Mal, wenn eine neue Rechnung zu einer SharePoint-Bibliothek hinzugefügt wird, eine Anfrage an eine Person gesendet, die den Inhalt überprüft. Wenn die Anforderung genehmigt wurde, werden die Rechnungsdateien in einen Ordner verschoben.

Befolgen Sie diese Schritte, um dieses Tutorial abzuschließen.

1. Erstellen Sie zwei Ordner, zum Beispiel: Eingehende Rechnungen und Überprüfte Rechnungen.

   

2. Navigieren Sie zur Vorlage Eine Genehmigung für eine neue Datei starten, um diese in einen anderen Ordner zu verschieben. Diese Vorlage bietet uns einen Flow, der so konfiguriert ist, dass ein Genehmigungsprozess für eine SharePoint-Dokumentbibliothek eingerichtet wird. Vergewissern Sie sich, dass alle aufgelisteten Verbindungen grün markiert sind, und wählen Sie dann „Weiter“ aus.

   

3. Konfigurieren Sie diese Elemente, sobald der Flow erstellt wurde.

   • Websiteadresse – Wählen Sie auf der Triggerkarte die SharePoint-Website mit Ihrer Liste aus. Wenn die SharePoint-Website nicht in der Liste angezeigt wird, geben Sie einfach Ihre SharePoint-Website-URL ein.

   • Ordner-ID: – Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die eingehenden Dateien ablegen möchten, die mit einer Genehmigung überprüft werden sollen.

   • Geben Sie auf der Karte Datei erstellen dieselbe Websiteadresse wie zuvor ein, und wählen Sie dann den Ordner aus, in den die Dateien nach der Genehmigung verschoben werden sollen.

   • Geben Sie auf der Karte Datei löschen dieselbe Websiteadresse wie zuvor ein. Diese Aktion löscht die Datei aus dem ersten Ordner, sobald sie genehmigt und in den neuen Ordner kopiert wurde.

     

4. Ersetzen Sie die Aktion Genehmigung starten durch eine andere Genehmigungsaktion, mit der Sie Dateien anhängen können.

   • Löschen Sie die Aktion Genehmigung starten aus dem Flow.

     

   • Wählen Sie an der Stelle, an der sich die Genehmigungsaktion befand, die vertikale Linie aus, um eine neue Aktion hinzuzufügen.

     

   • Suchen Sie nach Starten und auf Genehmigung warten, und wählen Sie es aus.

     

   • Wählen Sie Genehmigen/Ablehnen – Erste Antwort als Genehmigungstyp aus.

     

   • Geben Sie der Genehmigungsanforderung einen Titel, und weisen Sie sie dann dem Genehmigenden zu. Sie können sogar der Genehmigende sein!

     

   • Wählen Sie Erweiterte Optionen anzeigen und dann Anhangsname – 1 aus.

     Rechts öffnet sich ein schwebender Bereich, in dem Sie alle Daten sehen, die Sie aus dem SharePoint-Trigger abrufen können.

   • Wählen Sie Dateiname aus.

     

   • Wählen Sie Anhang Inhalt – 1 und dann Dateiinhalt aus.

     

5. Erweitern Sie die Karte Bedingung, und wählen Sie im linken Textfeld die Option Ergebnis aus.

   Auf diese Weise wird die Aktion zum Kopieren der Datei in den zweiten Ordner ausgeführt, wenn der Genehmigende die Anforderung genehmigt.

   

Wir haben die Konfigurierung des Flows abgeschlossen. Testen wir sie nun.

1. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern oben rechts aus.

   Möglicherweise erhalten Sie eine Warnmeldung vom Flow-Checker. Sie können diese einfach schließen.

   

2. Sobald der Flow gespeichert ist, wählen Sie die Schaltfläche Testen aus.

   

3. Wählen Sie Ich wähle die Triggeraktion aus und dann Speichern und testen aus.

   

4. Power Automate zeigt Ihnen an, wann sich der Flow im Testmodus befindet. Wenn dies der Fall ist, fügen Sie dem Ordner für eingehende Dateien in der SharePoint-Dokumentbibliothek, den Sie zuvor angegeben haben, eine neue Datei hinzu.

   

5. Sie können nun sehen, dass der Flow ausgeführt wird.

   

Die Person, der Sie die Genehmigung zugewiesen haben, erhält die Genehmigungsanforderung jetzt an verschiedenen Stellen, an denen sie sie genehmigen oder ablehnen kann. Die zu überprüfende Datei ist der Genehmigungsanforderung zur einfachen Bezugnahme beigefügt.

Per E-Mail

Wenn die E-Mail nicht korrekt angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-App über die neuesten Updates verfügt, oder verwenden Sie die Webversion von Outlook.

In Power Automate in der Aktion „Elemente“ im Abschnitt „Genehmigungen“

Sobald die Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde, wird die Flowausführung fortgesetzt. Wenn die Anforderung genehmigt wurde, wird die Datei, die Sie im Ordner für eingehende Nachrichten abgelegt haben, in den anderen Ordner verschoben.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren Flow erfolgreich mit Genehmigungsfunktionen ausgeführt. Nachdem Sie die Grundlagen kennen, können Sie auf diesem Flow aufbauen, um ihn an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.

Nächste Schritte

• Erstellen von Genehmigungsflows