Archivieren eines abgeschlossenen Projekts (Project Server 2010)
Gilt für: Project Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, benötigen Sie wahrscheinlich keinen direkten Zugriff mehr darauf und möchten es im Project Center und in den Ansichten Meine Aufgaben ausblenden. Durch das Archivieren und Ausblenden abgeschlossener Projekte werden diese Ansichten übersichtlicher, und die Benutzer werden daran gehindert, Änderungen an Projekten vorzunehmen, die nicht mehr aktiv sind.
Es gibt eine "Standardmethode" für die effektive Archivierung mithilfe von Microsoft Project Server 2010. Falls diese Methode nicht Ihren Anforderungen entspricht, stehen einige alternative Methoden zur Verfügung, die für Ihre Organisation möglicherweise besser geeignet sind. In diesem Artikel werden diese Methoden und Best Practices für die langfristige Archivierung beschrieben.
Inhalt dieses Artikels:
Archivieren eines Projekts mithilfe der Standardmethode
Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektvorgänge
Schritt 2: Deaktivieren von Aktualisierungen im Projektsammelvorgang
Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
Schritt 4: Einrichten der Sicherheitsgruppe "Archiv"
Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite
Archivieren eines Projekts mithilfe einer alternativen Methode
Best Practices für die langfristige Archivierung
Archivieren eines Projekts mithilfe der Standardmethode
Die Standardmethode für die Archivierung eines Projekts besteht aus mehreren Schritten:
Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektvorgänge
Schritt 2: Deaktivieren von Aktualisierungen im Projektsammelvorgang
Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
Schritt 4: Einrichten der Sicherheitsgruppe "Archiv"
Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite
Diese Schritte werden vom Projektmanager und vom Administrator wie in den folgenden Abschnitten beschrieben ausgeführt.
Schritt 1: Aufheben der Veröffentlichung aller Projektvorgänge
Wenn das Projekt zuvor für Teammitglieder veröffentlicht wurde und Sie nun das Projekt und dessen Vorgänge aus den Ansichten entfernen möchten, muss der Projektmanager die Veröffentlichung aller Vorgänge im zu archivierenden Projekt aufheben. Der Projektmanager kann diesen Vorgang in Microsoft Project Web App beginnen, aber der eigentliche Vorgang zum Aufheben der Veröffentlichung erfolgt in Microsoft Project Professional 2010.
Hinweis
Beim Aufheben der Veröffentlichung eines Vorgangs wird akzeptierte und angewendete Arbeit nicht aus dem Projekt entfernt. Der Aktualisierungsgenehmigungsverlauf im Zusammenhang mit einem Vorgang wird jedoch gelöscht.
So heben Sie die Veröffentlichung aller Projektvorgänge auf
Klicken Sie in der Schnellstartleiste unter Projekte auf Project Center.
Klicken Sie in der Spalte Projektname auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren.
Klicken Sie auf der Registerkarte Vorgang in der Gruppe Projekt auf den Pfeil der Schaltfläche Bearbeiten, und klicken Sie dann auf In Project Professional.
Verschieben Sie in Project Professional 2010 den Fensterinhalt zur Spalte ganz rechts im Tabellenbereich der Gantt-Diagrammansicht, klicken Sie auf die Kopfzeile Neue Spalte hinzufügen, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.
Überspringen Sie diesen Schritt, wenn in der Gantt-Diagrammansicht bereits die Spalte Veröffentlichen angezeigt wird.
Klicken Sie in der Spalte Veröffentlichen für jeden Vorgang im Projekt auf Nein.
Tipp
Zur Beschleunigung dieses Vorgangs für größere Projekte legen Sie den ersten Vorgang auf Nein fest. Anschließend klicken Sie auf den Ziehpunkt in der rechten unteren Ecke der Zelle, und ziehen Sie ihn, um Zelleninhalte in der Spalte Veröffentlichen zu kopieren.
Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Veröffentlichen.
Nachdem das Projekt veröffentlicht wurde, schließen Sie das Projekt und checken es ein.
Schritt 2: Deaktivieren von Aktualisierungen im Projektsammelvorgang
Im nächsten Schritt muss der Projektmanager möglicherweise Aktualisierungen im Projektsammelvorgang deaktivieren, damit keine Berichterstellung zu Arbeitszeittabellen möglich ist.
So deaktivieren Sie Aktualisierungen im Projektsammelvorgang
Klicken Sie in der Schnellstartleiste unter Projekte auf Project Center.
Klicken Sie in der Spalte Projektname auf den Namen des Projekts, das Sie archivieren.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang.
Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Vorgänge auf Für Aktualisierungen schließen.
Aktivieren Sie im Abschnitt Vorgänge auswählen das Kontrollkästchen für den Projektsammelvorgang (die ID lautet 0), und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.
Schritt 3: Einrichten einer Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
Nachdem der Projektmanager das Projekt für die Archivierung vorbereitet hat, erstellt der Administrator eine Sicherheitsgruppe, die alle Benutzer außer den Administratoren enthält.
So erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe für Benutzer, die keine Administratoren sind
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungen auf Servereinstellungen.
Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen unter Sicherheit auf Gruppen verwalten.
Klicken Sie auf Neue Gruppe.
Geben Sie im Abschnitt Gruppeninformationen in das Feld Gruppenname die Zeichenfolge Alle Nicht-Administratoren ein.
Wählen Sie im Abschnitt Benutzer in der Liste Verfügbare Benutzer die Namen aller Benutzer aus, die keine Administratoren sind, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um sie in das Feld Ausgewählte Benutzer zu verschieben.
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 4: Einrichten der Sicherheitsgruppe "Archiv"
Nachdem der Administrator die Gruppe Alle Nicht-Administratoren erstellt hat, muss im nächsten Schritt die Sicherheitskategorie Archiv erstellt werden. Während dieses Vorgangs wählt der Administrator die zu archivierenden Projekte aus, indem er sie dieser Kategorie hinzufügt.
So erstellen Sie die Sicherheitskategorie "Archiv"
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungen auf Servereinstellungen.
Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen unter Sicherheit auf Kategorien verwalten.
Klicken Sie auf der Seite Kategorien verwalten auf Neue Kategorie.
Geben Sie im Abschnitt Name und Beschreibung in das Feld Kategoriename die Zeichenfolge Archiv ein.
Klicken Sie im Abschnitt Benutzer und Gruppen unter Verfügbare Benutzer und Gruppen auf Alle Nicht-Administratoren, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um die Gruppe in das Feld Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen zu verschieben.
Aktivieren Sie unter Berechtigungen für 'Alle Nicht-Administratoren (Gruppe)' das Kontrollkästchen Verweigern für alle Berechtigungen.
Tipp
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verweigern für jeden Berechtigungsknoten auf oberster Ebene (Projekt und Ressource), um alle Berechtigungen unter jedem Knoten zu verweigern.
Wählen Sie im Abschnitt Projekte die Option Nur die angegebenen Projekte aus, und klicken Sie im Feld Verfügbare Projekte auf den Namen des zu archivierenden Projekts.
Hinweis
Aktivieren Sie unter Die oben genannten Projekt-Sicherheitsberechtigungen auf alle Projekte anwendenauf keinen Fall eines der Kontrollkästchen. Dadurch könnten Probleme mit Berechtigungen bei anderen Projekten und Ressourcen verursacht werden.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Projekt in das Feld Ausgewählte Projekte zu verschieben.
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 5: Archivieren der Projektteamwebsite
Bei vielen Projekten wird die zugehörige Projektteamwebsite für die Erfassung von Informationen zum Ergänzen des Projektterminplans verwendet. Sie sollten eventuell sicherstellen, dass diese Informationen ebenfalls archiviert werden. Microsoft SharePoint Server 2010 ermöglicht Backups auf Websiteebene. Weitere Informationen zum Ausführen dieses Schritts durch den Administrator finden Sie unter Exportieren einer Website, Liste oder Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010).
Nachdem ein Backup der Website erstellt wurde, kann der Administrator die Website löschen.
So löschen Sie eine Projektteamwebsite
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Einstellungen auf Servereinstellungen.
Klicken Sie auf der Seite Servereinstellungen unter Betriebsrichtlinien auf Projektsites.
Klicken Sie auf die Zeile mit der Projektteamwebsite, von der Sie ein Backup erstellt haben, und klicken Sie dann auf Website löschen.
Klicken Sie auf OK , um den Löschvorgang zu bestätigen.
Archivieren eines Projekts mithilfe einer alternativen Methode
Die Standardarchivierungsmethode ist gründlich und ermöglicht ggf. die Wiederherstellung. Umfangreiche Archivierungsvorgänge sind jedoch in einer Organisation nicht immer erforderlich. Manchmal ist das bloße Ausblenden abgeschlossener Projekte in der Ansicht oder das lokale Speichern eines Projekts für Ihre Archivierungsanforderungen ausreichend.
Es gibt die folgenden Alternativen, falls die Standardarchivierungsmethode offensichtlich nicht Ihren Anforderungen entspricht:
Ausblenden des Projekts im Project Center Wenn Sie abgeschlossene Projekte lediglich im Project Center ausblenden möchten, können Sie der Seite Projektdetails das Kennzeichen Archiv hinzufügen und anschließend eine Project Center-Ansicht filtern, um nur die Projekte anzuzeigen, für die das Kennzeichen Archiv auf Nein festgelegt ist.
Entfernen des Projekts aus der Entwurfsdatenbank Alternativ können Sie sicherstellen, dass das Projekt in der Archivdatenbank gesichert wird, und anschließend das Projekt aus der veröffentlichten, Entwurfs- und Berichtsdatenbank löschen. Falls Sie später Daten aus dem archivierten Projekt benötigen, rufen Sie mit der Option Administrative Wiederherstellung auf der Seite Servereinstellungen die Daten in die Entwurfsdatenbank ab, und veröffentlichen Sie das Projekt erneut.
Speichern des Projekts als MPP-Datei Wenn Sie das Projekt vollständig aus Project Server entfernen möchten, können Sie das Projekt in Project Server mithilfe von Project Professional 2010 öffnen und es dann als MPP-Datei speichern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Lokales Speichern eines Projekts" unter Speichern eines Projekts. Es wird empfohlen, das Projekt mit allen benutzerdefinierten Felddaten zu speichern, damit die MPP-Datei von allen zusätzlichen Änderungen isoliert wird, die an benutzerdefinierten Feldern in Project Server vorgenommen werden. Nachdem Sie das Projekt als MPP-Datei gespeichert und gesichert haben, kann es in Project Server gelöscht werden. Wenn Sie das Projekt später wiederherstellen müssen, können Sie die MPP-Datei in Project Professional 2010 öffnen, während Sie mit Project Server verbunden sind, und dann das Projekt auf dem Server speichern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Speichern eines lokalen Projekts in Project Server" unter Speichern eines Projekts.
Hinweis
Bei Verwendung dieser Methode werden der Lieferumfang, Probleme und Risiken zwischen dem Projekt und der Projektteamwebsite in Project Server aufgehoben.
Best Practices für die langfristige Archivierung
Von Zeit zu Zeit können das MPP-Dateiformat des Projekts, die Schemata der Project Server-Inhaltsdatenbanken sowie die Schemata der SharePoint-Websites an neue Features angepasst werden. Dadurch kann die Abwärtskompatibilität beeinträchtigt werden, sodass ein als MPP-Datei gespeichertes Projekt, ein altes Backup einer Project Server-Inhaltsdatenbank oder das Backup einer Projektteamwebsite nicht sofort verwendet werden kann.
Als Best Practice sollten Sie die archivierten Inhalte in die Upgradeplanung einbeziehen. Dadurch sparen Sie Zeit zum Wiederherstellen eines alten Projekts, für das andernfalls möglicherweise mehrere Upgradeschritte ausgeführt werden müssen.