Lync-Integration in Office, Exchange und SharePoint

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2014-06-04

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie Lync Server 2013 in Microsoft Office, Microsoft Exchange und Microsoft PowerPoint integrieren können.

Durch die Integration von Lync Server und Office-Programmen erhalten Benutzer einen kontextbezogenen Zugriff auf die Lync Server-Funktionen für Chat, erweiterte Anwesenheit, Telefonie und Konferenzen aus der Office-Anwendung heraus.

Office-Benutzer können über die Microsoft Outlook-Clients, über andere Office-Programme oder von einer SharePoint-Seite auf die Lync Server-Funktionen zugreifen. Zudem können sie eine Aufzeichnung der Lync Server-Unterhaltungen im Outlook-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" anzeigen.

Dieses Thema bietet ausführliche Informationen zu folgenden Themen:

  • Planen der Integration zwischen Lync Server, Outlook und anderen Office-Programmen

  • Exchange Server-Schnittstellen, die von Lync Server und Outlook für den Zugriff auf freigegebene Informationen und die Aktualisierung dieser Informationen verwendet werden

  • Einstellungen für die In-Band-Bereitstellung zur Steuerung des Umfangs der Integration von Lync Server in Outlook

  • Lync Server-Integration in andere Office-Programme

  • Vorschläge zur Vermeidung häufig auftretender Probleme bei der Lync Server-Integration

Planen der Lync-Integration

Gehen Sie die folgenden Konfigurationsprobleme durch, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für die Integration zwischen Lync Server und anderen Office-Programmen erfüllt sind:

  • Konfigurieren Sie die Integration zwischen Lync Server und Exchange.

  • Prüfen Sie die Integrationsfeatures, die während der Lync Server-Bereitstellung mithilfe der In-Band-Servereinstellungen konfiguriert werden können. Ausführliche Informationen finden Sie unter "Steuern der Integration von Outlook und Exchange" weiter unten in diesem Thema.

  • In Organisationen, in denen mehr als eine Version des Lync-Clients oder von Office installiert ist, überprüfen Sie die Kompatibilitätstabellen unter Lync 2013-Kompatibilität.

  • Gehen Sie am Ende dieses Themas unter "Häufige Probleme bei der Integration von Lync Server und Outlook" die Liste mit Vorschlägen zur Vermeidung häufiger Integrationsfehler durch.

  • Damit die Integration in Office 2007 ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie möglicherweise ein Update auf Outlook 2007 installieren. Ausführliche Informationen zu diesem Outlook-Update finden Sie im Knowledge Base-Artikel 936864 "Hinweise zum Office 2007-Hotfixpaket vom 17. Juni 2007" unter http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=3052&kbid=936864.

Integration in Exchange

In diesem Abschnitt werden die Exchange Server-Schnittstellen erläutert, die von Lync Server und Outlook verwendet werden. Zur Unterstützung der Lync Server-Integration in Exchange lesen und schreiben sowohl Lync Server als auch Outlook Informationen direkt in Exchange Server.

Hinweis

Details zur Konfiguration der Integration zwischen Lync und Exchange finden Sie unter Integrieren von Microsoft Lync Server 2013 und Microsoft Exchange Server 2013.

Zum Anzeigen von Informationen zu einem Kontakt in einer E-Mail-Nachricht sucht Outlook zuerst lokal nach der SIP-Adresse des Kontakts und führt dann einen Remoteprozeduraufruf an Exchange Server durch, falls dies erforderlich ist. Während einer einzelnen Outlook-Sitzung nimmt die Anzahl der Remoteprozeduraufrufe ab, da die SIP-Adressen kontinuierlich zwischengespeichert werden.

Folgende Lync Server-Integrationsfunktionen verwenden entweder MAPI oder Exchange-Webdienste (Exchange Web Services, EWS) für direkte Aufrufe an den Exchange-Server:

  • Zugriff auf Unterhaltungsverlauf und Voicemail

  • Wiedergabe der Voicemailnachricht

  • Anzeige von Frei/Gebucht-Informationen und Arbeitszeiten

  • Anzeige des Themas, der Uhrzeit und des Orts der Besprechung

  • Anzeige von Abwesenheitsstatus und Notizen

  • Exchange-Kontaktsynchronisierung

  • Durchsuchen persönlicher Outlook-Kontakte

Hinweis

Outlook führt Remoteprozeduraufrufe zur Auflösung von SIP-Adressen nur dann durch, wenn die Option zum Anzeigen des Onlinestatus neben einem Personennamen ausgewählt ist. In Outlook 2007 finden Sie diese Option im Menü Datei unter Optionen > Personen > Onlinestatus und Fotos.
Klicken Sie in Outlook 2010 auf der Registerkarte Datei auf Optionen und dann auf Kontakte. Die Option wird unter Onlinestatus und Fotos angezeigt.
Klicken Sie in Outlook 2013 auf der Registerkarte Datei auf Optionen und dann auf Kontakte. Die Option wird unter Onlinestatus und Fotos angezeigt.

Exchange Server-Kommunikationsschnittstellen

In der folgenden Tabelle sind die Kommunikationsschnittstellen beschrieben, die von Lync Server für den Zugriff auf mit Outlook gemeinsam genutzten Funktionen und für deren Aktualisierung verwendet werden. Exchange Server-Aufrufe werden entweder direkt über EWS oder MAPI oder indirekt über das Outlook-Objektmodell ausgeführt.

Von Lync 2013 verwendete Exchange Server-Kommunikationsschnittstellen

Kommunikationsschnittstellen Funktion

Outlook-Objektmodell

Senden von E-Mail-Nachrichten

Planen einer Besprechung

Öffnen des Voicemailordners

Öffnen des Ordners "Aufgezeichnete Unterhaltungen"

Nur MAPI

Kommunizieren mit Exchange-Stellvertretern

EWS (dauerhaftes Abonnement), falls verfügbar, sonst MAPI

Erstellen des Ordners "Aufgezeichnete Unterhaltungen"

Behandeln von Voicemailbenachrichtigungen

Behandeln von Benachrichtigungen über entgangene Unterhaltungen

Lesen des Ordners "Kontakte"

Finden zugehöriger Unterhaltungen

Öffnen einer Visitenkarte

Erstellen eines persönlichen Outlook-Kontakts

Öffnen der Voicemail

Schreiben von Kontakten (bei Bedarf) (nur EWS und Exchange Server 2010 SP1)

Schreiben von Elementen des Unterhaltungsverlaufs (bei Bedarf)

Nur EWS (dauerhaftes Abonnement)

Lesen oder Löschen von Elementen aus dem Unterhaltungsverlauf

Lesen oder Löschen von Voicemailelementen

EWS (Abruf), falls verfügbar, sonst MAPI

Lesen der Frei/Gebucht-Zeiten

Lesen von Abwesenheitsnotizen

Nur EWS (Abruf)

Lesen von Informationen zu Arbeitszeiten

Behandeln der Exchange-Kontaktsynchronisierung

Veröffentlichen der Frei/Gebucht-Informationen

Ein Lync Server-Benutzer kann nicht direkt auf die Verfügbarkeitsdaten und den Zeitplan eines anderen Benutzers zugreifen. Aus diesem Grund werden Frei/Gebucht- und Abwesenheitsinformationen als Teil der erweiterten Anwesenheitsinformationen eines Kontakts veröffentlicht. Dies funktioniert wie folgt:

  1. Auf dem Computer von Benutzer A verwendet Lync Server EWS-Aufrufe, um die Frei/Gebucht-Informationen und den Abwesenheitsstatus des Benutzers zu ermitteln.

  2. Lync Server aktualisiert anschließend die erweiterten Anwesenheitsdaten von Benutzer A mit diesen Informationen.

  3. Andere Lync Server- und Office-Benutzer können jetzt ggf. den Zeitplan und den Abwesenheitsstatus von Benutzer A anzeigen.

Die Verfügbarkeit der Frei/Gebucht- und der Abwesenheitsinformationen eines Kontakts werden auch durch die Einstellungen eines Benutzers für private Beziehungen gesteuert. Ausführliche Informationen finden Sie unter Konfigurieren des erweiterten Datenschutzmodus für Anwesenheitsinformationen.

Hinweis

Steht EWS nicht zur Verfügung, verwendet Lync MAPI zum Abrufen der Frei/Gebucht-Informationen.

Steuern der Integration von Outlook und Exchange

Alle Outlook-Integrationsfunktionen sind standardmäßig aktiviert, können jedoch einzeln über Verwaltungstools und In-Band-Richtlinien in Lync Server gesteuert werden.

In der folgenden Tabelle sind die In-Band-Serverrichtlinien aufgelistet, mit deren Hilfe Sie einzelne Integrationsfunktionen aktivieren oder deaktivieren können – entweder bei der Bereitstellung oder später bei der Wartung oder Aktualisierung.

Ausführliche Informationen zum Konfigurieren von Lync Server-Benutzern und -Einstellungen finden Sie unter Clientrichtlinien und -einstellungen. Ausführliche Informationen zu den in der folgenden Tabelle beschriebenen Richtlinien finden Sie unter New-CsClientPolicy und Set-CsClientPolicy in der Betriebsdokumentation.

Lync-Clientrichtlinien für Outlook- und Exchange-Integrationseinstellungen

Richtlinie Beschreibung

CalendarStatePublicationInterval

Gibt die Dauer in Sekunden an, die Lync Server wartet, ehe Kalenderinformationen aus Outlook abgerufen und Ihren Anwesenheitsinformationen hinzugefügt werden.

DisableCalendarPresence

Deaktiviert das Laden von Frei/Gebucht-Daten aus Outlook.

DisableFreeBusyInfo

Verhindert, dass Lync Server anderen Kontakten Outlook-Informationen über den Frei/Gebucht-Status anzeigt.

DisableMeetingSubjectAndLocation

Verhindert, dass Lync Server den Betreff und den Ort einer Besprechung veröffentlicht. Dieser Wert wird nicht verwendet, wenn "DisableCalendarPresence" festgelegt ist oder wenn die Option Meinen Status entsprechend den Kalenderdaten aktualisieren nicht festgelegt ist.

DisableOnlineContextualSearch

Bei Festlegung auf "True" wird die Menüoption Vorhergehende Unterhaltungen suchen deaktiviert, die angezeigt wird, wenn Sie in Ihrer Liste Kontakte mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer klicken.

DisablePresenceNote

Verhindert, dass Benutzer die entsprechende Benutzereinstellung aktivieren oder deaktivieren können, und deaktiviert das Abrufen der Outlook-Abwesenheitsmeldung.

EnableCallLogAutoArciving

Steuert die automatische Speicherung von Informationen über eingehende und ausgehende Telefonanrufe. Bei Festlegung auf "False" steht die entsprechende Benutzereinstellung im Dialogfeld nicht zur Verfügung.

EnableExchangeContactSync

Bei Festlegung auf "True" (Standardwert) erstellt Lync Server für jede Person in der Liste "Kontakte" eines Benutzers einen entsprechenden persönlichen Kontakt in Outlook.

EnableExchangeDelegateSync

Bei Festlegung auf "True" können die von einem Benutzer in Exchange konfigurierten Stellvertretungen Besprechungen für diesen Benutzer planen.

EnableIMAutoArchiving

Steuert die automatische Archivierung von Chatnachrichten im Outlook-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen". Bei Festlegung auf "False" steht die entsprechende Benutzereinstellung nicht zur Verfügung, Benutzer können einzelne Unterhaltungen jedoch noch immer manuell speichern.

ExcludedContactFolders

Gibt an, welche Outlook-Kontaktordner (falls vorhanden) nicht durchsucht werden sollen, wenn Lync Server nach neuen Kontakten sucht.

MAPIPollInterval

Gibt für Benutzer von Microsoft Exchange Server 2003 an, wie oft Lync Server Kalenderdaten aus den öffentlichen Ordnern von Exchange abruft.

WebServicePollInterval

Gibt für Benutzer von Microsoft Exchange Server 2007 und höher an, wie oft Lync Server Kalenderdaten aus EWS abruft.

Viele Aspekte der Integration von Lync Server und Outlook werden über Outlook und nicht über Lync Server gesteuert. Beispiele hierfür sind die folgenden neuen Outlook 2010-Integrationsfunktionen, die bei Vorhandensein von Lync Server angezeigt werden:

  • Neue Visitenkarte mit erweiterten Optionen, z. B. Videoanruf und Desktopfreigabe

  • Schnellsuche im Feld "Kontakt suchen" in Outlook

  • Antworten mit einer Chatnachricht oder einem Anruf über das Outlook-Menüband "Start" in den Ordnern "E-Mail", "Kalender", "Kontakte" und "Aufgaben"

  • Lync Server-Kontaktliste in der Outlook-Aufgabenleiste

Einige auf Office basierende Integrationsfunktionen können über Office-Gruppenrichtlinienobjekte gesteuert werden. Ausführliche Informationen finden Sie unter Bestimmen der zu aktivierenden oder anzupassenden Features in Outlook 2010 oder der Referenz für Office-Anpassungstool (OAT) in Office 2013.

Integration in Office-Programme

Durch das Office-Freigabe-Add-In für Lync Server werden dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word, dem Präsentationsgrafikprogramm Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel Funktionen für die Zusammenarbeit und die Freigabe hinzugefügt. Das Add-In wird automatisch auf Computern installiert, auf denen auch Office 2013 oder Office 2010 installiert ist.

Mit dem Freigabe-Add-In können Office 2013- oder Office 2010-Benuzter eine Lync Server-Zusammenarbeits- oder Chatsitzung innerhalb einer Office-Datei starten. In der folgenden Tabelle sind die hinzugefügten Optionen beschrieben.

Lync-Funktionen für die Zusammenarbeit in Word, PowerPoint und Excel

Option Beschreibung

Klicken Sie in Office 2013 auf die Registerkarte Datei, dann auf Speichern und dann auf Als Chatnachricht senden.

Klicken Sie in Office 2010 auf die Registerkarte Datei, dann auf Speichern und senden und dann auf Als Sofortnachricht senden.

Wichtig

Die Menübefehle für die Dateifreigabe sind nur für Dateien verfügbar, die gespeichert wurden. Sie können eine neu erstellte Datei erst dann freigeben, wenn sie gespeichert wurde.

Startet eine Chatsitzung mit den vom Benutzer ausgewählten Kontakten. Das Dokument, an dem der Benutzer gerade arbeitet, wird als Anlage hinzugefügt und Änderungen oder Feedback müssen manuell eingegeben werden.

Klicken Sie in Office 2013 auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Freigeben und dann die Freigabeoption aus, die Sie verwenden möchten.

Klicken Sie in Office 2010 auf die Registerkarte Datei und dann

in Word auf Dokumentfenster freigeben

in Excel auf Arbeitsmappenfenster freigeben

in PowerPoint auf Präsentationsfenster freigeben

Klicken Sie in Office 2010 auf die Registerkarte Datei und dann auf Jetzt freigeben.

Startet eine Programmfreigabesitzung mit den vom Benutzer ausgewählten Kontakten. Andere können das Dokument, an dem der Benutzer gerade arbeitet, (jedoch nicht seinen Desktop) ansehen und die Berechtigung zum Vornehmen von Änderungen anfordern.

Zwei weitere Lync Server-Integrationsfunktionen sind nur in Office 2010 und Office 2013 enthalten:

  • Die Anwesenheitsinformationen auf der Registerkarte "Datei" (klicken Sie auf Info und sehen Sie unter Verwandte Personen nach)

  • Das Verfügbarkeitsmenü in Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 (früher Microsoft Office Groove 2007)

Integration in SharePoint Server

Mit der Integration von Lync Server und Microsoft SharePoint Server können Lync Server-Benutzer folgende Aktionen durchführen:

  • Verwenden der Qualifikationsansicht in den Lync Server-Suchergebnissen zum Durchsuchen der Microsoft SharePoint Server 2010-Seiten "Meine Website" nach Personen mit bestimmten Qualifikationen oder Kompetenzen

  • Zugriff auf deren SharePoint Server 2010-Profilseite in "Meine Website" über das Dialogfeld "Lync Server - Optionen"

  • Anzeigen des Lync Server-Anwesenheitsindikators und des zugehörigen Menüs oder der Visitenkarte auf einer SharePoint Server-Seite

Konfigurieren der Lync 2013-Qualifikationssuche

Bei der Konfiguration der Lync Server-Qualifikationssuche können Benutzer die SharePoint Server 2010-Seiten "Meine Website" nach Namen, Schlüsselwörtern oder bestimmten Qualifikationen durchsuchen. Außerdem können Sie einen Link im unteren Bereich des Lync Server-Fensters mit den Suchergebnissen hinzufügen, über den die Suchergebnisse in SharePoint geöffnet werden können.

So konfigurieren Sie die Lync 2013-Qualifikationssuche

  1. Verwenden Sie das Cmdlet New-CsClientPolicy oder Set-CsClientPolicy mit den Parametern "SPSearchExternalURL" und "SPSearchInternalURL".

  2. Verwenden Sie Grant-CsClientPolicy zum Zuweisen der neuen Richtlinie(n) zu den Benutzern.

Wenn Sie mindestens einen der Parameter definieren, wird die Schaltfläche Qualifikation im Lync Server-Hauptfenster angezeigt, sobald ein Benutzer mit der Eingabe im Suchfeld beginnt.

Hinweis

Für eine konsistente Benutzerfreundlichkeit wird die Schaltfläche "Qualifikation" Benutzern außerhalb der Firewall auch dann angezeigt, wenn Sie nur eine interne SharePoint-URL definiert haben. Wenn der Zugriff auf SharePoint Server nicht möglich ist, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

So fügen Sie einen SharePoint-Link in den Qualifikationssuchergebnissen hinzu bzw. entfernen diesen

  1. Verwenden Sie das Cmdlet New-CsClientPolicy oder Set-CsClientPolicy mit den Parametern "SPSearchCenterExternalURL" und "SPSearchCenterInternalURL".

  2. Verwenden Sie Grant-CsClientPolicy zum Zuweisen der neuen Richtlinie(n) zu den Benutzern.

Je nach Benutzerstandort wird durch "SPSearchCenterExternalURL" und "SPSearchCenterInternalURL" ein Link "Ergebnisse in SharePoint anzeigen…" im unteren Bereich der Qualifikationssuchergebnisse hinzugefügt. Benutzer können auf diesen Link klicken und ihre Suchergebnisse anschließend mithilfe der erweiterten Suchfunktionen von SharePoint Server verfeinern.

Ausführliche Informationen zur Konfiguration der Qualifikationssuche und zum Hinzufügen eines SharePoint Server-Links zu den Suchergebnissen finden Sie unter New-CsClientPolicy, Set-CsClientPolicy und Grant-CsClientPolicy in der Betriebsdokumentation.

Wenn Ihre Organisation Bilder in Lync Server unterstützt, können Sie Benutzern einen Link bereitstellen, über den sie ihr Standardunternehmensbild in SharePoint Server 2010 unter "Meine Website" ändern können. Der Link wird in Lync Server in den Optionen unter "Mein Bild" angezeigt.

So fügen Sie den "Meine Website"-Link hinzu bzw. entfernen ihn

  1. Verwenden Sie das Cmdlet New-CsClientPolicy oder Set-CsClientPolicy mit dem Parameter "ShowSharepointPhotoEditLink".

  2. Verwenden Sie Grant-CsClientPolicy zum Zuweisen der Richtlinie zu den Benutzern.

Ausführliche Informationen zum Hinzufügen eines "Meine Website"-Links zu den "Mein Bild"-Optionen finden Sie unter New-CsClientPolicy, Set-CsClientPolicy und Grant-CsClientPolicy in der Betriebsdokumentation.

Anzeigen der Lync-Anwesenheitsinformationen in SharePoint

Benutzer müssen Office 2013, Office 2010, Office 2007 oder Microsoft Office 2003 mit dem neuesten Service Pack installiert haben, um die erweiterten Anwesenheitsinformationen auf einer SharePoint Server-Seite ansehen zu können.

Zum Anzeigen des Anwesenheitsindikators und der zugehörigen Visitenkarte (in Office 2010) oder des Menüs (in Office 2007 und Office 2003) verwendet SharePoint das Microsoft ActiveX-Steuerelement name.dll. Das ActiveX-Steuerelement führt direkte Microsoft Lync 2010-API-Aufrufe durch, danach führt Lync Server MAPI- oder Exchange-Aufrufe durch, um die angeforderten Informationen bereitzustellen.

Ausführliche Informationen zum Anzeigen der Anwesenheitsinformationen auf einer SharePoint Server-Seite finden Sie unter How to add presence/pawn to SharePoint contacts list im Microsoft Developer Network (MSDN).

Smarttags in Office 2007 und Office 2003

Damit die Anwesenheitsschaltfläche und das zugehörige Menü in Microsoft Office 2007, Office 2003, Office 2007 oder Microsoft Office 2003 neben (oder über) einem Kontaktnamen angezeigt werden, müssen Smarttags aktiviert sein.

Ausführliche Informationen zum Aktivieren von Smarttags in Word oder Excel finden Sie im Microsoft Knowledge Base-Artikel 300950 "Problembehandlung bei benutzerdefinierten Smarttags in Office" unter http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=3052&kbid=300950.

Ausführliche Informationen zum Durchführen einer umfassenden Anpassung der Endbenutzereinstellungen in Ihrer Organisation mithilfe von Office 2007-Gruppenrichtlinieneinstellungen finden Sie unter "Gruppenrichtlinie (Übersicht) (2007 Office System)" unter http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=147185.

Hinweis

Smarttags werden in Microsoft Word 2010 unterstützt, werden jedoch nicht mit der in früheren Word-Versionen üblichen gepunkteten Unterstreichung in Violett dargestellt. In Microsoft Excel 2010 werden Smarttags nicht unterstützt.

Häufige Probleme bei der Integration von Lync und Outlook

In diesem Abschnitt werden einige häufige Konfigurationsprobleme aufgelistet, die dazu führen können, dass die Integration von Lync Server in Outlook nicht erwartungsgemäß funktioniert.

  • Stellen Sie in Organisationen mit Installationen von Office 2013 oder Office 2010 sicher, dass Sie die neueste Version des Microsoft Office Compatibility Pack für die Word-, Excel- und PowerPoint-Dateiformate bereitgestellt haben. Das "Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint" können Sie vom Microsoft Download Center unter folgender Adresse herunterladen: http://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=147186.

  • Stellen Sie sicher, dass die Integrationseinstellungen der Endbenutzer sowohl in Outlook als auch in Lync Server ordnungsgemäß festgelegt sind. Normalerweise werden sie bei der Installation von Lync Server standardmäßig aktiviert.

    • Stellen Sie in Outlook wie folgt sicher, dass die Option Onlinestatus neben einem Personennamen anzeigen ausgewählt ist:

      - In Outlook 2013 finden Sie diese Option, indem Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf Weitere klicken. Die Option wird unter Personenamen angezeigt.

      - Zum Anzeigen dieser Option in Outlook 2010 klicken Sie auf die Registerkarte Datei, dann auf Optionen und dann auf Kontakte. Die Option wird unter Onlinestatus und Fotos angezeigt.

    • Stellen Sie in Lync Server sicher, dass Microsoft Exchange oder Microsoft Outlook als Personal Information Manager des Benutzers ausgewählt ist.