Erste Schritte beim Verwalten von Hardwareanlagen und -anforderungen

Bevor Anforderungen bearbeitet und Anlagen verwaltet werden können, müssen bestimmte Konfigurations- und Migrationsschritte abgeschlossen werden.

Als Fachkraft der Administration oder Programmleitung müssen Sie die Einrichtung in der modellgesteuerten Hardwareanforderungs- und -verwaltungs-Administrations-App für diese Komponenten abschließen:

• Unternehmensgruppen

• Budgets

• Produkttypen

• Produktuntertypen

• Produkt (Katalog)

• Objekte

  

Administration von Unternehmensgruppen

Ein Unternehmensgruppendatensatz stellt eine Abteilung innerhalb Ihrer Organisation dar, die über Folgendes verfügt:

• Hardwareeinkaufsbudget
• Für die Genehmigung von Hardwareanforderungen zuständige Personen
• Administrierende für die Anlagen der Abteilung

Bevor Hardwareanforderungen gestellt werden können, muss mindestens eine Unternehmensgruppe konfiguriert werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie + Neu aus dem Katalog Unternehmensgruppen aus
2. Fügen Sie von der Registerkarte Allgemein aus den Gruppennamen der neuen Unternehmensgruppe hinzu
   1. Wenn die Gruppe aus einem einzelnen Benutzenden besteht
      1. Legen Sie Genehmigerteam verwenden auf Nein
      2. Wählen Sie den Benutzenden als Hauptgenehmigenden aus
   2. Soll die Gruppe stattdessen aus einem Team bestehen
      1. Legen Sie Genehmigerteam verwenden auf *Ja fest
      2. Wählen Sie das Team als Genehmigerteam aus

Bestehende Unternehmensgruppen können angezeigt oder bearbeitet werden. Der Name der Unternehmensgruppe ist im Hypertext. Gehen Sie auf den Link, um die Details anzuzeigen. Da die Unternehmensgruppe in Budgets, Anforderungen, Bestellungen und Anlagen angegeben ist, sind diese Zuweisungen an zwei Stellen sichtbar:

• Tabellen auf der Registerkarte „Allgemein“ (nur Status „Aktiv“)
• Spezielle Registerkarten: „Budgets“, „Anforderungen“, „Bestellungen“, „Vermögenswerte“ (mit erweitertem Feldsatz und Statusfilter)

Budgets verwalten

Durch die Protokollierung des von der Organisation festgelegten Budgets kann die App die kumulierten Ausgaben nachverfolgen und sorgt für Transparenz, sodass der Kauf von Anlagen innerhalb der Unternehmensgrenzen erfolgt. Nachdem die Unternehmensgruppen konfiguriert sind, können Budgets hinzugefügt werden.

1. Wählen Sie im Budgetkatalog Plus (+) aus
2. Fügen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ Folgendes hinzu:
   1. Den Name des Budgets
   2. Den Betrag in Dollar
   3. Die Zuweisung zu einer Unternehmensgruppe
   4. Währung

Bestehende Budgets können angezeigt oder bearbeitet werden. Der Budgetname ist im Hypertext. Wählen Sie den Link aus, um Details anzuzeigen. Wenn Bestellungen aus einem Budget aufgegeben werden, wird die Liste der Bestellungen erweitert und die Ausgabenübersicht aktualisiert.

Eine detailliertere Ansicht erhalten Sie über Bestellungen.

Produkte konfigurieren und verwalten

Konfigurieren Sie Produkttyp, Produktuntertyp und Produktklassifizierungen, um den Anforderungsprozess einzurichten und zu optimieren.

Produkttypen

Produkttypen sind die höchste Klassifizierungsebene für die Produkte im Katalog. Produkttypen vereinfachen den Anforderungsprozess und verbessern die Berichtsfunktionen für Administrierende.

Bevor Produkte in den Katalog geladen werden, muss die Liste der Produkttypen konfiguriert werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Produktuntertypkatalog Plus (+) aus
2. Fügen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ Folgendes hinzu:
   1. Den Namen des Produkttyps
   2. Ein Bild (falls verfügbar)

Bestehende Produkttypen können angezeigt oder bearbeitet werden. Der Name des Produkttyps ist im Hypertext und verweist auf die Detailansicht. Wenn Produkten ein Produkttyp zugewiesen wird, werden sie der Liste in dieser Produkte-Registerkartenansicht für diesen Produkttyp hinzugefügt.

Produktuntertypen

Der Produktuntertyp ermöglicht eine zusätzliche Ebene der Produktklassifizierung innerhalb des Katalogs. Der Produktuntertyp hilft Anfordernden bei der Suche nach Produkten und gibt Administrierenden mehr Detailgenauigkeit in ihren Berichten und Analysen.

Sie können Untertypen wie folgt hinzufügen:

1. Wählen Sie im Produktuntertypkatalog Plus (+) aus
2. Fügen Sie von der Registerkarte „Allgemein“ aus Folgendes hinzu:
   1. Einen Namen für den Untertyp
   2. Eine Zuweisung zu dem übergeordneten Produkttyp. Beispielsweise könnte der Untertyp Tablet dem Produkttyp Computer hinzugefügt werden

Bestehende Produktuntertypen können angezeigt oder bearbeitet werden. Der Name des Produktuntertyps ist im Hypertext und verweist auf die Detailansicht. Wenn Produkten ein Produktuntertyp zugewiesen wird, werden sie der Liste in dieser Produkte-Registerkartenansicht für diesen Produktuntertyp hinzugefügt.

Produkte

Sobald Produkttyp und -untertyp konfiguriert sind, können Produkte zum Katalog hinzugefügt werden. Die Liste der Produkte im Katalog wird sowohl für die angeforderten Produkte als auch für alle Anlagen verwendet, die in der Verwaltungs-App verwaltet werden.

Folgende Felder sind obligatorisch:

• Name des Dataflows
• Produkttyp
• Produktuntertyp

Optionale Felder sind:

• Description
• Mehrere Herstellerdetails (Name, Teilenummer, Modellnummer, Link zu Produktdetails)
• Preise (Standardpreis und Währung)
• Bild (Produktbild kann aus den Dateien der Administrierenden hochgeladen und an den Produktdatensatz angehängt werden)
• Aktualisierungszeitraum (Monate – informiert den Mitarbeitenden, dem die Anlage gehört, und den Administrierenden, wann eine Anlage gemäß der Richtlinie ersetzt werden kann)

Tipp

Für die anfängliche Migration des Produktkatalogs sollte vielleicht am besten die Funktion von Excel Online verwendet werden. Wählen Sie auf der Menüleiste Nach Excel exportieren und dann In Excel Online öffnen aus. Daten können aus einer vorhandenen Arbeitsmappe eingefügt und gespeichert werden, sofern das Feldlayout passt. Wenn die Quelldatei im CSV-Format vorliegt, kann sie alternativ über die Menüoption Aus Excel importieren importiert werden.

Sie können vorhandene Produkte anzeigen oder bearbeiten. Der Produktname ist im Hypertext und verweist die detaillierte Ansicht des Produkts. Wenn Produkte als Anlagen gekennzeichnet oder Anforderungen zugeordnet sind, werden sie zur Liste in diesen Anlagen- und Anforderungsartikel-Registerkartenansichten für dieses Produkt hinzugefügt.

Vorhandene Anlagen migrieren

Ein wichtiger Teil der Einrichtung ist die anfängliche Migration bestehender Anlagen. Wir gehen davon aus, dass diese Apps das aktuelle System der Hardwareanforderungen und der Anlagenverwaltung ersetzen. Die Anlagendaten müssen aus diesem System (oder der Datenquelle) extrahiert werden. Die Daten können auch manuell migriert werden, was allerdings nur für ein kleines Dataset praktikabel ist.

1. Wählen Sie Plus (+) aus dem Katalog Anlagen aus
2. Vervollständigen Sie den Datensatz auf der Registerkarte „Allgemein“

Folgende Felder sind obligatorisch:

• Produkt (kann aus dem Dropdownmenü ausgewählt werden, mit Werten aus dem Katalog)
• Anlagenstatus (zugewiesen, nicht zugewiesen, ausgemustert, Anspruch auf Aktualisierung)
• Unternehmensgruppe (die Gruppe innerhalb der Organisation, zu der die Anlage gehört)

Optionale Felder sind:

• Geliefert am
• Anspruch auf Aktualisierung am (Datum)
• Benachrichtigung über Anspruch auf Aktualisierung gesendet am
• Ausgemustert am
• Hardwareanforderung
• Bestellung

Zu den vom System festgelegten Feldern gehören:

• Anlagennummer
• Monate bis zur Aktualisierung
• Erstellt von
• Erstellt am

Tipp

Für die anfängliche Migration der bestehenden Anlagen sollte vielleicht am besten die Funktion von Excel Online verwendet werden. Wählen Sie auf der Menüleiste Nach Excel exportieren und dann In Excel Online öffnen aus. Daten können aus einer vorhandenen Arbeitsmappe eingefügt und gespeichert werden, sofern das Feldlayout passt. Wenn die Quelldatei im CSV-Format vorliegt, kann sie alternativ über die Menüoption Aus Excel importieren importiert werden.

Sie können vorhandene Anlagen anzeigen oder bearbeiten. Der Anlagenname ist im Hypertext und verweist auf die Detailansicht.

Nächster Schritt

Erste Schritte mit der App „Hardwareanforderungen und -verwaltung“