Erstellen eines Flows zum Verwalten von ProjektgenehmigungenCreate a flow to manage project approvals

Hinweis

Dieser Artikel ist Teil einer Reihe von Tutorials zur Verwendung von PowerApps, Microsoft Flow und Power BI mit SharePoint Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Lesen Sie unbedingt die Einführung zur Reihe durch, um sich einen allgemeinen Überblick zu verschaffen und auf die zugehörigen Downloads zuzugreifen.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

In dieser Aufgabe erstellen wir einen Flow für das Genehmigen von Projekten.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow ist in SharePoint integriert, daher ist es einfach, einen Flow direkt aus einer Liste zu erstellen.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Der Flow, den wir erstellen, wird ausgelöst, wenn der Liste Project Requests (Projektanforderungen) ein Element hinzugefügt wird.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Der Flow sendet eine E-Mail an den Projektgenehmiger, der die Anforderung direkt in der E-Mail genehmigt oder ablehnt.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Anschließend sendet der Flow eine Genehmigungs- oder Ablehnungs-E-Mail an den Projektanforderer und aktualisiert die SharePoint-Listen entsprechend.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Schritt 1: Konfigurieren der FlowvorlageStep 1: Configure the flow template

  1. Klicken oder tippen Sie in der Liste Project Requests (Projektanforderungen) auf Flow und dann auf Flow erstellen.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Erstellen eines Flows

  2. Klicken oder tippen Sie im rechten Bereich auf Genehmigung starten, wenn ein neues Element hinzugefügt wird.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Erstellen eines Genehmigungsflows

  3. Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bei SharePoint und Outlook an, und klicken oder tippen Sie anschließend auf Weiter.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Anmelden, um Vorlage zu verwenden

    Jetzt wird die Vorlage für diesen Flow angezeigt, die Sie ausfüllen können.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Die Felder im Flow stellen Schritte dar.The boxes in the flow represent steps. Sie akzeptieren Eingaben aus vorherigen Schritten sowie Ihre Eingaben.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Jeder Schritt kann dann die Ausgabe für nachfolgende Schritte bereitstellen.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Genehmigungsvorlage

  4. Geben Sie im Feld Zugewiesen zu einen Namen ein, der im Mandanten gültig ist.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Genehmigungs-E-Mail-Kontakt

    Das nächste Feld im Flow beantwortet die Entscheidung des Projektgenehmigers und leitet den Flow an eine von zwei Verzweigungen weiter: Wenn ja oder Wenn nein.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Genehmigungsbedingung

Schritt 2: Erstellen von Aktionen für Genehmigen = jaStep 2: Create actions for Approve = yes

Standardmäßig wird mit dieser Verzweigung eine Genehmigungs-E-Mail an den Anforderer gesendet.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Wir aktualisieren zudem die Liste Project Requests (Projektanforderungen) und fügen der Liste Project Details (Projektdetails) ein Element hinzu, da das Projekt genehmigt wurde.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Verzweigung Wenn ja auf Inform item creator of approval (Elementersteller über Genehmigung informieren) und dann auf Bearbeiten, um die Standardoptionen für die an den Anforderer gesendete E-Mail anzuzeigen.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-Mail-Einstellungen bearbeiten

  2. Standardmäßig wird eine E-Mail an die Person gesendet, die das Listenelement erstellt hat, mit der Betreffzeile und dem Nachrichtentext, die angezeigt werden.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Sie können diese bei Bedarf aktualisieren.You can update these if you like.

    E-Mail-Standardeinstellungen

  3. Klicken oder tippen Sie auf Aktion hinzufügen.Click or tap Add an Action.

    Aktion hinzufügen

  4. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und klicken oder tippen Sie dann auf SharePoint – Element aktualisieren.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktion „Element aktualisieren“

  5. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parameter für „Element aktualisieren“

  6. Wählen Sie das Kästchen Id aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

    Dynamische Inhalte sind im gesamten Flow basierend auf den vorherigen Schritten verfügbar.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. In diesem Fall sind die SharePoint-Listeninformationen verfügbar, und wir können sie in den von uns erstellten Aktionen verwenden.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Wählen Sie das Feld Title (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  8. Geben Sie im Feld Approved (Genehmigt) „Ja“ ein.In the Approved box, enter "Yes". Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.This part of the flow should now look like the following image.

    Listenaktualisierung

  9. Klicken oder tippen Sie erneut auf Aktion hinzufügen.Click or tap Add an Action again. Dieses Mal fügen wir der Liste Project Details (Projektdetails) für das von uns genehmigte Projekt ein Element hinzu.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Aktion hinzufügen

  10. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und wählen Sie dann SharePoint – Element erstellen aus.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Aktion „Element erstellen“

  11. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parameter für „Element erstellen“

  12. Wählen Sie das Feld Title (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  13. Wählen Sie das Kästchen RequestId aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

  14. Geben Sie im Feld PMAssigned (PM zugewiesen) „Nicht zugewiesen“ ein.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.This part of the flow should now look like the following image.

    Erstellen von Element abgeschlossen

Schritt 3: Überprüfen der Aktion für Genehmigen = neinStep 3: Review action for Approve = no

Standardmäßig wird mit dieser Verzweigung eine Ablehnungs-E-Mail an den Anforderer gesendet.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Wir aktualisieren zudem die Liste Project Requests (Projektanforderungen).We'll also update the Project Requests list. Da das Projekt nicht fortgesetzt wird, fügen wir der Liste Project Details (Projektdetails) kein Element hinzu.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Klicken oder tippen Sie in der Verzweigung Wenn nein auf Inform item creator of rejection (Elementersteller über Ablehnung informieren) und dann auf Bearbeiten, um die Standardoptionen für die an den Anforderer gesendete E-Mail anzuzeigen.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-Mail-Einstellungen bearbeiten

  2. Standardmäßig wird eine E-Mail an die Person gesendet, die das Listenelement erstellt hat, mit der Betreffzeile und dem Nachrichtentext, die angezeigt werden.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Sie können diese bei Bedarf aktualisieren.You can update these if you like.

    E-Mail-Standardeinstellungen

  3. Klicken oder tippen Sie auf Aktion hinzufügen.Click or tap Add an Action.

    Aktion hinzufügen

  4. Suchen Sie unter Aktion auswählen nach „SharePoint“, und klicken oder tippen Sie dann auf SharePoint – Element aktualisieren.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktion „Element aktualisieren“

  5. Geben Sie die URL der SharePoint-Website und den Namen der SharePoint-Liste ein.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parameter für „Element aktualisieren“

  6. Wählen Sie das Kästchen Id aus, und klicken oder tippen Sie dann im Dialogfeld für dynamischen Inhalt auf ID.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listen-ID – dynamischer Inhalt

  7. Wählen Sie das Feld Title (Titel) aus, suchen Sie im Dialogfeld für dynamischen Inhalt nach „Title“, und klicken oder tippen Sie dann auf Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listentitel – dynamischer Inhalt

  8. Geben Sie im Feld Approved (Genehmigt) „Nein“ ein.In the Approved box, enter "No". Dieser Teil des Flows sollte jetzt wie in der folgenden Abbildung aussehen.This part of the flow should now look like the following image.

    Listenaktualisierung

  9. Klicken oder tippen Sie am rechten oberen Rand des Bildschirms auf Flow erstellen.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Der Flow ist jetzt abgeschlossen, und er sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen, wenn Sie die Felder reduzieren.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Abgeschlossener Flow

  10. Klicken oder tippen Sie am rechten oberen Rand des Bildschirms auf Fertig.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Schaltfläche „Fertig“

Schritt 4: Ausführen des GenehmigungsflowsStep 4: Run the approval flow

  1. Klicken Sie in der Liste Project Requests (Projektanforderungen) auf QuickEdit, und fügen Sie das folgende Element hinzu:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "New monitor for Megan" (Neuer Monitor für Megan)Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Megan needs a 24" monitor" (Megan benötigt einen 24"-Monitor)Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "New hardware"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pending" (Ausstehend)Approved = "Pending"

      Der Liste hinzugefügtes Element

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite auf Fertig, wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Häkchen für „Fertig“

  3. Überprüfen Sie im E-Mail-Konto des Genehmigers den Posteingang.Check the inbox of the approver's email account. Sie sollten jetzt über eine E-Mail wie die folgende verfügen.You should have an email like the following.

    E-Mail an Allan Deyoung

  4. Nachdem Sie auf Genehmigen oder Ablehnen geklickt haben, führt der Flow einen weiteren Prozess aus, und Sie erhalten direkt in der E-Mail Feedback wie das folgende.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Genehmigungsaktion abgeschlossen

  5. Der Flow sendet eine E-Mail mit Allans Antwort an Megan, wie in der folgenden Abbildung.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Diese E-Mail wird von Megan gesendet, da sie die Besitzerin des Flows ist.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-Mail an Megan Bowen

Nächste SchritteNext steps

Der nächste Schritt in dieser Tutorialreihe ist das Erstellen einer App zum Verwalten von Projekten.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.