Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010)

 

Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Dokumentbibliotheken planen und Bibliotheken in Ihre Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung integrieren.

Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien in SharePoint Server, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern nutzen. Die meisten Dokumentverwaltungsfunktionen werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Planung der Dokumentverwaltung müssen Sie die Dokumentbibliotheken bestimmen, die den Anforderungen Ihrer Organisation am ehesten entsprechen.

Planen von Dokumentbibliotheken

Inhalt dieses Artikels:

  • Bestimmen des Bibliothektyps

  • Planen des Datenflusses von Inhalten

  • Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in Office-Clientanwendungen

  • Arbeitsblatt

Bestimmen des Bibliothektyps

Wenn Sie ermitteln, welche Dokumentbibliotheken den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen, können Sie auch bestimmen, dass Sie mehrere Websites oder Websitesammlungen benötigen. Wenn Sie beispielsweise Inhalte für die Veröffentlichung bei externen Kunden erstellen, benötigen Sie möglicherweise eine Website (und Bibliothek), auf der die Inhalte erstellt und überprüft werden, und eine separate Website (eventuell in einer separaten SharePoint Server 2010-Installation), in der die Inhalte veröffentlicht werden.

Wenn Sie Dokumentbibliotheken für mehrere Websites planen, müssen Sie möglicherweise auch planen, wie der Datenfluss der Inhalte von einer Website zu einer anderen erfolgt – durch manuelle Vorgänge, Workflows oder benutzerdefinierte Lösungen.

In der folgenden Tabelle werden typische Verwendungsmöglichkeiten für Dokumentbibliotheken aufgelistet:

Bibliothek Zweck

Bibliothek auf einer Teamwebsite

Zusammenarbeit, einfache Freigabe von Inhalten zwischen Kollegen, Inhaltssteuerung wie z. B. Versionsverwaltung sowie SharePoint Server-Suche

Bibliothek in einem Portalbereich

Inhalte, die für eine breitere Benutzergruppe in der Organisation vorgesehen sind. Vergleichbar mit einer Bibliothek auf einer Teamwebsite, normalerweise jedoch mit einem strikteren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess.

Bibliothek auf einer Dokumentcenterwebsite

Eine umfangreiche Bibliothek, die als Wissensdatenbank eines Unternehmens oder als historisches Archiv verwendet werden kann. Umfasst Features, mit denen die Benutzer in einer großen Anzahl von Dokumenten in einer tiefen Hierarchie einfacher navigieren, die Dokumente durchsuchen und verwalten können, indem sie bestimmte spezialisierte Webparts verwenden.

Bibliothek in einem Datensatzrepository

Spezielle Datensatzverwaltung. Jede Bibliothek entspricht einem Datensatztyp (z. B. einem Vertrag), den die Organisation aus Gründen der Einhaltung von Gesetzen beibehalten muss. In Bibliotheken werden Dokumente, Metadaten und entsprechende Überprüfungen beibehalten, und sie sollen schreibgeschützt sein.

Bibliothek auf einer Internetwebsite (HTML)

Enthält Webseiten, die in eine Internet- oder Intranetwebsite aufgenommen werden sollen. In SharePoint Server wird das direkte Bearbeiten von Webseiten unterstützt, und die zugrunde liegenden Dokumentbibliotheken für die einzelnen Seiten werden automatisch verwaltet.

Bibliothek auf einer Internetwebsite (hybrid)

Inhalt, der zum Herunterladen von einer Website verfügbar ist. Sie können Inhalte aus Dokumentbibliotheken auf einer Internetwebsite darstellen.

Folienbibliothek

Unterstützt die Freigabe, Verwaltung und Wiederverwendung von Microsoft PowerPoint-Folien.

Im folgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie Sie die Analyse verwenden können, die Sie in Analysieren der Dokumentverwendung ausgeführt haben, um die Dokumentbibliothekorganisation für Ihr Unternehmen besser planen zu können. In diesem Beispiel stellt Contoso Ltd. auf der Grundlage von Marktforschung Inhalte für Kunden bereit. Die Inhalte werden vorwiegend von Beratern erstellt, die remote arbeiten. Dies erfolgt in einem Zyklus, in dem folgende Vorgänge ausgeführt werden:

  1. Ein Partner wertet Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen aus.

  2. Nachdem ein Vertrag zustande gekommen ist, versammelt ein Projektmanager ein Beraterteam und erstellt eine kundenbindungsspezifische Arbeitswebsite, auf der die Ergebnisse der Recherche aufgezeichnet werden und das Projekt abgeschlossen wird.

  3. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden die Dokumente für die Lieferung auf einer gesicherten Internetwebsite veröffentlicht, auf der die Kunden Zugriff auf die Dokumente haben.

  4. Das Team schreibt auf der Grundlage des Projekts Dokumente mit bewährten Methoden und Fallstudien.

  5. Wissensmanager erfassen, verwalten und archivieren die bewährten Methoden und andere Dokumente.

  6. Lieferumfang, Verträge und andere Dokumente werden als Firmendatensätze beibehalten.

  7. Mithilfe der von den Wissensmanagern verwalteten Inhalte werten die Partner Verkaufschancen aus und erstellen neue Vorschläge.

In der folgenden Tabelle wird eine Dokumentverwendungsanalyse für dieses Szenario veranschaulicht:

Dokumente Zweck Autor Benutzer Format

Ideen zu Kundenbindungen und Ausschreibungen

Entwickeln neuer Kundenbindungen

Projektleiter

Verkaufsleiter, Projektleiter

.doc

Vorschläge

Beschreiben einer vorgeschlagenen Kundenbindung

Projektleiter

Projektmanager, Mitglieder des Projektteams, Kunden

.doc

Verträge

Eingehen einer Beratungsbindung

Rechtsanwalt

Projektleiter, Projektmanager, Verkaufsleiter, Kunden

.doc

Rechercheergebnisse und Projektlieferumfangsentwürfe

Generieren von Dokumenten im Zusammenhang mit der Kundenbindung

Projektleiter, Projektteilnehmer, Berater

Editoren, technische Lektoren

DOC und andere Typen

Dokumente des Lieferumfangs

Generieren des endgültigen Lieferumfangs, wahrscheinlich aus DOC-Format konvertiert

Projektleiter

Kunden

.pdf

Dokumente mit bewährten Methoden und Fallstudien

Erfassen des Wissens der Organisation

Projektteilnehmer, Berater, Wissensmanager

Alle Teammitglieder

Verschiedene Typen

Firmendatensätze

Beibehalten einiger Inhalte (z. B. Dokumente des Lieferumfangs) als Firmendatensätze

Alle

Manager von Firmendatensätzen, Rechtsanwälte des Unternehmens

Alle

Aus dieser Dokumentverwendungsanalyse gehen folgende Schlussfolgerungen hervor:

  • Projektleiter benötigen zum Speichern von Ideen zu Kundenbindungen, Anfragen zu Kundenbindungen und Vorschlagsentwürfen Bibliotheken auf Teamwebsites.

  • Rechtsanwälte benötigen zum Speichern von Vertragsvorlagen und aktiven Verträgen Bibliotheken in einem Portalbereich oder in einer zentralen Dokumentverwaltungswebsite.

  • Projektleiter und Teilnehmer benötigen Bibliotheken auf Teamwebsites zum Erstellen von Rechercheergebnissen, Lieferumfang und Fallstudien.

  • Kunden benötigen zum Anzeigen des endgültigen Lieferumfangs Bibliotheken auf einer Internetwebsite.

  • Alle Mitglieder des Unternehmens benötigen zum Anzeigen von Dokumenten mit bewährten Methoden und Fallstudien Zugriff auf eine Dokumentcenterwebsite.

  • Die Datensatzverwalter und Rechtsanwälte des Unternehmens benötigen zum Verwalten der Firmendatensätze Zugriff auf ein Datensatzrepository des Unternehmens.

In der folgenden Abbildung wird veranschaulicht, wie diese Bibliotheken verteilt werden können. Die Websites werden in drei Websitesammlungen gehostet: in einer Internetwebsitesammlung für den Kundenzugriff, in einer Extranetwebsitesammlung für die Remoteerstellung durch die Teammitglieder und in einer Intranetwebsitesammlung für die sichere Verwaltung der Datensatz-Verwaltungswebsite.

Verteilung von Bibliotheken auf Sites

Arbeitsblattaktion

Das Arbeitsblatt für Dokumentbibliotheken (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x407) wird zum Aufzeichnen Ihrer Bibliotheksplanungsentscheidungen bereitgestellt. Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um die für Ihre Lösung erforderlichen Bibliotheken zusammen mit den darin enthaltenen Dokumenttypen aufzulisten. Beachten Sie, dass Bibliotheken mehrere Dokumenttypen enthalten können.

Planen des Datenflusses von Inhalten

Inhalte in einer Dokumentverwaltungslösung sind häufig bei der Navigation von einer Website zu einer anderen dynamisch, sodass sie jeweils den Anforderungen der Dokumentbenutzer entsprechen. Wenn Sie Dokumentbibliotheken planen, sollten Sie daher auch den Datenfluss von Inhalten aus einer Bibliothek oder Website zu einer anderen planen. In SharePoint Server stehen folgende Möglichkeiten des (manuellen oder dynamischen) Verschiebens von Inhalten zur Verfügung:

  • Sie können benutzerdefinierte Workflows erstellen, mit denen Inhalte von einer Website oder Bibliothek in eine andere kopiert oder verschoben werden. Mit einem Workflow wird ein Dokument durch einen Geschäftsprozess geführt. Dabei werden den Beteiligten Aufgaben zugewiesen, wenn ihre Rolle im Lebenszyklus des Dokuments aktiv wird. Ein Workflow kann dafür vorgesehen sein, ein Dokument von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. Informationen zum Planen von Workflows finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).

  • Autoren können ein Dokument in eine Bibliothek auf einer beliebigen Website kopieren, auf der sie über Autorberechtigungen verfügen. Die Beziehung zwischen dem Quell- und dem Zieldokument wird aufrechterhalten, sodass die Kopie nach Bedarf aktualisiert werden kann.

  • Webseiten und ganze Websites können entweder manuell oder automatisch auf der Grundlage eines Zeitplans von einer Website auf einer anderen bereitgestellt und veröffentlicht werden.

  • Inhalte können mithilfe der SharePoint Server-Benutzeroberfläche, mithilfe eines Workflows oder mithilfe einer benutzerdefinierten Lösung auf der Grundlage des Microsoft SharePoint Foundation-Objektmodells an die Datensatzverwaltungswebsite gesendet werden.

  • Mithilfe von Webordnern oder Netzwerkressourcen kann ein Autor die Inhalte einer Dokumentbibliothek manuell aus einer Bibliothek oder Website in eine andere kopieren bzw. verschieben.

In der folgenden Abbildung wird anhand des Beispiels veranschaulicht, wie einige dieser Inhaltsdatenflussmethoden angewendet werden. Beachten Sie, dass die bereitgestellte Internetwebsite der Erstellungsportalwebsite hinzugefügt wurde.

Wie Inhalte zwischen Bibliotheken verschoben werden

  • Mithilfe von Veröffentlichungsfeatures kann ein Autor Webseiten auf der Internetwebsite veröffentlichen.

  • Mit dem Befehl Kopieren kann ein Autor Dokumente auf die Dokumentcenterwebsite kopieren.

  • Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows kann ein Autor Dokumente in Dokumentbibliotheken auf der Internetwebsite kopieren.

  • Mit dem Befehl An Datensatzrepository senden kann ein Autor Verträge an das Datensatzrepository des Unternehmens senden.

Fördern der Verwendung von Dokumentbibliotheken in Office-Clientanwendungen

Sie können die Dialogfelder Öffnen und Speichern von Microsoft Office Professional 2010 so anpassen, dass die Mitglieder der Organisation Dokumentbibliotheken als Speicherorte verwenden können. Durch das Hinzufügen von Websites zur Umgebungsleiste neben den Dialogfeldern Öffnen und Speichern können Sie den Zugriff mit einem einzigen Klick auf die Speicherorte ermöglichen, an denen die Benutzer ihre Dokumente speichern sollen. Dadurch können die Teammitglieder bei der Verwendung von Speichern in Office Professional 2010-Clientanwendungen mit den Dokumentbibliotheken interagieren, und sie müssen nicht direkt auf den Server zugreifen, um ihre Dokumente hochzuladen.

Wenn Sie die Verwendung von Websites in den Dialogfeldern Öffnen und Speichern fördern möchten, können Sie sie mithilfe eines Webdiensts veröffentlichen. Mit diesem Dienst wird eine Liste mit Websites bereitgestellt, die für bestimmte Benutzer auf der Grundlage ihrer Rollen ausgerichtet sind, oder mit den Websites, deren Mitglieder sie sind. Eine Office Professional 2010-Clientanwendung kann diesen Webdienst über die Option Meine SharePoint-Websites des Benutzers automatisch erkennen. Andere Serverprodukte können diesen Webdienst auch implementieren und den Ort des Diensts für die Office-Clientanwendung bereitstellen. Nachdem diese Konfiguration vorgenommen wurde, wird in Office Professional 2010 der Umgebungsleiste ein Eintrag hinzugefügt, der mit den vom Webdienst definierten Orten aufgefüllt wird.

Alternativ können Administratoren Registrierungsschlüssel festlegen, um der Umgebungsleiste in den Office-Dialogfeldern Öffnen und Speichern bestimmte Websites hinzuzufügen. Registrierungsschlüssel werden mithilfe von Gruppenrichtlinien und einer Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienstvorlage bereitgestellt, die im Office 2010 Resource Kit angeboten werden.

Sie können die Speicherorte einschränken, an denen die Mitglieder von Organisationen mithilfe des Office-Dialogfelds Speichern Inhalte speichern können. Beispielsweise können Sie die Möglichkeit einschränken, Dateien auf Desktops zu speichern, und die Benutzer zwingen, Inhalte in einer Dokumentbibliothek zu speichern. In Office Professional 2010 können Sie steuern, wohin Benutzer navigieren können, um ihre Dokumente zu speichern. Das führt dazu, dass die Benutzer Dateien an genehmigten Speicherorten speichern. Beachten Sie, dass damit nicht sichergestellt wird, dass die Benutzer keine Dateien auf ihrem lokalen Computer oder an anderen nicht genehmigten Speicherorten speichern. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Dateien auf einem Computer zu speichern, und einige Personen mit entsprechender Motivation können die meisten Einschränkungen umgehen. Durch das Einschränken des Zugriffs auf diese Speicherorte über das Office-Dialogfeld Speichern können Sie jedoch die Anzahl der Teammitglieder, die solche nicht genehmigten Speicherorte verwenden, drastisch reduzieren.

Wenn Sie die im Office-Dialogfeld Speichern verfügbaren Speicherorte einschränken möchten, verwenden Sie Gruppenrichtlinien, um die entsprechenden Registrierungsschlüssel festzulegen, mit denen diese Einstellung aktiviert wird, und definieren Sie die genehmigten lokalen, Netzwerk- oder Serverspeicherorte. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Speicherorte, die nicht auf diese Weise definiert wurden (einschließlich der Standardverknüpfungen zum Desktop und zu Netzwerkumgebung), aus der Umgebungsleiste entfernt.

Die Liste der genehmigten Speicherorte kann auf eine oder mehrere Office-Anwendungen begrenzt werden. Beispielsweise kann ein Administrator die Speicherorte in Microsoft Access begrenzen, und in anderen Office-Anwendungen kann jeder beliebige Speicherort verwendet werden.

Arbeitsblatt

Notieren Sie die Informationen im Zusammenhang mit diesem Artikel im folgenden Arbeitsblatt: