Exportieren und Senden eines Power BI-Berichts per E-Mail mit Power Automate

Mit Power Automate können Sie das Exportieren und Verteilen von Power BI-Berichten in eine Vielzahl von Formaten und Szenarios automatisieren. In diesem Artikel erstellen Sie einen eigenen Flow von Grund auf neu. Sie verwenden die Aktion „In Datei exportieren für Power BI-Berichte“, um einen Power BI-Bericht automatisch per E-Mail zu verteilen.

Power Automate-Schritte zum Exportieren und Mailen eines Berichts.

Voraussetzungen

Stellen Sie für den weiteren Verlauf sicher, dass Sie über Folgendes verfügen:

  • Sie benötigen mindestens einen Arbeitsbereich in Ihrem Power BI-Mandanten, der durch eine reservierte Kapazität unterstützt wird. Diese Kapazität kann eine der SKUs A1/EM1 bis A6/P3 sein. Informieren Sie sich weiter über reservierte Kapazitäten in Power BI Premium.
  • Sie benötigen Zugriff auf die Standardconnectors in Power Automate, die in einem Office 365-Abonnement enthalten sind.

Neuerstellen eines Flows ohne Vorlage

In dieser Aufgabe erstellen Sie einen einfachen Flow von Grund auf neu. Der Flow exportiert einen Power BI-Bericht als PDF-Datei und fügt ihn einer E-Mail an, die wöchentlich gesendet wird.

  1. Melden Sie sich bei Power Automate (flow.microsoft.com) an.

  2. Wählen Sie Erstellen > Geplanter Cloud-Flow aus.

    Erstellen eines geplanten Flows in Power Automate.

  3. Geben Sie unter Geplanten Flow erstellen einen Namen für den Flow ein.

  4. Wählen Sie in Diesen Flow ausführen das Startdatum und die Startzeit sowie die Wiederholungshäufigkeit für den Flow aus.

  5. Wählen Sie in An diesen Tagen die Tage aus, an denen der Flow ausgeführt werden soll, und wählen Sie Erstellen aus.

    Power Automate, Planen des Flows.

  6. Wählen Sie in Wiederholung die Option Bearbeiten > Erweiterte Optionen anzeigen aus, und geben Sie einen Wert in Zu diesen Stunden und Zu diesen Minuten ein, um eine bestimmte Zeit für die Ausführung des Flows festzulegen.

    Festlegen der Wiederholung in Power Automate.

  7. Wählen Sie Neuer Schritt aus.

  8. Suchen Sie in Aktion auswählen nach Power BI, und wählen Sie In Datei exportieren für Power BI Berichte aus.

    Auswählen einer Aktion in Power Automate.

  9. Wählen Sie in In Datei exportieren für Power BI-Berichte einen Arbeitsbereich und Bericht in den Dropdownlisten aus.

  10. Wählen Sie das gewünschte Exportformat für Ihren Power BI-Bericht aus.

    Auswählen des Exportformats in Power Automate.

  11. Geben Sie optional im Feld Seiten seitenName -1 bestimmte Seiten an, die exportiert werden sollen. Beachten Sie, dass der Seitennamenparameter sich vom Anzeigeseitennamen unterscheidet. Suchen Sie den Namen der Seite, indem Sie im Power BI-Dienst zu der Seite navigieren und den letzten Teil der URL kopieren.

    Auswählen des Bereichsnamens in der URL.

  12. Geben Sie optional ein bestimmtes anzuzeigendes Lesezeichen im Feld Seitenlesezeichen-Name an. Wie den Seitennamenparameter finden Sie den Lesezeichennamen-Parameter in der Berichts-URL. Sie können zusätzliche Parameter für den Power BI-Bericht angeben. Ausführliche Beschreibungen dieser Parameter finden Sie in der Connectorreferenz für die Power BI-REST-API.

    Auswählen des Lesezeichennamens in der URL.

  13. Wählen Sie Neuer Schritt aus.

  14. Suchen Sie in Aktion auswählen nach Outlook, und wählen Sie E-Mail senden (V2) aus.

  15. Füllen Sie in E-Mail senden (V2) die Felder An, Betreff und Text für Ihre E-Mail aus.

  16. Wählen Sie Erweiterte Optionen anzeigen aus. Geben Sie unter Anlagenname – 1 einen Namen für Ihre Anlage ein. Fügen Sie dem Dateinamen eine Dateierweiterung hinzu (z. B. .PDF), die Ihrem gewünschten Exportformat entspricht.

  17. Wählen Sie in Anlageninhalt die Option Dateiinhalt aus, um den exportierten Power BI-Bericht anzufügen.

    Auswählen des exportierten Berichts, der per E-Mail gesendet werden soll.

  18. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Nächster Schritt oder Speichern aus. Power Automate erstellt den Flow und wertet ihn aus. Sie werden informiert, wenn Fehler gefunden werden.

  19. Wenn Fehler auftreten, klicken Sie auf  Flow bearbeiten, um sie zu beheben. Wählen Sie andernfalls den Zurück-Pfeil aus, um die Flowdetails anzuzeigen und den neuen Flow auszuführen. Wenn Sie den Flow ausführen, exportiert Power Automate einen Power BI-Bericht im angegebenen Format und sendet ihn wie geplant als E-Mail-Anlage.

Sicherheit auf Zeilenebene in Power Automate

Wenn Sie den Bericht optional basierend auf Sicherheit auf Zeilenebene (Row-Level Security, RLS) senden möchten, müssen Sie die folgenden Details hinzufügen:

Screenshot: Aktualisieren der Felder unter „Identities Username“ (Benutzername für Identitäten)

  • Identities Username - 1 (Benutzername für Identitäten – 1): Hierbei handelt es sich um den effektiven Benutzernamen, der sich in einem Token zur Anwendung der RLS-Regeln widerspiegelt. Bei einem lokalen Modell kann der Benutzername aus alphanumerischen Zeichen oder einem der folgenden Zeichen bestehen: '.', '-', '_', '!', '#', '^', '~', '\', and '@'. Bei Cloudmodellen können für den Benutzernamen alle ASCII-Zeichen verwendet werden. Außerdem kann der Benutzername bis zu 256 Zeichen lang sein und darf keine Leerzeichen enthalten.

  • Identities Dataset - 1 (Dataset für Identitäten – 1): Diesen Wert können Sie abrufen, indem Sie zu den Einstellungen des Datasets navigieren und dann die Dataset-ID aus der Adressleiste kopieren, wie in diesem Beispiel und der folgenden Abbildung zu sehen:

    Beispiel: https://app.powerbi.com/groups/me/settings/datasets/xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

    Screenshot: Beispiel-Dataset-ID

  • Identities Roles Item - 1 (Rollenelement für Identitäten – 1): Im Bericht definierter RLS-Name

Nächste Schritte