Grundlegendes zur Messaging-Datensatzverwaltung
Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-01-22
Organisationen und Benutzer bewältigen täglich ein wachsendes Volumen von E-Mail-Nachrichten. Dieses wachsende E-Mail-Volumen umfasst Nachrichten, die aus geschäftlichen Gründen oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften für die Organisation wichtig sind und abhängig von den Messagingrichtlinien der Organisation möglicherweise über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Wenn überhaupt, ist für viele E-Mail-Nachrichten jedoch kein Aufbewahrungswert über einen bestimmten Zeitraum hinaus festgelegt. Im Postfach eines Benutzers können beispielsweise wichtige Nachrichten enthalten sein, die aufbewahrt werden müssen, z. B. Nachrichten, die sich auf Geschäftsstrategien, Transaktionen, Produktentwicklungen oder Interaktionen mit Kunden beziehen. Nachrichten wie Newsletterabonnements oder private E-Mail-Nachrichten weisen jedoch nicht unbedingt einen Aufbewahrungswert auf und müssen daher auch nicht über einen bestimmten Zeitraum hinaus aufbewahrt werden. Das Aufbewahren von Nachrichten mit niedrigem Aufbewahrungswert führt zu einem immer größer werdenden Postfach, für das mehr Ressourcen auf Postfachservern erforderlich sind.
Bei der Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) handelt es sich um die Datensatzverwaltungstechnologie in Microsoft Exchange Server 2010, mit der Organisationen die rechtlichen Risiken im Zusammenhang mit E-Mail verringern können. MRM vereinfacht die zum Erfüllen der Anforderungen von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Vorgaben notwendige Aufbewahrung von Nachrichten sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Nutzen mehr haben. Dies wird durch die Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien oder verwalteten Ordnern erreicht:
Aufbewahrungsrichtlinien Im Rahmen von Aufbewahrungsrichtlinien, der neuen MRM-Technologie in Exchange 2010, werden Aufbewahrungstags zum Anwenden von Aufbewahrungseinstellungen verwendet. Sie erstellen Aufbewahrungstags und verknüpfen sie mit einer Aufbewahrungsrichtlinie. Postfächer, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird, werden vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet. Dabei handelt es sich um einen Postfach-Assistenten, der nach einem Zeitplan ausgeführt wird und Aufbewahrungstags in Postfächern bereitstellt. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Grundlegendes zu Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.
Verwaltete Ordner Auf verwaltete Ordner, die in Exchange Server 2007 eingeführte und auch in Exchange 2010 verfügbare MRM-Technologie, wurden Einstellungen für verwaltete Inhalte angewendet. Sie erstellen verwaltete Ordner und verknüpfen sie mit einer Postfachrichtlinie für verwalteten Ordner. Postfächer, auf die Postfachrichtlinien für verwalteten Ordner angewendet sind, werden vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet. Dabei handelt es sich um einen Postfach-Assistenten, der nach einem Zeitplan ausgeführt wird und verwaltete Ordner in Postfächern bereitstellt. Weitere Informationen zu verwalteten Ordnern finden Sie unter Grundlegendes zu verwalteten Ordnern.
Wenn eine Nachricht das entsprechende Aufbewahrungslimit (Aufbewahrungszeitraum) erreicht, wird die im Aufbewahrungstag (oder in den Einstellungen für verwaltete Inhalte eines verwalteten Ordners) angegebene Aufbewahrungsaktion ausgeführt. Nachrichten können in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben, gelöscht (mit der Möglichkeit, sie aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" wiederherzustellen) oder endgültig gelöscht werden. Aufbewahrungstags ermöglichen auch eine weitere Aktion: Eine Nachricht kann in das Archivpostfach eines Benutzers verschoben werden, sofern für den Benutzer ein Archivpostfach bereitgestellt wurde. Außerdem ermöglichen Einstellungen für verwaltete Inhalte von verwalteten Ordnern als zusätzliche Aktion das Verschieben einer Nachricht in einen verwalteten benutzerdefinierten Ordner.
Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung
Aufbewahrungsrichtlinien und verwaltete Ordner bieten zwei verschiedene Ansätze für MRM. Mit beiden MRM-Technologien können Sie MRM-Basisrichtlinien für Standardordner und für das gesamte Postfach erzwingen. Benutzer müssen Nachrichten basierend auf ihrer Art und dem jeweiligen Aufbewahrungswert klassifizieren, um die Effizienz von MRM zu gewährleisten.
Mit Aufbewahrungstags können Sie Standardaufbewahrungseinstellungen auf Standardordner wie den Ordner "Posteingang" sowie ein Standardrichtlinientag (Default Policy Tag, DPT) auf das gesamte Postfach anwenden. Die DPT-Aufbewahrungseinstellungen werden auf nicht markierte Elemente angewendet, die sich in Ordnern ohne Aufbewahrungstag, z. B. in vom Benutzer erstellten benutzerdefinierten Ordnern, befinden können. Aufbewahrungstags unterstützen beide Arten von Benutzern: Benutzer, die E-Mail-Nachrichten in Ordnern archivieren und nur wenige Nachrichten im Posteingang speichern, und Benutzer, die die meisten E-Mail-Nachrichten im Posteingang aufbewahren. Aufbewahrungstags wirken sich weniger auf den Workflow des Benutzers aus, da Benutzer nicht gezwungen sind, Nachrichten basierend auf den Aufbewahrungseinstellungen eines Ordners in Ordnern speichern zu müssen. Sie können ein beliebiges persönliches Tag auf benutzerdefinierte Ordner und außerdem explizit ein anderes Tag auf einzelne Nachrichten anwenden.
Bei Verwendung von verwalteten Ordnern nehmen die Benutzer am MRM-Prozess teil, indem sie die eigenen Nachrichten klassifizieren und in verwalteten Ordnern sortieren. Durch diesen Sortierungsvorgang wird sichergestellt, dass Nachrichten gemäß den Benutzereinstellungen und entsprechend den Anforderungen der Organisation klassifiziert werden. Darüber hinaus kann dadurch die falsche Handhabung von Nachrichten vermieden werden, zu der es bei einer vollständig automatischen Nachrichtenverwaltungslösung kommen kann.
Die Strategie, die Nachrichtenaufbewahrungsverwaltung und Richtliniendurchsetzung in Exchange 2010 zuverlässiger, effektiver und einfacher zu gestalten, basiert auf drei Prinzipien:
Benutzer klassifizieren die eigenen Nachrichten.
Nachrichten ohne Aufbewahrungswert werden entfernt.
Nachrichten mit einem gewissen Aufbewahrungswert werden beibehalten.
Benutzer klassifizieren die eigenen Nachrichten
Mit Exchange 2010 nehmen Benutzer am MRM-Prozess teil, indem sie die eigenen Nachrichten klassifizieren. Benutzer mit angewendeter Aufbewahrungsrichtlinie können entweder eine Nachricht in einen Ordner verschieben, auf den ein Aufbewahrungstag angewendet wurde, oder ein persönliches Tag auf die Nachricht anwenden. Wenn der Benutzer keine Aktion ausführt, wird eine der folgenden Aufbewahrungseinstellungen angewendet:
Nachrichten in Standardordnern, auf die ein Aufbewahrungsrichtlinientag angewendet wurde Wenn sich die Nachricht in einem Standardordner befindet, auf den ein Aufbewahrungsrichtlinientag angewendet wird, werden die Aufbewahrungseinstellungen des Ordners auf die Nachricht angewendet.
Nachrichten in benutzerdefinierten Ordnern, auf die ein persönliches Tag angewendet wurde Wenn sich die Nachricht in einem benutzerdefinierten Ordner befindet, auf den der Benutzer ein persönliches Tag angewendet hat, werden die Aufbewahrungseinstellungen des Ordners auf die Nachricht angewendet.
Nachrichten in Standard- oder benutzerdefinierten Ordnern ohne Aufbewahrungstag Wenn sich die Nachricht in einem Standard- oder benutzerdefinierten Ordner befindet, auf den kein Aufbewahrungstag angewendet wird, wird das DPT auf die Nachricht angewendet.
Unabhängig vom Speicherort der Nachricht wird bei jedem expliziten Anwenden eines Tags auf eine Nachricht durch den Benutzer die Aktion des Benutzers berücksichtigt.
Nachrichten ohne Aufbewahrungswert werden entfernt
Aufbewahrungsrichtlinien und Postfachrichtlinien für verwalteten Ordner werden vom Assistenten für verwaltete Ordner auf das Postfach des Benutzers angewendet. Von diesem Assistenten werden Postfächer verarbeitet, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Postfachrichtlinie für verwalteten Ordner angewendet wurde. Bei Postfächern, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde, wendet der Assistent für verwaltete Ordner die in der Richtlinie enthaltenen Aufbewahrungstags auf die Standardordner und auf das gesamte Postfach an. Gegebenenfalls in der Richtlinie enthaltene persönliche Tags werden bereitgestellt und stehen den Benutzern in Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Office Outlook Web App zur Verfügung.
Nachrichten mit einem gewissen Aufbewahrungswert werden beibehalten
Nachrichten mit einem gewissen Aufbewahrungswert werden basierend auf den Aufbewahrungseinstellungen beibehalten, die auf die Nachricht, den Ordner oder das Postfach angewendet wurden. Bedenken Sie jedoch, dass Benutzer Nachrichten aus dem eigenen Postfach löschen oder entfernen können. In MRM werden Benutzer nicht daran gehindert, die eigenen Nachrichten zu löschen. Wenn es in der Organisation erforderlich ist, Nachrichten zwecks Langzeitspeicherung außerhalb von Benutzerpostfächern aufzubewahren, sollten Sie die Implementierung von Journalen in Erwägung ziehen. Weitere Informationen zu Journalen finden Sie unter Grundlegendes zu Journalen.
Wenn gewünscht wird, in der Organisation Nachrichten aufzubewahren, damit Benutzer in der Lage sind, e-Discovery- und Aufbewahrungsanforderungen zu erfüllen, empfiehlt es sich, große Postfächer bereitzustellen und für diese Benutzer die rechtliche Aufbewahrungspflicht festzulegen. Weitere Informationen zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht finden Sie unter Grundlegendes zum Beweissicherungsverfahren.
© 2010 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.