Muster: Projektverwaltung

Organisationen benötigen einen zentralen Ort, um mehrere Projekte zu verwalten, da sie sicherstellen, dass verschiedene Teams ihre Ziele erreichen und Erfolgskriterien wie geplant erfüllen.

Einige allgemeine Anwendungsfälle für das Projektmanagement sind die Verwaltung neuer Produktideen, das Erstellen von Projektplänen und das Verfolgen von Meilensteinen sowie das Leistungsmanagement von Teams.

Microsoft Power Platform bietet eine No-Code- und Wenig-Code-Lösung für Unternehmen, um einfach zu bedienende Lösungen zur Verwaltung von Projekten während ihres gesamten Lebenszyklus zu erstellen. Dieser Artikel enthält mehrere Beispiele aus der Praxis, wie Kunden Microsoft Power Platform verwendet haben, um effiziente Projektmanagement-Anwendungen und Workflows zu erstellen.

Wie Sie das Projektmanagement-Muster erkennen

Unternehmensgruppen innerhalb von Organisationen sehen den Bedarf für ein Tool, um Projekte zu verwalten, den Fortschritt zu verfolgen und die Ergebnisse zu überwachen.

In einem typischen Projektmanagementszenario:

1. Planen Sie Ihre Arbeit, um Ideen, Pläne, Aufgaben und Meilensteine zu verwalten.

2. Verfolgen Sie den Fortschritt gegenüber dem Plan, benachrichtigen Sie die Beteiligten über den Projektstatus und eskalieren Sie Blockierer, falls erforderlich.

3. Überprüfen Sie den Fortschritt, überwachen Sie die Ergebnisse und visualisieren Sie wichtige Aspekte des Projektfortschritts.

Wie Kunden das Projektmanagement-Muster verwenden

Angepasste Air Products and Services Traveler App

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Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) ist ein in Houston ansässiger Anbieter von Heizungs-, Lüftungs- und Klimalösungen (HVAC), der sich auf das Design, die Konstruktion, die Installation, die Modifikation und den Service von Klimaanlagen sowohl im industriellen als auch im kommerziellen Segment der HVAC-Branche spezialisiert hat.

Das CAPS Project Management-Team benötigte eine angepasste Lösung, um den gesamten Lebenszyklus von HLK-Einheiten zu verfolgen, während sie den Fertigungsprozess durchlaufen. Die Lösung musste an die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen angepasst werden, um Qualitätsprüfungen zu verfolgen und es den jeweiligen Besitzern zu erlauben, jede Phase des Prozesses abzuzeichnen. Außerdem wollte das Team jedem im Unternehmen die Möglichkeit geben, über seine mobilen Geräte über Probleme zu berichten. Eines der Hauptprobleme, mit denen sie konfrontiert waren, war, dass das „Reisende“ Dokument—ein Papierdokument, das zur Verfolgung von Qualitätsprüfungen—verwendet wurde, verloren ging.

Rebecca Sackett, eine Assistentin der Datenanalytikerin, fand Power Apps im Office 365 Abonnement und begann mit dem Erstellen von Apps gegen SharePoint-Listen zu experimentieren, um manuelle Prozesse zu ersetzen. Rebecca hat eine Power Apps-Lösung zur Digitalisierung des Reisedokuments namens CAPS Traveler erstellt. Projektmanager und Stakeholder verwenden die Haupt-App für das Traveler-Management, um einen Überblick über alle aktiven Projekte zu erhalten, wichtige Statistiken zu sehen und die Test- und Versandkalender zu verwalten.

Projektmanager initiieren Projekte und fügen Details für jeden erforderlichen Schritt hinzu, z. B. Fab, Paint, Electrical und Testing. Die Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen verwenden dann eine begleitende Mobile-App, die mit spezifischen Fragen für ihre Abteilung angepasst wurde. Später stellt das zentrale Team die Daten zusammen und verwendet die Berichte, um allgemeine Gründe zu identifizieren, warum ein bestimmter Schritt nicht ausgeführt wurde.

Es gibt zehn solcher Abmelde-Apps zusätzlich zur Hauptmanagement-App, und sie alle lesen und schreiben Daten in denselben festgelegten SharePoint-Listen. Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, führt jemand aus dem Steuerelement Qualitätskontrolle eine endgültige Freigabe durch. Ein Flow wird dann automatisch ausgelöst, um einen PDF-Bericht zu erzeugen.

Umgebung Canterbury InZone App

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Environment Canterbury (ECan) arbeitet in Partnerschaft mit den Communities von Canterbury, Neuseeland, an langfristigen Umwelt-Ergebnisprogrammen, die aus mehreren Meilensteinen und damit verbundenen Projekten bestehen. Sie brauchten eine erschwingliche Lösung, die eine größere Konsistenz über Projekte hinweg, ein höheres Maß an Transparenz und einen schnelleren Zugriff auf Daten bietet.

Mithilfe einer App können Süßwasserzonen-Manager und Projektteilnehmer den Status ihrer Projekte einsehen. Alle Projekte sind mit der Zone und spezifischen Meilensteinen gekennzeichnet, und alle Meilensteine sind mit den langfristigen Ergebnissen gekennzeichnet. Die App bietet ein angepasstes Farbschema, das es einfach macht, zwischen Projekten, Meilensteinen und Ergebnissen zu unterscheiden und zu navigieren. Alle Bildschirme für Projekte sind grün, Meilensteine sind blau, und Ergebnisse sind orange.

Benachrichtigungen werden gesendet, um zu Datenaktualisierungen aufzufordern und Eskalationen bereitzustellen, wenn Projekte nicht zum erforderlichen Zeitpunkt aktualisiert werden. Die Flows werden auch verwendet, um bestimmte Ansichten aufzurufen und HTML-Table–-basierte Digest-E-Mails zu generieren, die alle Elemente, die sich auf eine bestimmte Person beziehen, in einer einzigen E-Mail auflisten.

Partners in Health Geschenküberprüfungs-App

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Partners in Health (PIH) finanziert sich jedes Jahr etwa zur Hälfte durch Einzelspender, während die andere Hälfte hauptsächlich aus staatlichen Zuschüssen, Unternehmen und Stiftungen stammt. Die gemeinnützige Organisation hat etwa 10 Spendenbeauftragte, die für die Betreuung von über 1.000 ihrer großzügigsten Einzelspender verantwortlich sind. PIH wollte die Fähigkeit der Spendenbeauftragten verbessern, ihre Portfolios zu verwalten, indem sie ihnen Geschenke zeigen, sobald sie eintreffen, und indem sie den Beauftragten einen 360-Grad-Blick auf ihre Spenderportfolios geben.

Bella Chih-Ning, Analytics and Applications manager bei PIH, hat eine App und ein Dashboard für Spendenbeauftragte entwickelt, um viele Aspekte von Spenden zu verwalten und zu visualisieren. Mit der App „Gift Review“ können Spendenbeauftragte Spenden sofort bei Eingang einsehen, relevante Notizen hinzufügen und sicherstellen, dass die Spenden dem richtigen Fonds zugewiesen werden. Dadurch wird eine To-Do-Liste erstellt, in der der Spendenbeauftragte die Spende überprüft, um sicherzustellen, dass sie der richtigen Kampagne zugeordnet ist, dem richtigen Geschenktyp kodiert ist und dem richtigen Fonds zugewiesen ist. Der Geschenkbeauftragte kann direkt in der App Fragen an das PIH DevOps Team mailen. Nachdem alles geklärt ist, markieren die Geschenkbeauftragten die Checkliste als „erledigt“, was für ihre Manager sichtbar wird.

„Die App in a Day-Schulung hat mir wirklich die Augen dafür geöffnet, wie einfach es sein kann, Tools zu erstellen, die Prozesse rationalisieren und unsere Kollegen befähigen, ihre Arbeit besser zu machen“, sagt Bella Chih-Ning.

R3 Retail Projektportfolio App

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Das Unternehmen R3 Retail Development bietet fundierte Fachkenntnisse in der Projektmanagement-Beratung zur Gewinnmaximierung für Supermärkte, Lebensmittelgeschäfte, Lebensmittelverarbeitung, Gewerbe, Einzelhandel und kleine Industriekunden in den gesamten Vereinigten Staaten. R3 benötigte einen stark angepassten Ansatz für seine End-to-End-Projektmanagement-Anforderungen.

Die App „Project Portfolio“ wurde innerhalb von nur 120 Stunden erstellt und verwaltet jetzt mehr als 200 Projekte. Die Projektmanager von R3 und die regionalen Filialleiter, die sie betreuen, verwenden jetzt die neue App Projektportfolio. Die App verfügt über eine Vielzahl von Funktionalitäten, darunter:

• Ein Dashboard, das zusammenfassende Statistiken basierend auf dem angemeldeten Benutzer anzeigt.

• Projektverfolgungsinformationen einschließlich Termine, Aufgaben, Probleme, Einkaufsbestellungen und Personen.

• IP-Adressverfolgung für alle installierten Geräte, wie z. B. Kühlschränke.

• Funktionalitäten zum Hochladen von Dateien für Dokumente wie Architekturdateien für HLK-Systeme.

• Umfangreiche angepasste Geschäftslogik, wie z.B. das automatische Festlegen von Datumswerten auf Basis von Statuseinträgen.

Administratoren können bestimmten App-Benutzern je nach ihrer Rolle Sicherheitsfreigaben zuweisen. Administratoren können auch die Liste der Aufgabentypen und die erwartete Zeit für jede Aufgabe konfigurieren, die wiederum verwendet wird, um Fälligkeitsdaten automatisch zu generieren.

R3 nutzt Power Automate zum Versenden automatischer Benachrichtigungen und Erinnerungen. Alle Daten werden in Microsoft Dataverse gespeichert.

Capitol Music Group Scheduling Tools

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Capitol Music Group (CMG) sah eine Verkaufschance, um seine Marketing Workflow- und Scheduling-Tools zu modernisieren, die zuvor mit InfoPath erstellt wurden. Eine geschäftskritische App, die Zeitpläne für neue Veröffentlichungen verwaltet und—im Laufe der Zeit—zur Erfassung von Daten für verschiedene Arten von Veröffentlichungen und Medien weiterentwickelt wurde. CMG wollte Routineprozesse automatisieren, die Sichtbarkeit und Zusammenarbeit zwischen Partner-Labels erweitern und sich schneller an neue Online-Marketing-Kanäle anpassen. Die App Capitol Scheduling war jedoch tief in die Flows der Prozesse integriert und bestand vollständig aus XML-Daten, deren Verwaltung viel Stammeswissen erforderte. Auf der Suche nach einem schlanken Ansatz mit wenig Code für die App-Entwicklung und -Verwaltung entschied sich CMG schließlich, seine App von InfoPath auf Microsoft Power Platform zu migrieren, einschließlich Power Apps und Power Automate.

Capitol wollte, dass die Teams die neue Planungsoberfläche nutzen, um einfach zu kommunizieren, Genehmigungen zu erhalten und bei der Vermarktung verschiedener Arten von Veröffentlichungen zusammenzuarbeiten – egal ob es sich um die physische, digitale oder Video-Seite handelt.

„Mit Microsoft Power Platform hat Capitol eine einfache Möglichkeit, Marketinginformationen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg auszutauschen“, sagt Karen Reali, Senior Manager bei der Universal Music Group. „Es hilft ihnen sogar, Cross-Label-Projekte zu erleichtern und zu rationalisieren.“

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).