Verwalten von Dokumenten

Artikel
09/18/2014

Letzte Änderung: Montag, 18. April 2011

Gilt für: SharePoint Server 2010

Inhalt dieses Artikels
Übersicht: Dokumentverwaltung in SharePoint Server 2007
Benutzerrollen, Zielsetzungen und Features
Drei Zielsetzungen der Dokumentverwaltung
Vorstellung der Dokumentverwaltungsfeatures
Aktualisierungen der Websitevorlage "Dokumentcenter"
Häufige Verwendungsmöglichkeiten des Dokumentcenters
Dokumentenmappen
Inhaltsorganisation
Speicherortbasierte Standardmetadaten
Beispiel: Unterstützung der Benutzer beim Organisieren einer großen Bibliothek
Metadatennavigation und -filterung
Dokument-IDs

Microsoft SharePoint Server 2010 basiert auf den Dokumentverwaltungsfunktionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007, in dem Features erweitert und neue Features bereitgestellt werden. Mit diesen erweiterten und neuen Features können Organisationen Dokumente verwalten und Benutzer mit einzelnen Dokumenten und Dokumentgruppen interagieren. Allgemeine Aspekte wie z. B. der Zugriff auf Informationen und die Inhaltserstellung werden unterstützt, ebenso kompliziertere Faktoren wie Kompatibilität, Zusammenarbeit, Skalierung der Größe von Dokumentrepositorys und Branding.

Nach einem ersten Überblick über die wichtigen Aspekte der Dokumentverwaltung in SharePoint Server 2010 werden in diesem Thema die folgenden neuen und überarbeiteten Features vorgestellt:

Dokumentenmappen
Inhaltsorganisation
Speicherortbasierte Standardmetadaten
Metadatennavigation und -filterung
Dokument-IDs

Übersicht: Dokumentverwaltung in SharePoint Server 2007

In Office SharePoint Server 2007 wurden mehrere Dokumentverwaltungsfeatures eingeführt, die die Grundlage der folgenden Verbesserungen in SharePoint Server 2010 darstellen:

Papierkorb. In einer Dokumentbibliothek gespeicherte Elemente können in den Papierkorb verschoben und anschließend gelöscht werden.
Einchecken und Auschecken. In einer Dokumentbibliothek gespeicherte Elemente können von einzelnen Benutzern aus- und eingecheckt werden.
Haupt- und Nebenversionen. In einer Dokumentbibliothek von Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 gespeicherte Elemente können Haupt- oder Nebenversionen aufweisen, und jede Version wird separat in der Dokumentbibliothek gespeichert.
Berechtigungen auf Elementebene. Office SharePoint Server 2007 unterstützt das Festlegen und Ändern von Berechtigungen auf der Ebene einzelner Elemente.
Inhaltstypen. Die Dokumentcenter- und Dokumentbibliothekfeatures unterstützen ähnliche Inhaltstypen wie die in Windows SharePoint Services 3.0 eingeführten Inhaltstypen.
Richtlinien. Sie können Richtlinien für Dokumente auf der Ebene einzelner Inhaltstypen festlegen. Wenn z. B. der Inhaltstyp "Dokumente" vorhanden ist, können Sie Richtlinien für alle Elemente dieses Inhaltstyps festlegen.
Workflow. Dokumentverwaltungsfeatures unterstützen Workflowfunktionalität von Windows Workflow Foundation.
Websitevorlage Dokumentcenter. Office SharePoint Server 2007 enthält eine mit Standardeinstellungen bereitgestellte Websitevorlage für Dokumentcenter, die Sie aber auch an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können.

Darüber hinaus enthielten die Datensatzverwaltungsfeatures in Office SharePoint Server 2007 das Datenarchiv, das Dokumentroutingdienste auf der Basis des Inhaltstyps einzelner Dokumente ermöglichte. Die Inhaltsorganisation ist die Version der nächsten Generation des Datenarchivs und bietet einen metadatengesteuerten Routingdienst, der sehr viele Dokumentverwaltungs- und Datensatzverwaltungsszenarien unterstützt.

Alle diese Features sind in SharePoint Server 2010 verfügbar. Sie sind mit Ausnahme der neuen Inhaltsorganisation in der neuen Version weitgehend unverändert.

Benutzerrollen, Zielsetzungen und Features

Die Dokumentverwaltungsfeatures in SharePoint Server 2010 wurden basierend auf drei Benutzerrollen entwickelt. In diesem Abschnitt werden diese drei Benutzerrollen erläutert und fünf neue Features und ein überarbeitetes Feature vorgestellt, mit denen die neuen Benutzerrollen und ein breites Spektrum an Dokumentverwaltungsszenarien unterstützt werden.

Bei den Dokumentverwaltungsfeatures wird davon ausgegangen, dass drei Benutzertypen mit Dokumenten interagieren: der Besucher, der Mitwirkende und der Inhaltsverantwortliche.

Tabelle 1. Benutzerrollen

Benutzerrolle	Beschreibung
Besucher	Eine Person, die zum Dokumentcenter navigiert und mit Dokumenten durch Anzeigen, Sortieren, Durchsuchen oder Lesen von Dokumenten interagiert.
Mitwirkender	Eine Person, die für das Ausführen einer oder mehrerer der folgenden Aktionen verantwortlich ist: Navigieren zur Homepage und Anzeigen einer Liste relevanter Dokumente oder Dokumentenmappen, die zuletzt von dem Mitwirkenden geändert, erstellt oder ausgecheckt wurden. Navigieren zur Homepage und Anzeigen einer Liste von Workflowaufgaben, die dem Mitwirkenden zugewiesen sind, und ggf. Ergreifen von Maßnahmen in diesem Zusammenhang. Navigieren zur Homepage und Senden eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokumentenmappe an das Dokumentcenter. Navigieren zur Dokumentbibliothek, Auswählen eines Speicherorts und Erstellen oder Hochladen eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokumentenmappe.
Inhaltsverantwortlicher	Eine Person, die ein Dokumentrepository besitzt oder verwaltet und die für das Konfigurieren, Anpassen und Erstellen unter anderem der folgenden Websitefeatures verantwortlich ist: Erstellen von Ansichten, einschließlich Ansichten von Dokumenten auf der Homepage speziell für die Domäne. Konfigurieren von Inhaltstypen und zugehörigen Vorlagen. Konfigurieren von "Metadatennavigation und Filtern". Anpassen von Standardworkflows und Zuordnen ausgewählter Elemente. Konfigurieren von Routingregeln für größere, besser verwaltete Repositorys.

Besucher

Eine Person, die zum Dokumentcenter navigiert und mit Dokumenten durch Anzeigen, Sortieren, Durchsuchen oder Lesen von Dokumenten interagiert.

Mitwirkender

Eine Person, die für das Ausführen einer oder mehrerer der folgenden Aktionen verantwortlich ist:

Navigieren zur Homepage und Anzeigen einer Liste relevanter Dokumente oder Dokumentenmappen, die zuletzt von dem Mitwirkenden geändert, erstellt oder ausgecheckt wurden.
Navigieren zur Homepage und Anzeigen einer Liste von Workflowaufgaben, die dem Mitwirkenden zugewiesen sind, und ggf. Ergreifen von Maßnahmen in diesem Zusammenhang.
Navigieren zur Homepage und Senden eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokumentenmappe an das Dokumentcenter.
Navigieren zur Dokumentbibliothek, Auswählen eines Speicherorts und Erstellen oder Hochladen eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokumentenmappe.

Inhaltsverantwortlicher

Eine Person, die ein Dokumentrepository besitzt oder verwaltet und die für das Konfigurieren, Anpassen und Erstellen unter anderem der folgenden Websitefeatures verantwortlich ist:

Erstellen von Ansichten, einschließlich Ansichten von Dokumenten auf der Homepage speziell für die Domäne.
Konfigurieren von Inhaltstypen und zugehörigen Vorlagen.
Konfigurieren von "Metadatennavigation und Filtern".
Anpassen von Standardworkflows und Zuordnen ausgewählter Elemente.
Konfigurieren von Routingregeln für größere, besser verwaltete Repositorys.

Drei Zielsetzungen der Dokumentverwaltung

Mit den Dokumentverwaltungsfeatures in SharePoint Server 2010 werden die folgenden drei Hauptzielsetzungen unterstützt:

Benutzerfreundlichkeit. Besucher, Mitwirkende und Inhaltsverantwortliche werden feststellen, dass die Dokumentverwaltungsfeatures standardmäßig einfacher zu handhaben, anpassungsfähiger, einfacher zu verwalten, schnell bereitzustellen und sehr leistungsfähig sind. Die Dokumentverwaltungsfeatures vereinfachen die Dokumenterstellung und -verwaltung.
Bereitschaft des Unternehmens. Die Dokumentverwaltung bietet unabhängig vom Dokumentverwaltungsszenario ein hohes Maß an Leistung, ein umfangreiches Featureangebot, Anpassungsmöglichkeiten und Erweiterbarkeit. Die Dokumentverwaltungsfeatures basieren auf Metadaten und nutzen Metadaten zur Unterstützung der Abruffunktionen von Dokumenten.
Breite Beteiligung. Jeder in der Organisation hat Zugriff auf Dokumentverwaltungsfeatures und kann diese nutzen. Sie können die Funktionen anpassen, sodass jeder Benutzer nur das sieht, was er wirklich benötigt.

Vorstellung der Dokumentverwaltungsfeatures

Neu in SharePoint Server 2010 sind fünf wichtige Dokumentverwaltungsfeatures und erhebliche Verbesserungen an der Websitevorlage Dokumentcenter aus Office SharePoint Server 2007. Von allen diesen Features werden wichtige Ziele der Dokumentverwaltung unterstützt:

Vereinfachte Dokumenterstellung und -verwaltung
Verwendung von Metadaten zur Erweiterung von Dokumentverwaltungsaufgaben und zur Unterstützung des Dokumentabrufs
Unterstützung großer, schneller, extrem verwaltbarer und skalierbarer Dokumentbibliotheken

Jedes Dokumentverwaltungsfeature unterstützt mindestens eines dieser Zielsetzungen.

Tabelle 2. Dokumentverwaltungsfeatures und Zielsetzungen

Feature	Neu?	Erstellen und Verwalten von Dokumenten	Metadatenintegration und Dokumentabruf	Skalierbarkeit
Dokumentcenter		X	X
Dokumentenmappen	X	X
Inhaltsorganisation	X	X		X
Speicherortbasierte Standardmetadaten	X		X
Metadatengesteuerte Navigation	X		X	X
Dokument-IDs	X		X

Aktualisierungen der Websitevorlage "Dokumentcenter"

Die Websitevorlage Dokumentcenter aus Office SharePoint Server 2007 wurde in SharePoint Server 2010 aktualisiert und bietet Folgendes:

Unterstützt neue Features und Funktionen.
Ersetzt die Websitevorlage Dokumentcenter aus Office SharePoint Server 2007.
Reibungslose Unterstützung der Websitevorlage Datenarchiv durch Synchronisierung.
Dient als Vorlage für die ersten Schritte, in der viele neue Dokumentverwaltungsfeatures erläutert werden.
Mitwirkende können auf einfache Weise neue Dokumente an das Dokumentcenter unmittelbar nach dessen Bereitstellung senden.

Häufige Verwendungsmöglichkeiten des Dokumentcenters

Das Dokumentcenter soll der Ausgangspunkt für Dokumentrepositorys mit vielfältigen Aufgaben und Größen sein. Mit dem Dokumentcenter können Dokumentrepositorys unterstützt werden, die von kleinen Zusammenarbeitsbereichen mit ein paar Dutzend bis Hunderten von Dokumenten bis hin zu größeren Repositorys für die Zusammenarbeit und großen Knowledge Center-Websites mit Tausendenden bzw. Hunderttausenden von Dokumenten reichen. Ein Dokumentcenter kann auf ein umfangreiches Repository mit Millionen von Elementen anwachsen.

Für erweiterte Dokumentverwaltungsanwendungen wie z. B. ein Repository für die Zusammenarbeit kann der Inhaltsverantwortliche die Website an die Anforderungen des jeweiligen Szenarios und der Inhaltsdomäne anpassen. Szenarien mit Inhaltsverantwortlichen sind für die meisten Dokumentrepositoryimplementierungen die wichtigsten Anpassungspunkte.

Dokumentenmappen

In SharePoint Server 2010 gibt es ein als Dokumentenmappe bezeichnetes neues Objekt, mit dem Arbeitsprodukte verwaltet werden, die aus mehreren Dokumenten bestehen. Hierbei handelt es sich um spezielle Ordnertypen für die Verwaltung von Arbeitsprodukten. Sie weisen eine Benutzeroberfläche, Metadatenoptionen, Verhaltensweisen und Objektmodellelemente für die Verwaltung aller Aspekte eines Arbeitsprodukts auf.

Dokumentenmappen werden in allen Features und Diensten von SharePoint Server 2010 verwendet und helfen Benutzern, Inhalte sinnvoller und benutzerfreundlicher zu organisieren. Sie kombinieren die Verhaltensweisen von Ordnerobjekten (SPFolder) und Elementobjekten (SPItem) zum Verwalten eines Arbeitsprodukts. Wenn Sie z. B. ein benutzerdefiniertes Webpart entwickeln möchten, erfassen Sie die Geschäftsanforderungen, schreiben eine Spezifikation, erstellen Entwicklungs- und Testpläne und erstellen Prototypen für den Benutzeroberflächenentwurf. Das benutzerdefinierte Webpart ist zwar die sichtbare "Master"-Lieferumfangskomponente, aber alle Anforderungen (Spezifikation, Entwicklungs- und Testpläne sowie Prototypen für den Benutzeroberflächenentwurf) sind wichtige Bestandteile des Lieferumfangs. Der sichtbare Lieferumfang wäre in seiner endgültigen Form ohne die bei der Webpartentwicklung erstellten Planungsdokumente nicht denkbar. Mit dem Dokumentenmappenfeature können Sie die Planungsdokumente im Zusammenhang mit der "Master"-Lieferumfangskomponente verwalten, die alle fester Bestandteil des Arbeitsprodukts sind.

Inhaltsorganisation

Die Inhaltsorganisation ist eine Methode, um das Senden von Dokumenten an eine Website und das Weiterleiten der Dokumente an die richtige Bibliothek und den richtigen Ordner basierend auf vordefinierten Routingregeln zu verwalten. Dieses Feature basiert auf dem in Office SharePoint Server 2007 eingeführten Datensatzroutingframework und erweitert dieses über die Datenarchiv- und Datensatzverwaltungsszenarien hinaus auf allgemeinere Dokumentverwaltungsszenarien und -anwendungen. Beispielsweise können Bibliothekare, die mithilfe des Dewey-Dezimalklassifikationssystems bestimmen, wie Bücher kategorisiert werden, anhand von internen Kriterien feststellen, wo die Bücher in den Regalen stehen. Auf ähnliche Weise verwaltet in jedem anderen "verwalteten Inhaltsspeicher" wie etwa einer Dokumentbibliothek in einer SharePoint Server 2010-Website ein Inhaltsverantwortlicher, ein Bibliothekar oder eine Person in einer ähnlichen Funktion die Container und Regeln, mit denen die Dokumente dem jeweiligen Container zugeteilt werden. Der Inhaltsverantwortliche oder Bibliothekar verwaltet mithilfe der Inhaltsorganisation die zugehörigen Container und Regeln.

Speicherortbasierte Standardmetadaten

SharePoint Server 2010 unterstützt das Konfigurieren von Standardmetadaten für Dokumente auf der Spaltenebene. Dies kann für kleine bis mittlere Dokumentbibliotheken ausreichend sein, jedoch nicht für große Dokumentbibliotheken. Inhaltsverantwortliche für große Dokumentbibliotheken organisieren Dokumente in einer Ordner-/Speicherortstruktur, wobei der Speicherort eines Dokuments in der Struktur die Standardmetadatenwerte in Elementen bestimmen sollte. Beispielsweise könnte in einer Organisation mit vielen Teams allen Dokumenten der Organisation eine Team-Eigenschaft zugeordnet sein, obwohl das zugehörige Team bereits durch den Ordnernamen impliziert wird. Mit speicherortbasierten Standardmetadaten können Benutzer Standardmetadatenwerte für Elemente basierend auf ihrem Speicherort innerhalb der Dokumentbibliothek, anstatt nur auf der Spaltenebene, bereitstellen.

Alle ECM-Features (Enterprise Content Management) in SharePoint Server 2010 unterstreichen die Bedeutung von Metadaten und der Verwaltung umfangreicher Listen. Und speicherortbasierte Standardmetadaten vereinfachen das Verwalten und Anwenden von Metadaten in Dokumentverwaltungsszenarien – eine leistungsstarke Methode, insbesondere wenn die Anzahl der Dokumente in Ihren Dokumentbibliotheken im Laufe der Zeit stark zunimmt. Mit speicherortbasierten Standardmetadaten werden folgende Zielsetzungen verfolgt:

Ermöglichen, dass Inhaltsverantwortliche "Hilfs"-Standardmetadatenwerte für Elemente basierend auf deren Speicherort innerhalb der Dokumentbibliothek sowohl für Dokumente als auch für Dokumentenmappen bereitstellen können.
Sicherstellen, dass Inhaltsverantwortliche verstehen, welche Auswirkungen die Standardmetadatenwerte, die sie an verschiedenen Speicherorten einer Ordnerhierarchie eingerichtet haben, auf Elemente haben.
Sicherstellen, dass beim Hinzufügen von Elementen zu einem Speicherort durch Mitwirkende oder Inhaltsverantwortliche (über den Server oder über eine Microsoft Office 2010-Clientanwendung), die entsprechenden Felder durch Standardwerte vorab aufgefüllt werden, und dass Mitwirkende und Inhaltsverantwortliche nicht wissen müssen, woher der Standardwert stammt oder wie er dahin gelangt ist.

Beispiel: Unterstützung der Benutzer beim Organisieren einer großen Bibliothek

Angenommen, Fabrikam ist ein großes Unternehmen, das mehrere "Widget"-Produktlinien herstellt. Eine große Dokumentbibliothek wurde erstellt, die als zentrales Repository für alle technischen Spezifikationsdokumente der Produkte dient. Um sicherzustellen, dass die Dokumente später von Benutzern und dem Unternehmen leicht aufzufinden sind, konfigurieren sie mehrere Inhaltstypen in der Dokumentbibliothek, in der Spezifikationen gespeichert werden, wie z. B. Testplan, Spezifikation usw. Jeder Inhaltstyp enthält Metadatenfelder, wie z. B. Zielmarkt und Produktveröffentlichungsdatum. Die Dokumentautoren und Hauptmitwirkenden an der Dokumentbibliothek sind die Produktentwicklungsteams. Die Ordnerhierarchie der Dokumentbibliothek ist nach Produkten organisiert, um die Verwendung der Dokumentbibliothek zu erleichtern. Durch diese Art der Hierarchieorganisation können Mitglieder eines Produktteams in dem Ordner für "ihr" Produkt arbeiten.

Wenn der Ordner bekannt ist, in dem ein bestimmtes Dokument gespeichert ist, impliziert dies viel über die darin enthaltenen Metadaten. Wenn Sie z. B. ein Dokument dem Ordner Alpha hinzufügen, wird die Eigenschaft für den Produktnamen des Dokuments auf Alpha Widget festgelegt. Da Alpha Widget ein Widgettyp für das Unternehmen ist, wird für alle Dokumente, die dem Ordner Alpha hinzugefügt werden, das Feld Zielmarkt auf Enterprise festgelegt.

Hinweis
Diese Art intelligenter Verarbeitung und Vererbung von Metadaten ist bei Verwendung von Office SharePoint Server 2007 nicht möglich. In Office SharePoint Server 2007 wird der Standardwert für ein Feld in der Felddefinition festgelegt. Wenn Sie demnach ein Feld in mehreren Listen oder Inhaltstypen verwenden möchten, ist nur ein einziger Standardwert für dieses Feld möglich, unabhängig von dessen Speicherort oder Inhaltstyp. Der engste Gültigkeitsbereich, in dem eine Felddefinition vorhanden ist, ist auf der Listenebene. Diese Einschränkungen können Sie umgehen, indem Sie mehrere Felder und Inhaltstypen erstellen, um Standardwerte pro Speicherort zu erhalten. Diese Vorgehensweise ist jedoch für die metadatengesteuerte Navigation und Ansichtsfilterung nicht möglich.

Diese Art intelligenter Verarbeitung und Vererbung von Metadaten ist bei Verwendung von Office SharePoint Server 2007 nicht möglich. In Office SharePoint Server 2007 wird der Standardwert für ein Feld in der Felddefinition festgelegt. Wenn Sie demnach ein Feld in mehreren Listen oder Inhaltstypen verwenden möchten, ist nur ein einziger Standardwert für dieses Feld möglich, unabhängig von dessen Speicherort oder Inhaltstyp. Der engste Gültigkeitsbereich, in dem eine Felddefinition vorhanden ist, ist auf der Listenebene. Diese Einschränkungen können Sie umgehen, indem Sie mehrere Felder und Inhaltstypen erstellen, um Standardwerte pro Speicherort zu erhalten. Diese Vorgehensweise ist jedoch für die metadatengesteuerte Navigation und Ansichtsfilterung nicht möglich.

Metadatennavigation und -filterung

Die Metadatennavigation und -filterung ist ein effektives Tool zum Navigieren in umfangreichen Dokumentlisten. Dieses Feature wurde zum Navigieren in den Inhalten umfangreicher Repositorys in SharePoint Server 2010 entwickelt. Dies wird folgendermaßen ermöglicht:

Ermöglichen mehrerer Pivots für Daten. Nachdem der Inhaltsverantwortliche oder Bibliothekar Dokumente durch Markieren klassifiziert hat, können Benutzer diese Dokumente basierend auf deren Metadatenwerten suchen und abrufen.
Sicherstellen, dass Besucher, Mitwirkende und Inhaltsverantwortliche auf keinen Fall daran gehindert werden, sinnvolle Ergebnisse zu sehen, nachdem sie die Metadatennavigation und -filterung zum Ausführen einer Abfrage verwendet haben.
Optimales Konfigurieren der Metadatennavigation und -filterung durch Inhaltsverantwortliche für die Mehrheit der Bibliotheken, ohne Indizes zur Unterstützung von Abfragen für das Abrufen von Dokumenten explizit erstellen zu müssen.
Unterstützen der Inhaltsverantwortlichen beim Angeben zusätzlicher Indizes, mit denen die Leistung für mehr Abfragen optimiert werden kann.
Unterstützen der Benutzer beim Einschränken von Abfragen, um mithilfe von zusammengesetzten Indizes die Relevanz der Ergebnisse zu verbessern.

Dokument-IDs

Eine Dokument-ID ist ein eindeutiger Bezeichner für ein Dokument oder eine Dokumentenmappe und eine statische URL, mit der das Dokument oder die Dokumentenmappe, das bzw. die der Dokument-ID zugeordnet ist, unabhängig vom Speicherort des Dokuments geöffnet wird. Dokument-IDs ermöglichen Folgendes:

Im Vergleich zur Verwendung von URLs eine stabilere Methode zum Verweisen auf Elemente wie z. B. Dokumente und Dokumentenmappen in SharePoint Server 2010. URLs sind nicht mehr funktionsfähig, wenn der Speicherort des Elements geändert wird. Anstelle der URL wird mit dem Dokument-ID-Feature eine statische URL für jedes Inhaltselement erstellt, dem eine Dokument-ID zugewiesen ist.
Flexiblere Unterstützung für das Verschieben von Dokumenten oder Dokumentenmappen in verschiedenen Phasen des Dokumentlebenszyklus. Wenn Sie z. B. ein Dokument auf einer Seite Meine Website oder auf einer Arbeitsbereichsseite erstellen und dann auf einer Teamwebsite veröffentlichen, bleibt die Dokument-ID permanent erhalten und wird mit dem Dokument weitergegeben, wodurch das Problem mit fehlerhaften URLs umgangen wird.
Einen Dokument-ID-Generator, mit dem Elementen eine eindeutige Dokument-ID zugewiesen wird. Sie können das Format der von dem Dienst generierten IDs anpassen. Mithilfe der Dokumentverwaltungs-API können Sie benutzerdefinierte Dokument-ID-Anbieter schreiben und verwenden.